Firma technologiczna z Mazowsza zatrudniała specjalistę z Ukrainy od ponad roku. Zezwolenie na pracę wygasało za 60 dni. Nikt w dziale HR nie wiedział, że procedura zezwolenia na pobyt czasowy trwa nawet 6 miesięcy – i że przez ten czas pracownik może legalnie przebywać w Polsce, ale tylko pod warunkiem złożenia kompletnego wniosku przed upływem dotychczasowego tytułu pobytowego.

Zezwolenie na pobyt czasowy łączy prawo pobytu z prawem do pracy w jednym dokumencie – karcie pobytu. Procedura toczy się przed wojewodą właściwym dla miejsca zamieszkania cudzoziemca. Czas oczekiwania wynosi od 3 do 6 miesięcy, a niekiedy dłużej. Złożenie wniosku po terminie zamyka drogę do legalnego pobytu w trakcie postępowania.

W tym studium przypadku opisujemy, jak firma z Mazowsza przeprowadziła skuteczną procedurę dla czterech pracowników jednocześnie – i jakie wnioski z tego wynikają dla każdego pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców spoza UE.

Tło sprawy – dlaczego zezwolenie na pobyt czasowy okazało się pilne?

Klient prowadził zespół deweloperski złożony z obywateli Ukrainy i Białorusi. Trzech pracowników przebywało w Polsce na podstawie wiz krajowych, jeden – na podstawie wcześniejszej karty pobytu. Wszystkie tytuły pobytowe wygasały w ciągu jednego kwartału. Dział HR zakładał, że wystarczy odnowić zezwolenie na pracę i złożyć wniosek o wizę. To błędne założenie.

Zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy – zwane potocznie „jednolitym zezwoleniem" – zastępuje zarówno wizę, jak i odrębne zezwolenie na pracę. Właściwy organ to Urząd Wojewódzki, nie urząd pracy. W Warszawie i Krakowie kolejki do złożenia wniosku sięgają kilku tygodni. Termin złożenia wniosku ma charakter materialny: cudzoziemiec musi przebywać legalnie w Polsce w dniu złożenia wniosku, a wniosek musi wpłynąć przed upływem dotychczasowego tytułu pobytowego. Spóźnienie o jeden dzień oznacza brak stempla legalizacyjnego i obowiązek opuszczenia kraju.

Pracodawca zgłosił się do kancelarii z 8-tygodniowym wyprzedzeniem. Dla jednego z pracowników termin był już krytycznie bliski – zostało 11 dni roboczych. Dla trzech pozostałych margines wynosił 5–7 tygodni. Każda z sytuacji wymagała osobnej strategii działania.

Jakie dokumenty są wymagane i gdzie najczęściej pojawiają się braki?

Kompletny wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy obejmuje kilka kategorii dokumentów. Braki w dowolnej z nich skutkują wezwaniem do uzupełnienia – a to wydłuża postępowanie o 7 do 30 dni. W praktyce wiele firm traci ten czas bez powodu.

Dokumenty po stronie pracodawcy to przede wszystkim: umowa o pracę lub projekt umowy, informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych z lokalnego rynku pracy (tzw. test rynku pracy – wymagany dla większości stanowisk), zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami ZUS i podatkami, a także wyciąg z KRS lub CEIDG. W przypadku spółek z o.o. dokument z KRS musi być aktualny – urzędy odmawiają przyjęcia dokumentów starszych niż 3 miesiące.

Dokumenty po stronie cudzoziemca to: ważny paszport (z co najmniej 6-miesięczną ważnością po planowanej dacie decyzji), dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje zawodowe, zdjęcia biometryczne oraz potwierdzenie adresu zamieszkania w Polsce. Ten ostatni element sprawia najwięcej problemów – umowa najmu musi być podpisana przez właściciela nieruchomości, a nie przez pośrednika bez pełnomocnictwa.

