Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała 120 osób. W czwartym kwartale 2024 roku zarząd podjął decyzję o likwidacji jednego z oddziałów. Oznaczało to zwolnienie 23 pracowników – w tym kilku z wieloletnim stażem. Pytanie, które padło niemal natychmiast: ile wyniesie odprawa dla każdego z nich i jak ją prawidłowo obliczyć?

Odprawa pracownicza przysługuje na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Jej wysokość zależy od stażu pracy i wynosi od jednego do trzech miesięcznych wynagrodzeń. Maksymalna kwota odp rawy nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Sprawa z Mazowsza pokazuje typowy schemat: pracodawca zna przepis, ale nie zna szczegółów obliczenia. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – podstawa obliczenia odp rawy różni się od podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop. Poniżej omawiamy tło sprawy, przyjętą strategię, przebieg procesu i lekcje, które można zastosować w każdej restrukturyzacji.

Tło sprawy: likwidacja oddziału i 23 zwolnienia grupowe

Oddział firmy logistycznej zajmował się obsługą magazynową dla jednego dużego klienta. Kiedy kontrakt wygasł, kontynuowanie działalności oddziału stało się ekonomicznie nieuzasadnione. Zarząd złożył do Powiatowego Urzędu Pracy zawiadomienie o zamiarze przeprowadzenia zwolnień grupowych – obowiązek ten wynika z przepisów o zwolnieniach grupowych przy co najmniej 20 zwalnianych pracownikach.

Wśród zwalnianych znalazły się osoby z różnym stażem: od pracowników zatrudnionych od 8 miesięcy aż po pracowników z ponad 10-letnim stażem. Różnorodność staży oznaczała konieczność indywidualnego wyliczenia odp rawy dla każdego pracownika. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. okresy wypowiedzenia zależą od długości zatrudnienia – co bezpośrednio wpływa na harmonogram rozwiązania umów i terminy wypłat. Jeden z pracowników zgłosił do pracodawcy nieprawidłowości dotyczące warunków pracy. Kwestia ochrony sygnalistów – obowiązek ustanowienia kanału zgłoszeń wynikający z art. 8 ustawy o sygnalistach – wymagała odrębnej analizy przed zakończeniem zatrudnienia.

Pracodawca zgłosił się po pomoc prawną na etapie, gdy harmonogram zwolnień był już wstępnie ustalony. Mieliśmy 30 dni roboczych na weryfikację całego procesu, w tym prawidłowości obliczenia odpraw.

Jakie zasady obliczania odprawy obowiązują według Kodeksu pracy?

Odprawa obliczana jest na podstawie wynagrodzenia miesięcznego pracownika, liczonego jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – z uwzględnieniem składników stałych i zmiennych. Staż pracy decyduje o mnożniku: do 2 lat – 1 miesięczne wynagrodzenie; od 2 do 8 lat – 2 miesięczne wynagrodzenia; powyżej 8 lat – 3 miesięczne wynagrodzenia. Górna granica to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia, które w 2025 r. wynosi 4 666 zł brutto – a więc maksymalna odprawa to 69 990 zł.

W sprawie mazowieckiej ujawnił się klasyczny błąd. Dział HR obliczył odprawę dla czterech pracowników wyłącznie na podstawie wynagrodzenia zasadniczego, pomijając premie kwartalne wypłacane regularnie od ponad roku. Tymczasem premie o charakterze stałym wlicza się do podstawy wymiaru, analogicznie jak przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop. Błąd wynosił od 800 do 2 200 zł na pracownika.

Osobny problem dotyczył pracownika zatrudnionego na podstawie trzech kolejnych umów na czas określony. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny okres zatrudnienia na umowach terminowych nie może przekroczyć 33 miesięcy. W tym przypadku łączny staż wynosił 34 miesiące – co oznaczało, że ostatnia umowa przekształciła się z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony. Staż na potrzeby odprawy liczony był od daty pierwszej umowy, a nie ostatniej. Różnica: odprawa wzrosła z jednomiesięcznej do dwumiesięcznej.

Pracodawcy prowadzący działalność transgraniczną powinni pamiętać, że zasady obliczania odpraw różnią się między jurysdykcjami. Szczegółowe omówienie regulacji w innych krajach UE – w tym porównanie z systemem francuskim – zawiera praktyka prawa pracy we Francji.

Jak przebiegał proces weryfikacji i jakich błędów udało się uniknąć?

Pierwszym krokiem była pełna inwentaryzacja akt osobowych wszystkich 23 pracowników. Dla każdego ustalono: datę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i liczbę zawartych umów, składniki wynagrodzenia wypłacane regularnie w ostatnich 12 miesiącach oraz ewentualne okresy nieobecności wpływające na staż. Praca trwała cztery dni robocze.

Wykryliśmy łącznie sześć rozbieżności między wyliczeń HR a prawidłową podstawą prawną. Cztery dotyczyły pominięcia premii w podstawie obliczenia. Jedna – wspomnianego przekształcenia umowy terminowej. Jedna – błędnego liczenia stażu przy pracowniku, który był zatrudniony wcześniej w spółce przejętej przez klienta w trybie art. 23(1) k.p. (przejście zakładu pracy): staż z poprzedniego pracodawcy wlicza się do stażu na potrzeby odprawy.

