Spory budowlane – adjudykacja w polskim kontrakcie

Firma budowlana z Mazowsza realizuje kontrakt na budowę centrum logistycznego. Inwestor wstrzymuje płatność za roboty dodatkowe, powołując się na brak pisemnych poleceń zmiany. Wykonawca traci płynność finansową. Arbitraż zajmie dwa lata. Co można zrobić w ciągu 28 dni?

Adjudykacja w kontrakcie FIDIC to mechanizm rozwiązywania sporów budowlanych przez niezależny organ – Dispute Adjudication Board (DAB) – który wydaje wiążącą decyzję w terminie 84 dni od zgłoszenia sporu. Procedura opiera się na Warunkach Kontraktowych FIDIC (Czerwona, Żółta lub Srebrna Książka) i stanowi obowiązkowy etap przed arbitrażem. Koszty postępowania zależą od wartości sporu i wynoszą zazwyczaj od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych za honoraria adjudykatora.

Przewodnik wyjaśnia procedurę krok po kroku: od powołania DAB, przez postępowanie adjudykacyjne, po wykonanie decyzji i przejście do arbitrażu. Omawia trzy scenariusze biznesowe – generalnego wykonawcę, podwykonawcę i zagranicznego inwestora – oraz najczęstsze błędy popełniane przez strony na placu budowy i w sali konferencyjnej.

Czym jest adjudykacja i jak działa DAB w kontrakcie FIDIC?

Adjudykacja to szybkie, wiążące rozstrzygnięcie sporu przez eksperta techniczno-prawnego. W kontraktach FIDIC obowiązek powołania Dispute Adjudication Board wynika wprost z klauzuli 20 Warunków Kontraktowych (edycja 1999) lub klauzuli 21 (edycja 2017). DAB działa stale przez cały okres realizacji kontraktu – nie tylko wtedy, gdy pojawia się spór. To ważna różnica wobec ad hoc adjudykacji stosowanej w prawie angielskim.

Skład DAB to zazwyczaj jeden lub trzech adjudykatorów. Kontrakt o wartości powyżej kilkudziesięciu milionów złotych powinien przewidywać panel trzyosobowy. Adjudykatorzy muszą być niezależni od obu stron i posiadać wiedzę techniczną oraz prawną. W Polsce adjudykatorów akredytuje Stowarzyszenie Inżynierów Doradców i Rzeczoznawców (SIDiR) – krajowy przedstawiciel FIDIC.

Procedura uruchamia się przez formalne powiadomienie o sporze (Notice of Dispute). Od tego momentu DAB ma 84 dni na wydanie decyzji – choć strony mogą ten termin wydłużyć za zgodą obu stron. Decyzja jest wiążąca i podlega natychmiastowemu wykonaniu, nawet jeśli strona wnosi sprzeciw (Notice of Dissatisfaction). W polskim kontekście najem komercyjny i kontrakty budowlane regulują podobną zasadę „pay now, argue later" – płacisz najpierw, spierasz się potem.

Decyzja DAB nie jest wyrokiem sądu ani orzeczeniem arbitrażowym. Jest jednak traktowana jako zobowiązanie umowne. Jeśli strona odmawia wykonania, druga strona może skierować sprawę do arbitrażu wyłącznie w celu egzekwowania decyzji DAB – to szybsze i tańsze niż pełny arbitraż merytoryczny.

Jak przebiega procedura adjudykacyjna krok po kroku?

Postępowanie adjudykacyjne składa się z pięciu etapów. Każdy ma konkretny termin i konsekwencje procesowe. Pominięcie kroku może zamknąć drogę do skutecznej obrony lub roszczenia.

Etap 1 – Powołanie DAB. Strony powołują adjudykatora (lub panel) najpóźniej 28 dni od zawarcia kontraktu. Jeśli nie osiągną porozumienia, wyznacza go Prezydent FIDIC lub instytucja wskazana w kontrakcie. W Polsce często wskazuje się SIDiR. Opóźnienie w powołaniu DAB to jeden z najczęstszych błędów – bez powołanego organu procedura adjudykacyjna nie może ruszyć.

Etap 2 – Zgłoszenie roszczenia (Claim). Zgodnie z klauzulą 20.1, strona musi zgłosić roszczenie w terminie 28 dni od zdarzenia lub od momentu, gdy powzięła wiedzę o zdarzeniu. Termin ten ma charakter prekluzyjny. Sąd Najwyższy w kilku orzeczeniach potwierdził, że polskie sądy respektują kontraktowe terminy zawite w umowach FIDIC, o ile nie naruszają bezwzględnie obowiązujących przepisów k.c.

