Transgraniczne połączenie spółek – dyrektywa UE

Firma technologiczna z Mazowsza chce wchłonąć spółkę córkę z Niemiec. Zarząd wie, że transakcja jest możliwa, ale nie wie, od czego zacząć. Dyrektywa UE o mobilności spółek zharmonizowała procedurę transgranicznego połączenia w całej Unii – jednak każde państwo członkowskie wdrożyło ją nieco inaczej. Polskie przepisy nakładają własne wymogi formalne, terminy i koszty. Bez znajomości tych reguł transakcja może się przeciągnąć o wiele miesięcy.

Transgraniczne połączenie spółek to procedura, w której co najmniej dwie spółki z różnych państw członkowskich UE łączą się w jeden podmiot. Podstawę prawną stanowi Dyrektywa (UE) 2019/2121 (Dyrektywa o mobilności), wdrożona do polskiego k.s.h. Ze strony polskiej spółki przejmującej wymagana jest rejestracja w KRS, a cały proces – od uchwały połączeniowej do wpisu – trwa zwykle od 3 do 6 miesięcy.

Niniejszy przewodnik prowadzi przez procedurę krok po kroku: od przygotowania planu połączenia, przez due diligence i zatwierdzenie przez wspólników, aż po wpis do rejestru. Opisujemy typowe błędy, trzy scenariusze biznesowe oraz koszty, które warto zaplanować z wyprzedzeniem.

Jakie przepisy regulują transgraniczne połączenie spółek w Polsce?

Dyrektywa (UE) 2019/2121 zobowiązała państwa członkowskie do ujednolicenia zasad transgranicznej mobilności spółek. Polska wdrożyła ją nowelizacją k.s.h. z listopada 2023 r. Nowe przepisy zastąpiły dotychczasowy reżim oparty wyłącznie na orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości UE. Od tej chwili transgraniczne połączenie, podział i przekształcenie mają wyraźną podstawę ustawową.

Z perspektywy transakcyjnej istotne są trzy instytucje. KRS rejestruje czynności po stronie polskiej spółki. Sąd właściwy dla siedziby spółki wydaje zaświadczenie o zgodności czynności z prawem polskim (tzw. pre-merger certificate). Notariusz uczestniczy przy sporządzaniu planu połączenia i poświadczaniu dokumentów. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – każde z tych ogniw ma własny termin, który może opóźnić całą transakcję.

Przepisy k.s.h. przewidują, że połączenie może nastąpić przez przejęcie (spółka przejmująca wchłania spółkę przejmowaną) albo przez zawiązanie nowej spółki. W obu wariantach majątek spółki przejmowanej przechodzi na spółkę przejmującą z mocy prawa – sukcesja uniwersalna. Wspólnicy spółki przejmowanej otrzymują udziały lub akcje spółki przejmującej. Wycena stosunku wymiany jest jednym z najtrudniejszych elementów procesu i powinna być oparta na rzetelnym due diligence.

Regulacje dotyczące programów compliance i antykorupcji obowiązują również spółkę powstałą po połączeniu. Warto to uwzględnić już na etapie planowania struktury.

Jak wygląda procedura krok po kroku – od planu do wpisu w KRS?

Procedura transgranicznego połączenia składa się z sześciu głównych etapów. Każdy ma własny termin i wymogi formalne. Łączny czas – przy sprawnym przebiegu – wynosi od 3 do 6 miesięcy. Opóźnienia najczęściej pojawiają się na etapie badania przez organ rejestrowy i uzyskiwania zaświadczenia o zgodności.

Etap 1 – Plan połączenia. Zarządy obu spółek sporządzają wspólny plan połączenia. Dokument musi zawierać m.in. stosunek wymiany udziałów, skutki dla pracowników oraz proponowany harmonogram. Plan ogłasza się co najmniej 30 dni przed datą uchwały wspólników. Wymóg ten ma charakter bezwzględny – jego naruszenie uniemożliwia rejestrację.

Etap 2 – Due diligence i wycena. Biegły rewident lub niezależny ekspert bada plan połączenia i wydaje opinię o stosunku wymiany. Badanie trwa zwykle 4 do 8 tygodni. W transakcjach M&A Polska wymogi due diligence obejmują nie tylko kwestie finansowe, ale też regulacyjne, pracownicze i środowiskowe.

Etap 3 – Uchwała wspólników. Każda spółka podejmuje uchwałę o połączeniu większością wymaganą przez prawo swojego państwa. W polskiej sp. z o.o. wymagana jest większość dwóch trzecich głosów, chyba że umowa wspólników przewiduje wyższy próg. Protokół musi być sporządzony przez notariusza.

Etap 4 – Zaświadczenie o zgodności. Sąd rejestrowy lub notariusz wydaje zaświadczenie potwierdzające, że polska spółka dopełniła wymogów krajowych. Termin na wydanie zaświadczenia wynosi 3 miesiące od złożenia wniosku. Zaświadczenie przekazuje się organowi rejestrującemu w państwie spółki przejmującej.

