Transgraniczne połączenie spółek – dyrektywa UE

Firma produkcyjna z Wielkopolski postanawia przejąć swojego czeskiego dostawcę. Zamiast tworzyć nową holdingową strukturę, zarząd rozważa bezpośrednie połączenie transgraniczne. Na papierze procedura wygląda prosto. W praktyce – wiele firm odkrywa zbyt późno, że bez starannego przygotowania proces może trwać 12 miesięcy i kosztować wielokrotnie więcej niż planowano.

Transgraniczne połączenie spółek to procedura, w której dwie lub więcej spółek z różnych państw członkowskich UE łączą się w jeden podmiot. Podstawę prawną stanowi dyrektywa UE 2019/2121 o mobilności transgranicznej, implementowana w Polsce do Kodeksu spółek handlowych. Procedura wymaga zatwierdzenia przez sądy rejestrowe co najmniej dwóch jurysdykcji, a minimalny czas realizacji wynosi 90 dni od daty ogłoszenia planu połączenia.

Ten przewodnik omawia krok po kroku procedurę transgranicznego połączenia spółek w Polsce: od przygotowania planu połączenia, przez badanie due diligence, po rejestrację w KRS. Opisujemy trzy scenariusze biznesowe, typowe pułapki i koszty, których Państwa firma powinna być świadoma przed rozpoczęciem procesu.

Czym jest transgraniczne połączenie spółek i jakie spółki mogą z niego skorzystać?

Transgraniczne połączenie spółek to instrument prawa unijnego, który pozwala podmiotom z różnych państw członkowskich połączyć się bez konieczności likwidacji któregokolwiek z nich. Dyrektywa 2019/2121 ujednoliciła procedury we wszystkich krajach UE. W Polsce przepisy implementujące weszły w życie w 2023 roku, zmieniając dotychczasowe regulacje k.s.h. Połączenie może przybrać formę przejęcia (spółka przejmująca wchłania spółkę przejmowaną) albo zawiązania nowej spółki.

Z procedury mogą skorzystać spółki kapitałowe – w Polsce przede wszystkim sp. z o.o. i spółka akcyjna. Warunkiem jest posiadanie siedziby statutowej, zarządu lub głównego miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim UE. Spółki osobowe są co do zasady wyłączone. Ważne ograniczenie: spółka nie może być w trakcie postępowania upadłościowego ani likwidacyjnego.

Polskie spółki podlegają nadzorowi KRS i muszą spełnić wymogi k.s.h. dotyczące kapitału zakładowego. Dla sp. z o.o. minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. Jeśli spółka przejmująca jest zagraniczna, polska spółka przejmowana wykreślana jest z KRS z chwilą rejestracji połączenia w państwie spółki przejmującej. Proces wymaga koordynacji między co najmniej dwoma sądami rejestrowymi różnych państw.

Dyrektywa wprowadza obowiązkowy mechanizm ochrony pracowników. Jeżeli polska spółka zatrudniała ponad 500 pracowników i stosowała udział pracowniczy, nowa spółka musi zapewnić co najmniej równoważny poziom partycypacji. To element, który w praktyce wydłuża negocjacje o kilka tygodni. Warto uwzględnić ten czynnik już na etapie planowania struktury transakcji.

Jak wygląda procedura krok po kroku – od planu połączenia do rejestracji?

Procedura transgranicznego połączenia spółek przebiega w sześciu głównych etapach. Całość trwa od 4 do 12 miesięcy w zależności od złożoności transakcji, liczby jurysdykcji i sprawności sądów rejestrowych. Każdy etap ma ustawowe terminy, których niedotrzymanie może zablokować całą procedurę. Poniżej przedstawiamy mapę drogową procesu.

