Firma produkcyjna z Wielkopolski chce przejąć spółkę córkę z Niemiec i uprościć strukturę grupy do jednego podmiotu. Na papierze procedura wygląda prosto. W praktyce – wiele firm odkrywa dopiero w toku procesu – transgraniczne połączenie wymaga skoordynowania procedur w co najmniej dwóch jurysdykcjach, udziału KRS, notariuszy z różnych krajów i złożenia dokumentacji spełniającej wymogi dyrektywy UE o mobilności spółek.

Transgraniczne połączenie spółek to procedura regulowana dyrektywą (UE) 2019/2121 o mobilności spółek, wdrożoną do polskiego prawa spółek handlowych. Polska spółka przejmująca lub przejmowana musi spełnić wymogi k.s.h. oraz prawa właściwego dla każdej ze spółek uczestniczących. Cały proces trwa od 4 do 9 miesięcy i wymaga udziału KRS, sądu rejestrowego właściwego dla spółki zagranicznej oraz – w przypadku spółek z pracownikami – procedury informacyjno-konsultacyjnej z załogą.

Ten przewodnik prowadzi przez każdy etap: od przygotowania planu połączenia, przez due diligence i umowę wspólników, aż po rejestrację w KRS i skutki podatkowe. Opisujemy trzy scenariusze biznesowe, typowe pułapki oraz pytania, które klienci zadają najczęściej przed podjęciem decyzji o transgranicznym M&A w Polsce.

Na czym polega transgraniczne połączenie spółek i co zmieniła dyrektywa UE o mobilności?

Dyrektywa (UE) 2019/2121 – potocznie zwana dyrektywą o mobilności spółek – ujednoliciła procedury transgranicznego łączenia, podziału i przekształcenia spółek kapitałowych w UE. Przed jej wdrożeniem każdy kraj stosował własne, nierzadko rozbieżne przepisy. Polskie prawo implementuje dyrektywę przez zmiany w k.s.h., które weszły w życie w 2023 r.

Połączenie transgraniczne polega na tym, że co najmniej dwie spółki z różnych państw członkowskich UE łączą się w jeden podmiot. Wyróżniamy dwa modele. Pierwszy to połączenie przez przejęcie – spółka przejmująca wchłania spółkę przejmowaną, która ulega rozwiązaniu bez likwidacji. Drugi to połączenie przez zawiązanie nowej spółki – obie łączące się spółki przenoszą majątek na nowo powstały podmiot. W obu przypadkach akcjonariusze lub wspólnicy spółki przejmowanej otrzymują udziały lub akcje w spółce przejmującej.

Dyrektywa wprowadziła trzy kluczowe novum. Po pierwsze – obowiązkowy certyfikat zgodności wydawany przez organ krajowy (w Polsce: sąd rejestrowy lub notariusz) potwierdzający, że spółka dopełniła wszelkich wymogów prawa polskiego przed finalizacją połączenia. Po drugie – wzmocnioną ochronę wspólników mniejszościowych, którzy mogą żądać odkupu udziałów po godziwej cenie. Po trzecie – rozbudowane przepisy o uczestnictwie pracowników, wzorowane na regulacjach SE.

Dla polskich spółek – przede wszystkim sp. z o.o. i spółek akcyjnych – oznacza to, że każda transakcja transgraniczna wymaga dziś analizy zgodności z przepisami k.s.h. oraz prawa właściwego dla spółki z drugiego kraju. W praktyce kancelaria prawna Warszawa lub Kraków koordynuje polską część procesu, a lokalni prawnicy zagraniczni obsługują drugą jurysdykcję. Minimalna wartość kapitału zakładowego sp. z o.o. wynosi 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. – ale przy transakcjach M&A Polska to jedynie punkt wyjścia do szerszej analizy struktury kapitałowej łączących się podmiotów.

Jak przebiega procedura krok po kroku – od planu połączenia do wpisu w KRS?

Procedura transgranicznego połączenia składa się z pięciu etapów. Każdy ma własny harmonogram i dokumenty. Łączny czas – przy sprawnej organizacji i braku zastrzeżeń ze strony organów – wynosi od 4 do 6 miesięcy. W przypadku spółek z rozbudowaną strukturą pracowniczą lub skomplikowanym due diligence termin wydłuża się do 9 miesięcy.

