Spółka z Małopolski planuje przejęcie czeskiego dystrybutora. Zarząd zakłada, że procedura zajmie trzy miesiące. W praktyce – bez znajomości dyrektywy UE o mobilności transgranicznej i jej polskiej implementacji – może to potrwać dwa razy dłużej, a błędy formalne zamkną drogę do rejestracji w KRS na wiele tygodni.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2121 – zwana dyrektywą o mobilności – zmieniła zasady transgranicznego łączenia spółek kapitałowych w całej Unii Europejskiej. Polska implementowała jej przepisy nowelizacją Kodeksu spółek handlowych obowiązującą od 15 września 2023 roku. Procedura obejmuje trzy etapy formalne, a minimalny czas realizacji wynosi 30 dni od ogłoszenia planu połączenia.

Poniżej wyjaśniamy, co konkretnie się zmieniło, kogo dotyczą nowe przepisy i jakie działania trzeba podjąć – zanim projekt połączenia wejdzie w fazę, z której nie można się już wycofać bez kosztów.

Co zmieniła dyrektywa o mobilności w polskim prawie?

Dyrektywa 2019/2121 zastąpiła wcześniejszy reżim transgranicznych połączeń oparty na dyrektywie z 2005 roku. Kluczowa zmiana dotyczy zakresu podmiotowego: nowe przepisy obejmują nie tylko spółki akcyjne, ale również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – a więc zdecydowaną większość podmiotów uczestniczących w transakcjach M&A Polska. Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce może teraz łączyć się transgranicznie na ujednoliconych zasadach z odpowiednikami z każdego państwa członkowskiego UE.

Polska nowelizacja k.s.h. wprowadza obowiązek sporządzenia planu połączenia w formie aktu notarialnego lub dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem. Plan musi być ogłoszony w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed datą podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników. To twarde wymaganie – bez zachowania tego terminu uchwała jest wadliwa.

Nowością jest obowiązkowe zaświadczenie o zgodności z prawem krajowym, wydawane przez sąd rejestrowy lub notariusza. KRS wydaje to zaświadczenie dla polskiej spółki uczestniczącej w połączeniu. Bez niego organ rejestrowy w państwie spółki przejmującej odmówi rejestracji. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – wniosek o zaświadczenie należy złożyć odpowiednio wcześnie, bo czas oczekiwania może wynosić od 14 do 30 dni roboczych.

Dyrektywa wprowadza też wzmocnioną ochronę trzech grup: wspólników mniejszościowych (prawo wyjścia ze spółki za wynagrodzeniem), wierzycieli (prawo żądania zabezpieczenia roszczeń w terminie 30 dni od ogłoszenia planu) oraz pracowników (obowiązkowe informowanie i konsultacje). Pominięcie któregokolwiek z tych elementów otwiera drogę do zaskarżenia uchwały o połączeniu.

Kogo dotyczą nowe przepisy i jakie progi obowiązują?

Transgraniczne połączenie w rozumieniu znowelizowanych przepisów k.s.h. dotyczy każdej spółki kapitałowej zarejestrowanej w KRS, która łączy się z podmiotem z innego państwa UE lub EOG. Nie ma progu przychodowego ani kapitałowego – przepisy stosuje się niezależnie od wielkości spółki. Jedynym ograniczeniem jest forma prawna: spółki osobowe i spółdzielnie pozostają poza zakresem dyrektywy.

Warto jednak zwrócić uwagę na progi istotne z perspektywy due diligence i struktury transakcji. Jeśli spółka przejmowana ma kapitał zakładowy przekraczający równowartość 500 000 EUR, plan połączenia musi zawierać niezależną opinię biegłego. Biegłego wyznacza sąd rejestrowy na wniosek spółki – czas oczekiwania na wyznaczenie to kolejne 14 do 21 dni, których nie można pominąć w harmonogramie projektu.

Dla spółek z o.o. z kapitałem zakładowym poniżej progu z art. 154 § 1 k.s.h. (czyli poniżej 5 000 PLN) transgraniczne połączenie jest technicznie możliwe, ale wymaga podwyższenia kapitału przed złożeniem wniosku. To częsty błąd w projektach M&A – zarząd zakłada, że niski kapitał nie stanowi przeszkody, a tymczasem organ rejestrowy państwa przejmującego może odmówić rejestracji, powołując się na brak zdolności aportowej.

Osobna kategoria to spółki z udziałem Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego. Tu zastosowanie mają dodatkowe przepisy szczególne, a sama procedura wymaga uzyskania zgody ministra właściwego do spraw aktywów państwowych. Harmonogram takich projektów należy wydłużyć o co najmniej 60 dni.

