Transgraniczne połączenie spółek – dyrektywa UE

Firma produkcyjna z Małopolski postanawia przejąć spółkę zależną z Czech. Na stole leżą dwa warianty: likwidacja zagranicznej spółki i przeniesienie aktywów albo transgraniczne połączenie przez przejęcie. Drugi wariant jest szybszy, tańszy i bezpieczniejszy podatkowo. Problem polega na tym, że procedura jest wieloetapowa, angażuje co najmniej dwa krajowe rejestry i wymaga skoordynowania prawa polskiego z prawem obcym. Bez właściwego przygotowania transakcja może utknąć na miesiące.

Transgraniczne połączenie spółek to procedura regulowana dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2121 z 27 listopada 2019 r. – tzw. dyrektywą o mobilności. W Polsce implementacja nastąpiła przez nowelizację Kodeksu spółek handlowych, która weszła w życie 15 września 2023 r. Procedura obejmuje co najmniej trzy etapy formalne i trwa od 3 do 6 miesięcy, w zależności od złożoności struktury i sprawności rejestrów.

Poniższy przewodnik przeprowadza przez kolejne etapy transgranicznego połączenia – od planu połączenia, przez badanie due diligence i zaświadczenie KRS, aż po rejestrację w państwie spółki przejmującej. Omawiamy trzy scenariusze biznesowe, typowe błędy i koszty. Całość pisana z perspektywy polskiej spółki uczestniczącej w transakcji.

Na czym polega transgraniczne połączenie spółek według dyrektywy UE?

Dyrektywa (UE) 2019/2121 ujednoliciła zasady transgranicznego łączenia, podziału i przekształcenia spółek w całej Unii. Połączenie transgraniczne polega na tym, że co najmniej dwie spółki z różnych państw członkowskich łączą się w jedną, a majątek spółki przejmowanej przechodzi na spółkę przejmującą z mocy prawa – bez potrzeby zawierania osobnych umów przelewu aktywów. Kluczowe są trzy elementy: sukcesja uniwersalna, ochrona wierzycieli i ochrona pracowników.

W polskim porządku prawnym przepisy wdrożone w k.s.h. wyróżniają dwa modele. Pierwszy to połączenie przez przejęcie – spółka przejmująca wchłania spółkę przejmowaną, która ulega rozwiązaniu bez przeprowadzenia likwidacji. Drugi to połączenie przez zawiązanie nowej spółki – obie dotychczasowe spółki przestają istnieć, a ich majątek przechodzi na nowo powstały podmiot. Termin złożenia planu połączenia do KRS wynosi co najmniej 30 dni przed datą zgromadzenia wspólników.

Warto pamiętać, że procedura angażuje organy co najmniej dwóch państw. Po stronie polskiej kluczową rolę odgrywa KRS, który wydaje zaświadczenie o zgodności czynności poprzedzających połączenie z prawem polskim. Bez tego dokumentu rejestr państwa spółki przejmującej nie przeprowadzi rejestracji. Zaświadczenie KRS jest wydawane po badaniu legalności – sąd rejestrowy ma na to 3 miesiące od złożenia wniosku.

Jak wygląda procedura krok po kroku – od planu do rejestracji?

Procedura transgranicznego połączenia składa się z czterech zasadniczych etapów. Każdy z nich ma własne terminy i ryzyka. Łączny czas trwania – przy sprawnym działaniu wszystkich stron – wynosi minimum 3 miesiące, a w praktyce częściej 4–6 miesięcy.

Etap 1 – Plan połączenia. Zarządy spółek uczestniczących sporządzają wspólny plan połączenia. Dokument musi zawierać m.in. formę prawną, firmę i siedzibę spółek, stosunek wymiany udziałów, przewidywane skutki dla pracowników oraz datę, od której udziały w spółce przejmującej uprawniają do udziału w zysku. Plan podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed walnym zgromadzeniem. Pominięcie tego terminu skutkuje nieważnością uchwały o połączeniu.