Etap 5 – Rejestracja w państwie spółki przejmującej. Organ rejestrowy państwa docelowego – np. niemiecki Handelsregister – dokonuje wpisu połączenia. Od tej chwili połączenie staje się skuteczne. Polska spółka przejmowana jest wykreślana z KRS z urzędu.

Etap 6 – Aktualizacje rejestrowe i podatkowe. Po wpisie należy zaktualizować dane w urzędzie skarbowym, ZUS, CRBR i u kontrahentów. Sukcesja uniwersalna obejmuje co do zasady wszystkie umowy, zezwolenia i zobowiązania – ale niektóre licencje wymagają odrębnego przeniesienia.

Jakie są koszty i najczęstsze błędy przy transgranicznym połączeniu?

Koszty transgranicznego połączenia są wyższe niż przy fuzji krajowej. Wynikają z konieczności zaangażowania doradców w co najmniej dwóch jurysdykcjach, notariuszy, biegłych rewidentów i organów rejestrowych. W praktyce całkowity koszt obsługi prawnej i doradczej mieści się w przedziale od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych – zależnie od skomplikowania transakcji i liczby jurysdykcji.

Opłaty rejestrowe po stronie polskiej obejmują opłatę sądową za wydanie zaświadczenia o zgodności (500 PLN) oraz opłatę za wykreślenie spółki z KRS (300 PLN). Koszty notarialne zależą od wartości majątku spółki – taksa notarialna jest regulowana rozporządzeniem i może sięgać kilku tysięcy złotych. Do tego dochodzą koszty po stronie zagranicznej, które trzeba ustalić z lokalnym doradcą.

Najczęstsze błędy popełniane przez polskie spółki to:

niedotrzymanie 30-dniowego terminu ogłoszenia planu połączenia przed uchwałą wspólników,
błędne określenie stosunku wymiany udziałów bez niezależnej wyceny,
pominięcie obowiązków informacyjnych wobec pracowników i ich przedstawicieli,
brak aktualizacji umowy wspólników po połączeniu,
nieuwzględnienie skutków podatkowych sukcesji uniwersalnej.

Spółka IT z Małopolski w jesieni 2024 r. straciła 4 miesiące, bo plan połączenia nie zawierał wymaganych informacji o skutkach dla pracowników. Sąd rejestrowy odmówił wydania zaświadczenia o zgodności. Cały etap przygotowawczy trzeba było powtórzyć. Koszt opóźnienia – kilkadziesiąt tysięcy złotych w dodatkowych honorariach doradców.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie planu połączenia we współpracy z kancelarią prawną w obu jurysdykcjach od pierwszego dnia procesu. Późniejsze korygowanie błędów formalnych jest zawsze droższe niż ich uniknięcie.

Zarząd spółki przejmującej powinien też pamiętać o odpowiedzialności z art. 299 § 1 k.s.h. Jeśli w wyniku połączenia spółka przejmie ukryte zobowiązania spółki przejmowanej, a egzekucja okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą sięgnąć do majątku osobistego członków zarządu. To ryzyko jest szczególnie istotne przy przejmowaniu spółek z państw o słabiej uregulowanym rynku.

Trzy scenariusze biznesowe – kiedy transgraniczne połączenie ma sens?

Nie każda transakcja M&A wymaga pełnoprawnego połączenia transgranicznego. Decyzja zależy od struktury grupy, celów operacyjnych i skutków podatkowych. Poniżej trzy scenariusze, które pozwalają ocenić, kiedy połączenie jest właściwym instrumentem.

Scenariusz 1 – Producent z sektora przemysłowego. Polska spółka produkcyjna przejmuje czeskiego dostawcę komponentów. Celem jest uproszczenie struktury grupy i eliminacja kosztów administracyjnych drugiej spółki. Połączenie przez przejęcie jest uzasadnione: sukcesja uniwersalna przenosi wszystkie umowy z dostawcami i odbiorcami bez konieczności ich renegocjacji. Kluczowe jest wcześniejsze zbadanie, czy czeskie umowy zawierają klauzule zmiany kontroli.

Scenariusz 2 – Spółka IT i inwestor zagraniczny. Zagraniczny fundusz PE przejmuje polską spółkę technologiczną i chce połączyć ją z portfelową spółką z Holandii. Dla inwestora zagranicznego wchodzącego na rynek polski istotne jest, że połączenie wymaga zgody wspólników polskiej spółki – a umowa wspólników może przewidywać prawo weta. Przed transakcją należy zbadać treść umowy wspólników i ewentualnie ją znowelizować. Programy motywacyjne dla pracowników – takie jak opisane w przewodniku dotyczącym ESOP w Polsce – wymagają osobnego uregulowania po połączeniu.

