Spory budowlane – adjudykacja w polskim kontrakcie

Firma budowlana z Mazowsza wygrała przetarg na generalną realizację kompleksu magazynowego. Po dziewięciu miesiącach robót zamawiający wstrzymał płatności, powołując się na rzekome wady wykonania. Wykonawca stał przed wyborem: czekać na wyrok sądu przez trzy–pięć lat czy skorzystać z mechanizmu adjudykacji i uzyskać wiążącą decyzję w ciągu 84 dni. Wybrał adjudykację. Decyzja Dispute Adjudication Board zasądziła zapłatę ponad 8 mln zł – i była tymczasowo wiążąca już od dnia doręczenia.

Adjudykacja w kontrakcie FIDIC to procedura rozstrzygania sporów przez Dispute Adjudication Board (DAB) lub Dispute Avoidance and Adjudication Board (DAAB), prowadząca do wiążącej decyzji w terminie 84 dni od złożenia wniosku. Podstawę stanowią Warunki Kontraktowe FIDIC w wersji 1999 (czerwona, żółta, srebrna księga) lub 2017. Decyzja jest tymczasowo wiążąca – strona musi ją wykonać natychmiast, nawet jeśli złożyła Zawiadomienie o Niezadowoleniu.

Ten przewodnik opisuje krok po kroku procedurę adjudykacji, terminy, koszty i najczęstsze błędy w polskich kontraktach budowlanych. Omówimy trzy scenariusze biznesowe: inwestora publicznego, dewelopera komercyjnego i zagranicznego wykonawcy wchodzącego na rynek polski. Wskazujemy też, kiedy adjudykacja jest lepsza od arbitrażu – i kiedy nie wystarczy.

Czym jest adjudykacja i jak działa DAB w polskim kontrakcie FIDIC?

Adjudykacja to mechanizm rozstrzygania sporów wbudowany bezpośrednio w kontrakt FIDIC. DAB lub DAAB to organ trzyosobowy (lub jednoosobowy przy mniejszych kontraktach), powoływany na początku projektu – nie dopiero po powstaniu sporu. Decyzja zapada w ciągu 84 dni od złożenia wniosku, chyba że strony zgodziły się na przedłużenie. Skutek jest natychmiastowy: strona przegrywająca musi zapłacić lub wykonać zobowiązanie bez czekania na wyrok sądu czy trybunału arbitrażowego.

W Polsce adjudykacja pojawia się głównie w kontraktach GDDKiA, PKP PLK, dużych deweloperów komercyjnych i inwestorów zagranicznych. Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad stosuje warunki FIDIC od ponad dwóch dekad. Praktyka pokazuje jednak, że wiele spółek pomija etap powołania DAB przy zawieraniu kontraktu – co oznacza, że gdy spór wybucha, trzeba dopiero negocjować skład panelu. To traci czas i daje przewagę stronie, która nie chce rozstrzygnięcia.

Różnica między wersją 1999 a 2017 jest istotna. W wersji 2017 DAAB ma charakter stały i może działać prewencyjnie – wydawać nieformalne opinie przed eskalacją. W wersji 1999 DAB jest powoływany ad hoc lub stale, ale jego rola jest wyłącznie rozstrzygająca. Wybór wersji kontraktu ma więc bezpośredni wpływ na strategię zarządzania roszczeniami przez całą budowę.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – adjudykacja nie zastępuje arbitrażu ani sądu. Jest etapem obligatoryjnym: bez przejścia przez DAB nie można skutecznie wszcząć arbitrażu ICC czy postępowania przed sądem powszechnym w sprawach objętych kontraktem FIDIC.

Jak przebiega procedura adjudykacji krok po kroku?

Procedura adjudykacji składa się z sześciu etapów. Każdy ma sztywny termin – przekroczenie go może oznaczać utratę prawa do rozstrzygnięcia lub uznanie roszczenia za przyjęte milcząco. Poniżej sekwencja dla standardowego kontraktu FIDIC 1999 (czerwona księga).