Etap 2 – Badanie due diligence i sprawozdania zarządów. Zarząd każdej ze spółek sporządza sprawozdanie wyjaśniające wspólnikom skutki prawne i ekonomiczne połączenia. W transakcjach, w których uczestniczy spółka z pracownikami, konieczne jest też sprawozdanie dla pracowników lub konsultacje z reprezentacją pracowniczą. Due diligence obejmuje weryfikację struktury właścicielskiej, zobowiązań i zgód korporacyjnych – rejestracja sp. z o.o. przez S24 jest możliwa w 24 godziny, ale połączenie transgraniczne wymaga znacznie bardziej rozbudowanego procesu weryfikacji.

Etap 3 – Uchwała zgromadzenia wspólników. Połączenie wymaga uchwały podjętej większością 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje surowsze wymogi. Wspólnicy, którzy głosowali przeciwko, mają prawo żądania odkupu udziałów – termin na złożenie żądania wynosi 1 miesiąc od dnia powzięcia uchwały. To istotne ryzyko finansowe, które należy skalkulować przed transakcją.

Etap 4 – Zaświadczenie KRS i rejestracja zagraniczna. Po podjęciu uchwały polska spółka składa wniosek do KRS o wydanie zaświadczenia o zgodności z prawem polskim. KRS ma 3 miesiące na jego wydanie. Zaświadczenie przekazywane jest do zagranicznego rejestru, który przeprowadza rejestrację połączenia. Z chwilą wpisu do rejestru spółki przejmowanej następuje sukcesja uniwersalna i rozwiązanie spółki przejmowanej.

Jakie są koszty i terminy transgranicznego połączenia?

Koszty transgranicznego połączenia zależą od struktury transakcji, liczby jurysdykcji i złożoności due diligence. Można je podzielić na trzy kategorie: opłaty rejestrowe, koszty doradztwa i koszty podatkowe.

Opłaty rejestrowe po stronie polskiej obejmują opłatę za ogłoszenie planu połączenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz opłatę sądową za wniosek o wydanie zaświadczenia KRS. Łącznie te koszty rzadko przekraczają kilka tysięcy złotych. Znacznie wyższe są koszty doradztwa prawnego i podatkowego – w transakcji o umiarkowanej złożoności wynoszą one od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych, w zależności od zakresu due diligence i liczby zaangażowanych jurysdykcji.

Koszty podatkowe wymagają osobnej analizy. Połączenie transgraniczne może być neutralne podatkowo, jeśli spełnione są warunki określone w ustawie o CIT – w szczególności zasada kontynuacji wyceny aktywów. Jeśli warunki nie są spełnione, organ podatkowy (KAS) może zakwestionować neutralność i naliczyć podatek od niezrealizowanych zysków. Dlatego przed rozpoczęciem procedury zalecamy uzyskanie interpretacji indywidualnej – termin na jej wydanie wynosi 3 miesiące.

Trzy scenariusze kosztowe:

Spółka produkcyjna łącząca się ze spółką zależną w jednej jurysdykcji: 3–5 miesięcy, budżet doradczy 80–150 tys. PLN.
Holding z kilkoma spółkami zależnymi w dwóch jurysdykcjach: 5–8 miesięcy, budżet 200–400 tys. PLN.
Transakcja z udziałem pracowników i koniecznością konsultacji: dodatkowe 2–3 miesiące i koszty obsługi procesu pracowniczego.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – kosztem, którego nie widać w budżecie, jest czas zarządu. Procedura wymaga aktywnego zaangażowania osób decyzyjnych po obu stronach przez kilka miesięcy. To realny koszt operacyjny, który należy uwzględnić w harmonogramie transakcji.

Jeśli w transakcji pojawią się spory między wspólnikami co do warunków wymiany udziałów, warto zawczasu zadbać o właściwie skonstruowaną klauzulę arbitrażową – redakcja klauzul arbitrażowych dla polskich umów omawia kluczowe elementy, które decydują o skuteczności takiego zapisu.

Jakie błędy najczęściej blokują transgraniczne połączenie?

Transgraniczne połączenie spółek to procedura, w której błędy formalne mają poważne konsekwencje. Poniżej przedstawiamy pięć najczęstszych problemów, z którymi spotykamy się w praktyce.

