Firma technologiczna z Mazowsza planuje sprowadzić do Polski pięciu specjalistów z Ukrainy, Indii i Niemiec. Każdy z nich ma inny status prawny, inny tryb uzyskania zezwolenia i inny termin ważności dokumentów. Dział HR staje przed pytaniem: od czego zacząć i ile czasu naprawdę zajmie cały proces?

Relokacja pracowników do Polski wymaga skoordynowania trzech obszarów prawnych: prawa imigracyjnego, prawa pracy i przepisów podatkowych. Dla obywateli spoza Unii Europejskiej niezbędne jest uzyskanie zezwolenia na pracę lub karty pobytu – procedura trwa od 4 do nawet 12 tygodni. Obowiązki pracodawcy wobec relokowanych pracowników reguluje Kodeks pracy, a od 25 września 2024 r. także ustawa o sygnalistach dla firm zatrudniających 50 i więcej osób.

Poniższy przewodnik prowadzi przez kolejne etapy relokacji: od wyboru właściwej ścieżki imigracyjnej, przez zawarcie umowy o pracę zgodnej z polskim prawem, po obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego. Omówimy trzy scenariusze biznesowe – producenta z Małopolski, firmę IT z Trójmiasta i inwestora zagranicznego wchodzącego na rynek polski.

Jaką ścieżkę imigracyjną wybrać dla relokowanego pracownika?

Wybór ścieżki imigracyjnej decyduje o czasie oczekiwania i kosztach całego procesu. Pracodawca powinien podjąć tę decyzję zanim złoży jakikolwiek wniosek – zmiana trybu w trakcie postępowania cofa zegarek do punktu zero. Dostępne instrumenty różnią się w zależności od obywatelstwa pracownika, jego kwalifikacji i planowanego wymiaru zatrudnienia.

Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonego trybu na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. Oświadczenie rejestruje się w powiatowym urzędzie pracy – procedura trwa do 7 dni roboczych. To najszybsza ścieżka, ale obowiązuje wyłącznie przez 24 miesiące w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Po przekroczeniu tego limitu konieczne jest zezwolenie na pracę typu A lub karta pobytu.

Obywatele państw spoza UE i EOG, którzy nie korzystają z uproszczonego trybu, muszą uzyskać zezwolenie na pracę wydawane przez właściwego wojewodę. Standardowy czas oczekiwania wynosi od 4 do 12 tygodni, w zależności od województwa i obłożenia urzędu. Przy planowaniu relokacji warto dodać do harmonogramu co najmniej 2 tygodnie buforu na ewentualne uzupełnienia dokumentów.

Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów zarabiających co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie optymalnym rozwiązaniem jest EU Blue Card w Polsce. Karta uprawnia do pracy w Polsce przez 3 lata z możliwością przedłużenia i otwiera ścieżkę do długoterminowego pobytu w UE. To instrument szczególnie atrakcyjny dla firm IT i inżynieryjnych rekrutujących globalnie.

Obywatele UE i EOG nie potrzebują zezwolenia na pracę. Mają prawo podjąć zatrudnienie w Polsce na takich samych warunkach jak obywatele polscy. Pracodawca powinien jednak zadbać o rejestrację pobytu w przypadku planowanego pobytu przekraczającego 3 miesiące – obowiązek ten spoczywa na samym pracowniku, ale w praktyce to dział HR inicjuje ten krok.

  • Oświadczenie o powierzeniu pracy – do 7 dni, obywatele Ukrainy i wybranych państw
  • Zezwolenie na pracę typ A – 4–12 tygodni, pracodawca jako wnioskodawca
  • EU Blue Card – próg 12 272,58 PLN/mies., ważność 3 lata
  • Karta pobytu czasowego – łączy zezwolenie na pobyt i pracę w jednym dokumencie
  • Obywatele UE/EOG – bez zezwolenia, rejestracja pobytu powyżej 3 miesięcy

Jak prawidłowo zawrzeć umowę o pracę z relokowanym pracownikiem?

