Firma z branży e-commerce odkrywa, że konkurent zarejestrował niemal identyczny znak towarowy trzy miesiące wcześniej. Efekt: zakaz używania własnej nazwy, konieczność rebrandingu i utrata pozycji rynkowej. Tego rodzaju sytuacja nie jest wyjątkiem – w UPRP każdego roku wpływają tysiące wniosków, a zasada pierwszeństwa działa bezlitośnie.

Rejestracja znaku towarowego w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej (UPRP) zapewnia właścicielowi wyłączne prawo do używania oznaczenia w obrocie przez 10 lat, z możliwością przedłużenia. Procedura opiera się na ustawie z 30 czerwca 2000 r. – Prawo własności przemysłowej. Opłata urzędowa za zgłoszenie w jednej klasie towarowej wynosi 450 PLN (wniosek elektroniczny) lub 550 PLN (papierowy). Całość postępowania trwa zazwyczaj od 12 do 18 miesięcy.

Ten przewodnik prowadzi przez każdy etap: od badania zdolności rejestracyjnej, przez złożenie wniosku i postępowanie zgłoszeniowe, aż po utrzymanie i obronę prawa ochronnego. Omawia trzy scenariusze biznesowe, najczęstsze błędy i kwestie przekrojowe – w tym relację ochrony znaku do przepisów RODO, AI Act i DORA.

Jak sprawdzić zdolność rejestracyjną znaku przed złożeniem wniosku?

Zanim Państwa firma wyda choćby złotówkę na opłaty urzędowe, warto wykonać trzy czynności. Po pierwsze – sprawdzić bezwzględne przeszkody rejestracji. Po drugie – przeszukać bazy znaków już chronionych. Po trzecie – ocenić ryzyko kolizji z oznaczeniami podobnymi.

Bezwzględne przeszkody to cechy samego znaku, które wykluczają ochronę niezależnie od działań osób trzecich. Znak nie może być opisowy – słowo „Szybki" dla usług kurierskich odmówi rejestracji. Nie może wprowadzać w błąd co do charakteru towaru. Nie może naruszać porządku publicznego ani być sprzeczny z dobrymi obyczajami. UPRP bada te przeszkody z urzędu.

Względne przeszkody rejestracji wynikają z praw wcześniejszych. Tu UPRP nie działa z urzędu – obowiązek leży po stronie zgłaszającego. Baza TMview (europejska platforma EUIPO) i baza UPRP pozwalają sprawdzić, czy identyczny lub podobny znak nie jest już chroniony w tej samej lub podobnej klasie towarowej. Zaniechanie tego kroku to najczęstszy powód sprzeciwów po publikacji zgłoszenia.

Klasy towarowe określa Klasyfikacja Nicejska. Obejmuje 34 klasy towarów i 11 klas usług. Jeden wniosek może obejmować wiele klas, ale każda kolejna klasa generuje dodatkową opłatę – 120 PLN za drugą i trzecią klasę, 160 PLN za każdą następną (wnioski elektroniczne). Precyzyjny dobór klas to decyzja strategiczna: zbyt wąski zakres zostawia luki, zbyt szeroki – podwyższa koszty i ryzyko sprzeciwu.

Jak wygląda procedura zgłoszeniowa w UPRP krok po kroku?

Postępowanie zgłoszeniowe w UPRP składa się z pięciu etapów. Każdy ma własny termin i konsekwencje uchybienia. Znajomość tych etapów pozwala zarządzać ryzykiem i planować budżet.

Etap 1 – złożenie zgłoszenia. Wniosek składa się elektronicznie przez portal e-UPRP lub papierowo. Data złożenia wyznacza datę pierwszeństwa – od tego momentu żaden późniejszy zgłaszający nie może uzyskać prawa ochronnego dla identycznego lub podobnego znaku w tych samych klasach. Kompletny wniosek zawiera: reprezentację znaku, wykaz towarów i usług, dane zgłaszającego oraz dowód wniesienia opłaty.

