Firma logistyczna z Mazowsza. Zarząd podpisuje umowę z kontrahentem wartą kilka milionów złotych. Kontrahent upada. Wierzytelność jest nieściągalna. Rok później pojawia się pozew – nie przeciwko spółce, lecz przeciwko członkowi zarządu osobiście. Bez polisy D&O taki scenariusz kończy się egzekucją z prywatnego majątku.

Ubezpieczenie D&O (Directors & Officers) chroni członków zarządu, rady nadzorczej i prokurentów przed osobistą odpowiedzialnością majątkową za decyzje podjęte w toku zarządzania spółką. Podstawą roszczeń jest najczęściej artykuł 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych – odpowiedzialność za długi spółki z o.o. – oraz artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej, który rozciąga tę odpowiedzialność na zaległości podatkowe. Polisa D&O nie eliminuje odpowiedzialności, lecz zapewnia finansowanie obrony i pokrycie ewentualnego odszkodowania.

Ten alert wyjaśnia trzy rzeczy: kiedy odpowiedzialność zarządu staje się realna, co dobra polisa D&O powinna obejmować oraz jakie działania podjąć natychmiast – zanim pojawi się roszczenie.

Kiedy odpowiedzialność zarządu staje się osobistym ryzykiem finansowym?

Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h., jeżeli egzekucja przeciwko spółce z o.o. okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą dochodzić należności bezpośrednio od członków zarządu. Odpowiedzialność jest solidarna i nieograniczona – obejmuje cały majątek osobisty. Nie ma tu progu kwotowego ani limitu czasowego. Wystarczy, że spółka nie spłaciła długu, a zarząd nie wykazał jednej z trzech przesłanek egzoneracyjnych z art. 299 § 2 k.s.h.

Trzy przesłanki zwalniające to: terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości, terminowe otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego albo brak szkody po stronie wierzyciela. Termin na złożenie wniosku o upadłość wynosi 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna – wynika to z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego. Opóźnienie o jeden dzień zamyka drogę do tej obrony.

Równolegle działa art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zaległości podatkowe spółki, gdy egzekucja z jej majątku jest bezskuteczna. KAS może wszcząć postępowanie wobec każdego, kto pełnił funkcję w czasie powstania zaległości – nawet jeśli od tamtej pory minęły lata. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – decyzja o odpowiedzialności podatkowej może przyjść kilka lat po rezygnacji z funkcji.

Do tego dochodzą roszczenia samej spółki (art. 293 § 1 k.s.h.), roszczenia wspólników oraz odpowiedzialność karna gospodarcza. Każde z tych ryzyk generuje koszty obrony liczone w dziesiątkach, a nierzadko setkach tysięcy złotych – niezależnie od ostatecznego wyniku postępowania.

Co powinna obejmować polisa D&O i jakie są typowe luki w ochronie?

Dobra polisa D&O składa się z trzech modułów. Moduł A pokrywa roszczenia kierowane bezpośrednio przeciwko ubezpieczonemu menedżerowi, gdy spółka nie może lub nie chce go indemnizować. Moduł B refunduje spółce koszty indemnizacji wypłaconej menedżerowi. Moduł C – rzadziej spotykany w polskich polisach – chroni samą spółkę w przypadku roszczeń związanych z papierami wartościowymi. Dla polskiego zarządu najważniejszy jest moduł A.

Suma ubezpieczenia to pierwszy parametr, który należy sprawdzić. Polisy z limitem 1–2 mln zł mogą być niewystarczające w spółkach z obrotami powyżej 50 mln zł rocznie. Roszczenie z art. 299 k.s.h. może dotyczyć całości zobowiązań spółki – w dużych podmiotach kwoty sięgają kilkudziesięciu milionów złotych. Limit powinien odpowiadać skali ryzyk, nie być wybierany według kryterium najniższej składki.

Typowe luki w ochronie obejmują kilka obszarów:

  • Wyłączenie roszczeń z tytułu umyślnego naruszenia prawa – standard, ale warto sprawdzić, jak ubezpieczyciel definiuje „umyślność".
  • Wyłączenie roszczeń między ubezpieczonymi – może blokować ochronę przy roszczeniach spółki wobec byłego zarządu.
  • Brak ochrony dla byłych menedżerów – roszczenia często pojawiają się po zakończeniu kadencji.
  • Wąska definicja „ubezpieczonego" – prokurenci i członkowie komitetów mogą być poza zakresem.
  • Wyłączenie roszczeń podatkowych – tymczasem art. 116 § 1 Ordynacji to jedno z najczęstszych źródeł roszczeń.

Spółka technologiczna z Małopolski odkryła wiosną 2024 r., że jej polisa D&O wyłączała roszczenia organów podatkowych. Korekta zakresu ochrony wymagała renegocjacji umowy i dopłaty składki – ale była możliwa, bo problem wykryto przed wszczęciem kontroli KAS. Gdyby kontrola zaczęła się wcześniej, nowa polisa nie objęłaby tamtego zdarzenia.

Polisa D&O działa w systemie claims made – ochrona obejmuje roszczenia zgłoszone w okresie ubezpieczenia, nie zdarzenia, które je wywołały. To oznacza, że ciągłość polisy jest równie ważna jak jej zakres. Przerwa w ubezpieczeniu, nawet jednodniowa, może pozbawić ochrony roszczenia dotyczące zdarzeń sprzed lat. Warto też sprawdzić, czy polisa zawiera klauzulę retroaktywną – i od jakiej daty.