Umowa o pracę z relokowanym pracownikiem podlega polskiemu Kodeksowi pracy w zakresie, w jakim strony wybrały prawo polskie jako właściwe. Pracodawca musi pamiętać o trzech rzeczach jednocześnie: zgodności z k.p., limitach umów terminowych i ewentualnym zastosowaniu przepisów kraju pochodzenia pracownika, jeśli były one korzystniejsze.

Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p., łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Wielu pracodawców relokujących pracowników popełnia błąd, zawierając kolejne umowy terminowe zamiast przejść na umowę bezterminową. Skutek jest prosty: czwarta umowa lub przekroczenie 33 miesięcy automatycznie przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą odpowiednio: 2 tygodnie przy stażu pracy krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu przekraczającym 3 lata. W przypadku relokacji – gdy pracownik poniósł koszty przeprowadzki – warto rozważyć dłuższy okres wypowiedzenia w umowie, który daje obu stronom bezpieczeństwo.

Umowa powinna zawierać klauzulę wyboru prawa. Rekomendujemy wyraźne wskazanie prawa polskiego jako właściwego dla stosunku pracy. Jeśli pracownik był wcześniej zatrudniony w kraju o wyższych standardach ochrony, rozporządzenie Rzym I zobowiązuje do zachowania tych standardów, które są dla pracownika korzystniejsze. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – dotyczy to przede wszystkim pracowników relokowanych z Niemiec lub Skandynawii.

Producent z Małopolski relokował latem 2024 r. trzech inżynierów z Niemiec. Firma przygotowała umowy wyłącznie według polskiego wzorca, nie uwzględniając wyższych niemieckich limitów urlopowych. Korekta umów po interwencji pracowników kosztowała spółkę kilka tygodni negocjacji i nadszarpnęła relacje z nowym zespołem. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest audit prawny umów przed podpisaniem, nie po.

Jakie obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego ciążą na pracodawcy?

Rejestracja pracownika w ZUS i właściwym urzędzie skarbowym to obowiązek, który musi być wykonany przed pierwszym dniem pracy – nie w pierwszym tygodniu, nie po miesiącu. Opóźnienie skutkuje odpowiedzialnością pracodawcy za zaległe składki i odsetki. KAS coraz częściej weryfikuje ten obowiązek podczas kontroli firm zatrudniających cudzoziemców.

Pracownik relokowany do Polski staje się polskim rezydentem podatkowym po przekroczeniu 183 dni pobytu w roku podatkowym lub gdy centrum jego interesów życiowych przenosi się do Polski. Od tego momentu podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce – czyli płaci podatek od całości swoich dochodów, niezależnie od miejsca ich osiągania. Pracodawca jako płatnik musi naliczać i odprowadzać zaliczki na PIT.

Składki ZUS przy zatrudnieniu na umowę o pracę obejmują ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe. Łączny koszt pracodawcy wynosi około 20–22% wynagrodzenia brutto pracownika. Przy planowaniu budżetu relokacji należy ten koszt uwzględnić od pierwszego dnia zatrudnienia. Firma IT z Trójmiasta, która relokowała wiosną 2025 r. czterech programistów z Indii, nie zabudżetowała składek ZUS w pierwszym roku – skutkowało to korektą planu finansowego w połowie roku.

Pracownicy delegowani z krajów UE mogą zachować ubezpieczenie społeczne w kraju wysyłającym przez maksymalnie 24 miesiące, jeśli pracodawca uzyska zaświadczenie A1. Wniosek składa się do ZUS lub zagranicznego odpowiednika. Brak zaświadczenia A1 przy delegowaniu w ramach UE to jeden z najczęstszych błędów – naraża pracodawcę na podwójne składki w obu krajach.