Etap 2 – badanie formalne. UPRP sprawdza kompletność wniosku w ciągu kilku tygodni. Braki formalne skutkują wezwaniem do uzupełnienia w terminie 30 dni. Niezastosowanie się powoduje umorzenie postępowania.

Etap 3 – badanie merytoryczne. Urząd bada bezwzględne przeszkody rejestracji. Jeśli znak jest opisowy lub nie ma zdolności odróżniającej, UPRP wydaje decyzję odmowną. Zgłaszający może wnieść odwołanie do Kolegium Orzekającego UPRP w terminie 30 dni od doręczenia decyzji, a następnie skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Etap 4 – publikacja w Biuletynie Urzędu Patentowego. Po pozytywnym badaniu merytorycznym zgłoszenie jest publikowane. Od daty publikacji biegnie 3-miesięczny termin na wniesienie sprzeciwu przez osoby trzecie. Sprzeciw może oprzeć się na prawie wcześniejszym – znaku identycznym lub podobnym, zarejestrowanym dla identycznych lub podobnych towarów/usług.

Etap 5 – rejestracja i wydanie świadectwa ochronnego. Jeśli w terminie sprzeciwu nie wpłynął żaden sprzeciw (lub sprzeciw został oddalony), UPRP wydaje decyzję o udzieleniu prawa ochronnego. Prawo ochronne trwa 10 lat od daty zgłoszenia i podlega przedłużeniu na kolejne 10-letnie okresy po uiszczeniu opłaty za ochronę – 400 PLN za pierwsze 10 lat (jedna klasa, wniosek elektroniczny).

Łączny czas od złożenia wniosku do rejestracji wynosi obecnie 12–18 miesięcy. W tym czasie Państwa firma może używać oznaczenia ™ (znak zgłoszony). Symbol ® jest zastrzeżony dla znaków już zarejestrowanych.

Aby sprawnie przejść przez postępowanie, warto przygotować następujące elementy:

  • Reprezentacja graficzna znaku w formacie JPG lub SVG (minimalna rozdzielczość 300 dpi)
  • Precyzyjny wykaz towarów i usług z przypisaniem do klas Nicejskich
  • Pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa pełnomocnik (adwokat lub rzecznik patentowy)
  • Dowód wniesienia opłaty zgłoszeniowej przed złożeniem wniosku
  • Dokumentacja ewidentnego używania znaku (pomocna przy sprzeciwie opartym na renomie)

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zlecenie postępowania rzecznikowi patentowemu lub kancelarii IP. Koszt obsługi profesjonalnej – zazwyczaj 1 500–3 000 PLN netto za zgłoszenie krajowe – jest nieporównywalnie niższy niż koszty rebrandingu lub sporu sądowego po utracie prawa.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – w szczególności jeśli znak funkcjonuje już w obrocie lub planujecie ekspansję zagraniczną – wymaga indywidualnej oceny. Zwlekanie z rejestracją zamyka drogę do ochrony i może mieć nieodwracalne skutki dla marki.

Jeśli Państwa spółka planuje zgłoszenie znaku w UPRP lub chce ocenić ryzyko kolizji z prawami wcześniejszymi – przeprowadzimy badanie zdolności rejestracyjnej i przygotujemy kompletny wniosek: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – producent, startup IT i inwestor zagraniczny

Procedura rejestracji wygląda tak samo dla każdego zgłaszającego, ale kontekst biznesowy decyduje o strategii. Poniżej trzy typowe sytuacje, z którymi trafiają do nas klienci.

Scenariusz 1 – producent z sektora FMCG. Firma produkcyjna z Podkarpacia, działająca od 15 lat pod własną marką, nigdy nie rejestrowała znaku. Dystrybutor z Niemiec uzależnił kontrakt od posiadania zarejestrowanego prawa ochronnego. Zgłoszenie obejmowało klasy 29, 30 i 32 (produkty spożywcze i napoje). Łączna opłata urzędowa wyniosła 730 PLN (elektronicznie: 450 PLN za pierwszą klasę + 2 × 120 PLN za kolejne klasy + 40 PLN za trzecią). W praktyce – wiele firm o tym zapomina – brak rejestracji blokuje nie tylko eksport, ale i możliwość udzielenia licencji franczyzowej.