Etap 1 – Przygotowanie planu połączenia: zarządy łączących się spółek sporządzają wspólny plan połączenia, który musi zawierać m.in. stosunek wymiany udziałów, prawa przyznane wspólnikom mniejszościowym i wierzycielom oraz skutki dla pracowników.
Etap 2 – Ogłoszenie planu: plan ogłasza się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed walnym zgromadzeniem. Od tego momentu biegnie termin dla wierzycieli.
Etap 3 – Due diligence i sprawozdania zarządów: zarząd każdej spółki sporządza sprawozdanie dla wspólników i pracowników. Niezależny biegły weryfikuje stosunek wymiany udziałów.
Etap 4 – Uchwały zgromadzeń wspólników: każda ze spółek musi uzyskać zgodę zgromadzenia wspólników kwalifikowaną większością, zwykle 2/3 głosów.
Etap 5 – Zaświadczenie o zgodności z prawem krajowym: sąd rejestrowy lub notariusz w każdym państwie wydaje zaświadczenie potwierdzające prawidłowość procedury po stronie krajowej. W Polsce wydaje je sąd rejestrowy KRS.
Etap 6 – Rejestracja połączenia: sąd w państwie spółki przejmującej (lub nowo zawiązanej) dokonuje rejestracji. Połączenie staje się skuteczne z chwilą wpisu. Sądy pozostałych państw wykreślają spółki z rejestrów krajowych.

Kluczowym terminem jest 30 dni na zgłaszanie zastrzeżeń przez wierzycieli od daty ogłoszenia planu. Wierzyciel, który wykaże, że połączenie zagraża zaspokojeniu jego roszczeń, może żądać dodatkowego zabezpieczenia. To ryzyko, które należy ocenić w ramach due diligence już na etapie przygotowania planu.

Sprawozdanie zarządu dla pracowników musi być dostarczone przedstawicielom pracowników co najmniej 45 dni przed zgromadzeniem wspólników. Pominięcie tego obowiązku skutkuje nieważnością procedury. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – termin ten pokrywa się z intensywnym etapem negocjacji warunków połączenia i łatwo go przeoczyć.

Zaświadczenie wydane przez KRS jest ważne 6 miesięcy. Jeśli rejestracja w państwie docelowym nie nastąpi w tym czasie, procedurę trzeba zaczynać od nowa. Dlatego koordynacja między kancelariami prawnymi w obu jurysdykcjach jest absolutnie niezbędna.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednego koordynatora prawnego odpowiedzialnego za harmonogram we wszystkich jurysdykcjach. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której zaświadczenie jednego sądu wygasa, zanim drugi zakończy swoje postępowanie.

Ile kosztuje transgraniczne połączenie spółek i jakie są typowe terminy?

Koszty transgranicznego połączenia spółek dzielą się na cztery kategorie: opłaty sądowe i notarialne, honoraria doradców prawnych, koszty biegłego weryfikującego stosunek wymiany oraz koszty doradztwa podatkowego. Łączny koszt dla transakcji o średniej złożoności w Polsce i jednym innym państwie UE wynosi od 150 000 do 400 000 PLN. Przy transakcjach wielojurysdykcyjnych lub skomplikowanej strukturze właścicielskiej kwoty te mogą być znacznie wyższe.

Opłata sądowa za wpis połączenia w KRS wynosi 500 PLN. To jednak tylko ułamek rzeczywistych kosztów. Honorarium biegłego za weryfikację stosunku wymiany udziałów zaczyna się od 20 000 PLN i rośnie proporcjonalnie do wartości spółek. Koszty doradztwa prawnego po obu stronach granicy stanowią zwykle największą pozycję budżetu.

Harmonogram procesu dla połączenia polskiej sp. z o.o. z czeską spółką s.r.o. wyglądał następująco w jednej z transakcji przeprowadzonych przez nasz zespół w jesieni 2024 roku. Przygotowanie planu połączenia zajęło 6 tygodni. Procedura ogłoszeniowa i oczekiwanie na upływ terminów dla wierzycieli – 8 tygodni. Uchwały zgromadzeń i zaświadczenia krajowe – 4 tygodnie. Rejestracja po stronie czeskiej i wykreślenie z KRS – 6 tygodni. Łącznie: 24 tygodnie od pierwszego spotkania organizacyjnego do skuteczności połączenia.

Dla małopolskiej spółki IT łączącej się ze słowacką spółką technologiczną wiosną 2025 roku proces trwał 7 miesięcy. Opóźnienie wynikało z konieczności negocjacji z przedstawicielami pracowników po stronie słowackiej. Ostateczny koszt doradztwa prawnego przekroczył pierwotny budżet o 35%. Wczesna identyfikacja kwestii pracowniczych pozwoliłaby skrócić proces o co najmniej 6 tygodni.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich uniknąć?