Etap 3 – Postępowanie przed DAB. Strony składają pisma procesowe – Statement of Case i Response – w terminach ustalonych przez DAB. Adjudykator może przeprowadzić wizję lokalną na placu budowy, przesłuchać świadków i zlecić ekspertyzy techniczne. Postępowanie jest poufne.

Etap 4 – Decyzja DAB. DAB wydaje decyzję na piśmie w terminie 84 dni od zgłoszenia sporu. Decyzja zawiera uzasadnienie i kwotę do zapłaty lub inny nakaz. Strona niezadowolona ma 28 dni na złożenie Notice of Dissatisfaction – bez tego decyzja staje się ostateczna i wiążąca.

Etap 5 – Arbitraż lub wykonanie. Jeśli obie strony złożyły sprzeciw lub spór dotyczy kwestii nierozstrzygniętych przez DAB, sprawa trafia do arbitrażu. W Polsce kontrakty FIDIC najczęściej przewidują arbitraż ICC w Paryżu lub Sąd Arbitrażowy przy KIG w Warszawie. Postępowanie arbitrażowe trwa od 18 do 36 miesięcy i kosztuje wielokrotnie więcej niż adjudykacja.

Powołaj DAB w ciągu 28 dni od zawarcia kontraktu
Zgłoś roszczenie w terminie 28 dni od zdarzenia – termin prekluzyjny
Złóż kompletne pisma procesowe z dokumentacją techniczną
Monitoruj termin 84 dni na decyzję DAB
Złóż Notice of Dissatisfaction w terminie 28 dni, jeśli kwestionujesz decyzję

Firma z Małopolski realizująca kontrakt drogowy wiosną 2024 r. przegrała roszczenie o roboty dodatkowe, bo zgłosiła je 31 dni po zdarzeniu. Trzy dni zwłoki kosztowały ją prawo do kwestionowania decyzji DAB. Na placu budowy nie ma czasu na teorię – terminy kontraktowe działają jak gilotyna.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy roszczenia zostały zgłoszone w terminach kontraktowych. Zaniedbanie tego kroku nieodwracalnie zamyka drogę do odzyskania należności. Jeśli Państwa spółka realizuje kontrakt FIDIC i rozważa wszczęcie postępowania adjudykacyjnego – przeprowadzimy audyt roszczeń i przygotujemy Statement of Case: info@kordeckipartners.com.

Jakie błędy najczęściej popełniają strony w polskim kontrakcie FIDIC?

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – największe ryzyko nie leży w samym sporze, lecz w etapie poprzedzającym adjudykację. Błędy popełnione na placu budowy i w korespondencji kontraktowej przesądzają o wyniku postępowania.

Błąd 1 – Brak pisemnych powiadomień. Klauzula 20.1 wymaga pisemnego powiadomienia o każdym zdarzeniu mogącym rodzić roszczenie. Ustne polecenia inżyniera, maile bez wyraźnego odniesienia do klauzuli kontraktowej, notatki ze spotkań – to za mało. Sąd Arbitrażowy przy KIG wielokrotnie oddalał roszczenia wykonawców, którzy nie zachowali formy pisemnej.

Błąd 2 – Mylenie roszczenia z pozwoleniem na budowę. Wykonawcy niekiedy wstrzymują zgłoszenie roszczeń, czekając na wyjaśnienie kwestii administracyjnych – zmianę pozwolenia na budowę, decyzję o warunkach zabudowy. Tymczasem terminy kontraktowe biegną niezależnie od postępowań administracyjnych. Pozwolenie na budowę zmienia zakres robót, ale nie zatrzymuje zegara adjudykacyjnego.

Błąd 3 – Niedoszacowanie kosztów adjudykacji. Honorarium adjudykatora to zazwyczaj stawka dzienna od 3 000 do 8 000 PLN netto. Przy sporze trwającym 84 dni i wizjach lokalnych całkowity koszt może przekroczyć 200 000 PLN. Strony często nie uwzględniają tego w budżecie kontraktu.

Błąd 4 – Niepowołanie DAB na początku kontraktu. Strony odkładają powołanie DAB „na później". Gdy spór wybucha, brakuje organu gotowego do działania. Powołanie adjudykatora w środku konfliktu trwa dłużej i jest droższe – każda ze stron kwestionuje kandydatury proponowane przez drugą.

