Firma technologiczna z Mazowsza postanawia przenieść do Warszawy trzech specjalistów z Ukrainy i jednego z Indii. Dokumenty wydają się proste – w praktyce okazuje się, że każdy z czterech przypadków wymaga innej ścieżki prawnej, innego terminu i innych kosztów. Relokacja pracowników do Polski bez znajomości procedur to ryzyko wielomiesięcznych opóźnień i utraty kandydatów na rzecz konkurencji.

Relokacja pracowników do Polski wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę lub skorzystania z dostępnych zwolnień ustawowych, dopełnienia formalności meldunkowych i ubezpieczeniowych oraz dostosowania umowy do polskiego Kodeksu pracy. Procedura trwa od 2 tygodni (obywatele Ukrainy, uproszczona ścieżka) do 4–5 miesięcy (Blue Card Polska dla specjalistów spoza UE). Niedopełnienie obowiązków grozi karą grzywny do 30 000 PLN na pracodawcę.

Poniższy przewodnik prowadzi krok po kroku – od oceny statusu imigracyjnego pracownika, przez uzyskanie zezwolenia, po podpisanie umowy zgodnej z polskim prawem pracy. Omówiono trzy scenariusze biznesowe: producent z Małopolski, firma IT z Trójmiasta i inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polski.

Krok 1 – Ocena statusu imigracyjnego: kto może pracować od razu?

Pierwszą czynnością przy każdej relokacji jest ustalenie, czy pracownik potrzebuje zezwolenia na pracę, czy może podjąć zatrudnienie bez dodatkowych formalności. Odpowiedź zależy od obywatelstwa, podstawy pobytu i rodzaju wykonywanej pracy. Bez tej oceny – przeprowadzonej przed podpisaniem umowy – pracodawca ryzykuje zatrudnienie osoby bez wymaganego tytułu prawnego.

Obywatele UE/EOG i Szwajcarii pracują w Polsce swobodnie. Nie potrzebują zezwolenia na pracę ani wizy. Wystarczy rejestracja pobytu w urzędzie gminy po upływie 3 miesięcy od przyjazdu. Pracodawca zgłasza ich do ZUS na standardowych zasadach.

Obywatele Ukrainy korzystają ze szczególnej ścieżki. Na podstawie ustawy z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy mogą legalnie pracować po złożeniu przez pracodawcę powiadomienia do powiatowego urzędu pracy – w terminie 14 dni od dnia zatrudnienia. To najszybsza dostępna ścieżka. Powiadomienie składa się przez portal praca.gov.pl. Warunkiem jest posiadanie przez pracownika numeru PESEL nadanego w trybie specustawy.

Obywatele pozostałych państw – np. Indii, Białorusi, Filipin – wymagają pełnej procedury zezwoleniowej. Pracodawca z Mazowsza musi złożyć wniosek do Urzędu Wojewódzkiego właściwego dla siedziby firmy. Warto sprawdzić, czy zawód pracownika figuruje na liście zawodów deficytowych – to skraca procedurę o kilka tygodni. Szczegółowy przegląd typów zezwoleń znajdą Państwo w artykule: zezwolenia na pracę typ A–E – które jest potrzebne.

Pracodawca musi pamiętać o jednym: weryfikacja dokumentów imigracyjnych przed pierwszym dniem pracy to jego obowiązek, nie uprawnienie. Brak weryfikacji – nawet w dobrej wierze – nie wyłącza odpowiedzialności wykroczeniowej.

Krok 2 – Zezwolenie na pracę i Blue Card Polska: terminy i koszty

Zezwolenie na pracę typu A to najczęściej stosowany instrument przy relokacji spoza UE. Wydaje je wojewoda właściwy dla siedziby pracodawcy, na czas określony – maksymalnie 3 lata, z możliwością przedłużenia. Opłata wynosi 100 PLN (do 3 miesięcy) lub 200 PLN (powyżej 3 miesięcy). Czas oczekiwania w Warszawie wynosi aktualnie 2–4 miesiące, w Krakowie – podobnie.