Etap 1 – Plan połączenia (miesiące 1–2). Zarządy obu spółek sporządzają wspólny plan połączenia. Dokument musi zawierać m.in.: formę prawną, nazwę i siedzibę każdej ze spółek, stosunek wymiany udziałów, harmonogram i warunki połączenia, prawa przyznane wspólnikom mniejszościowym oraz informacje o uczestnictwie pracowników. Plan ogłasza się w KRS – co najmniej 30 dni przed datą zgromadzenia wspólników zatwierdzającego połączenie.

Etap 2 – Due diligence i sprawozdania zarządu (miesiące 2–3). Zarząd każdej ze spółek sporządza szczegółowe sprawozdanie wyjaśniające i uzasadniające plan połączenia – odrębnie dla wspólników i dla pracowników. Równolegle biegły rewident lub niezależny ekspert bada plan połączenia i wydaje opinię na temat stosunku wymiany udziałów. W tym czasie przeprowadza się pełne due diligence: prawne, podatkowe i finansowe. To etap, na którym wykrywa się ryzyka związane z umową wspólników, zobowiązaniami warunkowym i strukturą własności.

Etap 3 – Zgromadzenia wspólników (miesiąc 3–4). Każda ze spółek przeprowadza zgromadzenie wspólników zatwierdzające plan połączenia. W sp. z o.o. wymagana jest kwalifikowana większość – co do zasady 2/3 głosów, chyba że umowa spółki przewiduje wyższe progi. Wspólnicy mniejszościowi mogą na tym etapie złożyć żądanie odkupu udziałów po godziwej cenie.

Etap 4 – Certyfikat zgodności i zaświadczenie z KRS (miesiące 4–5). Sąd rejestrowy lub notariusz wydaje certyfikat potwierdzający, że polska spółka dopełniła wszystkich wymogów prawa polskiego. Certyfikat przekazuje się do organu rejestrowego drugiego państwa. Organ ten bada, czy połączenie nie narusza prawa krajowego ani interesów wspólników lub wierzycieli.

Etap 5 – Rejestracja i wpis do KRS (miesiące 5–6). Po uzyskaniu zgody organów obu krajów połączenie rejestruje organ właściwy dla spółki przejmującej. Jeżeli spółką przejmującą jest podmiot polski, wpisu dokonuje KRS. Z chwilą wpisu majątek spółki przejmowanej przechodzi na spółkę przejmującą z mocy prawa – bez osobnych umów przelewu. Spółka przejmowana ulega wykreśleniu z rejestru zagranicznego.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przy transakcjach, w których spółka przejmująca zawiera umowy z członkami własnego zarządu – np. umowy o świadczenie usług zarządczych – zastosowanie znajdzie art. 210 § 1 k.s.h. Spółkę reprezentuje wtedy rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Pominięcie tego wymogu to jeden z częstszych błędów w procesach M&A.

Koszty procedury są zróżnicowane. Opłata sądowa za wpis do KRS wynosi 500 PLN. Koszty notarialne, opłaty za certyfikat, wynagrodzenie biegłego i kancelarii prawnych – łącznie od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych, zależnie od skali transakcji i liczby jurysdykcji.

Jakie są najczęstsze błędy i pułapki w transgranicznym połączeniu spółek?

Transgraniczne połączenia spółek to jeden z bardziej wymagających procesów w M&A Polska. Błędy popełniane na wczesnych etapach zamykają drogę do sprawnej rejestracji – a ich skutki bywają nieodwracalne. Poniżej opisujemy najczęstsze pułapki, które identyfikujemy w praktyce transakcyjnej.

Błąd 1 – Niepełny plan połączenia. Plan musi spełniać wymogi formalne zarówno prawa polskiego, jak i prawa właściwego dla spółki zagranicznej. Brak któregokolwiek elementu – np. szczegółowych informacji o stosunku wymiany udziałów lub o prawach pracowników – powoduje odrzucenie dokumentacji przez sąd rejestrowy. W praktyce: spółka z sektora usług finansowych z Mazowsza musiała wiosną 2024 r. uzupełniać plan połączenia trzykrotnie przed uzyskaniem certyfikatu zgodności, co wydłużyło cały proces o ponad 3 miesiące.