Spółka developerska z Trójmiasta latem 2023 r. odkryła, że jej generalny wykonawca złożył Notice of Dispute bez wcześniejszego powołania DAB. Postępowanie zostało zawieszone na sześć tygodni, zanim SIDiR wyznaczył adjudykatora. Koszt opóźnienia – utrata klauzuli gwarancji bankowej, która wygasła w tym czasie.

Warto porównać adjudykację z innymi mechanizmami rozwiązywania sporów dostępnymi w Polsce. Mediacja przy KIG kosztuje mniej, ale nie daje wiążącej decyzji. Postępowanie sądowe przed sądem powszechnym trwa od 2 do 5 lat i generuje opłatę sądową w wysokości 5% wartości roszczenia zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Arbitraż ICC daje wiążące orzeczenie, ale trwa ponad rok i kosztuje kilkakrotnie więcej niż adjudykacja.

Trzy scenariusze biznesowe – kto i kiedy korzysta z adjudykacji?

Adjudykacja sprawdza się w różnych konfiguracjach kontraktowych. Poniżej trzy scenariusze ilustrujące, kiedy i jak warto z niej korzystać.

Scenariusz 1 – Generalny wykonawca kontra inwestor. Wykonawca realizuje budowę hali produkcyjnej na Śląsku. Inwestor odmawia zapłaty za roboty dodatkowe wynikające ze zmiany dokumentacji projektowej. Wartość sporu: 4,5 mln PLN. Wykonawca zgłasza Notice of Dispute. DAB wydaje decyzję po 78 dniach, nakazując zapłatę 3,8 mln PLN. Inwestor składa Notice of Dissatisfaction, ale zgodnie z klauzulą 20.4 musi natychmiast zapłacić – decyzja DAB jest tymczasowo wiążąca. Wykonawca odzyskuje płynność finansową przed zakończeniem sezonu budowlanego.

Scenariusz 2 – Podwykonawca w łańcuchu kontraktowym. Podwykonawca instalacji elektrycznych na obiekcie przemysłowym nie ma bezpośredniego kontraktu FIDIC z inwestorem. Jego kontrakt z generalnym wykonawcą zawiera klauzulę back-to-back, odsyłającą do warunków kontraktu głównego. Adjudykacja jest możliwa, ale wymaga precyzyjnej analizy, czy klauzula back-to-back skutecznie inkorporuje mechanizm DAB. W Polsce sądy i trybunały arbitrażowe nie wypracowały jeszcze jednolitej linii orzeczniczej w tej kwestii. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyraźne powołanie procedury adjudykacyjnej w umowie podwykonawczej – zamiast polegać wyłącznie na odesłaniu do kontraktu głównego.

Scenariusz 3 – Zagraniczny inwestor wchodzący na rynek polski. Dla niemieckiego inwestora realizującego projekt deweloperski w Polsce adjudykacja FIDIC jest rozwiązaniem naturalnym – stosowanym w projektach na całym świecie. Kluczowe pytanie dotyczy prawa właściwego: czy kontrakt podlega prawu polskiemu czy innemu? Jeśli strony wybrały prawo polskie, przepisy Kodeksu cywilnego o umowie o roboty budowlane (art. 647 i n. k.c.) mają zastosowanie obok warunków FIDIC. Inwestor zagraniczny powinien też sprawdzić, czy nabycie nieruchomości pod inwestycję wymagało zezwolenia MSWiA zgodnie z ustawą z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców – brak zezwolenia może unieważnić całą transakcję i pośrednio wpłynąć na ważność kontraktu budowlanego.

W każdym z tych scenariuszy kluczowe są warunki umowy negocjowane przed podpisaniem kontraktu. Błędy w klauzulach dotyczących DAB, prawa właściwego i trybu zgłaszania roszczeń ujawniają się dopiero w sporze – wtedy jest już za późno na renegocjację.

Jeśli Państwa spółka realizuje projekt budowlany w Polsce lub planuje wejście na rynek polski jako inwestor zagraniczny – przeanalizujemy klauzule kontraktu FIDIC i ocenimy ryzyko sporu przed jego wszczęciem: info@kordeckipartners.com.

Co przygotować przed wszczęciem postępowania adjudykacyjnego?

