Transgraniczne połączenie spółek – dyrektywa UE

Firma produkcyjna z Wielkopolski chce przejąć spółkę zależną z Niemiec. Zarząd ustala, że zamiast kosztownej likwidacji i zakupu aktywów, korzystniejsze będzie transgraniczne połączenie spółek. Procedura wydaje się prosta – jedna spółka wchłania drugą, aktywa i zobowiązania przechodzą z mocy prawa. W praktyce jednak czeka kilkanaście kroków, trzy jurysdykcje dokumentów i terminy, których przekroczenie cofa cały proces do punktu wyjścia.

Transgraniczne połączenie spółek w Unii Europejskiej opiera się na Dyrektywie 2017/1132/UE zmienionej Dyrektywą 2019/2121/UE o mobilności spółek, implementowanej do polskiego prawa przez nowelizację Kodeksu spółek handlowych obowiązującą od 15 września 2023 r. Procedura obejmuje trzy fazy: przygotowanie planu połączenia, kontrolę przez sąd rejestrowy i rejestrację skutków. Minimalny realny czas realizacji wynosi od 4 do 8 miesięcy.

Poniższy przewodnik prowadzi przez każdy etap krok po kroku. Omawiamy koszty, typowe błędy, trzy scenariusze biznesowe oraz pytania, które klienci zadają najczęściej. Jeśli Państwa spółka planuje restrukturyzację transgraniczną, ten materiał pozwoli ocenić, na czym stoi projekt i gdzie leżą największe ryzyka.

Czym jest transgraniczne połączenie spółek i kiedy warto je rozważyć?

Transgraniczne połączenie spółek to procedura, w której co najmniej dwie spółki z różnych państw członkowskich UE łączą się w jedną. Majątek spółki przejmowanej przechodzi na spółkę przejmującą z mocy prawa – bez potrzeby zawierania odrębnych umów przeniesienia własności dla każdego składnika aktywów. Podstawą prawną w Polsce są art. 516¹–516¹³ k.s.h., wprowadzone przez nowelizację z 2023 r. Sądem rejestrowym właściwym dla polskiej spółki jest KRS.

Kiedy połączenie transgraniczne ma sens ekonomiczny? Przede wszystkim wtedy, gdy grupie kapitałowej zależy na uproszczeniu struktury holdingowej. Zamiast utrzymywać kilka podmiotów z oddzielnymi zarządami, księgowością i audytami, właściciel konsoliduje działalność w jednej spółce. Efekt: niższe koszty administracyjne, łatwiejsze zarządzanie płynnością i czytelniejsza polska struktura holdingowa.

Trzy typowe scenariusze biznesowe ilustrują zakres zastosowania tej procedury. Scenariusz 1 – producent z Wielkopolski przejmuje spółkę dystrybucyjną z Czech: chce przenieść rejestrację do Polski, zachowując kontrakty handlowe. Scenariusz 2 – spółka IT z Krakowa łączy się ze swoją spółką matką z Niderlandów w ramach odwrotnego połączenia – polska sp. z o.o. staje się spółką przejmującą. Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny konsoliduje dwie spółki operacyjne – polską i słowacką – w jedną z siedzibą w Warszawie przed planowanym wyjściem z inwestycji.

Połączenie transgraniczne różni się od zwykłego M&A. W transakcji kupna-sprzedaży udziałów zmienia się właściciel, ale obie spółki nadal istnieją. W połączeniu transgranicznym spółka przejmowana przestaje istnieć – jej byt prawny wygasa z chwilą wpisu do rejestru. To radykalna i nieodwracalna zmiana struktury. Dlatego przed podjęciem decyzji konieczne jest staranne due diligence obu podmiotów, obejmujące nie tylko finanse, ale też zobowiązania pracownicze i umowy wymagające zgody na cesję.

Jak przebiega procedura krok po kroku – od planu do rejestracji?

