Firma technologiczna z Trójmiasta zdecydowała się przenieść do Polski zespół inżynierów z trzech różnych krajów – Ukrainy, Indii i Niemiec. Zarząd zakładał, że cały proces zajmie dwa miesiące. Zajął siedem. Każda jurysdykcja przyniosła inny zestaw pułapek: inne terminy, inne dokumenty, inne wymogi formalne wobec pracodawcy. Relokacja pracowników do Polski to procedura, która na papierze wygląda prosto – w praktyce wymaga równoległego zarządzania co najmniej czterema obszarami prawnymi jednocześnie.

Relokacja pracowników do Polski obejmuje zezwolenia na pracę, rejestrację pobytu, dostosowanie umów do polskiego Kodeksu pracy oraz wdrożenie wewnętrznych kanałów zgłoszeń dla pracodawców zatrudniających ponad 50 osób. Termin na złożenie wniosku o zezwolenie na pracę dla obywateli spoza UE wynosi co do zasady kilka tygodni przed planowanym rozpoczęciem zatrudnienia. Kary za naruszenia przepisów o sygnalistach sięgają do PLN 1 080 000.

Poniżej przedstawiamy anonimizowane studium przypadku. Omawiamy tło sprawy, przyjętą strategię, przebieg procesu i wnioski, które można zastosować w każdej podobnej relokacji.

Tło sprawy – dlaczego relokacja okazała się złożona?

Klient – spółka z o.o. z branży IT, zatrudniająca w Polsce 120 osób – podjął decyzję o przeniesieniu 18 specjalistów z zagranicy w ciągu jednego kwartału. Wśród przenoszonych pracowników znajdowali się obywatele Ukrainy (8 osób), Indii (6 osób) i Niemiec (4 osoby). Każda z tych grup wymagała odrębnej ścieżki prawnej. Pracownicy z Niemiec – obywatele UE – korzystali ze swobody przepływu pracowników. Mimo to wymagali rejestracji pobytu w Urzędzie Wojewódzkim w terminie 30 dni od przybycia do Polski.

Pracownicy z Ukrainy i Indii potrzebowali zezwoleń na pracę wydawanych przez właściwego Wojewodę. Dla obywateli Ukrainy możliwe było skorzystanie z uproszczonej procedury oświadczeniowej – ale tylko dla niektórych stanowisk. Specjaliści z Indii musieli przejść pełną procedurę zezwoleniową, a w kilku przypadkach – ubiegać się o Blue Card Polska, czyli unijną kartę dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE. Minimalne wynagrodzenie uprawniające do Blue Card wynosi PLN 12 272,58 miesięcznie w 2026 r.

Dodatkowym wyzwaniem okazały się umowy o pracę. Część pracowników miała już zawarte kontrakty z zagranicznymi spółkami powiązanymi. Należało zdecydować, czy zawrzeć nowe umowy polskie, czy zastosować mechanizm oddelegowania. Wybór miał konsekwencje podatkowe, składkowe i pracownicze – w tym zastosowanie art. 25(1) § 1 k.p. dotyczącego limitu 33 miesięcy umów na czas określony.

Jaką strategię przyjęła kancelaria?

Pierwszym krokiem było podzielenie 18 pracowników na trzy grupy według narodowości i rodzaju planowanego stosunku prawnego. Dla każdej grupy opracowano osobną ścieżkę dokumentacyjną. Takie podejście pozwoliło prowadzić postępowania równolegle – zamiast sekwencyjnie – i skróciło łączny czas procesu o około sześć tygodni.

Dla pracowników z Niemiec przygotowano pakiet rejestracyjny: zgłoszenie pobytu, zaświadczenie o zatrudnieniu, a w przypadku członków rodzin – dokumenty potwierdzające ubezpieczenie zdrowotne. Urząd Wojewódzki w Gdańsku wymagał kompletu dokumentów w języku polskim – bez wyjątków. Tłumaczenia przysięgłe zamówiono z wyprzedzeniem 14 dni, co okazało się kluczowe.

Dla obywateli Ukrainy wybrano ścieżkę zezwolenia na pracę typu A, a nie procedurę oświadczeniową – ze względu na planowany okres zatrudnienia przekraczający 6 miesięcy. Wnioski złożono do Wojewody Pomorskiego. Czas oczekiwania wyniósł 45 dni. Dla dwóch inżynierów z Indii spełniających próg wynagrodzeniowy złożono wnioski o Blue Card. Pozostałe cztery osoby przeszły standardową procedurę zezwoleniową – łącznie z apostille na dokumentach dyplomowych.

Równolegle kancelaria przeprowadziła audyt umów o pracę. Trzy osoby miały zawarte umowy terminowe z podmiotem powiązanym. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny okres zatrudnienia na czas określony u tego samego pracodawcy (lub pracodawcy powiązanego w ramach tej samej grupy) nie może przekroczyć 33 miesięcy. W jednym przypadku limit był bliski wyczerpania – co wymagało zawarcia umowy na czas nieokreślony już na etapie relokacji. Warto mieć to na uwadze, zanim pracodawca złoży jakikolwiek wniosek do urzędu.

Jak przebiegał proces i jakie trudności napotkano?

Proces podzielono na cztery etapy: (1) zebranie dokumentacji od pracowników i zagranicznych spółek powiązanych, (2) złożenie wniosków do organów administracyjnych, (3) zawarcie polskich umów o pracę, (4) wdrożenie wewnętrznych procedur compliance dla nowego, powiększonego zespołu.