  • Zweryfikuj każdą umowę pod kątem art. 25(1) § 1 k.p. i limitu 33 miesięcy.
  • Uwzględnij premie regularne w podstawie obliczenia odprawy.
  • Sprawdź historię zatrudnienia przy przejęciach w trybie art. 23(1) k.p.
  • Potwierdź, czy pracownik nie podlega szczególnej ochronie przed zwolnieniem.
  • Zweryfikuj obowiązek powiadomienia PUP przy zwolnieniach grupowych.

W przypadku pracownika-sygnalisty – który zgłosił nieprawidłowości przed wręczeniem wypowiedzenia – konieczna była analiza, czy ochrona wynikająca z ustawy o sygnalistach wyłącza możliwość rozwiązania umowy. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Firma logistyczna przekraczała ten próg. Ostatecznie zwolnienie było możliwe, jednak wyłącznie z zachowaniem szczegółowej procedury dokumentacyjnej potwierdzającej, że przyczyna zwolnienia jest obiektywna i niezwiązana ze zgłoszeniem.

Pracodawcy planujący egzekwowanie roszczeń lub obronianie się przed roszczeniami pracowniczymi po zakończeniu procesu zwolnień powinni zapoznać się z procedurą opisaną w materiale dotyczącym egzekwowania wyroków sądowych w Polsce.

Jakie lekcje płyną z tej sprawy dla każdego pracodawcy?

Sprawa mazowiecka jest reprezentatywna. Błędy w obliczaniu odpraw nie wynikają zazwyczaj ze złej woli, lecz z niepełnej znajomości zasad ustalania podstawy wymiaru. Dział HR zna stawkę zasadniczą. Rzadziej zna metodologię liczenia wynagrodzenia na potrzeby odprawy, która uwzględnia składniki zmienne.

Pracodawcy zatrudniający pracowników oddelegowanych lub cudzoziemców powinni pamiętać o dodatkowych aspektach. Przy pracownikach z Ukrainy lub krajów WNP posiadających zezwolenie na pracę – work permit Poland – staż pracy liczony jest tak samo jak dla obywateli polskich. Podobnie przy posiadaczach EU Blue Card. Zatrudnienie lawyer Warsaw w celu weryfikacji podstawy prawnej przed rozpoczęciem procesu zwolnień jest tańsze niż korekty i potencjalne spory sądowe po fakcie. Firmy zatrudniające pracowników transgranicznych – np. oddelegowanych z Czech – powinny uwzględnić również regulacje dotyczące pracowników delegowanych i certyfikatów A1.

Łączna korekta odpraw w sprawie mazowieckiej wyniosła 14 200 zł brutto. Gdyby pracodawca wypłacił zaniżone odprawy, każdy z czterech pracowników mógł dochodzić różnicy przed sądem pracy – z ustawowymi odsetkami i kosztami procesu po stronie pracodawcy. Ryzyko nieodwracalnego sporu sądowego było realne. Weryfikacja trwała cztery dni. Opłacało się.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny – szczególnie gdy w grę wchodzą zwolnienia grupowe, pracownicy z wieloletnim stażem lub zatrudnieni na umowach terminowych. Błędne obliczenie odprawy zamyka drogę do polubownego zakończenia sprawy i nieodwracalnie naraża pracodawcę na postępowanie sądowe.

Jeśli Państwa spółka planuje zwolnienia grupowe lub indywidualne i chce zweryfikować prawidłowość obliczenia odpraw przed ich wypłatą – przeprowadzimy audyt akt osobowych, weryfikację podstawy wymiaru i ocenę ryzyka: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie na czas określony ma prawo do odprawy?

O: Tak, jeżeli rozwiązanie umowy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika i pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Prawo do odprawy nie zależy od rodzaju umowy, lecz od przyczyny rozwiązania stosunku pracy i wielkości pracodawcy. Staż pracy – decydujący o wysokości odprawy – liczy się od daty nawiązania pierwszego stosunku pracy u danego pracodawcy, a przy umowach terminowych należy zweryfikować, czy nie doszło do przekształcenia w umowę na czas nieokreślony zgodnie z artykułem 25(1) paragraf 1 Kodeksu pracy.

P: Jakie składniki wynagrodzenia wlicza się do podstawy obliczenia odprawy?

O: Do podstawy wlicza się wynagrodzenie zasadnicze oraz składniki o charakterze stałym lub regularnym – premie kwartalne, miesięczne dodatki funkcyjne, wynagrodzenie za nadgodziny wypłacane regularnie. Pomija się składniki jednorazowe, nieregularne lub o charakterze uznaniowym. Metodologia odpowiada zasadom obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Błędne pominięcie premii regularnych jest najczęstszym błędem wykrywanym podczas audytów dokumentacji pracowniczej.

P: Kiedy pracodawca ma obowiązek zawiadomić Powiatowy Urząd Pracy o zwolnieniach grupowych?

O: Obowiązek zawiadomienia powstaje, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników planuje zwolnić w ciągu 30 dni co najmniej 10 osób (przy zatrudnieniu do 99), co najmniej 10 procent załogi (przy zatrudnieniu od 100 do 299) lub co najmniej 30 osób (przy zatrudnieniu 300 i więcej). Zawiadomienie należy złożyć przed wręczeniem pierwszych wypowiedzeń. Naruszenie tego obowiązku naraża pracodawcę na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec zwalnianych pracowników.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.