Błąd 1 – Niekompletny plan połączenia. Plan musi zawierać wszystkie elementy wymagane zarówno przez prawo polskie, jak i prawo państwa drugiej spółki. Braki formalne skutkują odmową ogłoszenia przez MSiG lub wezwaniem KRS do uzupełnienia – co wydłuża procedurę o kolejne tygodnie.

Błąd 2 – Pominięcie ochrony wierzycieli. Wierzyciele polskiej spółki uczestniczącej w połączeniu mają prawo żądania zabezpieczenia swoich roszczeń w terminie 1 miesiąca od ogłoszenia planu połączenia. Zarząd, który zlekceważy ten etap, naraża się na odpowiedzialność osobistą – art. 299 § 1 k.s.h. stosuje się odpowiednio, jeśli wskutek połączenia wierzyciele poniosą szkodę.

Błąd 3 – Nieuwzględnienie prawa obcego. Polska spółka często koncentruje się wyłącznie na wymogach k.s.h. i pomija wymogi prawa państwa spółki przejmującej. Tymczasem zagraniczny rejestr może wymagać dodatkowych dokumentów, tłumaczeń przysięgłych lub apostille. Odkrycie tego na ostatnim etapie potrafi opóźnić transakcję o 2–3 miesiące.

Błąd 4 – Brak analizy umowy wspólników. Umowa wspólników (shareholders' agreement) może zawierać klauzule ograniczające możliwość połączenia bez zgody pozostałych wspólników lub inwestorów. Naruszenie takich klauzul grozi roszczeniami odszkodowawczymi. Weryfikacja umowy wspólników powinna być jednym z pierwszych kroków due diligence.

Błąd 5 – Niedoszacowanie ryzyka pracowniczego. Dyrektywa o mobilności nakłada szczególne obowiązki informacyjne wobec pracowników. Jeśli spółka zatrudnia powyżej 50 pracowników, konieczne są negocjacje w sprawie uczestnictwa pracowników w organach spółki przejmującej. Pominięcie tego etapu może skutkować zaskarżeniem uchwały o połączeniu.

Firma IT z Mazowsza przekonała się o tym w połowie 2024 r. – brak konsultacji z reprezentacją pracowniczą spowodował wstrzymanie procedury przez KRS i konieczność ponownego przeprowadzenia całego etapu informacyjnego. Transakcja opóźniła się o cztery miesiące.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, czy planowana struktura połączenia jest wolna od ryzyk formalnych i podatkowych. Opóźnienie lub błąd na tym etapie może nieodwracalnie zamknąć wybraną ścieżkę restrukturyzacyjną i wymusić kosztowną likwidację zamiast połączenia.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie lub jest w trakcie przygotowania planu połączenia – przeprowadzimy analizę struktury, weryfikację wymogów formalnych w obu jurysdykcjach oraz koordynację z zagranicznym doradcą: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – M&A Polska i transgraniczne połączenia

Dyrektywa o mobilności otwiera nowe możliwości dla polskich przedsiębiorców w różnych branżach. Poniżej trzy scenariusze, które najczęściej pojawiają się w naszej praktyce doradczej.

Scenariusz 1 – Spółka produkcyjna. Producent z Dolnego Śląska przejął w jesieni 2024 r. spółkę zależną ze Słowacji. Wybrano model połączenia przez przejęcie – polska sp. z o.o. jako spółka przejmująca wchłonęła słowacką s.r.o. Kluczowym wyzwaniem było przeniesienie zezwoleń środowiskowych, które wymagały osobnych decyzji administracyjnych po stronie słowackiej. Procedura trwała 5 miesięcy. Minimalne wymogi kapitałowe spółki przejmującej wynosiły 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h., co nie stanowiło bariery – istotniejsze były wymogi słowackiego prawa spółek.