Krok 1 – Złożenie roszczenia (Claim): wykonawca lub zamawiający składa pisemne roszczenie do Inżyniera Kontraktu w terminie 28 dni od zdarzenia powodującego roszczenie. Przekroczenie tego terminu to najczęstszy błąd – roszczenie przepada.
Krok 2 – Decyzja Inżyniera: Inżynier wydaje decyzję w ciągu 42 dni. Jeśli strona jest niezadowolona, składa Zawiadomienie o Niezadowoleniu w ciągu 28 dni od decyzji.
Krok 3 – Wniosek do DAB: strona niezadowolona kieruje spór do DAB. Panel potwierdza przyjęcie i wyznacza harmonogram.
Krok 4 – Postępowanie przed DAB: strony składają pisma procesowe, DAB może przeprowadzić wizję lokalną lub przesłuchanie. Maksymalny czas: 84 dni od złożenia wniosku.
Krok 5 – Decyzja DAB: wiążąca tymczasowo od dnia doręczenia. Strona niezadowolona może złożyć Zawiadomienie o Niezadowoleniu w ciągu 28 dni.
Krok 6 – Arbitraż: jeśli żadna ze stron nie złożyła Zawiadomienia, decyzja staje się ostateczna i wiążąca. Złożenie Zawiadomienia otwiera drogę do arbitrażu ICC lub innego wskazanego w kontrakcie.

Scenariusz A: inwestor publiczny (GDDKiA). Roszczenie wykonawcy dotyczy robót dodatkowych wywołanych nieprzewidzianymi warunkami geologicznymi. Inżynier odmawia uznania roszczenia. Wykonawca ma 28 dni na złożenie Zawiadomienia o Niezadowoleniu – liczonych od daty decyzji, nie od daty jej faktycznego doręczenia. Opóźnienie o jeden dzień zamknęło drogę do DAB w jednej ze spraw prowadzonych przez naszą kancelarię na Śląsku latem 2024 r.

Scenariusz B: deweloper komercyjny (centrum logistyczne pod Poznaniem). Zamawiający potrąca kary umowne za opóźnienie. Wykonawca kwestionuje zasadność potrącenia. DAB wydaje decyzję w ciągu 72 dni – zasądzając zwrot 3,2 mln zł z potrąconej kwoty. Zamawiający składa Zawiadomienie o Niezadowoleniu, ale musi jednocześnie zapłacić zasądzoną kwotę. Brak zapłaty to naruszenie kontraktu, nawet jeśli arbitraż jest w toku.

Scenariusz C: zagraniczny wykonawca (spółka z Niemiec, kontrakt na budowę hali produkcyjnej w Polsce). Kluczowe pytanie: czy decyzja DAB jest wykonalna w Polsce bez dodatkowego postępowania? Tak – jeśli kontrakt przewiduje arbitraż ICC lub inny uznany w Polsce, decyzja DAB może być egzekwowana jako zobowiązanie umowne na podstawie przepisów k.p.c. Dla zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski warto zapoznać się z praktyką nieruchomości i budownictwa kancelarii.

Jakie koszty wiążą się z adjudykacją w kontrakcie FIDIC?

Koszty adjudykacji składają się z trzech elementów: honorarium członków DAB, kosztów postępowania (podróże, wizje lokalne, tłumaczenia) oraz kosztów obsługi prawnej. Honorarium jednego adjudikatora wynosi zwykle od 300 do 600 EUR za godzinę, a trzyosobowy panel może generować koszty rzędu 150 000–400 000 PLN w skomplikowanej sprawie. To znacznie mniej niż wieloletni arbitraż ICC, gdzie sam depozyt na poczet kosztów przy roszczeniu 10 mln PLN przekracza 200 000 EUR.

Koszty postępowania sądowego w Polsce są regulowane przez art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – opłata wynosi 5% wartości przedmiotu sporu. Przy roszczeniu 8 mln zł oznacza to 400 000 zł samej opłaty sądowej, płatnej z góry. Adjudykacja jest więc nie tylko szybsza, ale i tańsza na etapie wstępnym.

W praktyce – i tu leży pułapka – strona, która przegrywa adjudykację, może złożyć Zawiadomienie o Niezadowoleniu i skierować sprawę do arbitrażu. Koszty arbitrażu ICC przy sporze o 10 mln PLN sięgają łącznie 500 000–800 000 PLN (honoraria arbitrów plus koszty ICC). Dlatego decyzja o zaskarżeniu wyniku adjudykacji powinna być poprzedzona chłodną kalkulacją ekonomiczną, a nie automatyczną reakcją na przegraną.

