Firma produkcyjna z Dolnego Śląska planuje przejąć spółkę-córkę z Niemiec przez połączenie transgraniczne. Zarząd zakłada, że procedura zajmie trzy miesiące. W praktyce – bez znajomości dyrektywy UE o mobilności i jej polskiej implementacji – może potrwać dwa razy dłużej i zakończyć się odmową wpisu do KRS.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2121 o mobilności transgranicznej spółek zmieniła zasady połączeń, podziałów i przekształceń spółek w całej Unii Europejskiej. Polska implementowała dyrektywę do Kodeksu spółek handlowych ze skutkiem od 15 września 2023 roku. Każda sp. z o.o. lub spółka akcyjna planująca połączenie transgraniczne musi teraz przejść przez nową, wieloetapową procedurę weryfikacyjną.

Ten alert wyjaśnia, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe przepisy i jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim projekt połączenia wejdzie w fazę rejestracji.

Co zmieniła dyrektywa o mobilności dla polskich spółek?

Dyrektywa 2019/2121 zastąpiła fragmentaryczne przepisy o połączeniach transgranicznych spójnym reżimem obejmującym wszystkie państwa członkowskie UE. Polska, implementując dyrektywę, znowelizowała k.s.h. i nadała KRS nowe uprawnienia kontrolne. Zmiany dotyczą każdej operacji, w której uczestniczy co najmniej jedna spółka zarejestrowana w Polsce i co najmniej jedna spółka z innego państwa UE.

Najważniejsza zmiana to obowiązek uzyskania zaświadczenia o zgodności z prawem polskim przed rejestracją połączenia za granicą. KRS wydaje takie zaświadczenie po przeprowadzeniu postępowania weryfikacyjnego, które może trwać do 3 miesięcy – a w przypadku podejrzenia nadużycia nawet dłużej. To nie jest formalność. Sąd bada, czy połączenie nie służy obejściu prawa, unikaniu zobowiązań pracowniczych lub podatkowych.

Nowe przepisy wprowadziły też obowiązek sporządzenia szczegółowego planu połączenia, który musi zawierać m.in. informacje o skutkach dla pracowników, wierzycieli i wspólników. Plan podlega badaniu przez biegłego wyznaczonego przez sąd – chyba że wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Dla spółek z rozbudowaną strukturą właścicielską uzyskanie takiej zgody bywa trudniejsze niż samo badanie.

Warto pamiętać o art. 210 § 1 k.s.h. – przy zawieraniu umów między spółką a jej członkiem zarządu w toku procedury połączeniowej spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Pominięcie tej zasady w dokumentacji połączenia to jeden z najczęstszych błędów, który blokuje postępowanie w KRS.

Kogo dotyczą nowe obowiązki i jakie są progi?

Nowe przepisy obejmują spółki kapitałowe – przede wszystkim sp. z o.o. i spółki akcyjne – które uczestniczą w transgranicznym połączeniu, podziale lub przekształceniu z udziałem podmiotu z innego państwa UE. Nie ma progu przychodowego ani majątkowego. Nawet mała sp. z o.o. z kapitałem zakładowym 5 000 PLN (art. 154 § 1 k.s.h.) podlega pełnej procedurze, jeśli jej kontrahentem jest spółka zagraniczna.

Szczególną uwagę powinny zwrócić spółki zatrudniające pracowników. Dyrektywa wymaga, by plan połączenia zawierał opis skutków dla zatrudnienia – w tym informację o tym, czy w spółce przejmującej obowiązuje system partycypacji pracowniczej. Jeśli spółka polska zatrudnia powyżej 50 pracowników, a spółka przejmująca ma siedzibę w państwie, gdzie partycypacja pracownicza jest obowiązkowa, procedura może wymagać negocjacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników. Szczegółowe zasady dotyczące praw pracowniczych w kontekście mobilności transgranicznej regulują przepisy prawa pracy – więcej o obowiązkach pracodawcy w tym zakresie znajdą Państwo w praktyce prawa pracy KORDECKI & Partners.

Odrębną kwestią jest odpowiedzialność zarządu. Na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. członkowie zarządu odpowiadają osobiście za zobowiązania spółki, jeśli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. W kontekście połączenia transgranicznego ryzyko rośnie: jeśli połączenie zostanie przeprowadzone wadliwie i spółka przejmująca nie odpowie za długi poprzednika, wierzyciele mogą skierować roszczenia bezpośrednio do zarządu. To nieodwracalna konsekwencja, której nie naprawia późniejsza korekta dokumentacji.