Scenariusz 2 – startup technologiczny. Startup z Warszawy rozwijający aplikację do zarządzania zgodnością z RODO i AI Act zgłosił znak słowno-graficzny w klasach 35, 42 i 45 (usługi doradcze, oprogramowanie, usługi prawne). Badanie bazy TMview ujawniło jeden podobny znak w klasie 42, zarejestrowany przez podmiot z Holandii. Po analizie zakresu ochrony uznano, że ryzyko konfliktu jest niskie ze względu na różnicę w grupie odbiorców. Zgłoszenie złożono ze stosownym uzasadnieniem. Sprzeciwu nie wniesiono.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny. Dla inwestora z Niemiec wchodzącego na rynek polski priorytetem było uzyskanie ochrony równoległej: zgłoszenie krajowe w UPRP i znak unijny (EUTM) w EUIPO. Znak unijny chroni we wszystkich 27 państwach UE, a opłata podstawowa wynosi 850 EUR za jedną klasę. Strategia „UPRP + EUIPO" zapewnia ochronę od dnia zgłoszenia w Polsce, podczas gdy EUTM jest rozpatrywany. W przypadku firm planujących ekspansję do kilku krajów UE, znak unijny jest zazwyczaj efektywniejszy kosztowo niż seria rejestracji krajowych.

We wszystkich trzech scenariuszach kwestia ochrony danych osobowych (RODO) pojawiła się przy tworzeniu kont w portalach urzędowych i zarządzaniu dokumentacją. Firmy z sektora tech muszą dodatkowo pamiętać, że systemy AI wspierające badanie zdolności rejestracyjnej mogą podlegać regulacjom AI Act – szczególnie jeśli pełnią funkcje klasyfikacyjne lub rekomendacyjne o charakterze wysokiego ryzyka.

Jakie błędy najczęściej opóźniają lub uniemożliwiają rejestrację?

Postępowanie w UPRP jest przewidywalne, jeśli zgłaszający unika kilku typowych pułapek. Błędy proceduralne rzadko są nieodwracalne – kosztują jednak czas i pieniądze.

Pierwszym i najczęstszym błędem jest zbyt opisowy charakter znaku. Zgłoszenia zawierające wyłącznie słowa opisujące właściwości towaru – „Świeży", „Szybki", „Tani" – są oddalane na etapie badania merytorycznego. Znak musi mieć zdolność odróżniającą: pozwalać konsumentowi zidentyfikować pochodzenie towaru od konkretnego przedsiębiorcy. Jeśli znak jest opisowy, można próbować wykazać wtórną zdolność odróżniającą (secondary meaning) – wymaga to jednak udokumentowania wieloletniego intensywnego używania.

Drugim błędem jest niewłaściwy dobór klas towarowych. Zbyt wąski wykaz towarów i usług zostawia konkurentom przestrzeń do rejestracji podobnego znaku dla pominiętych kategorii. Zbyt szeroki – naraża na sprzeciw ze strony właścicieli znaków w klasach, których zgłaszający realnie nie potrzebuje. Optymalne jest precyzyjne opisanie działalności obecnej i planowanej w perspektywie 5 lat.

Trzecim błędem jest zignorowanie fazy sprzeciwowej. Po publikacji zgłoszenia w Biuletynie UPRP właściciel ma 3 miesiące na monitorowanie i reakcję na ewentualne sprzeciwy. Brak odpowiedzi na sprzeciw w wyznaczonym terminie skutkuje umorzeniem postępowania na niekorzyść zgłaszającego. W praktyce – monitoring Biuletynu powinien być zlecony pełnomocnikowi.