Błąd 2 – Zaniedbanie procedury pracowniczej. Dyrektywa o mobilności wymaga przeprowadzenia procedury informacyjno-konsultacyjnej z pracownikami – analogicznej do tej stosowanej przy spółce europejskiej (SE). Jeżeli łącząca się spółka zatrudnia powyżej 50 pracowników, konieczne jest powołanie specjalnego zespołu negocjacyjnego. Pominięcie tego etapu blokuje wydanie certyfikatu zgodności.

Błąd 3 – Brak analizy skutków podatkowych. Połączenie transgraniczne może – ale nie musi – być neutralne podatkowo. Neutralność podatkowa wymaga spełnienia warunków określonych w przepisach ustawy o CIT i dyrektywy o fuzjach (Dyrektywa 2009/133/WE). Jeżeli spółka przejmująca nie kontynuuje wyceny aktywów przejętej spółki według wartości podatkowej, może powstać obowiązek rozpoznania dochodu. Due diligence podatkowe powinno być przeprowadzone równolegle z prawnym – nie po nim.

Błąd 4 – Niedoszacowanie ryzyk z art. 299 § 1 k.s.h. Jeżeli w toku połączenia okaże się, że spółka przejmowana ma nieuregulowane zobowiązania, a egzekucja okaże się bezskuteczna, zarząd spółki przejmującej może ponosić solidarną odpowiedzialność osobistą za długi przejętego podmiotu. To ryzyko eliminuje się przez dokładne due diligence i odpowiednie zapisy w umowie transakcyjnej.

Błąd 5 – Brak koordynacji między kancelariami w obu jurysdykcjach. Certyfikat zgodności musi być wydany przed finalizacją połączenia w drugiej jurysdykcji. Jeżeli harmonogramy działań polskiej i zagranicznej kancelarii nie są zsynchronizowane, terminy mijają, dokumenty tracą ważność i procedurę trzeba zaczynać od nowa. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyznaczenie jednej kancelarii odpowiedzialnej za koordynację całego procesu.

Obowiązki AML w transakcjach transgranicznych stanowią osobny obszar ryzyka – szczegółowe informacje o wymogach compliance znajdą Państwo w naszym opracowaniu dotyczącym AML i obowiązków compliance w polskich firmach.

Co przygotować przed uruchomieniem procesu:

  • Aktualne odpisy z KRS i rejestrów zagranicznych dla wszystkich łączących się spółek
  • Umowy spółki i statuty – weryfikacja klauzul dotyczących łączenia i wymogu zgody wspólników
  • Dokumentacja pracownicza – liczba zatrudnionych, układy zbiorowe, regulaminy
  • Zestawienie zobowiązań i zabezpieczeń – do analizy ryzyk z art. 299 § 1 k.s.h.
  • Struktura podatkowa grupy – do oceny neutralności podatkowej połączenia

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy istniejące zobowiązania lub struktura własnościowa nie zamykają drogi do neutralnego podatkowo połączenia. Nieodwracalne konsekwencje błędnie przeprowadzonego procesu – od odpowiedzialności zarządu po utratę neutralności podatkowej – są trudne do naprawienia po rejestracji.

Jeśli Państwa spółka rozważa transgraniczne połączenie i chcą Państwo ocenić ryzyka przed uruchomieniem procedury – przeprowadzimy wstępną analizę due diligence i przedstawimy plan działania: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – jak działa procedura w praktyce?

Dyrektywa o mobilności stosuje się do różnych konfiguracji biznesowych. Poniżej przedstawiamy trzy scenariusze, które najczęściej pojawiają się w naszej praktyce transakcyjnej. Każdy wymaga nieco innego podejścia procesowego i generuje inne ryzyka.