Blue Card Polska (Niebieska Karta UE) to alternatywa dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Warunkiem jest wynagrodzenie co najmniej 1,5-krotności przeciętnego wynagrodzenia krajowego – w 2026 r. próg wynosi 12 272,58 PLN brutto miesięcznie, co pokrywa się z progiem wynagrodzenia dla Blue Card. Procedura trwa 4–5 miesięcy, ale daje pracownikowi szersze prawa mobilności w UE po 18 miesiącach legalnego pobytu.

Trzy scenariusze kosztowe:

  • Producent z Małopolski – relokuje spawacza z Uzbekistanu: zezwolenie typu A, opłata 200 PLN, czas oczekiwania ok. 10 tygodni, brak wymogu testu rynku pracy dla zawodów deficytowych.
  • Firma IT z Trójmiasta – relokuje architekta oprogramowania z Indii: Blue Card lub zezwolenie typu A, wynagrodzenie powyżej progu, czas 4–5 miesięcy, możliwe przyspieszenie przy zawodach z listy deficytowej.
  • Inwestor zagraniczny (Niemcy) – przenosi dyrektora regionalnego: zezwolenie typu A lub zwolnienie na podstawie delegowania wewnątrzkorporacyjnego (ICT), decyzja zależy od struktury zatrudnienia i okresu pobytu.

W każdym przypadku pracodawca składa wniosek osobiście lub przez pełnomocnika. Brak kompletu dokumentów cofa procedurę o kolejne tygodnie. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku z miesięcznym wyprzedzeniem wobec planowanego terminu zatrudnienia.

Krok 3 – Umowa o pracę i dostosowanie do Kodeksu pracy: jakie warunki są obowiązkowe?

Pracownik relokowany do Polski podlega polskiemu Kodeksowi pracy – niezależnie od tego, jakie prawo wskazano w umowie. Wynika to z rozporządzenia Rzym I (art. 8) i jest regułą bezwzględną. Pracodawca nie może umownie wyłączyć polskich przepisów ochronnych.

Umowa o pracę musi wskazywać rodzaj pracy, miejsce wykonywania, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy. Przy relokacji warto precyzyjnie określić miejsce pracy – adres warszawski, krakowski lub formułę „praca hybrydowa/zdalna". Zapis o pracy zdalnej uruchamia obowiązki z art. 67(18) k.p.: pracodawca dostarcza sprzęt lub wypłaca ekwiwalent.

Okresy wypowiedzenia są bezwzględnie obowiązujące. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu 6 miesięcy – 3 lata, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Umowy na czas określony podlegają tym samym okresom. Łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych nie może przekroczyć 33 miesięcy (art. 25(1) § 1 k.p.) – po tym czasie umowa przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

Przy relokacji zbiorowej – np. gdy firma IT przenosi pięcioosobowy zespół – może pojawić się obowiązek konsultacji ze związkami zawodowymi lub radą pracowników. W praktyce wiele firm o tym zapomina, co rodzi ryzyko zakwestionowania warunków zatrudnienia.

Programy motywacyjne dla relokowanych pracowników – np. opcje na akcje – wymagają odrębnej struktury prawnej. Szczegółowe omówienie znajdą Państwo w artykule: ESOP w Polsce – strukturyzowanie programów motywacyjnych.

Jakie obowiązki compliance ciążą na pracodawcy po relokacji?

Relokacja nie kończy się z dniem podpisania umowy. Pracodawca przejmuje pełen zestaw obowiązków compliance – od rejestracji pracownika w ZUS, przez BHP, po ochronę danych osobowych i kanały zgłoszeń wewnętrznych. Niedopełnienie któregokolwiek z nich grozi odpowiedzialnością administracyjną lub karną.

Rejestracja w ZUS musi nastąpić najpóźniej w pierwszym dniu pracy – formularz ZUS ZUA (pracownik) lub ZUS ZZA (zleceniobiorca). Opóźnienie skutkuje naliczeniem odsetek od zaległych składek. Pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy.

