Firma technologiczna z Mazowsza przez trzy lata budowała rozpoznawalność swojej marki. Kiedy w końcu złożyła wniosek o rejestrację znaku towarowego w Urzędzie Patentowym RP, okazało się, że podobny znak zarejestrował już konkurent – dwa miesiące wcześniej. Trzy lata pracy marketingowej i kilkaset tysięcy złotych inwestycji w brand stanęły pod znakiem zapytania.

Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) daje właścicielowi wyłączne prawo do używania oznaczenia przez 10 lat, z możliwością przedłużania. Procedura opiera się na przepisach ustawy Prawo własności przemysłowej i trwa od 6 do 18 miesięcy. Opłata podstawowa za zgłoszenie krajowe wynosi 450 PLN dla jednej klasy towarowej.

Ten alert wyjaśnia, jak przebiega procedura krok po kroku, kogo dotyczą nowe ryzyka związane z cyfryzacją i AI, oraz jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim zrobi to ktoś inny.

Jak wygląda procedura rejestracji znaku towarowego w UPRP?

Procedura w UPRP dzieli się na cztery etapy. Każdy z nich ma własny harmonogram i własne pułapki. Znajomość tych etapów pozwala uniknąć błędów, które cofają wniosek do punktu wyjścia.

Pierwszy etap to badanie wstępne – UPRP sprawdza, czy zgłoszenie spełnia wymogi formalne. Urząd ma na to 1 miesiąc. Braki formalne wymagają uzupełnienia w terminie wskazanym przez UPRP, zazwyczaj 2 miesięcy. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje umorzeniem postępowania.

Drugi etap to badanie merytoryczne. UPRP ocenia, czy znak ma zdolność odróżniającą i czy nie koliduje z wcześniejszymi prawami. To tutaj większość wniosków napotyka problemy. Znaki opisowe, geograficzne lub zbyt podobne do zarejestrowanych oznaczeń są odrzucane. Warto pamiętać – UPRP bada z urzędu tylko bezwzględne przeszkody rejestracji. Kolizje z wcześniejszymi znakami prywatnymi ujawniają się dopiero w trzecim etapie.

Trzeci etap to publikacja w Biuletynie Urzędu Patentowego. Trwa ona 3 miesiące. W tym czasie każdy podmiot może wnieść sprzeciw wobec rejestracji. Właściciele wcześniejszych praw – znaków towarowych, firm, nazwisk – mogą zablokować rejestrację. Sprzeciw to nie tylko formalność: jego rozpatrzenie może wydłużyć całą procedurę o kolejne 12–24 miesiące.

Czwarty etap to decyzja o rejestracji i wpis do rejestru. Po jej uprawomocnieniu właściciel znaku otrzymuje świadectwo ochronne. Ochrona działa wstecz – od daty zgłoszenia, nie od daty decyzji. To istotne przy sporach o pierwszeństwo.

  • Badanie wstępne: do 1 miesiąca od złożenia wniosku
  • Badanie merytoryczne: 3–12 miesięcy (zależnie od obciążenia UPRP)
  • Publikacja i okres sprzeciwu: 3 miesiące
  • Decyzja i wpis: 1–3 miesiące po zakończeniu okresu sprzeciwu
  • Opłata za ochronę 10-letnią: 400 PLN za pierwszą klasę, 450 PLN za każdą kolejną

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – samo złożenie wniosku nie chroni jeszcze znaku. Ochrona zaczyna się dopiero od daty zgłoszenia, ale tylko jeśli procedura zakończy się sukcesem. Do tego czasu marka jest narażona na działania konkurentów.

Firma IT z Trójmiasta złożyła zgłoszenie wiosną 2024 r. Konkurent wniósł sprzeciw w ostatnim tygodniu okresu publikacji. Postępowanie sprzeciwowe trwa do dziś – a klient nie może skutecznie egzekwować praw do znaku na rynku.

Aby otrzymać ocenę Państwa sytuacji przed złożeniem zgłoszenia, napisz do info@kordeckipartners.com. Konkretna analiza zdolności rejestracyjnej znaku może zapobiec nieodwracalnej utracie pierwszeństwa.

Jeśli Państwa firma planuje zgłoszenie znaku towarowego w UPRP lub stoi w obliczu sprzeciwu – przeprowadzimy badanie kolizyjności, przygotujemy strategię klasyfikacji i będziemy reprezentować Państwa w postępowaniu: info@kordeckipartners.com.

Kogo dotyczy rejestracja znaku w erze AI Act, DORA i RODO?

Cyfryzacja i nowe regulacje unijne zmieniają zakres ryzyk związanych z ochroną marki. Nie chodzi już tylko o logotyp i nazwę. Chodzi o to, kto i jak może używać Państwa oznaczenia w środowiskach cyfrowych – i jakie przepisy to regulują.

