Firma IT z Mazowsza zatrudnia programistę na umowę na czas określony. Po dwóch latach podpisuje kolejną – bo projekt się przedłuża, bo klient zmienił wymagania, bo "tak jest wygodniej". W miesiącu trzydziestym czwartym Państwowa Inspekcja Pracy stwierdza naruszenie reguły 33 miesięcy. Umowa zostaje przekształcona w bezterminową z mocą wsteczną. Pracodawca traci możliwość rozwiązania stosunku pracy na warunkach, na których planował.

Reguła 33 miesięcy wynika wprost z artykułu 25 z indeksem 1 paragrafu 1 Kodeksu pracy. Łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy. Jednocześnie liczba takich umów nie może być wyższa niż trzy. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony – bez potrzeby orzeczenia sądu.

Ten przewodnik prowadzi przez mechanizm reguły krok po kroku. Omawia wyjątki, pułapki, trzy scenariusze biznesowe oraz najczęstsze błędy, które kosztują pracodawców utratę elastyczności zatrudnienia.

Jak działa reguła 33 miesięcy – mechanizm i automatyzm przekształcenia?

Artykuł 25(1) § 1 k.p. wprowadza dwa niezależne limity. Pierwszy dotyczy czasu: 33 miesiące łącznie. Drugi dotyczy liczby umów: maksymalnie trzy. Przekroczenie któregokolwiek z nich – nawet o jeden dzień lub jedną umowę – powoduje przekształcenie. Dzieje się to z mocy prawa, automatycznie, w dniu następującym po przekroczeniu limitu.

Wiele działów HR myli te limity z limitami kumulatywnymi. Tymczasem działają one niezależnie. Pracodawca może zawrzeć trzy umowy mieszczące się łącznie w 33 miesiącach – to jest dozwolone. Ale czwarta umowa, nawet krótka, automatycznie staje się umową bezterminową. Podobnie: trzy umowy trwające łącznie 34 miesiące przekształcają się w bezterminową już w 34. miesiącu.

Obliczanie okresu 33 miesięcy obejmuje wszystkie umowy na czas określony zawarte z tym samym pracodawcą. Przerwy między umowami – o ile nie przekraczają 21 dni – nie przerywają biegu limitu. To szczegół, który w praktyce często umyka. Firma produkcyjna z Dolnego Śląska przekonała się o tym jesienią 2024 r., gdy 18-dniowa przerwa między drugą a trzecią umową nie "wyzerowała" licznika – i czwarta umowa okazała się bezterminową.

Warto też pamiętać, że przekształcenie działa w jedną stronę. Umowa z mocy prawa staje się bezterminowa – i tylko wypowiedzenie na warunkach właściwych dla umów na czas nieokreślony może zakończyć ten stosunek pracy. Pracodawca, który nie zauważył przekształcenia i "rozwiązał" umowę terminową, może stanąć przed sądem pracy z roszczeniem o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie.

Kiedy reguła 33 miesięcy nie obowiązuje – jakie wyjątki przewiduje Kodeks pracy?

Kodeks pracy przewiduje katalog sytuacji, w których reguła 33 miesięcy i limit trzech umów nie mają zastosowania. Są to wyjątki enumeratywne – nie można ich interpretować rozszerzająco. Pracodawca, który chce skorzystać z wyjątku, musi spełnić precyzyjne warunki i – co istotne – wskazać przyczynę w treści umowy.

Wyjątki obejmują cztery główne przypadki. Po pierwsze: umowa zawarta w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Po drugie: umowa w celu wykonania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Po trzecie: umowa w celu wykonania pracy przez okres kadencji. Po czwarte: gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, a zawarcie umowy terminowej jest niezbędne dla zaspokojenia rzeczywistego zapotrzebowania.