Dla firm z programami motywacyjnymi opartymi na udziałach – przed przystąpieniem do połączenia warto przeanalizować strukturę programów ESOP w Polsce, ponieważ połączenie transgraniczne może zmienić podstawę opodatkowania uczestników programu i wymagać aktualizacji umowy wspólników.

Jakie działania podjąć natychmiast – lista kontrolna?

Złożoność procedury transgranicznego połączenia wynika z konieczności równoległego spełnienia wymogów co najmniej dwóch jurysdykcji. Opóźnienie na którymkolwiek etapie przesuwa cały harmonogram – a w przypadku projektów z terminem zamknięcia wynikającym z umowy wspólników, każdy tydzień zwłoki generuje ryzyko odpowiedzialności kontraktowej.

Przed formalnym wszczęciem procedury należy wykonać następujące kroki:

  • Przeprowadzić due diligence prawne i podatkowe w obu jurysdykcjach – ze szczególnym uwzględnieniem skutków w CIT (w tym minimalnego CIT dla spółek wykazujących stratę).
  • Ustalić harmonogram z uwzględnieniem 30-dniowego okresu ogłoszenia planu oraz czasu na wydanie zaświadczenia przez KRS.
  • Zidentyfikować wierzycieli uprawnionych do żądania zabezpieczenia i przygotować strategię komunikacji z nimi.
  • Sprawdzić, czy spółka uczestnicząca nie podlega szczególnym ograniczeniom sektorowym (finanse, media, obronność).
  • Zaktualizować lub zawrzeć umowę wspólników regulującą prawa udziałowców mniejszościowych po połączeniu.

Odpowiedzialność zarządu za prawidłowe przeprowadzenie połączenia wynika bezpośrednio z art. 293 § 1 k.s.h. – zarząd odpowiada za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki. W przypadku połączenia transgranicznego, gdzie skutki są nieodwracalne po rejestracji w obu państwach, błędy na etapie przygotowania mają charakter trwały.

Projekty transgraniczne wymagają koordynacji kancelarii w obu jurysdykcjach. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest powierzenie koordynacji jednej kancelarii z siecią zagraniczną – zamiast angażowania dwóch niezależnych podmiotów, które mogą mieć rozbieżne interpretacje harmonogramu.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – szczególnie gdy termin zamknięcia transakcji jest już ustalony – wymaga natychmiastowej oceny, czy harmonogram jest realny. Błędy formalne na etapie ogłoszenia planu lub wniosku o zaświadczenie KRS mają skutek nieodwracalny dla całego projektu.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie lub jest stroną transakcji M&A z elementem transgranicznym – przeprowadzimy analizę harmonogramu, identyfikację ryzyk w obu jurysdykcjach i koordynację z zagranicznym kontrpartnerem: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa transgraniczne połączenie spółek po nowelizacji k.s.h.?

O: Minimalny czas proceduralny wynosi około 3 miesięcy od sporządzenia planu połączenia do rejestracji. Na ten czas składają się: 30 dni ogłoszenia planu, 14–30 dni na wydanie zaświadczenia przez KRS, czas postępowania rejestrowego w państwie spółki przejmującej oraz ewentualny czas na wyznaczenie biegłego. Projekty z udziałem spółek skarbu państwa wymagają co najmniej 5 miesięcy.

P: Czy transgraniczne połączenie dotyczy tylko dużych spółek?

O: To częste nieporozumienie. Dyrektywa 2019/2121 i polska nowelizacja k.s.h. nie przewidują progu przychodowego ani majątkowego. Przepisy stosuje się do każdej spółki kapitałowej – w tym małej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – o ile łączy się ona z podmiotem z innego państwa Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Obowiązek sporządzenia opinii biegłego pojawia się dopiero przy kapitale przekraczającym równowartość 500 000 EUR.

P: Jakie są konsekwencje pominięcia ochrony wierzycieli w procedurze połączenia?

O: Wierzyciele mają prawo żądać zabezpieczenia roszczeń w terminie 30 dni od ogłoszenia planu połączenia. Pominięcie tego elementu lub brak właściwego ogłoszenia otwiera wierzycielom drogę do zaskarżenia uchwały o połączeniu. Po rejestracji połączenia w obu jurysdykcjach skutki są nieodwracalne, a odpowiedzialność odszkodowawcza zarządu na podstawie artykułu 293 paragrafu 1 Kodeksu spółek handlowych staje się realna. Zarząd może ponadto odpowiadać osobiście za zobowiązania spółki na zasadach artykułu 299 paragrafu 1 Kodeksu spółek handlowych, jeśli wierzyciel wykaże szkodę.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A, restrukturyzacji transgranicznej i obsługi korporacyjnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.