Procedura składa się z trzech faz. Faza przygotowawcza trwa zwykle 6–10 tygodni i obejmuje sporządzenie planu połączenia, sprawozdania zarządu oraz opinii biegłego. Faza korporacyjna – zgromadzenia wspólników i kontrola sądowa – zajmuje kolejne 4–8 tygodni. Faza rejestracyjna w KRS zamyka się zwykle w 2–4 tygodniach od uzyskania zaświadczenia o zgodności. Łącznie: minimum 4 miesiące w wariancie bezproblemowym, realnie 6–8 miesięcy.

Krok 1 – Plan połączenia. Zarządy obu spółek sporządzają wspólny plan połączenia. Dokument musi zawierać m.in. formę prawną i siedzibę spółki przejmującej, parytet wymiany udziałów, prawa pracownicze oraz skutki dla wierzycieli. Plan ogłasza się w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed walnym zgromadzeniem.

Krok 2 – Sprawozdanie zarządu i opinia biegłego. Zarząd każdej ze spółek sporządza sprawozdanie wyjaśniające prawne i ekonomiczne uzasadnienie połączenia. Biegły rewident weryfikuje parytet wymiany udziałów – chyba że wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na rezygnację z opinii biegłego. To istotna oszczędność: wynagrodzenie biegłego to często 15 000–40 000 PLN po każdej stronie.

Krok 3 – Zgromadzenie wspólników. Każda ze spółek odbywa zgromadzenie i podejmuje uchwałę o połączeniu. W polskiej sp. z o.o. wymagana jest kwalifikowana większość 2/3 głosów, chyba że umowa wspólników przewiduje wyższy próg. Wspólnicy muszą mieć dostęp do planu połączenia, sprawozdania zarządu i ostatnich trzech lat sprawozdań finansowych co najmniej 30 dni przed głosowaniem.

Krok 4 – Kontrola sądowa. Sąd rejestrowy (KRS) bada, czy procedura przebiegła zgodnie z prawem. Wydaje zaświadczenie o zgodności w ciągu 3 miesięcy od złożenia wniosku. To zaświadczenie jest warunkiem wpisu połączenia w państwie spółki przejmującej. Jeśli sąd stwierdzi nieprawidłowości – np. naruszenie praw pracowniczych – może odmówić wydania zaświadczenia.

Krok 5 – Rejestracja skutków połączenia. Sąd właściwy dla spółki przejmującej wpisuje połączenie do rejestru. Z chwilą wpisu spółka przejmowana przestaje istnieć, a jej majątek przechodzi na spółkę przejmującą. KRS wykreśla polską spółkę przejmowaną z urzędu po otrzymaniu informacji z zagranicznego rejestru.

Jakie koszty i ryzyka wiążą się z połączeniem transgranicznym?

Koszty połączenia transgranicznego są wyższe niż przy połączeniu krajowym. Wynikają z konieczności obsługi prawnej w co najmniej dwóch jurysdykcjach, tłumaczeń przysięgłych, opłat rejestrowych i ewentualnego wynagrodzenia biegłego. Przy typowej transakcji między polską a niemiecką spółką łączne koszty obsługi prawnej i rejestracyjnej mieszczą się w przedziale 80 000–200 000 PLN, zależnie od złożoności struktury.

Opłaty sądowe w KRS za rejestrację połączenia wynoszą 500 PLN za wpis zmiany danych oraz 100 PLN za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. To margines całości kosztów. Znacznie większą pozycją są koszty doradztwa – szczegółowe zasady obliczania opłat sądowych w Polsce w sprawach gospodarczych warto znać, planując budżet projektu.

Ryzyka można podzielić na trzy kategorie. Po pierwsze – ryzyko podatkowe. Połączenie transgraniczne może wywołać obowiązek podatkowy w Polsce, jeśli spółka przejmowana posiada nieruchomości lub prawa majątkowe o wartości przekraczającej 50% aktywów. Konieczna jest analiza przepisów o podatku u źródła oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Po drugie – ryzyko pracownicze. Pracownicy spółki przejmowanej zachowują prawa wynikające z art. 23¹ Kodeksu pracy – pracodawca zmienia się, ale warunki zatrudnienia nie. Naruszenie tych praw może zablokować wydanie zaświadczenia przez KRS. Po trzecie – ryzyko wierzycielskie. Wierzyciele spółki przejmowanej mogą żądać zabezpieczenia swoich roszczeń w terminie 30 dni od ogłoszenia planu połączenia. Niezaspokojone roszczenia mogą wstrzymać procedurę.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – największe opóźnienia nie wynikają z problemów prawnych, lecz z braku kompletnej dokumentacji finansowej jednej ze spółek. Zanim zarząd złoży plan połączenia, warto upewnić się, że zatwierdzone sprawozdania finansowe za ostatnie trzy lata są dostępne w obu spółkach.