Scenariusz 1 – Spółka produkcyjna przejmuje zagraniczną spółkę córkę. Polska sp. z o.o. z branży automotive z Dolnego Śląska chce wchłonąć swoją spółkę córkę z Czech, eliminując zbędny poziom struktury holdingowej. Spółka przejmująca jest podmiotem polskim, więc wpis rejestracyjny następuje w KRS. Kluczowe wyzwanie: synchronizacja procedury z czeskim sądem rejestrowym i uzyskanie certyfikatu zgodności w obu jurysdykcjach. Czas trwania: około 5 miesięcy. Szczegółowe zasady budowania struktury holdingowej opisujemy w naszym przewodniku dotyczącym polskiej struktury holdingowej.

Scenariusz 2 – Polska spółka IT łączy się z podmiotem z Estonii przez zawiązanie nowej spółki. Dwie spółki technologiczne – polska sp. z o.o. i estońska OÜ – decydują się na połączenie przez zawiązanie nowej spółki z siedzibą w Polsce. Obie wnoszą majątek do nowego podmiotu i ulegają rozwiązaniu. Wyzwanie: ustalenie stosunku wymiany udziałów przy różnych metodach wyceny stosowanych przez polskie i estońskie przepisy rachunkowe. Dodatkowy element: umowa wspólników nowego podmiotu musi regulować zasady zarządzania i mechanizmy ochrony mniejszości. Czas trwania: 6–7 miesięcy.

Scenariusz 3 – Zagraniczny inwestor strategiczny przejmuje polską spółkę. Dla niemieckiego inwestora wchodzącego na rynek polski przez przejęcie lokalnej sp. z o.o. transgraniczne połączenie to alternatywa dla klasycznego share deal. Spółką przejmującą jest podmiot niemiecki, więc wpis następuje w niemieckim rejestrze handlowym (Handelsregister). KRS wydaje certyfikat zgodności dla polskiej spółki. Kluczowe ryzyka: zobowiązania podatkowe przejmowanej spółki, potencjalna odpowiedzialność zarządu na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. i wymogi AML. Czas trwania: 7–9 miesięcy.

We wszystkich trzech scenariuszach due diligence jest warunkiem koniecznym sprawnego procesu – nie opcją. Zakres analizy obejmuje strukturę własnościową, zobowiązania umowne, ryzyka podatkowe i pracownicze. Kancelaria prawna Warszawa koordynuje polską część procesu; dla transakcji wielojurysdykcyjnych angażujemy partnerów z sieci obejmującej 30 jurysdykcji.

Jakie są skutki podatkowe i jak uniknąć opodatkowania przy połączeniu transgranicznym?

Neutralność podatkowa transgranicznego połączenia nie jest automatyczna. Wymaga spełnienia warunków wynikających z ustawy o CIT i dyrektywy o fuzjach (2009/133/WE). Brak ich spełnienia może oznaczać konieczność rozpoznania dochodu w Polsce – nawet jeśli transakcja jest neutralna w drugiej jurysdykcji.

Połączenie jest neutralne podatkowo w Polsce, gdy spełnione są łącznie trzy warunki. Po pierwsze – spółka przejmująca kontynuuje wycenę przejętych składników majątku według ich wartości podatkowej (zasada kontynuacji wyceny). Po drugie – połączenie jest przeprowadzane z uzasadnionych przyczyn ekonomicznych, a nie wyłącznie w celu uniknięcia opodatkowania. Po trzecie – spółki uczestniczące mają rezydencję podatkową w państwach UE lub EOG.

Standardowa stawka CIT wynosi 19% zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o CIT. Dla małych podatników ze sprzedażą do 2 mln EUR stosuje się stawkę 9% (art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT). Jeżeli połączenie naruszy zasadę neutralności, nadwyżka wartości rynkowej majątku nad wartością podatkową może zostać opodatkowana według tych stawek – co przy dużych transakcjach generuje istotne zobowiązanie podatkowe.

Osobnym ryzykiem jest kwestia cen transferowych. Jeżeli łączące się spółki były przed połączeniem podmiotami powiązanymi, organy podatkowe – KAS w Polsce – mogą kwestionować stosunek wymiany udziałów jako nierynkowy. Dlatego opinia niezależnego biegłego dotycząca stosunku wymiany ma znaczenie nie tylko formalne, ale i podatkowe.