Od 25 września 2024 r. obowiązuje ustawa o sygnalistach. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń – zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Relokacja zwiększająca zatrudnienie powyżej progu 50 osób uruchamia ten obowiązek. Brak kanału grozi grzywną do 1 080 000 PLN i odpowiedzialnością karną za działania odwetowe wobec sygnalistów.

RODO nakłada obowiązek informacyjny wobec pracownika – klauzula informacyjna musi być przekazana najpóźniej w dniu zawarcia umowy. Przy relokacji z krajów spoza EOG pojawia się dodatkowo kwestia transferu danych osobowych pracownika z kraju trzeciego do Polski. Wymaga to oceny podstawy prawnej transferu (standardowe klauzule umowne lub decyzja o adekwatności).

Co przygotować przed pierwszym dniem pracy relokowanego pracownika:

  • Kopia zezwolenia na pracę lub potwierdzenie złożenia powiadomienia (Ukraina)
  • Zgłoszenie do ZUS (formularz ZUS ZUA, termin: dzień zatrudnienia)
  • Klauzula informacyjna RODO podpisana przez pracownika
  • Regulamin pracy i wynagradzania (lub potwierdzenie zapoznania)
  • Szkolenie BHP wstępne – przed dopuszczeniem do pracy

Firma logistyczna z Łodzi, która wiosną 2025 r. zrekrutowała grupę 12 kierowców z Gruzji, przekonała się o tym boleśnie – kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wykazała brak szkoleń BHP dla czterech osób. Kara: 8 000 PLN i nakaz uzupełnienia dokumentacji w ciągu 14 dni.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników, ich obywatelstwo, planowany termin zatrudnienia – wymaga indywidualnej oceny. Zaniedbanie na tym etapie zamyka drogę do szybkiej korekty i może wstrzymać całą relokację.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników spoza UE lub z Ukrainy i potrzebuje weryfikacji dokumentacji przed złożeniem wniosków – przeprowadzimy audyt imigracyjny, przygotujemy komplet dokumentów i będziemy reprezentować Państwa przed urzędem wojewódzkim: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika z Indii w Warszawie?

O: Standardowy czas oczekiwania na zezwolenie na pracę typu A w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim wynosi obecnie 2–4 miesiące od daty złożenia kompletnego wniosku. Przy Blue Card termin wydłuża się do 4–5 miesięcy. Złożenie niekompletnego wniosku cofa procedurę – warto zatem zlecić weryfikację dokumentów przed złożeniem. Koszty to 200 PLN opłaty skarbowej plus ewentualne koszty tłumaczeń przysięgłych.

P: Czy pracownik z Ukrainy potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Obywatel Ukrainy korzystający ze specustawy z 12 marca 2022 roku nie potrzebuje odrębnego zezwolenia na pracę – wystarczy powiadomienie pracodawcy złożone do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od zatrudnienia. Warunkiem jest posiadanie przez pracownika numeru PESEL nadanego w trybie ustawy pomocowej. To powszechne nieporozumienie: pracodawcy mylą powiadomienie z rejestracją oświadczenia o powierzeniu pracy – to dwa różne instrumenty prawne.

P: Czy umowa zawarta za granicą chroni pracodawcę przed stosowaniem polskiego prawa pracy?

O: Nie. Pracownik wykonujący pracę na terytorium Polski podlega polskiemu Kodeksowi pracy niezależnie od treści umowy i prawa wskazanego w kontrakcie. Rozporządzenie Rzym I (artykuł 8) chroni pracownika przed wyłączeniem przepisów ochronnych państwa, w którym faktycznie świadczy pracę. Pracodawca nie może umownie skrócić ustawowych okresów wypowiedzenia ani wyłączyć limitów umów terminowych z artykułu 25 z indeksem 1 paragrafu 1 Kodeksu pracy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do relokacji pracowników, prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.