Firma handlowa z Mazowsza podpisała w lutym 2024 roku kontrakt z nowym kontrahentem ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Wartość zamówienia przekraczała 800 000 PLN. Dopiero po przelewie zaliczki ktoś w dziale finansowym zadał pytanie: czy sprawdziliśmy tego partnera pod kątem sankcji? Odpowiedź brzmiała: nie.

Screening sankcyjny to obowiązek weryfikacji kontrahentów, transakcji i płatności pod kątem list sankcyjnych UE, ONZ, OFAC oraz polskiej ustawy z 15 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę. Brak procedury naraża firmę na zamrożenie aktywów, wykluczenie z zamówień publicznych i odpowiedzialność karną. Termin na reakcję po wykryciu powiązania sankcyjnego wynosi 48 godzin.

Poniższe opracowanie omawia anonimizowaną sprawę polskiej spółki handlowej – tło zdarzenia, przyjętą strategię, przebieg postępowania i wnioski, które można zastosować w każdym przedsiębiorstwie.

Tło sprawy – jak doszło do naruszenia?

Spółka działała w branży importu komponentów elektronicznych. Przez lata współpracowała z kilkoma stałymi dostawcami z Azji i Europy. Nowy kontrakt z podmiotem emirackim wydawał się rutynowy. Dział zakupów nie miał procedury screeningowej. Compliance ograniczał się do weryfikacji w KRS i sprawdzenia NIP.

Problem ujawnił bank obsługujący rachunek firmowy. Instytucja finansowa zablokowała przelew – wartość 180 000 PLN – wskazując na powiązanie beneficjenta rzeczywistego z listą sankcyjną UE (pakiet XII). Spółka dowiedziała się o blokadzie po trzech dniach roboczych. Tymczasem kontrakt zobowiązywał ją do dostawy w ciągu 14 dni. Kara umowna za opóźnienie wynosiła 0,5% wartości kontraktu dziennie.

Zarząd zwrócił się do kancelarii z pytaniem: co teraz? Na stole leżały trzy problemy jednocześnie. Po pierwsze – blokada przelewu i kontakt z bankiem. Po drugie – potencjalna odpowiedzialność na podstawie polskiej ustawy sankcyjnej. Po trzecie – ryzyko kary umownej wobec zagranicznego kontrahenta, który twierdził, że nie jest objęty żadnymi sankcjami.

Jaką strategię przyjęto w sprawie screeningu sankcyjnego?

Priorytetem było rozgraniczenie trzech warstw odpowiedzialności: regulacyjnej, kontraktowej i reputacyjnej. Każda wymagała innego podejścia i innego tempa działania. Spółka miała 48 godzin na zgłoszenie podejrzenia do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), jeśli transakcja spełniała przesłanki ustawy AML.

W ciągu pierwszej doby przygotowano szczegółowy raport powiązań beneficjenta rzeczywistego. Weryfikacja objęła listy: UE (rozporządzenie 269/2014 i kolejne pakiety), ONZ (Komitet 1267), OFAC SDN oraz polską listę sankcyjną prowadzoną przez MSWiA. Okazało się, że sam kontrahent emiracki nie figurował na żadnej liście. Problem dotyczył jednego z jego udziałowców – osoby fizycznej z rosyjskim obywatelstwem – wpisanej w pakiecie XII.

To rozróżnienie miało znaczenie. Sankcje UE co do zasady obejmują bezpośrednio wskazane podmioty i osoby. Pośrednie powiązania wymagają analizy kryterium „posiadania lub kontroli" – czy osoba sankcjonowana posiada ponad 50% udziałów lub faktycznie kontroluje podmiot. W tym przypadku udział wynosił 23%. Oznaczało to, że automatyczny zakaz transakcyjny nie zachodził, ale ryzyko reputacyjne i bankowe pozostawało realne.