Scenariusz 2 – Spółka technologiczna. Polska spółka IT planuje połączenie z estońskim podmiotem. Głównym motywem jest konsolidacja własności intelektualnej i unikanie podwójnego opodatkowania przy transferze licencji. W tym przypadku kluczowa jest analiza IP Box – zarówno po stronie polskiej (art. 24d–24s ustawy o CIT), jak i estońskiej. Połączenie transgraniczne pozwala przenieść IP bez konieczności jego wyceny rynkowej, jeśli zachowane są warunki sukcesji podatkowej.

Scenariusz 3 – Inwestor zagraniczny. Dla niemieckiego inwestora wchodzącego na rynek polski przez przejęcie polskiej spółki operacyjnej, połączenie transgraniczne jest alternatywą dla klasycznej akwizycji udziałów. Zamiast kupować udziały w polskiej sp. z o.o., niemiecka GmbH może się z nią połączyć, przejmując cały majątek z mocy prawa. Wymaga to jednak analizy art. 210 § 1 k.s.h. – w transakcjach między spółką a jej zarządem konieczna jest właściwa reprezentacja, co przy strukturach holdingowych bywa pułapką.

We wszystkich trzech scenariuszach niezbędna jest koordynacja między doradcami w obu jurysdykcjach. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednego wiodącego doradcy, który koordynuje całą procedurę – zamiast polegać na równoległej, nieskoordynowanej obsłudze prawnej po każdej stronie granicy.

Checklist – co przygotować przed rozpoczęciem procedury:

Aktualny odpis z KRS i odpowiednik zagraniczny (nie starszy niż 3 miesiące).
Umowa spółki i umowa wspólników – weryfikacja klauzul ograniczających połączenie.
Wykaz zobowiązań i wierzycieli – podstawa do oceny ryzyka ochrony wierzycieli.
Dokumentacja pracownicza – lista pracowników, struktury reprezentacji, układy zbiorowe.
Analiza podatkowa – neutralność CIT, skutki VAT, obowiązki w obu jurysdykcjach.

Konkretna sytuacja Państwa firmy decyduje o tym, który model połączenia jest optymalny. Wybór niewłaściwej struktury na wczesnym etapie może nieodwracalnie podwyższyć koszty transakcji lub wygenerować zobowiązania podatkowe niemożliwe do uniknięcia w późniejszym etapie.

Jeśli Państwa spółka rozważa połączenie transgraniczne i chce ocenić warianty struktury przed złożeniem planu połączenia – umówimy spotkanie analityczne i przygotujemy mapę ryzyk: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa transgraniczne połączenie spółek i czy można ten termin skrócić?

O: Minimalna procedura trwa około 3 miesięcy – wynika to z ustawowych terminów ogłoszenia planu połączenia (30 dni) i wydania zaświadczenia przez KRS (do 3 miesięcy). W praktyce większość transakcji trwa 4–6 miesięcy. Terminu nie można skrócić w drodze umowy stron, ale można go zoptymalizować przez równoległe prowadzenie etapów w obu jurysdykcjach i wczesne przygotowanie dokumentacji.

P: Czy połączenie transgraniczne jest zawsze neutralne podatkowo?

O: To częste nieporozumienie. Neutralność podatkowa na gruncie ustawy o CIT nie jest automatyczna – wymaga spełnienia warunków kontynuacji wyceny aktywów i braku tzw. przesłanki unikania opodatkowania. Jeśli organ podatkowy uzna, że połączenie służy głównie celom podatkowym, może odmówić neutralności. Przed rozpoczęciem procedury warto wystąpić do KAS o interpretację indywidualną – termin na jej wydanie wynosi 3 miesiące, a koszt to 40 PLN za każde pytanie.

P: Czy wspólnik mniejszościowy może zablokować transgraniczne połączenie?

O: Uchwała o połączeniu wymaga co do zasady większości 2/3 głosów. Wspólnik mniejszościowy, który głosował przeciwko, nie może zablokować połączenia, ale ma prawo żądania odkupu udziałów po cenie godziwej – termin na złożenie żądania wynosi 1 miesiąc od dnia podjęcia uchwały. Jeśli umowa wspólników zawiera klauzule wymagające zgody określonych wspólników na połączenie, naruszenie tych postanowień może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi niezależnie od ważności uchwały korporacyjnej.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji transgranicznej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.