  • Projekt umowy o pracę z określonym wymiarem czasu pracy i wynagrodzeniem nie niższym niż minimalne (w 2026 r. – 4 666 PLN brutto)
  • Informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych (ważna 180 dni)
  • Zaświadczenie ZUS i US o braku zaległości (nie starsze niż 3 miesiące)
  • Potwierdzenie tytułu prawnego do zajmowanego lokalu przez cudzoziemca
  • Ważny dokument podróży z minimalnym 6-miesięcznym marginesem ważności

W sprawie klienta z Mazowsza jeden z pracowników miał paszport wygasający za 4 miesiące. Decyzja o zezwoleniu byłaby wydana po tym terminie. Konieczne okazało się pilne odnowienie paszportu w konsulacie ukraińskim w Warszawie – co zajęło 3 tygodnie i było możliwe wyłącznie dzięki wczesnemu wykryciu problemu.

Warto też wiedzieć, że pracownicy delegowani z Ukrainy do Polski mogą podlegać innym regułom dotyczącym zabezpieczenia społecznego – co wpływa na zakres dokumentacji składanej razem z wnioskiem pobytowym.

Jak przebiegał proces i ile trwało postępowanie?

Postępowanie prowadzone było równolegle dla czterech pracowników przed Mazowieckim Urzędem Wojewódzkim. Każdy przypadek różnił się detalami: inny staż pracy, inne stanowisko, różne tytuły pobytowe wygasające w różnych terminach. Zarządzanie harmonogramem stało się kluczowym elementem pracy kancelarii.

Etap pierwszy – audyt dokumentacji – zajął 3 dni robocze. Dla każdego pracownika przygotowano listę braków i przypisano terminy ich uzupełnienia. Etap drugi – złożenie wniosków – był rozłożony na dwa tygodnie, zgodnie z dostępnymi terminami w systemie rezerwacyjnym urzędu. Dla pracownika z najkrótszym terminem uzyskano wizytę w trybie pilnym – co wymagało pisemnego uzasadnienia i interwencji pełnomocnika.

Po złożeniu wniosków urząd wydał cztery stemple legalizacyjne. Oznaczało to, że wszyscy pracownicy mogli legalnie przebywać i pracować w Polsce przez cały czas trwania postępowania. Pierwsze decyzje wpłynęły po 4 miesiącach. Ostatnia – po 5 miesiącach i 18 dniach. Żadna sprawa nie wymagała postępowania odwoławczego.

Pracodawca musiał pamiętać o jednym: zezwolenie na pobyt czasowy jest wydawane na konkretnego pracodawcę i konkretne stanowisko. Zmiana pracodawcy lub istotna zmiana warunków zatrudnienia – na przykład przejście z umowy o pracę na kontrakt B2B – wymaga nowego postępowania. Przepisy Kodeksu pracy dotyczące limitów zatrudnienia terminowego (art. 25(1) § 1 k.p. – 33 miesiące i maksymalnie 3 umowy) stosuje się niezależnie od statusu pobytowego pracownika.

Dla firm zatrudniających specjalistów w ramach kontraktów projektowych pomocne może być również zapoznanie się z umowami deweloperskimi w Polsce – szczególnie gdy cudzoziemiec jest zaangażowany w projekt budowlany lub infrastrukturalny.

Jakie wnioski praktyczne wynikają z tej sprawy?

Sprawa firmy z Mazowsza pokazuje, że procedura zezwolenia na pobyt czasowy jest wykonalna – ale tylko wtedy, gdy jest prowadzona z wyprzedzeniem. Firmy, które zgłaszają się na 4–6 tygodni przed upływem tytułu pobytowego, ryzykują, że pracownik będzie musiał opuścić Polskę i czekać na decyzję za granicą. To nie jest scenariusz akademicki – zdarza się regularnie.

Pierwsza lekcja: monitoring terminów musi być systematyczny. Każda karta pobytu i każde zezwolenie na pracę powinny być wpisane do kalendarza z alertem na 6 miesięcy przed wygaśnięciem. Dla firm zatrudniających kilkudziesięciu cudzoziemców warto rozważyć dedykowane oprogramowanie do zarządzania migracją pracowniczą.

