Od kwietnia 2023 roku praca zdalna ma w Polsce odrębną, samodzielną podstawę prawną w Kodeksie pracy. Wcześniej obowiązywały przepisy o telepracy – nieelastyczne i rzadko stosowane. Nowe regulacje zmieniły zasady gry dla każdego pracodawcy zatrudniającego choćby jednego pracownika poza siedzibą firmy.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła do działu II nowy rozdział IIc, regulujący pracę zdalną jako odrębną instytucję prawa pracy. Przepisy obowiązują od 7 kwietnia 2023 roku i dotyczą wszystkich pracodawców – bez progu zatrudnienia. Pracownik może wykonywać pracę zdalną całkowicie lub częściowo poza stałym miejscem pracy, w miejscu wskazanym przez siebie i uzgodnionym z pracodawcą.

Poniżej wyjaśniamy, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe obowiązki i co pracodawca powinien zrobić natychmiast, by uniknąć odpowiedzialności.

Co zmieniły nowe przepisy o pracy zdalnej?

Nowe przepisy zastąpiły telepracę i wyeliminowały jej największą słabość – sztywne wymogi formalne. Praca zdalna może być teraz uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia – w każdej chwili, na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy. Forma pisemna lub elektroniczna jest wymagana, ale procedura jest prosta.

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty związane z pracą zdalną. Chodzi o koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Może to zrobić przez ryczałt lub zwrot udokumentowanych wydatków. Zgodnie z art. 67(18) k.p. pracodawca musi też zapewnić pracownikowi sprzęt lub wypłacić ekwiwalent za używanie sprzętu własnego. W praktyce wiele firm o tym zapomina – i tu pojawia się ryzyko.

Inspekcja Pracy (PIP) ma uprawnienia do kontroli warunków pracy zdalnej. Pracodawca musi prowadzić ewidencję miejsca wykonywania pracy zdalnej. Brak dokumentacji to bezpośrednia podstawa do nałożenia mandatu. Dla firm zatrudniających pracowników z Ukrainy lub innych krajów spoza UE kwestia miejsca pracy zdalnej łączy się dodatkowo z wymogami dotyczącymi oddelegowania i certyfikatów A1.

Kogo dotyczą nowe obowiązki i jakie grożą sankcje?

Przepisy obowiązują każdego pracodawcy – od jednoosobowej spółki z o.o. po korporację. Nie ma progu zatrudnienia. Obowiązek wdrożenia regulaminu pracy zdalnej lub porozumienia ze związkami zawodowymi dotyczy pracodawców, u których działa zakładowa organizacja związkowa. Pozostali pracodawcy mogą oprzeć się na regulaminie wydanym po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Kodeks pracy przewiduje cztery kategorie pracowników, którym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej bez uzasadnienia. Są to: rodzice dzieci do 4. roku życia, pracownicy sprawujący opiekę nad niepełnosprawnym członkiem rodziny, kobiety w ciąży oraz pracownicy powracający z urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego. Odmowa wymaga pisemnego uzasadnienia w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Naruszenie przepisów o pracy zdalnej może skutkować mandatem PIP do 30 000 zł lub skierowaniem sprawy do sądu pracy. Pracownik, któremu bezprawnie odmówiono pracy zdalnej, może dochodzić roszczeń na drodze sądowej. Firmy z siedzibą w Wielkiej Brytanii prowadzące działalność w Polsce powinny uwzględnić te przepisy przy strukturyzowaniu zatrudnienia – więcej o tym w naszym przewodniku dla pracodawców z UK.

Osobny obowiązek dotyczy sygnalistów. Od 25 września 2024 roku pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników muszą prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Praca zdalna nie zwalnia z tego wymogu – pracownik zdalny ma takie samo prawo do zgłoszenia nieprawidłowości jak pracownik stacjonarny.

Co pracodawca powinien zrobić teraz?

Przepisy obowiązują od ponad roku. Brak wdrożenia oznacza nie tylko ryzyko mandatu, ale też nieodwracalne konsekwencje w razie sporu z pracownikiem – sąd pracy oceni brak regulaminu jako działanie na niekorzyść zatrudnionego. Poniżej lista działań do podjęcia natychmiast.

  • Sprawdzić, czy obowiązuje regulamin pracy zdalnej lub porozumienie ze związkami zawodowymi.
  • Zweryfikować, czy umowy o pracę lub aneksy zawierają uzgodnienie miejsca pracy zdalnej.
  • Wdrożyć politykę zwrotu kosztów (ryczałt lub ekwiwalent) zgodnie z art. 67(18) k.p.
  • Wprowadzić ewidencję miejsca wykonywania pracy zdalnej dla każdego pracownika objętego tą formą.
  • Dla pracodawców z 50+ pracownikami – upewnić się, że kanał zgłoszeń sygnalistów działa i jest dostępny dla pracowników zdalnych.

Firmy zatrudniające cudzoziemców powinny dodatkowo sprawdzić, czy praca zdalna z zagranicy nie narusza warunków zezwolenia na pracę (work permit Poland) lub wymagań EU Blue Card. Zmiana miejsca wykonywania pracy może wymagać aktualizacji dokumentów pobytowych. Dotyczy to szczególnie pracowników z krajów WNP i Ukrainy. Kwestię restrukturyzacji zatrudnienia w trudniejszych momentach omawia nasz przewodnik o restrukturyzacji zapobiegawczej.

Pracodawca z Warszawy zatrudniający 80 osób zdalnie – bez regulaminu i bez ewidencji miejsc pracy – naraża się na kilkadziesiąt tysięcy złotych mandatu w jednej kontroli PIP. To ryzyko, które można wyeliminować w ciągu kilku tygodni.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny istniejącej dokumentacji i porównania jej z aktualnymi wymogami Kodeksu pracy. Brak regulaminu lub błędne klauzule umowne mogą zamknąć drogę do obrony w sporze pracowniczym – a skutki są nieodwracalne po wszczęciu postępowania.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników zdalnych i nie ma pewności co do kompletności dokumentacji – przeprowadzimy audyt umów, regulaminu i polityki kosztowej oraz przygotujemy niezbędne dokumenty: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca może jednostronnie cofnąć zgodę na pracę zdalną?

O: Tak, ale z zachowaniem okresu wypowiedzenia uzgodnionego trybu pracy zdalnej – nie krótszego niż 7 dni roboczych. Jeśli praca zdalna była uzgodniona w umowie o pracę, zmiana wymaga wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia stron. Jednostronne cofnięcie bez zachowania trybu narazi pracodawcę na roszczenia pracownika.

P: Czy ryczałt za pracę zdalną jest zwolniony z podatku dochodowego?

O: Tak – ekwiwalent i ryczałt wypłacane pracownikom zdalnym są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek ZUS, pod warunkiem że ich wysokość odpowiada rzeczywistym kosztom pracy zdalnej. Pracodawca powinien ustalić wysokość ryczałtu w regulaminie lub porozumieniu. Brak podstawy wewnętrznej może podważyć to zwolnienie w razie kontroli KAS.

P: Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną z zagranicy?

O: Przepisy Kodeksu pracy nie zabraniają pracy zdalnej z zagranicy, ale pracodawca musi ocenić konsekwencje w zakresie prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i prawa pracy kraju pobytu. Długotrwała praca z zagranicy może oznaczać powstanie stałego zakładu podatkowego lub obowiązek odprowadzania składek za granicą. Dla pracowników spoza UE konieczna jest weryfikacja warunków zezwolenia na pobyt i pracę.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.