Firma technologiczna z Trójmiasta podjęła decyzję o przeniesieniu do Polski zespołu inżynierów z Ukrainy i Indii. Zarząd liczył na sprawne wdrożenie w ciągu czterech tygodni. Rzeczywistość okazała się bardziej złożona – procedury wizowe, zezwolenia na pracę i obowiązki wynikające z polskiego prawa pracy wydłużyły harmonogram o kolejne dwa miesiące.

Relokacja pracowników do Polski wymaga równoległego prowadzenia kilku ścieżek prawnych: uzyskania zezwoleń na pracę lub Blue Card Polska, zawarcia umów zgodnych z Kodeksem pracy oraz wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla sygnalistów. Pracodawca zatrudniający powyżej 50 pracowników ma obowiązek uruchomienia takiego kanału na podstawie artykułu 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku. Niedopełnienie tych obowiązków grozi odpowiedzialnością karną i finansową, a utracona szansa rekrutacyjna bywa nieodwracalna.

Poniżej przedstawiamy przebieg sprawy, zastosowaną strategię oraz wnioski, które można przełożyć na inne projekty relokacyjne. Analiza obejmuje trzy etapy: tło sprawy, strategię prawną i lekcje dla pracodawców planujących podobne projekty.

Tło sprawy – dlaczego relokacja okazała się wyzwaniem?

Spółka technologiczna zatrudniała w Polsce około 120 osób. Zarząd zdecydował się pozyskać 15 specjalistów z Ukrainy i 8 z Indii. Część z nich miała objąć stanowiska kierownicze z wynagrodzeniem przekraczającym próg Blue Card – w 2026 roku wynosi on 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Pozostałe osoby miały pracować na stanowiskach technicznych na podstawie zezwoleń na pracę typu A.

Problem pojawił się już na etapie analizy wstępnej. Spółka nie miała przygotowanych wzorców umów dostosowanych do polskiego Kodeksu pracy. Dotychczasowe kontrakty opierały się na prawie angielskim. Ponadto firma nie posiadała wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów, mimo że przekroczyła próg 50 pracowników. Brak tego kanału stanowił naruszenie art. 8 ustawy o sygnalistach, obowiązującej od 25 września 2024 roku.

Dodatkowym wyzwaniem był czas. Klienci spółki oczekiwali uruchomienia nowych projektów w konkretnych terminach. Każdy tydzień opóźnienia oznaczał ryzyko utraty kontraktu o wartości kilkuset tysięcy złotych. W tej sytuacji zarząd zwrócił się do kancelarii prawa pracy o kompleksowe wsparcie – od analizy statusu imigracyjnego każdego kandydata po wdrożenie procedur compliance.

Urząd Wojewódzki w Gdańsku, który rozpatruje wnioski o zezwolenia na pracę, miał w tamtym okresie czas oczekiwania wynoszący około 8 tygodni dla wniosków standardowych. Dla Blue Card termin był krótszy – około 4 tygodnie. To zróżnicowanie stało się podstawą do opracowania strategii priorytetyzacji.

Strategia prawna – jak przyspieszyć relokację zgodnie z prawem?

Kancelaria przyjęła strategię dwutorową. Pracownicy spełniający kryterium wynagrodzeniowe Blue Card zostali objęci ścieżką przyspieszoną. Pozostałe osoby – ścieżką standardowych zezwoleń na pracę, z równoległym przygotowaniem dokumentacji. Dzięki temu pierwsze osoby mogły rozpocząć pracę już po 30 dniach od złożenia kompletnych wniosków.

Równocześnie przygotowano nowe wzorce umów o pracę. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p., łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. Dla pracowników obejmujących stanowiska projektowe zastosowano umowy na czas nieokreślony, co wzmocniło atrakcyjność oferty i ograniczyło ryzyko rotacji.

Okresy wypowiedzenia ustalono zgodnie z art. 36 § 1 k.p. Pracownicy z krótszym stażem – poniżej 6 miesięcy – mają 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Po przekroczeniu 3 lat zatrudnienia okres ten wynosi 3 miesiące. Zarząd spółki chciał początkowo stosować krótsze okresy dla wszystkich nowych pracowników. Wyjaśniliśmy, że takie rozwiązanie byłoby niezgodne z Kodeksem pracy i mogłoby narazić spółkę na roszczenia przed sądem pracy.

W sprawie sygnalistów wdrożono wewnętrzny kanał zgłoszeń spełniający wymogi art. 8 ustawy o sygnalistach. Kanał umożliwia anonimowe zgłoszenia i jest obsługiwany przez wyznaczoną osobę w dziale HR. Warto tu odnotować, że art. 54 tej ustawy przewiduje kary do 1 080 000 PLN oraz do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec sygnalistów. Pracodawca musi pamiętać o jednym: sam fakt zatrudniania pracowników zagranicznych nie zwalnia z żadnych obowiązków compliance wynikających z polskiego prawa.

Czego uczy ta sprawa – lekcje dla pracodawców planujących relokację?