AI Act (Rozporządzenie UE 2024/1689) wszedł w życie 1 sierpnia 2024 r. Jego przepisy dotyczące systemów wysokiego ryzyka stosuje się od 2 sierpnia 2026 r. Systemy AI używane do rozpoznawania marek, generowania treści brandingowych lub automatycznego monitoringu znaków towarowych mogą podlegać wymogom przejrzystości i rejestracji w bazie AI Act. Dla kancelarii IP Warszawa i innych podmiotów doradczych oznacza to konieczność weryfikacji, czy narzędzia AI stosowane w procesie ochrony marki spełniają wymogi rozporządzenia.

DORA (Rozporządzenie UE 2022/2554) obowiązuje od 17 stycznia 2025 r. Dotyczy podmiotów finansowych i ich dostawców ICT. Jeśli Państwa znak towarowy jest używany przez podmiot z sektora finansowego lub fintech, naruszenie znaku przez dostawcę ICT może generować odpowiedzialność regulacyjną po stronie licencjobiorcy. Ochrona znaku towarowego staje się elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym.

RODO (Rozporządzenie UE 2016/679) wpływa na procedury monitoringu naruszeń znaku. Automatyczne systemy śledzenia naruszeń w internecie przetwarzają dane osobowe naruszycieli. Bez właściwej podstawy prawnej i klauzul informacyjnych – monitoring może naruszać przepisy o ochronie danych. PUODO jest organem nadzorczym w Polsce i może nałożyć karę do 20 mln EUR lub 4% globalnego obrotu.

Dla przedsiębiorców z sektora technologicznego i finansowego rejestracja znaku towarowego to dziś nie tylko kwestia prawa własności intelektualnej. To element szerszej strategii compliance, obejmującej AI Act, DORA i RODO jednocześnie. Pominięcie któregokolwiek z tych wymiarów może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji – zarówno prawnych, jak i reputacyjnych.

Więcej o podatkowych aspektach wychodzenia z inwestycji i ochrony wartości niematerialnych znajdą Państwo w analizie exit tax – kiedy się uruchamia i jak zaplanować wyjście. Podstawy procedury rejestracji znaku omawia natomiast wcześniejszy materiał dostępny pod adresem rejestracja znaku towarowego w UPRP – procedura.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy działacie w środowisku regulowanym przez AI Act lub DORA – wymaga oceny, która uwzględnia zarówno zdolność rejestracyjną znaku, jak i wymogi compliance. Brak tej oceny może zamknąć drogę do skutecznej ochrony marki.

Jeśli Państwa spółka działa w sektorze tech lub finansowym i planuje rejestrację znaku towarowego – przeprowadzimy analizę kolizyjności, ocenimy ryzyka compliance i przygotujemy kompletną dokumentację zgłoszeniową: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile kosztuje rejestracja znaku towarowego w UPRP i jak długo trwa?

O: Opłata za zgłoszenie krajowego znaku towarowego wynosi 450 PLN za jedną klasę towarową. Za ochronę 10-letnią należy uiścić dodatkową opłatę: 400 PLN za pierwszą klasę i 450 PLN za każdą kolejną. Cała procedura trwa od 6 do 18 miesięcy, zależnie od tego, czy wpłyną sprzeciwy. Warto pamiętać, że ochrona liczy się od daty zgłoszenia, nie od daty decyzji.

P: Czy rejestracja w UPRP chroni znak za granicą?

O: Nie. Rejestracja w UPRP daje ochronę wyłącznie na terytorium Polski. Ochrona w Unii Europejskiej wymaga rejestracji znaku unijnego w Urzędzie Unii Europejskiej ds. Własności Intelektualnej (EUIPO) – opłata podstawowa wynosi 850 EUR za jedną klasę. Ochrona międzynarodowa jest możliwa przez system madrycki WIPO. Strategię ochrony wielojurysdykcyjnej warto zaplanować przed złożeniem pierwszego wniosku, bo data pierwszeństwa ma znaczenie w każdej procedurze.

P: Czy firma może stracić prawo do znaku, który już używa, ale nie zarejestrowała?

O: Tak, i to jest jeden z najczęstszych błędów. Używanie znaku bez rejestracji daje ograniczoną ochronę wynikającą z przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ale nie przyznaje wyłączności. Jeśli konkurent zarejestruje podobny znak wcześniej, może skutecznie zakazać używania oznaczenia, które firma stosuje od lat. Nieodwracalna utrata prawa do własnej marki to realne ryzyko – szczególnie w branżach o wysokiej dynamice rynkowej.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych oraz compliance w obszarze AI Act, DORA i RODO. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.