Dla spółek wchodzących w restrukturyzację zapobiegawczą polisa D&O nabiera szczególnego znaczenia. W toku postępowania restrukturyzacyjnego zarząd podejmuje decyzje pod presją czasu i przy ograniczonych informacjach. Ryzyko późniejszych roszczeń – ze strony wierzycieli, wspólników lub nadzorcy – jest wówczas istotnie wyższe niż w normalnych warunkach operacyjnych.

Jakie działania podjąć natychmiast – lista kontrolna dla zarządu?

Odpowiedzialność z art. 299 k.s.h. i art. 116 § 1 Ordynacji nie wymaga wyroku skazującego ani nawet winy umyślnej. Wystarczy bezskuteczna egzekucja i brak dowodu na terminowe działanie zarządu. Dlatego przegląd polisy D&O nie jest czynnością jednorazową – powinien odbywać się co najmniej raz w roku, przed odnowieniem umowy.

Poniżej lista działań, które zarząd powinien podjąć w ciągu najbliższych 30 dni:

  • Sprawdź aktualny zakres polisy D&O – czy obejmuje roszczenia podatkowe i roszczenia byłych menedżerów.
  • Zweryfikuj sumę ubezpieczenia w relacji do skali zobowiązań spółki i ryzyk restrukturyzacyjnych.
  • Ustal datę retroaktywną i sprawdź ciągłość ochrony – czy nie było przerw w ubezpieczeniu.
  • Oceń, czy prokurenci i członkowie komitetów są objęci definicją „ubezpieczonego".
  • Skonsultuj zakres wyłączeń z prawnikiem – szczególnie klauzulę roszczeń między ubezpieczonymi.

Jeśli spółka nie ma jeszcze polisy D&O, czas na jej wdrożenie to nie moment kryzysu, lecz teraz. Ubezpieczyciel nie obejmie ochroną zdarzeń, które już nastąpiły przed zawarciem umowy. Roszczenie zgłoszone tydzień po podpisaniu polisy – dotyczące decyzji sprzed roku – może być wyłączone, jeśli brak klauzuli retroaktywnej.

Warto też pamiętać o powiązaniu D&O z innymi obszarami compliance. Naruszenia RODO mogą generować roszczenia wobec zarządu – szczególnie gdy audyt RODO ujawni luki w polskich firmach, które zarząd powinien był wykryć wcześniej. Zakres polisy D&O powinien uwzględniać ten wektor odpowiedzialności.

Spółka produkcyjna z Podkarpacia przeprowadziła latem 2023 r. przegląd polisy D&O przy okazji pre-packu. Okazało się, że limit wynosił 500 tys. zł przy zobowiązaniach przekraczających 8 mln zł. Podwyższenie limitu przed formalnym otwarciem postępowania upadłościowego było jeszcze możliwe – ale wymagało działania w ciągu kilku dni. Czas działa przeciwko zarządowi.

Odpowiedzialność osobista menedżera to ryzyko nieodwracalne – raz wszczęte postępowanie egzekucyjne z majątku prywatnego trudno zatrzymać. Polisa D&O jest instrumentem zarządzania tym ryzykiem, nie jego eliminacji. Jej skuteczność zależy od zakresu, sumy i ciągłości ochrony – nie od samego faktu posiadania dokumentu polisy w szufladzie.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – szczególnie jeśli prowadzi działalność w branży o wysokim ryzyku kredytowym lub rozważa restrukturyzację – wymaga indywidualnej oceny zakresu polisy D&O. Brak właściwej ochrony w momencie wszczęcia postępowania może mieć nieodwracalne konsekwencje dla majątku osobistego członków zarządu.

Jeśli Państwa spółka nie weryfikowała zakresu polisy D&O w ciągu ostatnich 12 miesięcy lub stoi przed ryzykiem roszczeń z art. 299 k.s.h. albo art. 116 § 1 Ordynacji – przeprowadzimy przegląd dokumentacji ubezpieczeniowej i ocenimy luki w ochronie: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polisa D&O chroni zarząd przed odpowiedzialnością podatkową z artykułu 116 Ordynacji podatkowej?

O: Standardowe polisy D&O często wyłączają roszczenia organów podatkowych lub traktują je jako odrębną kategorię ryzyka. Przed odnowieniem umowy należy sprawdzić, czy zakres ochrony obejmuje postępowania prowadzone przez KAS. Jeśli polisa zawiera wyłączenie podatkowe, możliwe jest jego usunięcie w drodze negocjacji z ubezpieczycielem – zwykle za dodatkową składką. Brak tej ochrony to jedna z najczęstszych i najkosztowniejszych luk w polskich polisach D&O.

P: Czy polisa D&O obejmuje byłych członków zarządu po zakończeniu kadencji?

O: Zależy to od treści konkretnej umowy. Wiele polis obejmuje byłych menedżerów wyłącznie przez ograniczony czas po zakończeniu funkcji – np. 24 lub 36 miesięcy. Roszczenia z artykułu 299 Kodeksu spółek handlowych mogą jednak pojawić się kilka lat po rezygnacji z zarządu. Dlatego przy ocenie polisy należy sprawdzić definicję „ubezpieczonego" i ewentualną klauzulę run-off, która przedłuża ochronę po rozwiązaniu umowy głównej.

P: Ile kosztuje polisa D&O i od czego zależy wysokość składki?

O: Składka zależy przede wszystkim od sumy ubezpieczenia, branży, skali działalności i historii roszczeń. Dla spółek z obrotami do 50 mln zł roczna składka przy limicie 5 mln zł wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. W spółkach z wyższymi obrotami, w branżach o podwyższonym ryzyku lub przy szerszym zakresie ochrony koszt może być istotnie wyższy. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest negocjowanie zakresu polisy z pomocą prawnika, a nie wybór najtańszej oferty bez analizy wyłączeń.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i obrony w sprawach karnych gospodarczych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.