Największe opóźnienie – trzy tygodnie – spowodował brak apostille na dyplomach dwóch pracowników z Indii. Dokumenty musiały wrócić do kraju pochodzenia w celu legalizacji. Tego rodzaju błąd jest typowy: pracodawcy często zakładają, że kopia dyplomu wystarczy. Nie wystarczy.

Drugi problem dotyczył compliance. Po relokacji spółka przekroczyła próg 50 zatrudnionych w Polsce, który uruchamia obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 r. Klient nie był świadomy tego obowiązku. Kancelaria przygotowała regulamin zgłoszeń wewnętrznych i procedurę ochrony sygnalistów – równolegle z obsługą zezwoleń. Brak kanału grozi karą do PLN 1 080 000 na podstawie art. 54 ustawy o sygnalistach.

Szczegółowe informacje o egzekwowaniu orzeczeń zagranicznych w Polsce – w tym w sprawach pracowniczych z elementem transgranicznym – omawia nasz materiał poświęcony wykonaniu wyroku arbitrażowego w Polsce. W sprawach z udziałem pracowników z Ukrainy i krajów WNP kwestia ta bywa praktycznie istotna.

Okresy wypowiedzenia dla nowo zatrudnionych pracowników ustalono zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat. Dla pracowników z dłuższym stażem – przeniesionym z podmiotów powiązanych i zaliczającym wcześniejszy staż – zastosowano 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Właściwe określenie stażu pracy jest kwestią, którą wiele firm pomija na etapie przygotowania umów.

Jakie wnioski płyną z tej relokacji dla innych pracodawców?

Relokacja pracowników do Polski to proces, który wymaga koordynacji między działem HR, działem prawnym i zewnętrzną kancelarią prawa pracy. Trzy obszary generują największe ryzyko: dokumentacja imigracyjna, treść umów o pracę i compliance pracowniczy po przekroczeniu progów ustawowych.

Co warto przygotować przed uruchomieniem procesu relokacji:

  • Zidentyfikować obywatelstwo każdego pracownika i właściwą ścieżkę zezwoleniową (UE vs. spoza UE, Blue Card vs. zezwolenie typu A).
  • Zebrać oryginały dyplomów i dokumentów tożsamości z apostille co najmniej 6 tygodni przed planowanym startem zatrudnienia.
  • Sprawdzić łączny staż pracy na umowach terminowych w grupie kapitałowej – limit 33 miesięcy z art. 25(1) § 1 k.p. dotyczy całej grupy pracodawców powiązanych.
  • Ustalić, czy po relokacji spółka przekroczy próg 50 pracowników i czy konieczne jest wdrożenie kanału zgłoszeń dla sygnalistów.
  • Przygotować tłumaczenia przysięgłe wszystkich dokumentów na język polski – organy administracyjne nie akceptują wersji obcojęzycznych.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest uruchomienie procesu dokumentacyjnego co najmniej 8 tygodni przed planowaną datą rozpoczęcia pracy przez pierwszego pracownika. Bufor czasowy eliminuje ryzyko luki w legalności zatrudnienia – a ta luka może skutkować mandatem Państwowej Inspekcji Pracy sięgającym PLN 30 000 za każde naruszenie.

Obsługę imigracyjną i pracowniczą dla firm z inwestorami zagranicznymi lub zespołami rozproszonymi po kilku krajach prowadzi nasz zespół prawa pracy i mobilności globalnej. Łączymy doświadczenie w polskim prawie pracy z obsługą klientów z Ukrainy, krajów WNP i rynków zachodnioeuropejskich.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy relokacja obejmuje pracowników z wielu jurysdykcji jednocześnie – może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji administracyjnych, jeśli dokumentacja zostanie złożona niekompletnie lub po terminie. Każde opóźnienie w uzyskaniu zezwolenia na pracę oznacza, że pracownik nie może legalnie wykonywać swoich obowiązków.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników spoza UE do Polski i zatrudnia lub będzie zatrudniać ponad 50 osób – przeprowadzimy audyt dokumentacyjny, przygotujemy wnioski do Wojewody i wdrożymy procedury compliance: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika spoza UE w Polsce?

O: Czas oczekiwania zależy od Urzędu Wojewódzkiego właściwego dla siedziby pracodawcy. W praktyce wynosi od 30 do 60 dni dla standardowego zezwolenia typu A. Dla Blue Card terminy bywają zbliżone, ale wymagania dokumentacyjne są wyższe – w tym konieczność wykazania wynagrodzenia na poziomie co najmniej PLN 12 272,58 miesięcznie. Złożenie kompletnego wniosku od razu skraca czas procedury – każde wezwanie do uzupełnienia braków wydłuża ją o kolejne tygodnie.

P: Czy pracownicy z Niemiec potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Nie. Obywatele Niemiec jako obywatele UE korzystają ze swobody przepływu pracowników i nie potrzebują zezwolenia na pracę. Mają jednak obowiązek zarejestrowania pobytu w Urzędzie Wojewódzkim w terminie 30 dni od przybycia, jeśli planują pozostać w Polsce dłużej niż 3 miesiące. Brak rejestracji nie wstrzymuje legalności zatrudnienia, ale może utrudnić późniejsze uzyskanie zaświadczenia o prawie stałego pobytu.

P: Kiedy pracodawca musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń dla sygnalistów?

O: Obowiązek wynika z artykułu 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku i dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 roku. Pracodawca musi nie tylko uruchomić kanał zgłoszeń, ale też zapewnić procedurę ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Kara za brak kanału lub za działania odwetowe wobec sygnalisty może wynieść do PLN 1 080 000 oraz do 3 lat pozbawienia wolności dla osób odpowiedzialnych.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.