Odpowiedzialność zarządu w trakcie procedury jest realna. Na podstawie art. 293 § 1 k.s.h. członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki. Jeśli połączenie zostanie przeprowadzone z naruszeniem przepisów – np. bez wymaganej uchwały wspólników – zarząd może ponieść osobistą odpowiedzialność odszkodowawczą.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich uniknąć?

Najczęstszy błąd to niedoszacowanie czasu. Zarządy zakładają, że procedura potrwa 2–3 miesiące. Realistyczny harmonogram zakłada 6–8 miesięcy, a przy skomplikowanej strukturze właścicielskiej – nawet 12. Każde opóźnienie po stronie zagranicznego rejestru lub sądu wydłuża projekt, bo polska procedura musi być zsynchronizowana z zagraniczną.

Drugi błąd: nieprawidłowy parytet wymiany udziałów. Jeśli wartość obu spółek nie zostanie rzetelnie wyceniona, wspólnicy mniejszościowi mogą zaskarżyć uchwałę o połączeniu. Na zaskarżenie uchwały wspólnicy mają 6 miesięcy od jej podjęcia – zgodnie z art. 252 § 1 k.s.h. Zaskarżenie nie wstrzymuje automatycznie procedury, ale tworzy ryzyko odpowiedzialności odszkodowawczej.

Trzeci błąd: pominięcie reprezentacji pracowniczej. Dyrektywa 2019/2121/UE wymaga, by pracownicy mieli zagwarantowane prawa uczestnictwa w organach spółki przejmującej, jeśli spółka przejmowana podlegała takim zasadom w swoim kraju. Pominięcie tego etapu – typowe, gdy polska spółka przejmuje podmiot z Niemiec, gdzie współzarządzanie jest standardem – blokuje wydanie zaświadczenia przez KRS.

Micro-case: spółka usługowa z Mazowsza podjęła uchwałę o połączeniu z czeską spółką córką latem 2024 r. Procedura utknęła na 4 miesiące, bo czeska strona nie dostarczyła przetłumaczonych sprawozdań finansowych. Koszt opóźnienia – dodatkowe 35 000 PLN wynagrodzenia doradców i zmiana daty zamknięcia ksiąg. Wniosek: harmonogram projektu musi uwzględniać bufory czasowe po stronie każdej jurysdykcji.

Czwarty błąd: brak analizy umów wymagających zgody na cesję. Wiele umów handlowych i kredytowych zawiera klauzule change of control lub zakaz cesji bez zgody drugiej strony. Połączenie transgraniczne może automatycznie aktywować te klauzule. Dlatego due diligence powinno obejmować przegląd wszystkich istotnych umów – nie tylko tych powyżej określonego progu wartości.

Piąty błąd: nieuwzględnienie skutków dla umowy wspólników. Jeśli spółka przejmująca ma kilku wspólników, umowa wspólników może wymagać zmiany po połączeniu – np. w zakresie praw pierwszeństwa nabycia udziałów czy mechanizmów drag-along i tag-along. Warto zaktualizować umowę wspólników równolegle z procedurą połączenia, a nie po jej zakończeniu.

Micro-case: spółka technologiczna z Trójmiasta zakończyła połączenie transgraniczne z holenderskim podmiotem zimą 2025 r. Transakcja przebiegła sprawnie, bo zarząd zaangażował doradców z obu jurysdykcji już na etapie planowania struktury – 9 miesięcy przed złożeniem planu połączenia. Budżet projektu zamknął się w 110 000 PLN, co stanowiło ok. 0,4% wartości konsolidowanych aktywów.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa transgraniczne połączenie spółek od momentu podjęcia decyzji do wpisu w KRS?