  • Zastępstwo nieobecnego pracownika – cel musi być wskazany wprost w umowie
  • Praca sezonowa lub dorywcza – charakter pracy determinuje wyjątek
  • Praca przez okres kadencji – np. zarząd spółki, rada nadzorcza
  • Obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy – wymóg notyfikacji do PIP w ciągu 5 dni roboczych

Ten ostatni wyjątek jest najczęściej nadużywany. Pracodawcy wpisują ogólne sformułowania w rodzaju "potrzeby rynkowe" lub "projekt unijny" – i liczą, że to wystarczy. Nie wystarczy. Państwowa Inspekcja Pracy oraz sądy pracy wymagają konkretności: wskazania projektu, jego ram czasowych, uzasadnienia, dlaczego zatrudnienie bezterminowe nie jest możliwe. Brak notyfikacji do PIP w terminie 5 dni roboczych od zawarcia umowy pozbawia pracodawcę ochrony wyjątku.

Firmy zatrudniające cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę muszą pamiętać o dodatkowej komplikacji. Zezwolenie na pracę jest wydawane na czas określony – często na rok lub dwa lata. Pracodawca może być skuszony, by dostosować umowę do okresu ważności zezwolenia. To nie jest wyjątek od reguły 33 miesięcy. Kumulacja umów terminowych z cudzoziemcem podlega tym samym regułom co z obywatelem polskim.

Trzy scenariusze biznesowe – jak stosować regułę w praktyce?

Reguła 33 miesięcy działa inaczej w zależności od modelu zatrudnienia. Trzy scenariusze poniżej pokazują, gdzie leżą najczęstsze pułapki i jak ich uniknąć. Każdy scenariusz odpowiada innemu typowi pracodawcy.

Scenariusz 1: Firma produkcyjna. Zakład z Wielkopolski zatrudnia pracowników linii produkcyjnej na umowy 12-miesięczne, odnawiając je co roku. Po dwóch umowach (24 miesiące) pracodawca planuje trzecią. Może to zrobić – ale ta trzecia umowa nie może przekroczyć 9 miesięcy, bo wtedy łączny czas wyniesie 33 miesiące. Jeśli pracodawca podpisze umowę na kolejne 12 miesięcy, już od pierwszego dnia 34. miesiąca staje się ona bezterminową. Bezpiecznym rozwiązaniem jest albo zatrudnienie bezterminowe, albo skrócenie trzeciej umowy do 9 miesięcy i przemyślenie strategii na dalszy okres.

Scenariusz 2: Spółka IT z zagranicznym inwestorem. Dla niemieckiego inwestora wchodzącego na rynek polski model "umów projektowych" wydaje się naturalny. W Niemczech Sachgrundbefristung pozwala na dłuższe umowy terminowe przy wskazaniu przyczyny. W Polsce mechanizm jest inny – wyjątek obiektywnych przyczyn działa, ale wymaga notyfikacji do PIP. Inwestor, który powiela schemat znany z rynku niemieckiego bez weryfikacji polskich przepisów, ryzykuje przekształceniem umów z kluczowymi specjalistami w bezterminowe. Pracownicy posiadający Blue Card Polska są objęci tymi samymi regułami – zezwolenie na pracę nie tworzy wyjątku od art. 25(1) § 1 k.p.

Scenariusz 3: Kancelaria lub firma usługowa z pracownikami na próbę i terminowych. Pracodawca zatrudnia pracownika najpierw na umowę na okres próbny (3 miesiące), potem dwie umowy terminowe po 12 miesięcy każda. Łącznie 24 miesiące umów terminowych. Może zawrzeć jeszcze jedną umowę terminową – maksymalnie na 9 miesięcy. Umowy na okres próbny nie wliczają się do limitu 33 miesięcy ani do liczby trzech umów. To jeden z pozytywnych wyjątków, o którym pracodawcy często nie wiedzą. Dobrze zaplanowana sekwencja zatrudnienia pozwala zachować elastyczność nawet przez prawie 3 lata.