Kwestie sankcyjne przy zatrudnianiu pracowników z określonych jurysdykcji wymagają odrębnej uwagi. Pracodawca powinien przeprowadzić screening sankcyjny przed podpisaniem umowy z pracownikiem z kraju objętego reżimem sankcyjnym. Obowiązek ten wynika z unijnych rozporządzeń sankcyjnych i polskiej ustawy z 15 kwietnia 2022 r.

Konkretna sytuacja Państwa firmy w zakresie składek i rezydencji podatkowej wymaga oceny indywidualnej. Błędna kwalifikacja rezydencji pracownika to ryzyko, które KAS może zakwestionować nawet po 5 latach – z pełnymi odsetkami i potencjalną odpowiedzialnością karną skarbową.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia lub planuje zatrudnić pracowników z zagranicy i potrzebuje weryfikacji obowiązków wobec ZUS i KAS – przeprowadzimy audit podatkowy i przygotujemy dokumentację rejestracyjną: info@kordeckipartners.com.

Jakie obowiązki compliance wprowadza relokacja – sygnaliści, ochrona danych i prawo pracy?

Relokacja pracownika do Polski to nie tylko procedura imigracyjna. Od pewnej skali zatrudnienia uruchamia ona obowiązki compliance, które pracodawca musi wdrożyć niezależnie od tego, czy pracownik jest Polakiem, czy cudzoziemcem. Niedopełnienie tych obowiązków grozi karami – i to dotkliwymi.

Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. weszła w życie 25 września 2024 r. Zgodnie z art. 8 ustawy, pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń naruszeń prawa. Relokacja nowych pracowników może przesunąć firmę powyżej tego progu. Za brak kanału grozi grzywna do 1 080 000 PLN, a za działania odwetowe wobec sygnalisty – do 3 lat pozbawienia wolności na podstawie art. 54 ustawy o sygnalistach.

Ochrona danych osobowych relokowanych pracowników podlega RODO. Pracodawca przetwarza szczególnie wrażliwe kategorie danych: dokumenty tożsamości, wizy, dane biometryczne w paszportach. Każde przekazanie tych danych poza EOG – np. do centrali w USA lub Azji – wymaga odpowiedniej podstawy prawnej: standardowych klauzul umownych lub decyzji o adekwatności. PUODO może wszcząć postępowanie z urzędu.

Pracodawca zatrudniający pracowników zdalnych relokowanych do Polski musi zapewnić im sprzęt lub wypłacić ekwiwalent – obowiązek wynika z art. 67(18) k.p. W praktyce oznacza to, że pracownik relokowany z pełną konfiguracją sprzętową z kraju macierzystego i tak wymaga formalnego uregulowania kwestii sprzętu w polskiej umowie. Pominięcie tego punktu to często kwestionowany brak podczas kontroli PIP.

Inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polski przez nową spółkę córkę powinien pamiętać, że obowiązki compliance narastają wraz z liczbą pracowników. Przy 10 pracownikach – regulamin wynagradzania. Przy 20 – regulamin pracy. Przy 50 – kanał sygnalistów. Każdy próg ma swój termin i swoje ryzyko.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika spoza UE w Polsce?

O: Czas oczekiwania zależy od województwa i trybu postępowania. Standardowe zezwolenie na pracę typ A wydawane przez wojewodę zajmuje od 4 do 12 tygodni. Oświadczenie o powierzeniu pracy dla obywateli Ukrainy rejestruje się w powiatowym urzędzie pracy w ciągu 7 dni roboczych. Przy planowaniu harmonogramu relokacji należy uwzględnić dodatkowy czas na kompletowanie dokumentów i ewentualne uzupełnienia – łącznie warto zarezerwować co najmniej 10 tygodni dla standardowych wniosków.

P: Czy pracownik relokowany do Polski musi płacić podatek dochodowy w Polsce od dochodów zagranicznych?