O: Minimalny czas to 4 miesiące, ale realistyczny harmonogram zakłada 6–8 miesięcy. Na długość procesu wpływają przede wszystkim: czas oczekiwania na zaświadczenie sądu rejestrowego (do 3 miesięcy), synchronizacja z zagranicznym rejestrem oraz kompletność dokumentacji finansowej. W projektach z udziałem spółek z Niemiec lub Francji warto uwzględnić dodatkowe 4–6 tygodni na procedury pracownicze.

P: Czy po połączeniu transgranicznym polska spółka zachowuje numer NIP i REGON?

O: Jeśli polska spółka jest spółką przejmującą, zachowuje swój numer NIP, REGON i numer KRS. Zmiana dotyczy jedynie danych rejestrowych odzwierciedlających nową strukturę (np. kapitał zakładowy, skład zarządu). Jeśli polska spółka jest spółką przejmowaną, jej NIP wygasa z chwilą wykreślenia z KRS – organy podatkowe są zawiadamiane z urzędu. Warto jednak uprzedzić urząd skarbowy i ZUS przed zakończeniem procedury, by uniknąć problemów z rozliczeniami przejściowymi.

P: Czy wspólnik mniejszościowy może zablokować transgraniczne połączenie spółek?

O: Uchwała o połączeniu wymaga większości 2/3 głosów w polskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – chyba że umowa spółki przewiduje wyższy próg. Wspólnik mniejszościowy nie może zablokować uchwały, jeśli nie dysponuje co najmniej 1/3 głosów. Ma natomiast prawo zaskarżyć uchwałę do sądu w terminie 6 miesięcy od jej podjęcia, powołując się na naruszenie jego praw lub nieprawidłowy parytet wymiany udziałów. Zaskarżenie nie wstrzymuje automatycznie procedury rejestracyjnej.

Co przygotować przed złożeniem planu połączenia – lista kontrolna

Poniższa lista obejmuje dokumenty i działania, które powinny być gotowe przed złożeniem planu połączenia do KRS. Brak któregokolwiek elementu wydłuża procedurę o kilka tygodni.

Zatwierdzone sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe obu spółek (przetłumaczone przysięgle, jeśli sporządzone w obcym języku)
Projekt planu połączenia uzgodniony przez zarządy obu spółek, zawierający parytet wymiany udziałów i opis skutków dla pracowników
Opinia biegłego rewidenta w przedmiocie parytetu wymiany udziałów – lub pisemna zgoda wszystkich wspólników na rezygnację z opinii
Przegląd umów handlowych i kredytowych pod kątem klauzul change of control i zakazów cesji
Analiza podatkowa skutków połączenia w obu jurysdykcjach, w szczególności w zakresie podatku u źródła i VAT

Przygotowanie tej dokumentacji zajmuje zwykle 6–10 tygodni. Im wcześniej zarząd uruchomi proces zbierania danych, tym mniejsze ryzyko opóźnienia całego projektu.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej oceny struktury transakcji, jurysdykcji i harmonogramu. Połączenie transgraniczne jest procedurą nieodwracalną – błędy popełnione na etapie planowania zamykają drogę do prostej korekty i generują koszty wielokrotnie wyższe niż koszt dobrego doradztwa na starcie.

Jeśli Państwa spółka rozważa połączenie transgraniczne z podmiotem z UE – przeprowadzimy analizę struktury, ocenimy ryzyka podatkowe i pracownicze oraz skoordynujemy procedurę z kancelarią w jurysdykcji spółki przejmowanej: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji transgranicznej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor: dr Andrzej Kordecki jest partnerem zarządzającym KORDECKI & Partners i kieruje praktyką prawa korporacyjnego i M&A. Przed założeniem kancelarii przez dziewięć lat pracował w jednej z wiodących polskich kancelarii prawa handlowego, doradzając przy transakcjach od EUR 5m do EUR 200m. Jest członkiem Komitetu Arbitrażowego ICC Polska i autorem ponad 60 publikacji.