Firma logistyczna z Podkarpacia zatrudniła wiosną 2022 r. kilkanaście osób z Ukrainy. Przez trzy lata korzystała z uproszczonych zasad ochrony tymczasowej. Dziś staje przed pytaniem: co dalej, kiedy dyrektywa wygaśnie lub zostanie zmieniona? Brak odpowiedzi na czas oznacza utratę ciągłości zatrudnienia – i realną lukę kadrową w sezonie szczytowym.
Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na unijnej dyrektywie 2001/55/WE, aktywowanej decyzją Rady UE w marcu 2022 roku, oraz na polskiej ustawie z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Status ochrony tymczasowej uprawnia do legalnego pobytu, dostępu do rynku pracy i świadczeń socjalnych bez konieczności uzyskania odrębnego zezwolenia na pracę. Obecny horyzont obowiązywania ochrony sięga marca 2026 roku, z możliwością dalszego przedłużenia decyzją Rady UE.
Ten przewodnik wyjaśnia aktualny status prawny, procedurę krok po kroku, typowe błędy pracodawców i dostępne ścieżki alternatywne – zarówno dla pracowników, jak i dla działów HR. Omówimy trzy scenariusze biznesowe: producenta, firmę IT i zagranicznego inwestora wchodzącego na polski rynek.
Jaki jest aktualny status ochrony tymczasowej w Polsce?
Ochrona tymczasowa obowiązuje do marca 2026 r. Rada UE może ją przedłużyć o kolejny rok – maksymalnie do trzech lat łącznie. Decyzja o ewentualnym przedłużeniu zapada na poziomie unijnym, nie krajowym. Polska nie może jednostronnie utrzymać ani znieść tego statusu.
W polskim porządku prawnym podstawą pozostaje ustawa z 12 marca 2022 r. Przyznaje ona obywatelom Ukrainy, którzy przybyli po 24 lutego 2022 r., prawo do pobytu zarejestrowanego w rejestrze PESEL UKR. Numer PESEL nadany w tym trybie to dokument potwierdzający legalność pobytu – wystarczający dla pracodawcy przy zawieraniu umowy o pracę. Urząd do Spraw Cudzoziemców (UdSC) i Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) traktują go jako pełnoprawny identyfikator.
Dostęp do rynku pracy jest automatyczny. Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy objętego ochroną tymczasową nie składa odrębnego wniosku o zezwolenie na pracę. Obowiązuje go jedynie powiadomienie powiatowego urzędu pracy (PUP) w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca. Niedopełnienie tego obowiązku to wykroczenie, za które grozi kara grzywny.
Warto pamiętać, że ochrona tymczasowa nie jest tożsama z zezwoleniem na pobyt stały ani z kartą pobytu. To dwa odrębne reżimy prawne. Pracownicy, którzy chcą uregulować swój status na dłużej – niezależnie od losów dyrektywy – powinni rozważyć złożenie wniosku o kartę pobytu lub inne formy legalizacji pobytu rozpatrywane przez UdSC i właściwy wojewoda.
Jak przebiega procedura krok po kroku?
Procedura dla pracodawcy składa się z czterech etapów. Każdy ma konkretny termin i dokumentację. Pominięcie jednego z nich naraża firmę na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Straży Granicznej.
Krok 1 – weryfikacja statusu pracownika. Pracodawca sprawdza, czy obywatel Ukrainy posiada numer PESEL UKR lub inny dokument potwierdzający objęcie ochroną tymczasową. Wystarczy wgląd do dokumentu i zachowanie kopii w aktach osobowych. Brak weryfikacji to ryzyko zatrudnienia osoby bez tytułu pobytowego.
Krok 2 – zawarcie umowy. Do umowy o pracę zastosowanie mają przepisy Kodeksu pracy (k.p.) w pełnym zakresie. Dotyczy to limitów umów terminowych z art. 25(1) § 1 k.p. – łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba umów – trzech. Pracodawcy z sektora produkcyjnego często o tym zapominają, zawierając kolejne umowy bez analizy limitu.
Krok 3 – powiadomienie PUP. W ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy pracodawca składa powiadomienie do właściwego PUP. Formularz dostępny jest online. Powiadomienie nie wymaga żadnej opłaty.
Krok 4 – bieżące monitorowanie statusu. Pracodawca powinien śledzić termin ważności dokumentów pracownika. Jeśli ochrona tymczasowa wygaśnie lub zostanie zniesiona, a pracownik nie uzyska innego tytułu pobytowego, dalsza praca będzie nielegalna. Zalecamy prowadzenie rejestru dat ważności dla każdego pracownika z Ukrainy – z alertem co najmniej 90 dni przed wygaśnięciem.
