Firma z Mazowsza wypłaca pracownikowi odprawę w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Pracownik odwołuje się do sądu, twierdząc, że należy mu się trzykrotność. Pracodawca jest przekonany, że postąpił prawidłowo – i właśnie tu zaczyna się problem. Zasady obliczania odpraw pracowniczych są precyzyjnie uregulowane w Kodeksie pracy, ale ich stosowanie w praktyce generuje błędy kosztujące firmy dziesiątki tysięcy złotych.

Odprawa pracownicza przysługuje pracownikowi zwolnionemu z przyczyn niedotyczących pracownika – na podstawie ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy: 1, 2 lub 3 miesięczne wynagrodzenie. Maksymalna kwota odprawy nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Ten alert wyjaśnia, kto jest objęty obowiązkiem wypłaty odprawy, jak poprawnie obliczyć jej wysokość oraz jakie błędy najczęściej prowadzą do sporów sądowych. Wskazujemy też, co pracodawca powinien sprawdzić natychmiast.

Komu przysługuje odprawa i kiedy powstaje obowiązek wypłaty?

Obowiązek wypłaty odprawy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. To próg bezwzględny – poniżej niego ustawa o zwolnieniach grupowych nie ma zastosowania. Pracodawcy z KRS często przeoczają ten warunek przy restrukturyzacjach, gdy liczba zatrudnionych oscyluje wokół granicy 20 osób.

Odprawa przysługuje, gdy rozwiązanie umowy następuje wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracownika. Dotyczy to zarówno zwolnień grupowych, jak i indywidualnych. W przypadku zwolnienia indywidualnego wystarczy, że przyczyna leżąca po stronie pracodawcy jest jedyną przyczyną rozwiązania stosunku pracy. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że współistnienie przyczyn po obu stronach wyklucza prawo do odprawy.

Prawo do odprawy nie zależy od rodzaju umowy. Obejmuje umowy na czas nieokreślony, określony i próbny – o ile spełniony jest warunek zatrudnienia u pracodawcy powyżej 20 pracowników. Warto pamiętać, że zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych u jednego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie tych limitów powoduje przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony, co bezpośrednio wpływa na obliczenie stażu do odprawy.

Instytucje takie jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz sądy pracy – działające w ramach systemu sądownictwa powszechnego nadzorowanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości – regularnie kontrolują prawidłowość wypłat odpraw. Zagraniczni pracodawcy wchodzący na rynek polski, w tym firmy z Wielkiej Brytanii i Czech, powinni zapoznać się z lokalnymi wymogami – więcej o tym w naszych analizach dotyczących compliance pracowniczego dla firm z UK w Polsce oraz compliance pracowniczego dla firm czeskich w Polsce.

Jak prawidłowo obliczyć wysokość odprawy?

Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy – nie od ogólnego stażu zawodowego pracownika. To częste nieporozumienie. Pracodawca liczy wyłącznie okres zatrudnienia w swojej firmie, a nie łączny staż z całej kariery pracownika.

Skala jest trójstopniowa:

  • do 2 lat pracy – odprawa w wysokości 1-miesięcznego wynagrodzenia,
  • od 2 do 8 lat pracy – odprawa w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia,
  • powyżej 8 lat pracy – odprawa w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia.

Podstawą obliczenia jest wynagrodzenie obliczone jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. To oznacza uwzględnienie wynagrodzenia zasadniczego, premii regulaminowych i innych składników o charakterze stałym. Premii uznaniowych i nieregularnych składników zmiennych co do zasady się nie wlicza – choć praktyka sądowa pokazuje, że granica między premią regulaminową a uznaniową bywa sporna.

Przykład z Małopolski, jesień 2024 r.: pracodawca obliczył odprawę wyłącznie od wynagrodzenia zasadniczego, pomijając miesięczną premię regulaminową w wysokości 2 000 zł. Pracownik zatrudniony przez 9 lat otrzymał o 6 000 zł za mało. Sąd pracy zasądził dopłatę wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie.

Górny limit odprawy to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł brutto, co oznacza maksymalną odprawę na poziomie 69 990 zł brutto. Limit ten ma szczególne znaczenie przy zwalnianiu wysoko wynagradzanych menedżerów. Pracodawcy z sektora finansowego, objęci dodatkowo regulacjami KNF, powinni weryfikować, czy wewnętrzne polityki wynagradzania nie tworzą wyższych zobowiązań umownych.