Czwartym błędem jest zaniedbanie przedłużenia prawa ochronnego. Prawo ochronne wygasa po 10 latach, jeśli uprawniony nie złoży wniosku o przedłużenie i nie uiści opłaty. UPRP nie wysyła automatycznych przypomnień. Utrata prawa ochronnego z powodu niedopilnowania terminu jest nieodwracalna – konieczne jest nowe zgłoszenie, bez zachowania pierwotnej daty pierwszeństwa.

Piątym błędem jest brak strategii dla znaków powiązanych. Firma, która rejestruje tylko słowny znak główny, nie chroni wariantów graficznych, sloganów ani nazw produktów. Konkurent może zarejestrować logo zbliżone wizualnie, korzystając z luki w ochronie. Dlatego zalecamy podejście portfelowe: rejestracja znaku słownego, słowno-graficznego i – jeśli to zasadne – kształtu produktu lub opakowania (znaki przestrzenne).

Firmy z sektora finansowego objęte DORA powinny uwzględnić ochronę znaków związanych z systemami ICT i aplikacjami krytycznymi. Naruszenie tych oznaczeń przez podmioty trzecie może zakłócić ciągłość operacyjną i narazić na odpowiedzialność regulacyjną. Więcej o zgodności z regulacjami sektorowymi – w tym ochronie sygnalistów – znajdą Państwo w naszym opracowaniu: Polityka ochrony sygnalistów.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy znak jest już używany w obrocie lub istnieje ryzyko kolizji – wymaga indywidualnej analizy. Brak działania w odpowiednim momencie może mieć nieodwracalne skutki dla pozycji marki na rynku.

Jeśli Państwa spółka korzysta ze znaku bez rejestracji lub otrzymała wezwanie do zaprzestania naruszenia – przeprowadzimy audyt stanu ochrony i ocenimy opcje działania: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu zajmuje rejestracja znaku towarowego w UPRP i czy można ją przyspieszyć?

O: Standardowe postępowanie trwa od 12 do 18 miesięcy. UPRP nie oferuje trybu przyspieszonego dla zgłoszeń krajowych. Pewną alternatywą jest zgłoszenie znaku unijnego (EUTM) w EUIPO – procedura trwa zazwyczaj 7–9 miesięcy, a znak chroni we wszystkich państwach Unii Europejskiej. Obie ścieżki można prowadzić równolegle.

P: Czy rejestracja znaku w UPRP chroni przed naruszeniami w internecie i mediach społecznościowych?

O: Prawo ochronne udzielone przez UPRP obejmuje używanie znaku w obrocie na terytorium Polski – w tym w domenach internetowych z rozszerzeniem .pl i w reklamach kierowanych do polskich odbiorców. Naruszenie prawa ochronnego przez użycie identycznego lub podobnego oznaczenia w mediach społecznościowych stanowi podstawę do roszczenia o zaniechanie naruszenia, odszkodowanie i wydanie bezpodstawnych korzyści. Ochrona znaku towarowego uzupełnia – ale nie zastępuje – regulacje dotyczące ochrony danych osobowych wynikające z RODO, które reguluje odrębną sferę: przetwarzanie danych użytkowników przez właściciela znaku.

P: Co grozi za używanie cudzego znaku towarowego bez zgody uprawnionego?

O: Używanie znaku identycznego lub podobnego do zarejestrowanego bez zgody uprawnionego stanowi naruszenie prawa ochronnego w rozumieniu ustawy – Prawo własności przemysłowej. Uprawniony może żądać zaniechania naruszenia, usunięcia skutków naruszenia, wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści oraz naprawienia szkody na zasadach ogólnych. W przypadkach umyślnych naruszeń grozi odpowiedzialność karna – do 2 lat pozbawienia wolności. Sądy polskie coraz częściej przyznają odszkodowania obejmujące trzykrotność stosownego wynagrodzenia licencyjnego.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ochrony własności intelektualnej, rejestracji znaków towarowych i obsługi sporów IP. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.