Błędy w transgranicznym połączeniu spółek mają charakter nieodwracalny. Wadliwa uchwała zgromadzenia wspólników lub pominięcie obowiązkowego sprawozdania dla pracowników może unieważnić całą procedurę. Sąd rejestrowy odmówi wydania zaświadczenia o zgodności z prawem krajowym, a czas i koszty poniesione do tego momentu przepadają bezpowrotnie. Poniżej omawiamy trzy scenariusze biznesowe i związane z nimi ryzyka.

Scenariusz 1 – Producent przemysłowy (Wielkopolska): spółka produkcyjna przejmuje dostawcę z Niemiec. Główne ryzyko to kwestia udziału pracowniczego. Niemcy mają jeden z najbardziej rozbudowanych systemów partycypacji pracowniczej w UE. Jeśli polska spółka przejmująca zatrudnia ponad 500 osób, musi wynegocjować z pracownikami zasady partycypacji przed zarejestrowaniem połączenia. Niedoszacowanie tego etapu wydłuża transakcję o 3 do 6 miesięcy.

Scenariusz 2 – Spółka IT (Mazowsze): polska spółka technologiczna łączy się z estońską spółką e-commerce. Ryzyko dotyczy struktury własności intelektualnej. Prawa do oprogramowania przypisane estońskiej spółce przechodzą na spółkę przejmującą z mocy prawa. Bez wcześniejszego audytu IP – który jest elementem szerszego audytu zgodności regulacyjnej – firma może nieświadomie naruszyć umowy licencyjne z podmiotami trzecimi.

Scenariusz 3 – Inwestor zagraniczny (wejście na rynek polski): holenderski fundusz private equity łączy polską spółkę portfelową z austriacką. Kluczowym dokumentem jest umowa wspólników regulująca zasady zarządzania po połączeniu. Bez precyzyjnej umowy wspólników dochodzi do konfliktów kompetencyjnych między zarządami. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. w umowach między sp. z o.o. a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników – element często pomijany przy transakcjach transgranicznych.

Inne typowe błędy to: niedostateczne due diligence podatkowe (ryzyko nieplanowanego opodatkowania połączenia), brak synchronizacji terminów między jurysdykcjami oraz pominięcie obowiązku informacyjnego wobec wierzycieli. W sprawach M&A Polska ryzyka te są dobrze znane doświadczonym praktykom, jednak w transakcjach transgranicznych kumulują się w sposób, który może zaskoczyć nawet doświadczone zespoły korporacyjne.

Warto też pamiętać o kwestiach reprezentacji. Szczegółowe zasady dotyczące prokury i pełnomocnictwa przy podpisywaniu dokumentów połączenia – w tym różnice między prokurą a pełnomocnictwem ogólnym – omawia nasz przewodnik o prokurze i pełnomocnictwie. Błędne umocowanie osoby podpisującej plan połączenia prowadzi do unieważnienia całego dokumentu.

Odpowiedzialność zarządu za prawidłowe przeprowadzenie połączenia jest osobista. Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h. członkowie zarządu mogą odpowiadać osobiście za zobowiązania spółki, jeśli egzekucja z jej majątku okaże się bezskuteczna. W kontekście połączenia transgranicznego dotyczy to w szczególności zobowiązań wobec wierzycieli, którzy nie uzyskali wymaganego zabezpieczenia.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, które z powyższych ryzyk są dla niej istotne. Błędna sekwencja działań w transgranicznym połączeniu jest nieodwracalna – zamyka drogę do szybkiej korekty i naraża zarząd na odpowiedzialność osobistą.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie i chce uniknąć kosztownych błędów proceduralnych – przeprowadzimy analizę ryzyk, przygotujemy harmonogram i skoordynujemy procedurę z partnerami w jurysdykcji docelowej: info@kordeckipartners.com.

Co przygotować przed rozpoczęciem procedury – lista kontrolna

Dobre przygotowanie skraca czas procesu o 30 do 50%. Firmy, które przystępują do procedury bez kompletnej dokumentacji, tracą czas na etapie wydawania zaświadczeń krajowych – sąd rejestrowy KRS wzywa do uzupełnienia braków, co wydłuża etap o kolejne tygodnie. Poniżej lista dokumentów i działań, które należy zgromadzić przed złożeniem pierwszego wniosku.

