Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała przez lata kilkudziesięciu pracowników na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony. Gdy w pierwszym kwartale 2025 r. zarząd podjął decyzję o restrukturyzacji i zwolnieniach grupowych, okazało się, że dział HR nie ma jasności co do jednej kwestii: jak prawidłowo obliczyć odprawę. Błędne wyliczenia groziły roszczeniami ze strony pracowników i kosztownymi sporami przed sądem pracy.

Odprawa pracownicza przysługuje pracownikowi zwalnianemu z przyczyn niedotyczących pracownika – na podstawie ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Jej wysokość zależy od stażu pracy i wynosi od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia. Górny limit to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Poniżej opisujemy anonimizowaną sprawę, w której pracodawca z Mazowsza uniknął kosztownych błędów dzięki wczesnemu audytowi kadrowo-prawnemu. Pokazujemy, jak liczyć odprawę, jakie pułapki czyhają na pracodawców oraz jakie wnioski można wyciągnąć na przyszłość.

Tło sprawy – kiedy odprawa w ogóle przysługuje?

Spółka zatrudniała 68 osób. Zarząd planował redukcję o 12 etatów w ciągu trzech miesięcy. Powodem była reorganizacja procesów – nie zaś zachowanie pracowników. To właśnie ta okoliczność uruchamia obowiązek wypłaty odprawy. Przepisy wyraźnie oddzielają zwolnienia z przyczyn leżących po stronie pracodawcy od tych, gdzie to pracownik zawinił.

Ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej: ustawa o zwolnieniach grupowych) stosuje się, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Spółka spełniała ten warunek. Zwolnienie 12 osób w ciągu 30 dni oznaczało zwolnienie grupowe – z pełnymi konsekwencjami proceduralnymi, w tym obowiązkiem konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników oraz zawiadomienia Powiatowego Urzędu Pracy.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – odprawa przysługuje również przy zwolnieniu indywidualnym z tych samych przyczyn, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników. Nie trzeba zatem przeprowadzać zwolnienia grupowego, by obowiązek odprawy powstał. Wystarczy, że jedyną lub główną przyczyną rozwiązania umowy są okoliczności po stronie pracodawcy.

Dział HR spółki błędnie zakładał, że odprawa należy się tylko przy zwolnieniach grupowych. To był pierwszy błąd do naprawienia. Pracownicy zwalniani indywidualnie – z tych samych przyczyn – mają identyczne uprawnienia. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu każdej planowanej redukcji przed wystawieniem pierwszego wypowiedzenia.

Jak prawidłowo obliczyć wysokość odprawy?

Wysokość odprawy zależy od jednego kluczowego parametru: stażu pracy u danego pracodawcy. Ustawa o zwolnieniach grupowych przewiduje trzy progi. Pracownik z krótszym niż 2 lata stażem otrzymuje jednomiesięczne wynagrodzenie. Przy stażu od 2 do 8 lat – dwumiesięczne. Powyżej 8 lat – trzymiesięczne.

Podstawą obliczenia jest wynagrodzenie obliczane jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. Nie jest to wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze. Do podstawy wlicza się zmienne składniki wynagrodzenia, w tym premie regulaminowe, dodatki za pracę w nocy i inne stałe świadczenia. Premia uznaniowa – co do zasady – nie wchodzi do podstawy, chyba że ma charakter regulaminowy.

W analizowanej sprawie jeden z pracowników otrzymywał co miesiąc premię regulaminową w wysokości 800 zł. Dział HR nie uwzględnił jej w podstawie odprawy. Dla pracownika ze stażem powyżej 8 lat i wynagrodzeniem zasadniczym 5 500 zł różnica wynosiła 2 400 zł. Kwota pozornie niewielka – ale przy 12 zwolnieniach i podobnych błędach łączna niedopłata mogła przekroczyć 20 000 zł.

Górny limit odprawy to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2025 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4 666 zł brutto – limit odprawy to zatem 69 990 zł. Pracownicy o bardzo wysokich zarobkach mogą więc otrzymać mniej, niż wynikałoby z prostego mnożenia. Warto uwzględnić ten próg już na etapie planowania budżetu restrukturyzacji.

Jakie błędy procesowe mogą drogo kosztować pracodawcę?

Sprawa z Mazowsza ujawniła kilka typowych błędów proceduralnych. Pierwszym była kwestia terminu wypłaty odprawy. Odprawa powinna być wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy – nie później. Opóźnienie rodzi roszczenie o odsetki ustawowe za opóźnienie, a w skrajnych przypadkach może być podstawą skargi do Państwowej Inspekcji Pracy.

Drugim błędem było niewłaściwe ustalenie stażu pracy. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p., do okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia – jeśli pracownik był wcześniej zatrudniony u tego samego pracodawcy lub jeśli nowy pracodawca przejął zakład pracy. W analizowanej sprawie trzech pracowników było wcześniej zatrudnionych w przejętej spółce zależnej. Ich staż był dłuższy, niż wynikało z akt osobowych prowadzonych przez nowego pracodawcę.