Skuteczność postępowania adjudykacyjnego zależy od jakości dokumentacji zgromadzonej przed złożeniem Notice of Dispute. DAB ocenia fakty na podstawie dowodów – nie na podstawie twierdzeń stron. Brak dokumentów technicznych lub korespondencji kontraktowej może przekreślić nawet uzasadnione roszczenie.

Poniżej lista dokumentów i działań niezbędnych przed wszczęciem adjudykacji:

Kompletna dokumentacja kontraktowa – kontrakt główny, aneksy, korespondencja z inżynierem
Dziennik budowy i protokoły odbioru robót częściowych
Pisemne powiadomienia o zdarzeniach rodzących roszczenie (z datami i potwierdzeniami odbioru)
Kosztorysy robót dodatkowych i dokumentacja zdjęciowa
Opinia techniczna eksperta potwierdzająca zakres i wartość roszczenia

Przygotowanie dokumentacji zajmuje od 2 do 6 tygodni, w zależności od złożoności projektu. Warto rozpocząć ten proces równolegle z negocjacjami ugodowymi – jeśli negocjacje zawiodą, dokumentacja jest gotowa do złożenia w DAB bez zwłoki. Pamiętajmy, że termin 28 dni na zgłoszenie roszczenia biegnie niezależnie od toczących się rozmów.

Kwestia zatrudnienia ekspertów technicznych na potrzeby adjudykacji wiąże się też z zagadnieniami prawa pracy – szczególnie gdy ekspert jest delegowany z innego kraju lub zatrudniony na umowę o dzieło. Szczegóły dotyczące zatrudnienia w Polsce warto skonsultować osobno, zwłaszcza w projektach z udziałem zagranicznej siły roboczej.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny kompletności dokumentacji przed wszczęciem adjudykacji. Braki w dokumentach technicznych nieodwracalnie osłabiają pozycję procesową strony. Jeśli Państwa spółka stoi przed decyzją o wszczęciu lub obronie w postępowaniu adjudykacyjnym – przeprowadzimy due diligence dokumentacji i przygotujemy strategię procesową: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy adjudykacja jest obowiązkowa przed arbitrażem w kontrakcie FIDIC?

O: Tak – klauzula 20 (edycja 1999) i klauzula 21 (edycja 2017) przewidują adjudykację jako obowiązkowy etap poprzedzający arbitraż. Pominięcie tego etapu i bezpośrednie złożenie wniosku o arbitraż skutkuje zazwyczaj odrzuceniem sprawy przez trybunał arbitrażowy jako przedwczesnej. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy DAB nie zostało powołane w ogóle – wówczas strony mogą skierować sprawę bezpośrednio do arbitrażu, choć praktyka trybunałów w tej kwestii nie jest jednolita.

P: Ile kosztuje postępowanie adjudykacyjne i kto ponosi koszty?

O: Całkowity koszt adjudykacji zależy od czasu pracy adjudykatora i złożoności sprawy. Stawka dzienna adjudykatora wynosi zazwyczaj od 3 000 do 8 000 PLN netto. Przy 84-dniowym postępowaniu z wizjami lokalnymi całkowity koszt może przekroczyć 200 000 PLN. Kontrakt FIDIC zazwyczaj przewiduje, że koszty ponosi strona przegrywająca – ale DAB może podzielić koszty proporcjonalnie do wyników sporu. Dla porównania: opłata sądowa w postępowaniu cywilnym wynosi 5% wartości roszczenia zgodnie z artykułem 13 ustęp 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

P: Czy decyzja DAB jest wykonalna w Polsce bez dodatkowego postępowania sądowego?

O: Decyzja DAB nie jest orzeczeniem sądu ani arbitrażu – jest zobowiązaniem umownym. Jej bezpośrednia egzekucja w trybie komorniczym nie jest możliwa bez uprzedniego uzyskania tytułu wykonawczego. W praktyce strona, której decyzja DAB przyznaje należność, a druga strona odmawia zapłaty, musi wszcząć postępowanie arbitrażowe w celu egzekwowania decyzji lub – jeśli kontrakt tak przewiduje – skierować sprawę do sądu powszechnego. Czas uzyskania tytułu wykonawczego w Polsce wynosi od 6 do 18 miesięcy w zależności od wybranej drogi.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych i kontraktów FIDIC. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: Piotr Malinowski kieruje praktyką nieruchomości i budownictwa. Jest akredytowanym adjudikatorem FIDIC i prowadził ponad 40 sporów budowlanych, w tym roszczenia przekraczające PLN 100m.

Data publikacji: 12.01.2026