W praktyce: spółka z branży logistycznej z Pomorza, łącząca się z litewską spółką matką latem 2024 r., uniknęła opodatkowania dzięki wcześniejszemu uzyskaniu interpretacji indywidualnej od KAS potwierdzającej neutralność połączenia. Wniosek o interpretację złożono na 4 miesiące przed planowaną datą rejestracji. To dobre rozwiązanie dla każdej transakcji o istotnej wartości.

Skutki podatkowe połączenia dotyczą też VAT, podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) i podatku od nieruchomości. Przeniesienie majątku w ramach połączenia jest co do zasady wyłączone z VAT jako transakcja zorganizowanej części przedsiębiorstwa – ale tylko jeżeli spełnione są warunki definicji ZCP. Analiza podatkowa powinna obejmować wszystkie te obszary.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza jeśli transakcja dotyczy podmiotów z różnymi profilami majątkowymi – wymaga indywidualnej oceny skutków podatkowych. Nieodwracalne skutki błędnej kwalifikacji podatkowej połączenia mogą obejmować zaległości podatkowe z odsetkami i potencjalne postępowanie KAS.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie i chcą Państwo ocenić skutki podatkowe przed uruchomieniem procedury – przeprowadzimy analizę neutralności podatkowej i przygotujemy wniosek o interpretację indywidualną: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa transgraniczne połączenie spółek i od czego zależy harmonogram?

O: Standardowy proces trwa od 4 do 9 miesięcy. Krótszy termin (4–6 miesięcy) jest możliwy, gdy obie spółki mają prostą strukturę, brak pracowników objętych procedurą konsultacyjną i pełną dokumentację przygotowaną przed uruchomieniem procesu. Wydłużenie do 9 miesięcy wynika najczęściej z konieczności prowadzenia negocjacji z zespołem pracowniczym, uzupełniania braków w dokumentacji lub oczekiwania na certyfikat zgodności z drugiej jurysdykcji. Harmonogram powinien uwzględniać bufor co najmniej 4–6 tygodni na ewentualne opóźnienia ze strony organów rejestrowych.

P: Czy transgraniczne połączenie jest zawsze neutralne podatkowo?

O: Nie – to częste nieporozumienie. Neutralność podatkowa wymaga spełnienia konkretnych warunków wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i dyrektywy o fuzjach (2009/133/WE). Przede wszystkim spółka przejmująca musi kontynuować wycenę przejętych aktywów według ich wartości podatkowej, a połączenie musi być uzasadnione ekonomicznie. Jeżeli warunki nie są spełnione, nadwyżka wartości rynkowej nad podatkową może zostać opodatkowana stawką 19% CIT. Zalecamy uzyskanie interpretacji indywidualnej przed finalizacją transakcji.

P: Co się dzieje z umową wspólników po połączeniu transgranicznym?

O: Umowa wspólników spółki przejmowanej wygasa z chwilą wykreślenia tej spółki z rejestru. Wspólnicy przejmowanej spółki stają się wspólnikami spółki przejmującej i podlegają jej umowie spółki lub statutowi. Jeżeli dotychczasowa umowa wspólników zawierała szczególne prawa (prawo pierwokupu, klauzule drag-along / tag-along, mechanizmy ochrony mniejszości), konieczne jest wynegocjowanie nowej umowy wspólników dla spółki przejmującej przed finalizacją połączenia. Pominięcie tego kroku prowadzi do utraty wynegocjowanych wcześniej praw korporacyjnych.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transgranicznego M&A, połączeń i podziałów spółek oraz budowania struktur holdingowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

dr Andrzej Kordecki jest partnerem zarządzającym KORDECKI & Partners i kieruje praktyką prawa korporacyjnego i M&A. Przed założeniem kancelarii przez dziewięć lat pracował w jednej z wiodących polskich kancelarii prawa handlowego, doradzając przy transakcjach od EUR 5m do EUR 200m. Jest członkiem Komitetu Arbitrażowego ICC Polska i autorem ponad 60 publikacji.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.