Strategia objęła trzy elementy. Po pierwsze – formalne pismo do banku z analizą prawną, wnioskujące o odblokowanie przelewu. Po drugie – notyfikację do GIIF jako środek ostrożności. Po trzecie – negocjacje z kontrahentem emirackim w sprawie wydłużenia terminu dostawy bez aktywowania kary umownej. Spółce zależało na utrzymaniu relacji handlowej, ale wyłącznie po uzyskaniu pełnej dokumentacji struktury właścicielskiej po stronie partnera.

Jak przebiegał proces i jakie były wyniki?

Bank odblokował przelew po 9 dniach roboczych – po otrzymaniu opinii prawnej i dokumentacji wykazującej brak bezpośredniego zakazu transakcyjnego. Kontrahent emiracki zgodził się na przesunięcie terminu dostawy o 21 dni bez naliczania kary. Spółka uniknęła sankcji finansowych ze strony GIIF. Całkowity koszt obsługi sprawy zamknął się w kwocie poniżej 15 000 PLN.

Równolegle kancelaria pomogła wdrożyć podstawową procedurę screeningową. Obejmuje ona cztery kroki: weryfikację kontrahenta przed podpisaniem umowy, weryfikację beneficjenta rzeczywistego w CRBR, sprawdzenie list sankcyjnych (minimum: UE, ONZ, OFAC) oraz dokumentowanie wyników w aktach sprawy. Cały proces dla nowego kontrahenta zajmuje obecnie nie więcej niż 2 godziny robocze.

Warto odnotować jeden dodatkowy wątek. Spółka rozważała wcześniej udział w przetargu publicznym o wartości 2,4 mln PLN. Brak procedury screeningowej mógł – gdyby wyszedł na jaw podczas weryfikacji zamawiającego – skutkować wykluczeniem z postępowania. Polska ustawa sankcyjna z 2022 r. wprost wskazuje wykluczenie z zamówień publicznych jako konsekwencję powiązań z podmiotami objętymi sankcjami. Odwołanie do KIO przysługuje w terminie 10 dni od powiadomienia o wykluczeniu – to krótki czas na zebranie kontrargumentów bez gotowej dokumentacji.

Dla porównania: spółka IT z Małopolski, obsługiwana przez kancelarię w innej sprawie wiosną 2024 r., wdrożyła screening sankcyjny prewencyjnie przed wejściem w joint venture z partnerem z Kazachstanu. Dzięki wczesnej weryfikacji zidentyfikowała powiązanie z podmiotem z listy UE na etapie due diligence – i renegocjowała strukturę transakcji zanim doszło do podpisania umowy. Koszt prewencji: kilka godzin pracy prawnika. Koszt zaniechania – jak pokazuje sprawa mazowiecka – wielokrotnie wyższy.

Jakie wnioski powinny wyciągnąć polskie firmy?

Screening sankcyjny przestał być domeną wyłącznie banków i instytucji finansowych. Każda polska firma prowadząca handel zagraniczny, uczestnicząca w zamówieniach publicznych lub wchodząca w joint venture z podmiotem spoza UE powinna mieć udokumentowaną procedurę weryfikacji. Brak procedury nie zwalnia z odpowiedzialności – wręcz pogarsza pozycję w ewentualnym postępowaniu.

Trzy wnioski z opisanej sprawy są bezpośrednio przenoszalne. Pierwszy: weryfikuj beneficjenta rzeczywistego, nie tylko firmę. Listy sankcyjne często obejmują osoby fizyczne, a nie spółki. Rejestr CRBR i dokumenty korporacyjne kontrahenta to minimum. Drugi: dokumentuj każdy krok screeningu. W sporze z bankiem lub zamawiającym liczy się dowód przeprowadzonej weryfikacji – nie samo przekonanie, że kontrahent „wygląda w porządku". Trzeci: czas reakcji jest krótki. 48 godzin na zgłoszenie do GIIF, 10 dni na odwołanie do KIO – bez gotowych procedur te terminy są niemożliwe do dotrzymania.

