Firma technologiczna z Mazowsza postanawia przenieść do Polski pięciu specjalistów z Ukrainy i Indii. Dokumenty wydają się proste. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – każdy pracownik wymaga odrębnej ścieżki prawnej, a opóźnienie w uzyskaniu zezwolenia na pracę blokuje zatrudnienie na tygodnie lub miesiące.

Relokacja pracowników do Polski wymaga spełnienia wymogów imigracyjnych, podatkowych i pracowniczych jednocześnie. Obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę dotyczy obywateli spoza Unii Europejskiej. Blue Card Polska jest dostępna dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów z wynagrodzeniem co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie w 2026 roku. Niedopełnienie formalności grozi karami administracyjnymi i utratą możliwości legalnego zatrudnienia.

Ten alert omawia trzy obszary: wymogi imigracyjne, obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy oraz nowe przepisy o sygnalistach, które dotyczą każdego pracodawcy zatrudniającego ponad 50 osób.

Jakie zezwolenia są wymagane przy relokacji pracowników spoza UE?

Zezwolenie na pracę to fundament każdej relokacji spoza Unii Europejskiej. Pracodawca składa wniosek do właściwego urzędu wojewódzkiego – w Warszawie jest to Mazowiecki Urząd Wojewódzki, w Krakowie Małopolski Urząd Wojewódzki. Czas oczekiwania wynosi od 30 do 90 dni, zależnie od obciążenia urzędu i kompletności dokumentacji.

Blue Card Polska (Niebieska Karta UE) to szybsza ścieżka dla wysoko wykwalifikowanych pracowników. Wymagane jest wynagrodzenie co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie oraz wyższe wykształcenie lub pięcioletnie doświadczenie zawodowe. Karta uprawnia do pracy i pobytu przez okres do trzech lat z możliwością przedłużenia.

Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonej procedury na podstawie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy. Rejestracja oświadczenia o powierzeniu pracy w powiatowym urzędzie pracy zajmuje do 7 dni roboczych. To znacząco krótszy termin niż standardowe zezwolenie – warto go wykorzystać, zanim przepisy się zmienią.

  • Zezwolenie typu A – standardowe, dla większości pracowników spoza UE
  • Zezwolenie typu L – dla pracowników przenoszonych wewnątrz grupy kapitałowej (ICT)
  • Blue Card – dla specjalistów z wynagrodzeniem powyżej 12 272,58 PLN brutto
  • Oświadczenie o powierzeniu pracy – dla obywateli Ukrainy, do 24 miesięcy

Firma produkcyjna z Dolnego Śląska, która wiosną 2025 roku przeniosła do Polski zespół inżynierów z Azji Środkowej, straciła sześć tygodni z powodu niekompletnego wniosku o zezwolenie typu L. Brakujące tłumaczenie przysięgłe jednego dokumentu zablokowało całą procedurę. Koszt przestoju przekroczył wartość samych opłat urzędowych kilkudziesięciokrotnie.

Pracodawca musi pamiętać o jednym: zezwolenie na pracę musi być ważne przed pierwszym dniem zatrudnienia, nie po. Zatrudnienie bez ważnego dokumentu to naruszenie przepisów imigracyjnych, które może skutkować cofnięciem możliwości ubiegania się o kolejne zezwolenia. Konsekwencja jest nieodwracalna dla reputacji pracodawcy w systemie urzędowym.

Szczegółowe informacje o zarządzaniu ryzykiem regulacyjnym w kontekście zatrudnienia znajdą Państwo również w naszej analizie dotyczącej DORA – kto musi wdrożyć i do kiedy.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba relokowanych pracowników, ich obywatelstwo i stanowiska – determinuje wybór właściwej ścieżki. Błędny wybór procedury zamyka drogę do szybkiego zatrudnienia i generuje koszty ponownego postępowania.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników spoza UE i potrzebuje oceny optymalnej ścieżki zezwoleniowej – przeprowadzimy analizę dokumentacji i reprezentację przed urzędem: info@kordeckipartners.com.

Jakie obowiązki pracodawcy wynikają z Kodeksu pracy i ustawy o sygnalistach?