- Weryfikacja PESEL UKR lub dokumentu ochrony tymczasowej przed podpisaniem umowy
- Powiadomienie PUP w terminie 14 dni od podjęcia pracy
- Archiwizacja kopii dokumentów w aktach osobowych
- Monitoring dat ważności statusu pobytowego
- Ocena limitu umów terminowych z art. 25(1) § 1 k.p. przed każdą kolejną umową
Firma IT z Trójmiasta wdrożyła tę procedurę latem 2023 r. dla 30 specjalistów z Ukrainy. Dzięki centralnemu rejestrowi dat ważności zdążyła złożyć wnioski o karty pobytu dla 12 pracowników, którym groziło wygaśnięcie statusu – unikając przerwy w zatrudnieniu w kluczowym kwartale.
Okresy wypowiedzenia stosuje się zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Ochrona tymczasowa nie skraca ani nie wydłuża tych terminów.
Pracodawcy pytają nas często, czy powiadomienie PUP zastępuje zezwolenie na pracę. Odpowiedź jest prosta: tak, wyłącznie w okresie obowiązywania ochrony tymczasowej i wyłącznie wobec osób nią objętych.
Jakie są alternatywne ścieżki legalizacji po wygaśnięciu ochrony?
Jeśli ochrona tymczasowa wygaśnie bez przedłużenia, pracownicy z Ukrainy muszą posiadać inny tytuł pobytowy. Dostępnych jest kilka ścieżek. Wybór zależy od kwalifikacji pracownika, charakteru zatrudnienia i planów długoterminowych.
Karta pobytu czasowego w celu wykonywania pracy. Wniosek składa cudzoziemiec do właściwego wojewody. Czas rozpatrzenia wynosi od 3 do nawet 12 miesięcy w zależności od urzędu i obłożenia. Pracodawca musi wystawić oświadczenie o zamiarze zatrudnienia lub umowę warunkową. To najczęstsza ścieżka dla pracowników z wieloletnim stażem w Polsce.
EU Blue Card. Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. wynosi 12 272,58 zł brutto miesięcznie. Karta uprawnia do pracy w całej UE po 18 miesiącach legalnego pobytu w Polsce. Dla firm IT zatrudniających seniorów to często najkorzystniejsza opcja – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Zezwolenie na pracę typu A. Standardowe zezwolenie wydawane przez właściwego wojewodę na wniosek pracodawcy. Wymaga testu rynku pracy w niektórych powiatach. Czas oczekiwania: od 30 dni do kilku miesięcy. Obywatele Ukrainy są zwolnieni z testu rynku pracy do końca okresu stosowania przepisów szczególnych.
Dla zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski – na przykład z Niemiec lub Niderlandów – kluczowe jest zaplanowanie ścieżki legalizacji co najmniej 6 miesięcy przed wygaśnięciem ochrony tymczasowej. Opóźnienie oznacza lukę kadrową trudną do wypełnienia w krótkim czasie. Więcej o zatrudnianiu pracowników transgranicznych w Polsce można przeczytać w naszym materiale o compliance prawa pracy dla firm słowackich w Polsce.
Producent z Mazowsza zatrudniający 80 obywateli Ukrainy jesienią 2024 r. zlecił audyt statusów pobytowych. Okazało się, że 23 pracownikom kończyły się dokumenty w ciągu 6 miesięcy. Firma złożyła wnioski zbiorczo, korzystając z priorytetu dla pracodawców strategicznych – i uniknęła przestoju na linii produkcyjnej.
Przy planowaniu alternatywnych ścieżek legalizacji warto uwzględnić też kwestie compliance pracowniczego. Przepisy o sygnalistach – w tym obowiązek z art. 8 ustawy o sygnalistach dotyczący wewnętrznego kanału zgłoszeń – obejmują wszystkich pracowników, niezależnie od ich obywatelstwa. Pracodawca z co najmniej 50 pracownikami musi ten kanał posiadać.
Zagadnienia związane z raportowaniem ESG i CSRD, choć odrębne od prawa pracy, coraz częściej pojawiają się w kontekście zatrudnienia cudzoziemców jako element polityki różnorodności. Szczegółowe omówienie kroków wdrożeniowych znajdą Państwo w naszym artykule o wdrożeniu ESRS dla polskich podmiotów raportujących.
Jakie błędy popełniają pracodawcy najczęściej?
Trzy lata stosowania przepisów o ochronie tymczasowej pokazują powtarzające się schematy błędów. Ich konsekwencje sięgają od grzywny po odpowiedzialność karną za nielegalne zatrudnienie.