Pracodawcy prowadzący działalność w kilku miastach – np. w Warszawie i Krakowie – powinni pamiętać, że limit dotyczy tego samego pracodawcy, nie tego samego miejsca pracy. Przeniesienie pracownika do innego oddziału tej samej spółki nie "zeruje" licznika.

Jakie są okresy wypowiedzenia umów terminowych i co zmienia przekształcenie?

Umowy na czas określony podlegają wypowiedzeniu na tych samych zasadach co umowy na czas nieokreślony – w zakresie długości okresów wypowiedzenia. Artykuł 36 § 1 k.p. określa okresy wypowiedzenia w zależności od stażu pracy u danego pracodawcy: 2 tygodnie przy stażu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat.

To zmiana wprowadzona nowelizacją Kodeksu pracy z 2016 r. Wcześniej umowy terminowe można było wypowiedzieć jedynie wtedy, gdy zawierały klauzulę wypowiedzenia – i tylko z zachowaniem 2-tygodniowego okresu. Dziś klauzula nie jest potrzebna, a okres wypowiedzenia zależy od stażu.

Przekształcenie umowy terminowej w bezterminową zmienia sytuację pracodawcy w jednym kluczowym aspekcie. Rozwiązanie umowy na czas nieokreślony wymaga podania przyczyny. Brak uzasadnienia lub przyczyna niewystarczająca to podstawa do powództwa o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Pracodawca, który przez 33 miesiące nie budował dokumentacji dotyczącej jakości pracy pracownika, może mieć problem z uzasadnieniem wypowiedzenia bezterminowego.

Szczególną uwagę powinni zwrócić pracodawcy zatrudniający pracowników objętych szczególną ochroną – kobiety w ciąży, działaczy związkowych, pracowników w wieku przedemerytalnym. Przekształcenie umowy terminowej w bezterminową rozszerza zakres ochrony. Pracownik, który dotychczas mógł być "bezpiecznie" zwolniony przez upływ terminu umowy, nagle staje się pracownikiem chronionym. To nieodwracalna zmiana sytuacji prawnej pracodawcy.

Firmy, które mają wątpliwości co do statusu umów z pracownikami, powinny przeprowadzić audyt zatrudnienia. Warto przy okazji sprawdzić, czy obowiązki z zakresu prawa pracy są realizowane kompleksowo – w tym obowiązek prowadzenia kanałów zgłoszeń dla sygnalistów wynikający z art. 8 ustawy o sygnalistach, który dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób. Więcej o obowiązkach pracodawcy w zakresie mobbingu i ochrony pracowników znajdą Państwo w osobnym opracowaniu.

Co przygotować przed zawarciem kolejnej umowy terminowej – checklista pracodawcy?

Przed podpisaniem kolejnej umowy na czas określony pracodawca powinien wykonać kilka konkretnych kroków. Brak tej weryfikacji to najczęstszy błąd, który prowadzi do niezamierzonego przekształcenia umowy. Poniższa checklista obejmuje pięć elementów.

  • Sprawdź historię zatrudnienia danego pracownika – ile umów terminowych zawarto i jaki był ich łączny czas trwania
  • Zweryfikuj przerwy między umowami – przerwa krótsza niż 22 dni nie przerywa biegu limitu 33 miesięcy
  • Oceń, czy zachodzi wyjątek ustawowy – jeśli tak, wskaż go wprost w treści umowy i – przy wyjątku obiektywnych przyczyn – powiadom PIP w ciągu 5 dni roboczych
  • Oblicz maksymalny dopuszczalny czas trwania nowej umowy terminowej tak, by łączny czas nie przekroczył 33 miesięcy
  • Rozważ, czy zatrudnienie bezterminowe nie jest lepszym rozwiązaniem – zwłaszcza gdy pracownik jest kluczowy dla organizacji

Audyt powinien obejmować nie tylko bieżących pracowników, ale też osoby zatrudniane cyklicznie – np. pracowników sezonowych, którzy wracają co roku. Jeśli ten sam pracodawca zawiera z tą samą osobą kolejne umowy sezonowe bez wskazania wyjątku ustawowego, po trzeciej umowie lub po 33 miesiącach stosunek pracy staje się bezterminowy.

Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców powinni zsynchronizować datę ważności zezwolenia na pracę z planowanym okresem umowy. Wygaśnięcie zezwolenia nie rozwiązuje umowy o pracę – pracodawca musi działać aktywnie. Dotyczy to zarówno pracowników z Ukrainy i krajów WNP, jak i wysoko wykwalifikowanych specjalistów posiadających Blue Card Polska. Zezwolenie na pracę i umowa o pracę to dwa odrębne dokumenty, podlegające odrębnym reżimom prawnym.

Firmy działające w branżach objętych regulacjami sektorowymi – np. deweloperzy, którzy muszą śledzić zmiany w podatku od nieruchomości – powinny uwzględniać prawo pracy jako element szerszego audytu compliance. Więcej o sporach reklasyfikacyjnych w podatku od nieruchomości 2025 w osobnym materiale.

Kancelaria prawa pracy może pomóc w przeprowadzeniu audytu umów terminowych i opracowaniu polityki zatrudnienia dopasowanej do modelu biznesowego. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest profilaktyczny przegląd umów co 12 miesięcy niż reagowanie po fakcie, gdy przekształcenie już nastąpiło.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny – zwłaszcza gdy pracownicy zbliżają się do granicy 33 miesięcy lub gdy planujecie Państwo zmiany struktury zatrudnienia. Brak działania w odpowiednim momencie zamyka drogę do elastycznego rozwiązania stosunku pracy na warunkach umowy terminowej.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na umowach terminowych zbliżających się do limitu 33 miesięcy lub planuje zatrudnienie cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę – przeprowadzimy audyt umów, ocenimy ryzyko przekształcenia i przygotujemy rekomendacje: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy przerwa między umowami na czas określony "zeruje" limit 33 miesięcy?

O: Nie – przerwa krótsza niż 22 dni nie przerywa biegu limitu. Dopiero przerwa wynosząca co najmniej 22 dni (czyli więcej niż 21 dni) powoduje, że kolejna umowa terminowa traktowana jest jako nowa sekwencja. Pracodawcy często błędnie zakładają, że każda przerwa – nawet kilkudniowa – "zeruje" licznik. To jeden z najczęstszych błędów prowadzących do niezamierzonego przekształcenia umowy w bezterminową.

P: Ile kosztuje przekształcenie umowy terminowej w bezterminową – jakie są realne ryzyka finansowe?

O: Samo przekształcenie nie generuje bezpośrednich kosztów. Jednak rozwiązanie umowy bezterminowej wymaga podania przyczyny i zachowania odpowiedniego okresu wypowiedzenia – do 3 miesięcy przy stażu powyżej 3 lat. Jeśli wypowiedzenie zostanie zakwestionowane, pracownik może dochodzić odszkodowania w wysokości od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia lub przywrócenia do pracy. W przypadku pracownika objętego szczególną ochroną koszty mogą być znacznie wyższe, a sąd pracy może nakazać przywrócenie do pracy niezależnie od okoliczności.

P: Czy umowa na okres próbny wlicza się do limitu 33 miesięcy i trzech umów?

O: Nie. Umowa na okres próbny jest odrębnym rodzajem umowy o pracę i nie wlicza się ani do limitu 33 miesięcy, ani do limitu trzech umów na czas określony. Pracodawca może zawrzeć umowę na okres próbny (maksymalnie 3 miesiące), a następnie trzy umowy terminowe mieszczące się łącznie w 33 miesiącach. Sekwencja: próbna + trzy terminowe to cztery umowy, ale tylko trzy z nich podlegają regule artykułu 25 z indeksem 1 Kodeksu pracy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.