Co przygotować przed wszczęciem adjudykacji – lista kontrolna:

Pełna dokumentacja roszczenia: protokoły odbioru, korespondencja z Inżynierem, dziennik budowy
Chronologia zdarzeń z datami dziennymi – każda przerwa w harmonogramie udokumentowana
Wycena roszczenia przez niezależnego kosztorysanta lub eksperta budowlanego
Kopia kontraktu z wszystkimi aneksami i korespondencją zmieniającą zakres
Ocena prawna podstawy roszczenia – czy 28-dniowy termin na Claim został zachowany

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest angażowanie doradcy prawnego specjalizującego się w FIDIC już na etapie składania roszczenia do Inżyniera – nie dopiero przy wniosku do DAB. Odbudowanie dokumentacji po fakcie jest możliwe, ale kosztuje dwa razy więcej i daje słabszy wynik.

Jakie błędy najczęściej prowadzą do utraty roszczenia w adjudykacji FIDIC?

Utrata roszczenia w adjudykacji FIDIC wynika najczęściej z przekroczenia terminów, błędów w dokumentacji lub nieprawidłowego sformułowania wniosku. Termin 28 dni na zgłoszenie roszczenia do Inżyniera jest prekluzyjny – oznacza nieodwracalną utratę prawa do dochodzenia tego konkretnego roszczenia. Nie ma możliwości przywrócenia terminu ani powoływania się na „brak wiedzy" o zdarzeniu.

Najczęstsze błędy w praktyce polskich kontraktów FIDIC:

Zgłoszenie roszczenia po 28 dniach od zdarzenia – najczęstsza i nieodwracalna strata
Brak pisemnego Zawiadomienia o Niezadowoleniu w ciągu 28 dni od decyzji Inżyniera
Niepowołanie DAB przy zawieraniu kontraktu – konieczność negocjacji składu w trakcie sporu
Mylenie roli Inżyniera z rolą DAB – Inżynier nie jest neutralnym arbitrem, działa na zlecenie zamawiającego

Spółka z Pomorza straciła roszczenie o 4,5 mln zł w zimie 2023 r., ponieważ jej kierownik projektu uznał, że zgłoszenie roszczenia „ustnie do protokołu" spełnia wymóg pisemności. Nie spełnia. Kontrakt FIDIC wymaga formy pisemnej, a polska praktyka sądowa i arbitrażowa konsekwentnie ją egzekwuje.

Drugi błąd to nadmierne zaufanie do Inżyniera Kontraktu jako „neutralnego" pośrednika. Inżynier jest wynagradzany przez zamawiającego i działa w jego interesie. To nie znaczy, że działa nierzetelnie – ale jego decyzja nie jest orzeczeniem bezstronnego organu. Dlatego każda decyzja Inżyniera powinna być analizowana pod kątem złożenia Zawiadomienia o Niezadowoleniu, nawet jeśli strona liczy na polubowne rozwiązanie.

Postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą w zamówieniach publicznych rządzą się podobną logiką prekluzji terminów. Jeśli Państwa firma uczestniczy w przetargach GDDKiA lub PKP PLK, warto zapoznać się z procedurą odwołań do KIO i terminami – mechanizmy są analogiczne, choć instytucje różne.

Kiedy adjudykacja nie wystarczy – alternatywy i ograniczenia

Adjudykacja jest skuteczna w sporach o zapłatę, uznanie robót dodatkowych i kary umowne. Ma jednak ograniczenia. Decyzja DAB nie jest wyrokiem sądowym ani wyrokiem arbitrażowym – nie podlega automatycznej egzekucji komorniczej. Jeśli strona przegrana odmawia zapłaty, wierzyciel musi wszcząć postępowanie sądowe lub arbitrażowe, powołując się na naruszenie kontraktu przez niewykonanie decyzji DAB.

W Polsce brak jest ustawy implementującej adjudykację jako samodzielną instytucję procesową (jak w Wielkiej Brytanii, gdzie Housing Grants Act z 1996 r. daje decyzji adjudikatora bezpośrednią egzekwowalność). Oznacza to, że polska kancelaria nieruchomości prowadząca spór FIDIC musi łączyć procedurę adjudykacji z równoległym zabezpieczeniem roszczenia na podstawie art. 730 k.p.c. – jeśli istnieje ryzyko, że dłużnik wyprowadzi aktywa przed wyrokiem.