Relokacja pracownika to nie tylko kwestia imigracyjna. Pracodawca zatrudniający pracownika w Polsce podlega przepisom Kodeksu pracy niezależnie od obywatelstwa pracownika. Oznacza to pełne stosowanie polskich norm dotyczących czasu pracy, urlopów i wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 251 § 1 k.p., łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. Pracodawcy często oferują relokowanym pracownikom umowy terminowe. To zrozumiałe – ale limit 33 miesięcy działa automatycznie, przekształcając umowę w bezterminową.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą odpowiednio: 2 tygodnie przy stażu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat oraz 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Przy relokacji pracownicy często mają już staż u zagranicznego pracodawcy z tej samej grupy – warto ustalić, czy umowa uwzględnia ten okres przy obliczaniu wypowiedzenia.

Nowe przepisy o sygnalistach (ustawa z 14 czerwca 2024 r., w życie od 25 września 2024 r.) nakładają na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń, o którym mowa w art. 8 ustawy o sygnalistach. Relokacja pracowników może przekroczyć ten próg – i uruchomić obowiązek compliance, którego firma jeszcze nie wdrożyła. Kara za brak kanału sięga 1 080 000 PLN.

Spółka IT z Krakowa, która latem 2024 roku przeniosła do Polski oddział z Białorusi, przekroczyła próg 50 pracowników w ciągu jednego miesiąca. Zarząd nie wiedział, że obowiązek wdrożenia kanału sygnalistów powstaje z chwilą osiągnięcia progu – nie po upływie roku. Wdrożenie w trybie pilnym kosztowało trzy razy więcej niż planowe.

Pełny przewodnik po wdrożeniu kanału zgłoszeń znajdą Państwo w naszym materiale: Kanał sygnalistów – przewodnik wdrożeniowy dla pracodawców.

Co należy sprawdzić przed relokacją – lista kontrolna:

  • Czy wniosek o zezwolenie na pracę złożono co najmniej 60 dni przed planowanym startem?
  • Czy umowa o pracę spełnia wymogi polskiego Kodeksu pracy (język, treść, forma)?
  • Czy firma nie przekroczy progu 50 pracowników po relokacji?
  • Czy wdrożono kanał sygnalistów zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024 r.?
  • Czy pracownik posiada ubezpieczenie zdrowotne od pierwszego dnia pracy?

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy relokacja dotyczy grupy pracowników i zbliża się do progu 50 osób – wymaga oceny łącznych obowiązków compliance. Opóźnienie we wdrożeniu kanału sygnalistów jest nieodwracalne w tym sensie, że naruszenie powstaje z mocy prawa, a nie dopiero po wezwaniu przez inspektora.

Jeśli Państwa spółka przekroczyła lub wkrótce przekroczy próg 50 pracowników w związku z relokacją – przeprowadzimy audyt obowiązków compliance i wdrożenie kanału zgłoszeń: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Ukrainy potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonej procedury na podstawie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy. Pracodawca może zarejestrować oświadczenie o powierzeniu pracy w powiatowym urzędzie pracy w terminie do 7 dni roboczych. Oświadczenie uprawnia do zatrudnienia przez okres do 24 miesięcy. Po tym czasie konieczne jest uzyskanie standardowego zezwolenia na pracę lub Blue Card.

P: Kiedy relokacja pracowników uruchamia obowiązek wdrożenia kanału sygnalistów?

O: Obowiązek powstaje z chwilą osiągnięcia progu 50 pracowników – niezależnie od tego, czy pracownicy są obywatelami polskimi, czy zagranicznymi. Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku nie przewiduje okresu przejściowego po przekroczeniu progu. Artykuł 8 ustawy o sygnalistach nakłada obowiązek posiadania działającego kanału zgłoszeń, a kara za jego brak może wynieść do 1 080 000 PLN.

P: Czy staż pracy za granicą u tego samego pracodawcy wpływa na długość okresu wypowiedzenia w Polsce?

O: Polskie przepisy uzależniają długość okresu wypowiedzenia od stażu pracy u danego pracodawcy. Jeśli pracownik był zatrudniony za granicą w tej samej spółce lub w podmiocie z tej samej grupy kapitałowej, a umowa polska uwzględnia ten staż, okres wypowiedzenia może wynosić od razu 3 miesiące. Warto to jednoznacznie uregulować w umowie o pracę, aby uniknąć późniejszych sporów przed polskim sądem pracy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.