Dokumenty korporacyjne: aktualny odpis z KRS (nie starszy niż 3 miesiące), umowa spółki lub statut, aktualny rejestr wspólników, uchwały zgromadzenia wspólników z ostatnich 3 lat dotyczące zmian kapitału lub składu zarządu.
Dokumenty finansowe: sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników, opinia biegłego rewidenta (jeśli wymagana), aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami ZUS.
Due diligence: raport prawny obejmujący strukturę właścicielską, zobowiązania umowne z klauzulami change of control, prawa IP, nieruchomości i zabezpieczenia na majątku spółki.
Dokumenty pracownicze: lista przedstawicieli pracowników lub zakładowych organizacji związkowych, informacja o systemie partycypacji pracowniczej (jeśli dotyczy), dane o liczbie zatrudnionych w każdej ze spółek.
Dokumenty podatkowe: analiza skutków połączenia dla CIT (neutralność podatkowa wymaga spełnienia warunków ustawy o CIT), identyfikacja potencjalnych zobowiązań podatkowych przechodzących na spółkę przejmującą.

Przygotowanie tej dokumentacji zajmuje od 4 do 8 tygodni. Firmy, które zlecają jej zebranie równolegle z negocjacjami warunków połączenia, oszczędzają istotną część harmonogramu. Kancelaria prawna Warszawa prowadząca transakcje M&A Polska może skoordynować ten etap równolegle z przygotowaniem wstępnego projektu planu połączenia.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu zajmuje transgraniczne połączenie spółek i od czego zależy długość procesu?

O: Minimalny czas procesu wynosi 90 dni, jednak większość transakcji trwa od 6 do 12 miesięcy. Na długość wpływają: liczba jurysdykcji, konieczność negocjacji z pracownikami, sprawność sądów rejestrowych oraz kompletność dokumentacji. Transakcje z udziałem spółek z Niemiec lub Francji trwają zwykle dłużej niż te z państwami Europy Środkowej, ze względu na bardziej rozbudowane wymogi partycypacji pracowniczej. Każda jurysdykcja ma własne terminy ustawowe, które muszą być spełnione łącznie.

P: Czy połączenie transgraniczne jest neutralne podatkowo?

O: Połączenie transgraniczne może być neutralne podatkowo, ale nie jest nim automatycznie. Ustawa o CIT przewiduje możliwość neutralności podatkowej przy połączeniach, jeśli spełnione są określone warunki – w szczególności dotyczące uzasadnienia biznesowego transakcji i braku sztucznego charakteru struktury. Organy podatkowe, w tym Krajowa Administracja Skarbowa, mogą zakwestionować neutralność, jeśli głównym celem połączenia jest korzyść podatkowa. Niezbędna jest pisemna analiza podatkowa przed rozpoczęciem procedury, nie po jej zakończeniu.

P: Czy wspólnik mniejszościowy może zablokować transgraniczne połączenie spółki?

O: Wspólnik mniejszościowy nie może zablokować połączenia, jeśli uchwała zgromadzenia wspólników zostanie podjęta wymaganą większością – zwykle 2/3 głosów. Dyrektywa 2019/2121 przyznaje jednak wspólnikowi mniejszościowemu prawo wyjścia ze spółki za ekwiwalentną rekompensatą gotówkową, jeśli głosował przeciwko połączeniu. Wspólnik ma na to 30 dni od daty podjęcia uchwały. Wysokość rekompensaty może być kwestionowana przed sądem, co jest częstym źródłem sporów i wydłuża skuteczność połączenia.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – szczególnie gdy w grę wchodzi nieodwracalne wykreślenie z KRS i przejście zobowiązań na podmiot zagraniczny – wymaga indywidualnej analizy prawnej i podatkowej przed podjęciem jakichkolwiek działań.

Aby otrzymać ocenę sytuacji Państwa spółki w kontekście transgranicznego połączenia – w tym harmonogram, szacunek kosztów i identyfikację ryzyk w obu jurysdykcjach – napisz do info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji transgranicznych, połączeń i przejęć spółek oraz restrukturyzacji korporacyjnych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.