Jakie działania podjąć natychmiast?

Czas działa przeciwko zarządowi. Procedura połączenia transgranicznego wymaga sekwencyjnego wykonania kilku kroków, a każde opóźnienie na wcześniejszym etapie przesuwa datę wpisu do rejestru. Poniżej lista działań, które należy uruchomić przed złożeniem jakiegokolwiek wniosku do KRS.

  • Przeprowadź due diligence obu spółek – sprawdź zobowiązania wobec wierzycieli, pracowników i organów podatkowych po obu stronach granicy. M&A Polska rządzi się innymi standardami niż rynki zachodnie.
  • Sporządź plan połączenia – dokument musi spełniać wymogi k.s.h. i prawa państwa spółki przejmującej. Rozbieżności między jurysdykcjami są regułą, nie wyjątkiem.
  • Zbadaj kwestię partycypacji pracowniczej – ustal, czy spółka przejmująca podlega obowiązkowi partycypacji i czy konieczne są negocjacje z pracownikami.
  • Zaplanuj umowę wspólników po połączeniu – nowa struktura właścicielska wymaga zaktualizowanej umowy wspólników, która uwzględnia interesy wszystkich stron.
  • Złóż wniosek o zaświadczenie KRS z wyprzedzeniem co najmniej 4–5 miesięcy przed planowaną datą rejestracji za granicą.

Kancelaria prawna Warszawa z doświadczeniem w M&A transgranicznym powinna być zaangażowana od etapu planowania – nie od etapu składania dokumentów. Błędy w planie połączenia lub brak wymaganej dokumentacji pracowniczej mogą skutkować odmową wydania zaświadczenia przez KRS, co cofa cały proces do punktu wyjścia. Więcej o budowaniu efektywnych struktur holdingowych po połączeniu znajdą Państwo w analizie polskiej struktury holdingowej.

Transgraniczne połączenie spółek to operacja, która łączy prawo korporacyjne, prawo pracy, prawo podatkowe i procedurę rejestrową w co najmniej dwóch jurysdykcjach jednocześnie. Każdy z tych obszarów może samodzielnie zablokować transakcję.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny przed złożeniem jakiegokolwiek dokumentu do KRS. Błąd na etapie planu połączenia zamyka drogę do rejestracji i może narazić zarząd na nieodwracalną odpowiedzialność osobistą wobec wierzycieli.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie z podmiotem z UE – przeprowadzimy analizę ryzyka, weryfikację dokumentacji i koordynację z prawnikami w jurysdykcji spółki przejmującej: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu zajmuje uzyskanie zaświadczenia KRS o zgodności z prawem polskim?

O: Standardowy termin to do 3 miesięcy od złożenia kompletnego wniosku. W przypadku podejrzenia nadużycia lub niekompletnej dokumentacji sąd może przedłużyć postępowanie. Zalecamy złożenie wniosku z wyprzedzeniem co najmniej 4–5 miesięcy przed planowaną datą rejestracji połączenia za granicą.

P: Czy małe spółki z o.o. z minimalnym kapitałem zakładowym też muszą przechodzić pełną procedurę?

O: Tak. Przepisy nie przewidują progu majątkowego ani przychodowego. Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością uczestnicząca w połączeniu transgranicznym z podmiotem z innego państwa UE podlega pełnej procedurze weryfikacyjnej, niezależnie od wysokości kapitału zakładowego. Artykuł 154 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych określa jedynie minimalny próg kapitału na poziomie 5 000 PLN – nie jest to kryterium wyłączające z procedury połączeniowej.

P: Czy można pominąć badanie przez biegłego w procedurze połączenia transgranicznego?

O: Tak, ale wyłącznie jeśli wszyscy wspólnicy obu łączących się spółek wyrażą na to zgodę w formie pisemnej. W spółkach z rozbudowaną strukturą właścicielską lub z inwestorami finansowymi uzyskanie takiej zgody bywa trudne. Brak zgody oznacza obowiązkowe badanie przez biegłego wyznaczonego przez sąd, co wydłuża procedurę o kolejne tygodnie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji transgranicznej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.