O: Tak, jeśli stał się polskim rezydentem podatkowym. Rezydencja podatkowa w Polsce powstaje po przekroczeniu 183 dni pobytu w roku podatkowym lub gdy centrum interesów życiowych pracownika przenosi się do Polski. Od tego momentu pracownik podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu i zobowiązany jest rozliczać w Polsce całość swoich dochodów – niezależnie od miejsca ich osiągania. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą ograniczyć to zobowiązanie, ale wymagają indywidualnej analizy.

P: Czy każdy pracodawca musi wdrożyć kanał sygnalistów po relokacji pracowników?

O: Obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń wynika z artykułu 8 ustawy o sygnalistach i dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Relokacja może przesunąć firmę powyżej tego progu – dlatego warto monitorować stan zatrudnienia. Ustawa weszła w życie 25 września 2024 r. Brak wdrożenia kanału grozi grzywną, a działania odwetowe wobec sygnalisty zagrożone są karą do 3 lat pozbawienia wolności.

Jak wygląda praktyczny harmonogram relokacji – od decyzji do pierwszego dnia pracy?

Relokacja pracownika spoza UE do Polski wymaga minimum 10–14 tygodni od podjęcia decyzji do pierwszego dnia pracy. Każdy etap zależy od poprzedniego – opóźnienie na etapie dokumentów imigracyjnych blokuje rejestrację w ZUS i podpisanie umowy. Dlatego zarządzanie harmonogramem to jeden z najważniejszych elementów całego procesu.

Pierwszy etap trwa 1–2 tygodnie i obejmuje zebranie dokumentów pracownika: paszport, dyplomy, tłumaczenia przysięgłe, zaświadczenia o niekaralności. Równolegle pracodawca przygotowuje wniosek o zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy. Błąd na tym etapie – np. brak tłumaczenia dokumentu – cofa cały proces o kolejne 2–3 tygodnie.

Drugi etap to złożenie wniosku i oczekiwanie na decyzję. Dla oświadczenia – 7 dni roboczych. Dla zezwolenia typ A – 4 do 12 tygodni. W tym czasie pracownik ubiega się o wizę pracowniczą w konsulacie – to dodatkowe 2–4 tygodnie, które biegną równolegle, o ile konsulat jest dostępny. Terminy wizowe w konsulatach w Indiach i w Chinach potrafią wynosić nawet 6–8 tygodni.

Trzeci etap to podpisanie umowy o pracę i rejestracja w ZUS – nie później niż w pierwszym dniu zatrudnienia. Pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Równolegle należy zgłosić pracownika do właściwego urzędu skarbowego jako płatnik zaliczek na PIT.

Czwarty etap – pierwsze 30 dni zatrudnienia – obejmuje szkolenie BHP, badania lekarskie wstępne i zapoznanie pracownika z regulaminem pracy. Pominięcie badań lekarskich to najczęstszy błąd przy szybkich relokacjach. PIP może nałożyć mandat już przy pierwszej kontroli.

  • Tygodnie 1–2: kompletowanie dokumentów, przygotowanie wniosku imigracyjnego
  • Tygodnie 3–12: oczekiwanie na zezwolenie, równolegle procedura wizowa
  • Tydzień 13: podpisanie umowy, rejestracja ZUS, zgłoszenie do urzędu skarbowego
  • Pierwsze 30 dni: BHP, badania lekarskie, regulamin pracy, kanał sygnalistów

Konkretna sytuacja Państwa firmy zależy od obywatelstwa pracownika, województwa i dostępności urzędów. Każde opóźnienie na etapie imigracyjnym jest nieodwracalne – nie da się skrócić ustawowych terminów decyzji administracyjnych.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników spoza UE i potrzebuje kompleksowego wsparcia – od wyboru ścieżki imigracyjnej, przez umowę o pracę, po rejestrację ZUS i compliance – przeprowadzimy Państwa przez cały proces krok po kroku: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorce

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie prawne

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.