Pracodawca powinien też pamiętać o obowiązku prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach – obowiązku obejmującym firmy zatrudniające 50 i więcej pracowników. W trakcie restrukturyzacji ryzyko zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa pracy wzrasta. Brak kanału to naruszenie, za które grozi kara do 1 080 000 zł.

Poniżej lista kontrolna dla pracodawcy planującego zwolnienia:

  • Zweryfikuj rzeczywisty staż pracy każdego pracownika, uwzględniając przejęcia zakładów.
  • Oblicz podstawę odprawy z uwzględnieniem wszystkich regulaminowych składników wynagrodzenia.
  • Sprawdź, czy odprawa nie przekracza ustawowego limitu 15-krotności minimalnego wynagrodzenia.
  • Zaplanuj wypłatę na dzień rozwiązania stosunku pracy – nie po nim.
  • Upewnij się, że wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów działa i jest dostępny dla pracowników.

Firmy zatrudniające pracowników z zagranicy powinny dodatkowo sprawdzić, czy restrukturyzacja nie narusza warunków delegowania pracowników i obowiązków związanych z certyfikatami A1. Zmiana stanowiska lub rozwiązanie umowy może mieć skutki w systemie ubezpieczeń społecznych innego państwa.

Wnioski – co każdy pracodawca powinien zapamiętać?

Sprawa spółki logistycznej z Mazowsza zakończyła się bez sporu sądowego. Wczesna interwencja prawna pozwoliła skorygować błędy w obliczeniach przed wypłatą odpraw i przed złożeniem pierwszych wypowiedzeń. Oszczędność czasu i kosztów była realna – szacowany koszt ewentualnych sporów wynosił wielokrotność honorarium za audyt.

Pracodawcy działający w Polsce, w tym spółki zagraniczne, powinni pamiętać, że przepisy o odprawach mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Nie można ich wyłączyć umową ani regulaminem. Pracownik może dochodzić odprawy przed sądem pracy przez 3 lata od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Pominięcie odprawy lub jej zaniżenie to strata, której nie da się cofnąć.

Pracodawcy zatrudniający obcokrajowców powinni też zwrócić uwagę na wymogi dotyczące zgodności z polskim prawem pracy w kontekście zatrudnienia pracowników z innych krajów UE. EU Blue Card wymaga minimalnego wynagrodzenia na poziomie 12 272,58 zł miesięcznie w 2026 r. – rozwiązanie umowy z takim pracownikiem ma swoje specyficzne konsekwencje.

Obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych pracowników w procesie restrukturyzacji to osobny rozdział. Szczegółowe omówienie trendów egzekucyjnych UODO znajdziesz w materiale poświęconym karom RODO w Polsce i praktyce UODO.

Trzy wnioski z tej sprawy są uniwersalne. Po pierwsze – odprawa przysługuje nie tylko przy zwolnieniach grupowych. Po drugie – podstawa obliczenia odprawy obejmuje zmienne składniki wynagrodzenia o charakterze regulaminowym. Po trzecie – staż pracy należy weryfikować ze szczególną starannością przy przejęciach zakładów i spółek zależnych.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku. Błędy w obliczeniu odprawy mają charakter nieodwracalny – pracownik może dochodzić różnicy przez trzy lata, a spór sądowy generuje koszty wielokrotnie przekraczające wartość sporu.

Jeśli Państwa spółka planuje redukcję etatów lub przeprowadza restrukturyzację zatrudnienia – przeprowadzimy audyt podstaw odpraw, zweryfikujemy staż pracowników i przygotujemy dokumentację wypowiedzeń: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy odprawa przysługuje pracownikowi zwolnionemu dyscyplinarnie?

O: Nie. Odprawa na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych przysługuje wyłącznie wtedy, gdy przyczyną rozwiązania umowy są okoliczności niedotyczące pracownika. Zwolnienie dyscyplinarne z art. 52 paragraf 1 Kodeksu pracy – z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych – wyklucza prawo do odprawy. Pracownik może jednak kwestionować zasadność zwolnienia dyscyplinarnego przed sądem pracy.

P: Czy premia uznaniowa wlicza się do podstawy obliczenia odprawy?

O: Co do zasady nie. Do podstawy wlicza się wynagrodzenie obliczane jak ekwiwalent za urlop, a premia uznaniowa – wypłacana według swobodnego uznania pracodawcy – nie jest uwzględniana. Inaczej jest z premią regulaminową, której wypłata wynika z regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę: ona wchodzi do podstawy. Rozróżnienie to jest częstym źródłem sporów i warto je precyzyjnie uregulować w dokumentacji wewnętrznej.

P: Ile czasu ma pracodawca na wypłatę odprawy?

O: Odprawa powinna być wypłacona najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy – czyli w ostatnim dniu zatrudnienia. Opóźnienie rodzi roszczenie pracownika o odsetki ustawowe za opóźnienie, liczone od dnia wymagalności. Trzyletni termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy oznacza, że pracownik może dochodzić zaległej odprawy jeszcze długo po zakończeniu zatrudnienia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.