Pierwsza lekcja jest prosta: harmonogram relokacji musi uwzględniać realne czasy oczekiwania w urzędach. Urząd Pracy i Urząd Wojewódzki działają według własnych terminów. Planowanie oparte na założeniu czterech tygodni kończy się frustracją i stratami finansowymi. Bezpieczny bufor to co najmniej 10–12 tygodni od momentu złożenia kompletnej dokumentacji.

Lekcja druga dotyczy struktury zatrudnienia. Spółki, które chcą zatrudniać wysoko wykwalifikowanych specjalistów spoza UE, powinny analizować możliwość zastosowania EU Blue Card w Polsce już na etapie planowania budżetu wynagrodzeń. Próg 12 272,58 PLN brutto miesięcznie jest osiągalny w branży IT – i warto go traktować jako punkt odniesienia, a nie barierę.

Trzecia lekcja odnosi się do compliance. Pracodawcy często koncentrują się wyłącznie na aspektach imigracyjnych i pomijają obowiązki wynikające z polskiego prawa pracy. Tymczasem brak kanału dla sygnalistów, nieprawidłowe klauzule w umowach czy błędne okresy wypowiedzenia mogą generować odpowiedzialność niezależną od statusu imigracyjnego pracownika. W przypadku tej spółki wdrożenie kanału zgłoszeń zajęło 3 tygodnie i kosztowało ułamek potencjalnej kary.

Czwarta lekcja dotyczy dokumentacji podatkowej i karno-skarbowej. Przy relokacji pracowników pojawia się ryzyko podwójnego opodatkowania i nieprawidłowego rozliczenia składek ZUS. Zagadnienia te – choć wykraczają poza prawo pracy – są ściśle powiązane z procesem relokacji. Szczegółowe informacje o ryzykach podatkowych w tym obszarze można znaleźć w analizie dotyczącej obrony w sprawach karnych skarbowych.

  • Sprawdź status imigracyjny każdego kandydata przed złożeniem oferty pracy.
  • Ustal, czy kandydat spełnia kryterium wynagrodzeniowe Blue Card (12 272,58 PLN brutto/miesiąc w 2026 r.).
  • Wdróż kanał zgłoszeń dla sygnalistów przed przekroczeniem progu 50 pracowników.
  • Dostosuj wzorce umów do art. 25(1) § 1 k.p. i art. 36 § 1 k.p.
  • Zaplanuj bufor czasowy co najmniej 10 tygodni na uzyskanie zezwoleń.

Projekt zakończył się sukcesem. Wszystkich 23 pracowników uzyskało odpowiednie zezwolenia w ciągu 11 tygodni od pierwszego kontaktu z kancelarią. Spółka nie utraciła żadnego kontraktu. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – największym ryzykiem w projektach relokacyjnych nie jest sam proces imigracyjny, lecz brak przygotowania dokumentacji pracowniczej i compliance.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku. Każdy projekt relokacyjny ma własną specyfikę – inne jurysdykcje pochodzenia pracowników, inne struktury wynagrodzenia i inne terminy uruchomienia. Działanie bez analizy prawnej zamyka drogę do optymalnych rozwiązań i może generować nieodwracalne koszty.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników do Polski i zatrudnia lub planuje zatrudnić powyżej 10 osób spoza UE – przeprowadzimy analizę statusu imigracyjnego, przygotujemy wzorce umów i wdrożymy procedury compliance: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika spoza UE w Polsce?

O: Czas oczekiwania zależy od urzędu wojewódzkiego właściwego dla siedziby pracodawcy. W praktyce wynosi od 4 do 12 tygodni dla wniosków kompletnych. Europejska Karta Błękitna (Blue Card) jest rozpatrywana szybciej – zazwyczaj w ciągu 4–6 tygodni – pod warunkiem spełnienia progu wynagrodzenia wynoszącego 12 272,58 PLN brutto miesięcznie w 2026 roku. Niekompletna dokumentacja automatycznie wydłuża ten termin.

P: Czy pracownik z Ukrainy potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonych procedur na podstawie przepisów szczególnych obowiązujących od 2022 roku. Jednak zakres tych uproszczeń zależy od podstawy pobytu danej osoby w Polsce. Pracownicy posiadający ochronę czasową mogą podjąć pracę bez odrębnego zezwolenia, ale pracodawca ma obowiązek zgłoszenia zatrudnienia do powiatowego urzędu pracy. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest każdorazowa weryfikacja statusu przed podpisaniem umowy.

P: Czy obowiązek wdrożenia kanału dla sygnalistów dotyczy pracodawców zatrudniających pracowników zagranicznych?

O: Tak. Artykuł 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku obowiązuje każdego pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników, niezależnie od ich narodowości. Liczy się liczba osób zatrudnionych w Polsce, nie ich obywatelstwo. Brak kanału zgłoszeń naraża pracodawcę na grzywnę oraz odpowiedzialność karną na podstawie artykułu 54 tej ustawy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.