Błąd 1 – brak powiadomienia PUP. Pracodawcy mylą powiadomienie z rejestracją lub zezwoleniem. Powiadomienie jest obowiązkowe i bezpłatne. Brak powiadomienia w terminie 14 dni to wykroczenie zagrożone grzywną do 30 000 zł. PIP przeprowadza kontrole wyrywkowe – szczególnie w branżach budowlanej, logistycznej i produkcyjnej.
Błąd 2 – ignorowanie limitu umów terminowych. Art. 25(1) § 1 k.p. obowiązuje bez wyjątku. Czwarta umowa terminowa z tym samym pracownikiem staje się z mocy prawa umową na czas nieokreślony. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – i nagle stają przed koniecznością stosowania dłuższych okresów wypowiedzenia i ochrony przed zwolnieniem.
Błąd 3 – brak archiwizacji dokumentów. Pracodawca musi przechowywać kopię dokumentu potwierdzającego status pobytowy pracownika. Brak dokumentacji uniemożliwia obronę przed zarzutem nielegalnego zatrudnienia w toku kontroli.
Błąd 4 – nieaktualizowanie danych w ZUS. Zmiana statusu pobytowego pracownika powinna być odzwierciedlona w zgłoszeniu do ZUS. Rozbieżności między danymi w ZUS a dokumentami pracownika to częsty punkt sporny podczas kontroli.
W kontekście pracowników transgranicznych i delegowanych – na przykład przy projektach budowlanych realizowanych przez firmy z Ukrainy na terytorium Polski – istotne są też zasady dotyczące certyfikatów A1. Odrębne zagadnienie, ale powiązane z legalizmem zatrudnienia, omówiliśmy w materiale o pracownikach delegowanych z Cypru do Polski i certyfikatach A1.
Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba zatrudnionych obywateli Ukrainy, branża, terminy ważności dokumentów – wymaga indywidualnej oceny. Błędy w procedurze mogą mieć nieodwracalne skutki: kary finansowe, zakaz zatrudniania cudzoziemców lub odpowiedzialność karna menedżerów odpowiedzialnych za HR.
Jeśli Państwa spółka zatrudnia co najmniej 5 obywateli Ukrainy i zbliża się termin wygaśnięcia ochrony tymczasowej – przeprowadzimy audyt statusów pobytowych, weryfikację dokumentacji i przygotujemy plan działania: info@kordeckipartners.com.
Często zadawane pytania
P: Czy po wygaśnięciu ochrony tymczasowej pracownik automatycznie traci prawo do pracy w Polsce?
O: Tak, utrata statusu ochrony tymczasowej oznacza utratę automatycznego tytułu do pracy. Pracownik musi posiadać inny ważny tytuł pobytowy – kartę pobytu, zezwolenie na pracę lub inny dokument wydany przez właściwego wojewodę lub Urząd do Spraw Cudzoziemców. Pracodawca, który kontynuuje zatrudnienie bez ważnego tytułu, naraża się na odpowiedzialność karną. Złożenie wniosku o kartę pobytu przed wygaśnięciem ochrony pozwala na kontynuację zatrudnienia przez czas oczekiwania na decyzję, jeśli wniosek złożono w terminie.
P: Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie karty pobytu czasowego dla pracownika z Ukrainy?
O: Opłata skarbowa za wniosek o kartę pobytu wynosi 440 zł. Czas oczekiwania na decyzję jest zróżnicowany – od 3 miesięcy w urzędach z mniejszym obłożeniem do 12 miesięcy lub dłużej w województwach mazowieckim i małopolskim. Pracodawca powinien zaplanować złożenie wniosku co najmniej 6 miesięcy przed planowaną datą wygaśnięcia ochrony tymczasowej. Warto też uwzględnić, że braki formalne we wniosku wydłużają procedurę o kolejne tygodnie.
P: Czy powiadomienie PUP o zatrudnieniu obywatela Ukrainy zastępuje zezwolenie na pracę?
O: Powiadomienie powiatowego urzędu pracy zastępuje zezwolenie na pracę wyłącznie w odniesieniu do obywateli Ukrainy objętych ochroną tymczasową na podstawie ustawy z 12 marca 2022 roku. Nie dotyczy obywateli Ukrainy przebywających w Polsce na innych podstawach pobytowych – dla nich wymagane są standardowe zezwolenia. Powszechnym błędem jest przekonanie, że powiadomienie złożone raz obowiązuje bezterminowo – tymczasem przy każdym nowym stosunku pracy z tym samym lub innym pracodawcą należy je złożyć ponownie.
KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk, wspierając pracodawców w legalizacji pobytu i zatrudnienia obywateli Ukrainy, od pojedynczych wniosków po programy dla kilkuset pracowników. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.