Spory sądowe i arbitraż wynikające z zablokowanych transakcji sankcyjnych należą do najtrudniejszych – łączą prawo publiczne, prawo kontraktowe i regulacje międzynarodowe. Zabezpieczenie roszczeń na podstawie art. 730 k.p.c. może chronić firmę przed skutkami blokady, ale tylko wtedy, gdy wniosek jest dobrze przygotowany i złożony w odpowiednim czasie. Zapis na sąd polubowny (art. 1154 k.p.c.) w umowie z zagranicznym kontrahentem może z kolei ułatwić egzekucję rozstrzygnięcia – warto o nim pamiętać już na etapie negocjacji kontraktu.

Firmy z sektora IT planujące korzystanie z preferencji podatkowych powinny też wiedzieć, że powiązania sankcyjne mogą wpłynąć na ocenę struktury właścicielskiej przy weryfikacji IP Box – więcej na ten temat w materiale IP Box dla firm IT – kto może skorzystać z 5% stawki.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie lekkiej procedury screeningowej teraz – zanim pojawi się problem – niż reagowanie w trybie kryzysowym, gdy przelew jest już zablokowany, a termin kontraktowy biegnie.

Co przygotować przed wdrożeniem procedury screeningowej:

  • Lista baz sankcyjnych do regularnej weryfikacji (UE, ONZ, OFAC, polska lista MSWiA)
  • Dostęp do rejestru CRBR i zasady weryfikacji beneficjenta rzeczywistego
  • Wzór dokumentacji screeningowej archiwizowanej przy każdym nowym kontrahencie
  • Procedura eskalacji – kto w firmie decyduje o wstrzymaniu transakcji
  • Kontakt z kancelarią procesową na wypadek blokady lub postępowania GIIF

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza jeśli dotyczy kontrahentów spoza UE lub udziału w zamówieniach publicznych – wymaga oceny indywidualnej. Brak udokumentowanego screeningu może zamknąć drogę do skutecznej obrony w postępowaniu sankcyjnym lub przetargowym, a konsekwencje mają charakter nieodwracalny.

Jeśli Państwa spółka prowadzi handel z podmiotami z krajów wysokiego ryzyka lub stoi przed wykluczeniem z przetargu z powodu powiązań sankcyjnych – przeprowadzimy screening struktury właścicielskiej, przygotujemy dokumentację i reprezentujemy Państwa przed GIIF lub KIO: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polska firma musi sprawdzać listy sankcyjne samodzielnie, czy wystarczy polegać na weryfikacji banku?

O: Weryfikacja bankowa chroni bank – nie firmę. Polska ustawa sankcyjna z 2022 roku nakłada obowiązki bezpośrednio na przedsiębiorców zawierających transakcje. Poleganie wyłącznie na banku nie zwalnia spółki z odpowiedzialności karnej ani administracyjnej. Własna dokumentacja screeningowa jest dowodem należytej staranności.

P: Ile kosztuje wdrożenie podstawowej procedury screeningowej?

O: Dla małej lub średniej firmy koszt wdrożenia lekkiej procedury – wzory dokumentów, lista baz, szkolenie dla działu zakupów – zamyka się zazwyczaj w jednorazowym nakładzie od 3 000 do 8 000 PLN. To wielokrotnie mniej niż koszt obsługi jednej sprawy blokady przelewu lub wykluczenia z przetargu. Procedurę można wdrożyć w ciągu 2–3 tygodni.

P: Czy powiązanie sankcyjne udziałowca mniejszościowego automatycznie zakazuje transakcji z daną spółką?

O: Nie automatycznie. Sankcje UE obejmują bezpośrednio wskazane osoby i podmioty oraz te, które są przez nie posiadane lub kontrolowane – co do zasady powyżej 50% udziałów lub przy faktycznej kontroli. Udział mniejszościowy nie tworzy automatycznego zakazu, ale wymaga udokumentowanej analizy i może powodować odmowę obsługi przez bank. Każdy przypadek należy oceniać indywidualnie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i prawa sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.