Scenariusz 3 – Startup z udziałem kapitału zagranicznego. Polska sp. z o.o. z minimalnym kapitałem 5 000 PLN (art. 154 § 1 k.s.h.) ma połączyć się ze spółką z o.o. z Rumunii. Różnica w minimalnych wymogach kapitałowych między jurysdykcjami nie blokuje połączenia, ale może wymagać podwyższenia kapitału spółki wynikowej. Kancelaria prawna Warszawa powinna w takim przypadku ocenić, czy nie lepszym rozwiązaniem jest przekształcenie transgraniczne zamiast połączenia.

Spółka z branży e-commerce z Trójmiasta w lecie 2024 r. zdecydowała się na połączenie z estońską spółką siostrą zamiast na zakup aktywów. Oszczędność na podatku od czynności cywilnoprawnych i kosztach przeniesienia umów wyniosła szacunkowo kilkadziesiąt tysięcy złotych. Kluczowe było wcześniejsze przygotowanie rzetelnego due diligence obu podmiotów.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie przy połączeniach wielojurysdykcyjnych – wymaga indywidualnej oceny struktury transakcji. Błędy na etapie planowania zamykają drogę do korzystnych rozwiązań podatkowych i mogą prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji rejestrowych.

Jeśli Państwa spółka rozważa transgraniczne połączenie lub przejęcie – przeprowadzimy analizę struktury transakcji, ocenimy ryzyka w obu jurysdykcjach i przygotujemy plan działania: info@kordeckipartners.com.

Co przygotować przed złożeniem wniosku do KRS?

Przygotowanie dokumentacji to etap, na którym najczęściej traci się czas. Lista wymaganych dokumentów jest długa, a każdy brak skutkuje zwrotem wniosku przez KRS i koniecznością jego uzupełnienia w terminie 7 dni. Poniżej lista kontrolna dla polskiej spółki uczestniczącej w transgranicznym połączeniu.

Wspólny plan połączenia – podpisany przez zarządy obu spółek, ogłoszony co najmniej 30 dni przed uchwałą.
Opinia biegłego rewidenta o stosunku wymiany udziałów – wydana przez niezależnego eksperta.
Uchwała wspólników o połączeniu – sporządzona w formie aktu notarialnego.
Sprawozdanie zarządu wyjaśniające podstawy prawne i ekonomiczne połączenia.
Dokumenty potwierdzające dopełnienie obowiązków informacyjnych wobec pracowników.

Do wniosku o wydanie zaświadczenia o zgodności dołącza się ponadto aktualne odpisy z KRS, zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami i składkami ZUS oraz potwierdzenie ogłoszenia planu połączenia. Termin na rozpatrzenie wniosku przez sąd wynosi 3 miesiące – choć w praktyce KRS w Warszawie rozpatruje takie wnioski w ciągu 6 do 10 tygodni przy kompletnej dokumentacji.

Warto też zadbać o aktualność danych w CRBR. Zmiana struktury właścicielskiej wynikająca z połączenia musi zostać zgłoszona w terminie 7 dni od dnia wpisu połączenia do rejestru. Niedopełnienie tego obowiązku grozi karą do 1 000 000 PLN.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu trwa transgraniczne połączenie spółek w Polsce od uchwały do wpisu?

O: Cały proces – od podjęcia uchwały wspólników do wpisu połączenia w rejestrze państwa spółki przejmującej – trwa zazwyczaj od 3 do 5 miesięcy. Najdłużej trwa etap uzyskania zaświadczenia o zgodności z prawa polskiego: sąd rejestrowy ma na to 3 miesiące, choć przy kompletnej dokumentacji termin jest zwykle krótszy. Dodatkowy czas pochłaniają procedury w jurysdykcji zagranicznej, których nie można skrócić.

P: Czy pracownicy muszą wyrazić zgodę na transgraniczne połączenie spółek?

O: Pracownicy nie mają prawa weta wobec połączenia, ale pracodawca ma obowiązek poinformowania ich i przeprowadzenia konsultacji. Dyrektywa o mobilności wymaga, by plan połączenia zawierał szczegółowe informacje o skutkach dla zatrudnienia. Pominięcie tego obowiązku to jeden z najczęstszych powodów odmowy wydania zaświadczenia o zgodności przez sąd rejestrowy. W spółkach z radą pracowników wymagane jest przeprowadzenie formalnych negocjacji dotyczących uczestnictwa pracowników w organach spółki wynikowej.

P: Czy transgraniczne połączenie powoduje obowiązki podatkowe po stronie polskiej spółki?

O: Sukcesja uniwersalna oznacza, że polska spółka przejmowana przestaje istnieć. Na gruncie podatku dochodowego połączenie jest co do zasady neutralne podatkowo, jeśli spełnione są warunki dyrektywy o fuzjach (Dyrektywa 2009/133/WE). Jednak neutralność ta nie jest automatyczna – wymaga weryfikacji struktury transakcji. Organy KAS mogą zakwestionować neutralność, jeśli połączenie nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Rekomendujemy uzyskanie interpretacji indywidualnej przed finalizacją transakcji.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji transgranicznych i restrukturyzacji korporacyjnych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.