Kwestie sporne dotyczące obliczenia odprawy mogą trafiać nie tylko przed sądy pracy, ale – w przypadku sporów transgranicznych – także przed sądy arbitrażowe. Procedury egzekwowania orzeczeń arbitrażowych w Polsce opisujemy szczegółowo w analizie egzekwowania wyroków arbitrażowych w Polsce.

Co pracodawca powinien sprawdzić natychmiast?

Błędy przy odprawach mają charakter nieodwracalny w tym sensie, że niedopłata generuje roszczenie z odsetkami, a nadpłata jest trudna do odzyskania. Pracodawca, który działa w dobrej wierze, ale na podstawie błędnych wyliczeń, ponosi pełną odpowiedzialność finansową. Czas na weryfikację to moment przed wręczeniem wypowiedzenia – nie po.

Przykład z Podkarpacia, wiosna 2025 r.: firma zatrudniająca 35 osób przeprowadziła restrukturyzację i zwolniła 4 pracowników. Dział HR nie uwzględnił okresu zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, który przeszedł na obecnego pracodawcę w trybie art. 23(1) k.p. (przejście zakładu pracy). Łączna niedopłata odpraw wyniosła ponad 28 000 zł.

Lista kontrolna dla pracodawcy przed wypłatą odprawy:

  • Zweryfikuj, czy firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników w dniu rozwiązania umowy.
  • Ustal staż pracy u bieżącego pracodawcy – uwzględnij przejęcia zakładów pracy z art. 23(1) k.p.
  • Oblicz podstawę wynagrodzenia jak ekwiwalent urlopowy – uwzględnij premie regulaminowe.
  • Sprawdź, czy kwota nie przekracza 15-krotności minimalnego wynagrodzenia (69 990 zł w 2026 r.).
  • Zweryfikuj, czy przyczyna rozwiązania umowy leży wyłącznie po stronie pracodawcy.

Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników powinni pamiętać również o obowiązku posiadania wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach. Pracownik, który zgłosi nieprawidłowości w zakresie wypłaty odprawy przez taki kanał, korzysta z ochrony przed zwolnieniem. Naruszenie tej ochrony grozi karą do 1 080 000 zł. Pracodawcy zatrudniający pracowników z zagranicy – w tym posiadaczy EU Blue Card (próg wynagrodzenia: 12 272,58 zł miesięcznie w 2026 r.) – stosują te same zasady obliczania odpraw co wobec pracowników polskich. Zezwolenie na pracę (work permit Poland) nie zmienia podstawy naliczenia świadczenia. Kancelaria employment lawyer Warsaw regularnie doradza w takich przypadkach.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – restrukturyzacja, zwolnienie indywidualne, przejęcie zakładu pracy – wymaga każdorazowo indywidualnej analizy. Błędne obliczenie odprawy zamyka drogę do polubownego zakończenia sporu i prowadzi do kosztownego postępowania sądowego.

Jeśli Państwa spółka planuje zwolnienia lub przeprowadza restrukturyzację zatrudnienia i chce uniknąć nieodwracalnych błędów w obliczaniu odpraw – przeprowadzimy audyt podstaw obliczenia, zweryfikujemy staż pracowników i przygotujemy dokumentację: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie o pracę na czas określony ma prawo do odprawy?

O: Tak, prawo do odprawy nie zależy od rodzaju umowy o pracę. Warunkiem jest zatrudnienie u pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników oraz rozwiązanie stosunku pracy wyłącznie z przyczyn niedotyczących pracownika. Staż pracy liczony jest od daty zawarcia pierwszej umowy u tego pracodawcy, z uwzględnieniem ewentualnych przerw.

P: Jak liczyć staż pracy do odprawy po przejęciu zakładu pracy?

O: Przy przejściu zakładu pracy w trybie artykułu 23(1) Kodeksu pracy nowy pracodawca wstępuje w prawa i obowiązki poprzedniego. Oznacza to, że do stażu pracy na potrzeby odprawy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy. Jest to jeden z najczęściej pomijanych elementów przy obliczaniu odpraw po fuzjach i przejęciach. Niedopatrzenie w tym zakresie generuje roszczenia z odsetkami ustawowymi za opóźnienie.

P: Czy premia uznaniowa wchodzi do podstawy obliczenia odprawy?

O: Podstawą obliczenia odprawy jest wynagrodzenie obliczane jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Wlicza się wynagrodzenie zasadnicze i premie regulaminowe (wynikające z regulaminu wynagradzania lub umowy). Premie uznaniowe, wypłacane według swobodnego uznania pracodawcy, co do zasady nie wchodzą do podstawy. Granica bywa jednak sporna – sądy pracy badają rzeczywisty charakter premii, nie jej nazwę w dokumentach.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.