Kiedy rozważyć arbitraż zamiast lub obok adjudykacji? Przede wszystkim gdy: (a) wartość sporu przekracza 20 mln PLN i strona chce orzeczenia ostatecznego bez ryzyka drugiej rundy; (b) spór dotyczy kwestii prawnych, a nie technicznych – DAB jest lepszy przy ocenie faktów budowlanych, arbitraż przy interpretacji prawa; (c) wykonanie decyzji DAB jest wątpliwe ze względu na sytuację finansową dłużnika.

Dla inwestorów zagranicznych nabywających nieruchomości lub realizujących projekty budowlane w Polsce istotne są też przepisy ustawy z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców – zezwolenie MSWiA jest wymagane dla podmiotów spoza EOG i Szwajcarii przy nabyciu gruntów pod budowę. To osobna procedura, niezależna od sporu kontraktowego, ale wpływająca na harmonogram projektu. Szczegóły dotyczące inwestycji nieruchomościowych w Polsce dostępne są w opisie praktyki nieruchomości.

Reformy użytkowania wieczystego z 2025 r. przywróciły uproszczone warunki dla nieruchomości mieszkaniowych – to kolejny element, który zagraniczni inwestorzy realizujący projekty w Polsce powinni uwzględnić przy strukturyzowaniu kontraktu budowlanego i zabezpieczeniu roszczeń.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy decyzja Inżyniera została już wydana, a termin na Zawiadomienie o Niezadowoleniu biegnie – wymaga natychmiastowej oceny prawnej. Każdy dzień zwłoki może nieodwracalnie zamknąć drogę do adjudykacji i odzyskania należności.

Jeśli Państwa spółka prowadzi kontrakt FIDIC w Polsce i stoi przed decyzją o wszczęciu adjudykacji lub odpowiedzi na wniosek DAB – przeprowadzimy analizę dokumentacji roszczenia, ocenimy zachowanie terminów i przygotujemy pismo do DAB: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy decyzja DAB jest wykonalna w Polsce bez wyroku sądowego?

O: Decyzja DAB jest tymczasowo wiążąca jako zobowiązanie umowne – strona musi ją wykonać na podstawie kontraktu, nie na podstawie wyroku. Jeśli dłużnik odmawia zapłaty, wierzyciel musi wszcząć postępowanie sądowe lub arbitrażowe, powołując się na naruszenie kontraktu przez niewykonanie decyzji. W praktyce oznacza to, że egzekucja komornicza wymaga uzyskania wyroku lub nakazu zapłaty – co zajmuje dodatkowe 3–12 miesięcy. Dlatego równoległe zabezpieczenie roszczenia na podstawie artykułu 730 Kodeksu postępowania cywilnego jest zalecane już na etapie składania wniosku do DAB.

P: Ile kosztuje powołanie trzyosobowego DAB i kto ponosi te koszty?

O: Honorarium trzyosobowego panelu DAB w sporze o wartości 5–20 mln PLN wynosi zwykle 150 000–400 000 PLN łącznie za całe postępowanie. Koszty są dzielone po równo między strony, chyba że kontrakt lub decyzja DAB stanowią inaczej. W kontraktach publicznych (GDDKiA, PKP PLK) koszty DAB są często z góry ujęte w budżecie projektu. Warto porównać: opłata sądowa przy roszczeniu 10 mln PLN wynosi 500 000 PLN na podstawie artykułu 13 ustęp 1 ustawy o kosztach sądowych – adjudykacja jest więc tańsza i szybsza na etapie pierwszego rozstrzygnięcia.

P: Czy można pominąć etap adjudykacji i od razu złożyć pozew do sądu?

O: W kontraktach FIDIC adjudykacja jest etapem obligatoryjnym przed arbitrażem lub postępowaniem sądowym. Pominięcie tego etapu skutkuje odrzuceniem pozwu lub wniosku arbitrażowego jako przedwczesnego – sąd lub trybunał arbitrażowy uzna, że strona nie wyczerpała trybu kontraktowego. Powszechnym błędem jest przekonanie, że złożenie roszczenia do Inżyniera i brak jego odpowiedzi w ciągu 42 dni otwiera automatycznie drogę do sądu. Nie otwiera – konieczne jest jeszcze złożenie Zawiadomienia o Niezadowoleniu i wniosku do DAB.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych, kontraktów FIDIC i adjudykacji. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: Piotr Malinowski kieruje praktyką nieruchomości i budownictwa. Jest akredytowanym adjudikatorem FIDIC i prowadził ponad 40 sporów budowlanych, w tym roszczenia przekraczające PLN 100m.