Druga lekcja: test rynku pracy wymaga czasu. Informacja starosty jest ważna 180 dni, ale jej uzyskanie trwa od 2 do 4 tygodni. Nie można jej złożyć razem z wnioskiem – musi być gotowa przed wizytą w urzędzie. Firmy, które o tym nie wiedzą, tracą miesiąc już na starcie.

Trzecia lekcja: obowiązki pracodawcy nie kończą się na złożeniu wniosku. Pracodawca musi przechowywać kopię dokumentu pobytowego pracownika, zgłaszać zmiany warunków zatrudnienia do urzędu oraz – od 25 września 2024 r. – zapewnić kanał zgłoszeń dla sygnalistów zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, jeśli zatrudnia co najmniej 50 osób. Ten obowiązek dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od ich obywatelstwa.

Firmy zatrudniające pracowników delegowanych z innych krajów UE powinny dodatkowo zapoznać się z zasadami dotyczącymi certyfikatów A1 dla pracowników delegowanych z Luksemburga do Polski – analogiczne kwestie dotyczą każdej delegacji transgranicznej.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest prowadzenie procedury pobytowej przez zewnętrznego pełnomocnika – przynajmniej przy pierwszym wniosku. Koszt obsługi prawnej jest wielokrotnie niższy niż koszt przestoju spowodowanego nieobecnością kluczowego specjalisty.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba cudzoziemców, rodzaje tytułów pobytowych, zbliżające się terminy – wymaga indywidualnej oceny. Opóźnienie w złożeniu wniosku zamyka drogę do stempla legalizacyjnego i może mieć nieodwracalne konsekwencje dla ciągłości zatrudnienia.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia obywateli spoza UE i zbliżają się terminy wygaśnięcia tytułów pobytowych – przeprowadzimy audyt dokumentacji, przygotujemy kompletne wnioski i będziemy reprezentować Państwa przed Urzędem Wojewódzkim: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa procedura zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy?

O: Czas postępowania przed Urzędem Wojewódzkim wynosi od 3 do 6 miesięcy, a w Warszawie niekiedy dłużej ze względu na obciążenie urzędu. Po złożeniu kompletnego wniosku przed upływem dotychczasowego tytułu pobytowego, cudzoziemiec otrzymuje stempel legalizacyjny uprawniający do legalnego pobytu i pracy przez cały czas oczekiwania na decyzję. Kluczowe jest złożenie wniosku z odpowiednim wyprzedzeniem – minimum 6 miesięcy przed wygaśnięciem dotychczasowego dokumentu pobytowego.

P: Czy pracownik może pracować w Polsce, czekając na decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy?

O: Tak – pod warunkiem że wniosek został złożony przed upływem dotychczasowego tytułu pobytowego i urząd umieścił w paszporcie stempel legalizacyjny. Powszechnym nieporozumieniem jest przekonanie, że samo złożenie wniosku automatycznie legalizuje pobyt. Stempel jest odrębnym dokumentem i musi być wydany przez urzędnika w dniu złożenia wniosku. Bez stempla pobyt i praca są nielegalne od dnia wygaśnięcia poprzedniego tytułu.

P: Co się dzieje, gdy pracodawca zmieni warunki zatrudnienia cudzoziemca w trakcie postępowania?

O: Zmiana stanowiska pracy, pracodawcy lub istotnych warunków umowy (na przykład obniżenie wymiaru czasu pracy lub wynagrodzenia) może wymagać złożenia nowego wniosku lub co najmniej powiadomienia urzędu. Zezwolenie na pobyt czasowy jest wydawane na konkretne warunki zatrudnienia. Pracodawca powinien każdą planowaną zmianę skonsultować z pełnomocnikiem przed jej wdrożeniem – nie po fakcie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.