Dwóch wspólników, jeden pomysł biznesowy i brak pisemnej umowy wspólników. Firma produkcyjna z Małopolski przekonała się, że taka konfiguracja potrafi doprowadzić do całkowitego paraliżu operacyjnego – w środku sezonu, gdy zamówienia czekały na realizację. Konflikt o podział zysku przerodził się w spór sądowy, który zablokował dostęp do rachunków bankowych spółki na ponad 3 miesiące.

Umowa wspólników w polskim prawie – zwana też shareholders' agreement lub pactum sociorum – to dokument regulujący relacje między wspólnikami spółki z ograniczoną odpowiedzialnością poza ramami samej umowy spółki. Opiera się na swobodzie umów z Kodeksu cywilnego i uzupełnia przepisy Kodeksu spółek handlowych. Brak takiej umowy nie jest niezgodny z prawem, ale oznacza, że każdy spór między wspólnikami rozstrzyga się wyłącznie według sztywnych przepisów ustawy.

Poniżej omawiamy trzy etapy sprawy z naszej praktyki: tło konfliktu, przyjętą strategię oraz lekcje, które można zastosować w każdej polskiej sp. z o.o. Każdy etap zawiera konkretne klauzule – gotowe do przeniesienia do własnej dokumentacji.

Tło sprawy – jak brak umowy wspólników sparaliżował spółkę?

Spółka z o.o. z siedzibą w Krakowie działała w branży komponentów przemysłowych. Dwóch równorzędnych wspólników posiadało po 50% udziałów. Przez pierwsze cztery lata współpraca przebiegała sprawnie – żadna ze stron nie widziała potrzeby formalizowania zasad współdziałania ponad treść umowy spółki zarejestrowanej w KRS.

Problem pojawił się, gdy jeden ze wspólników zaproponował wejście inwestora zewnętrznego. Drugi wspólnik sprzeciwił się rozmyciu swojego udziału. Umowa spółki nie zawierała klauzuli pierwokupu ani klauzuli tag-along. Brak tych postanowień oznaczał, że każda ze stron mogła interpretować swoje uprawnienia odmiennie. Spór trafił do sądu. Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h. zarząd odpowiada osobiście za zobowiązania spółki, gdy egzekucja okazuje się bezskuteczna – a paraliż decyzyjny przybliżał spółkę właśnie do takiego scenariusza.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – rejestracja w KRS i minimalne wymogi z art. 154 § 1 k.s.h. (kapitał zakładowy co najmniej 5 000 PLN) to absolutne minimum. Nie tworzą one żadnych mechanizmów ochrony przed konfliktem wspólników. Due diligence przeprowadzone przez potencjalnego inwestora ujawniło lukę w dokumentacji korporacyjnej już po 48 godzinach analizy.

Jakie klauzule ochronne wdrożono w ramach strategii?

Zespół KORDECKI & Partners przystąpił do sprawy w momencie, gdy negocjacje między wspólnikami były już zerwane. Zadanie polegało na opracowaniu umowy wspólników, która zakończy impas i jednocześnie zabezpieczy interesy obu stron na przyszłość. Prace trwały 6 tygodni i obejmowały cztery rundy negocjacji.

Pierwsza kluczowa klauzula to prawo pierwokupu (right of first refusal). Każdy wspólnik zamierzający zbyć udziały musi najpierw zaoferować je pozostałym na tych samych warunkach. Termin na skorzystanie z prawa: 30 dni od doręczenia oferty. Klauzula ta eliminuje ryzyko pojawienia się niechcianego inwestora.

Druga klauzula to tag-along – prawo przyłączenia się do transakcji. Jeśli jeden wspólnik sprzedaje udziały osobie trzeciej, drugi może żądać objęcia go transakcją na identycznych warunkach cenowych. Chroni to mniejszościowego wspólnika przed sytuacją, w której traci wpływ na skład osobowy spółki.

Trzecia klauzula to drag-along – prawo pociągnięcia. Większościowy wspólnik może zobowiązać mniejszościowego do sprzedaży udziałów razem z nim, jeśli nabywca wymaga 100% pakietu. Bez tej klauzuli transakcje M&A Polska często utykają na etapie finalizacji. Uważamy, że drag-along bez ograniczenia minimalnej ceny sprzedaży to rozwiązanie niekorzystne dla mniejszości – warto każdorazowo negocjować floor price.

Czwarta klauzula dotyczyła reprezentacji przy umowach z zarządem. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. w umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Brak tej procedury to jeden z najczęstszych błędów wykrywanych w toku due diligence.

Dodatkowe elementy umowy obejmowały klauzulę zakazu konkurencji (24 miesiące po wyjściu ze spółki), mechanizm rozwiązywania deadlocków (mediacja, a następnie opcja buy-sell) oraz harmonogram dywidend powiązany z osiągnięciem progów EBITDA. Więcej o strukturyzowaniu programów motywacyjnych dla kluczowych osób w spółce można znaleźć w naszym opracowaniu dotyczącym ESOP w Polsce.

Jakie lekcje wynikają z tej sprawy dla każdej sp. z o.o.?

Sprawa krakowskiej spółki to nie wyjątek. Podobne konflikty pojawiają się regularnie – szczególnie przy wejściu inwestora, sukcesji lub pogorszeniu wyników finansowych. Każdy z tych momentów ujawnia luki w dokumentacji korporacyjnej, które w spokojniejszych czasach pozostają niewidoczne.

Pierwsza lekcja: umowę wspólników należy zawrzeć przed pojawieniem się konfliktu. Negocjowanie jej w trakcie sporu jest możliwe, ale kosztuje wielokrotnie więcej – zarówno finansowo, jak i relacyjnie. W opisanej sprawie koszty obsługi prawnej konfliktu przekroczyły koszt sporządzenia umowy prewencyjnej o ponad 400%.

Druga lekcja dotyczy podatków. Umowa wspólników może wpływać na strukturę wypłat zysku i optymalizację podatkową. Warto skonsultować jej treść z doradcą podatkowym – szczególnie w kontekście CIT minimalnego, który może objąć spółkę przy określonej strukturze przychodów.

Trzecia lekcja: klauzule umowy wspólników nie zastępują postanowień umowy spółki. Obie warstwy dokumentacji muszą być spójne. Rozbieżność między nimi – np. inne zasady głosowania w umowie spółki i w umowie wspólników – prowadzi do niepewności prawnej i może skutkować nieważnością poszczególnych postanowień.

Co przygotować przed podpisaniem umowy wspólników:

  • aktualny odpis z KRS i treść umowy spółki,
  • listę wszystkich wspólników z procentowym udziałem,
  • opis planowanych transakcji (inwestor, sukcesja, sprzedaż),
  • stanowisko doradcy podatkowego w zakresie struktury dywidendy,
  • projekt klauzuli deadlock dostosowany do liczby wspólników.

Kancelaria prawna Warszawa – KORDECKI & Partners – regularnie doradza wspólnikom zarówno na etapie tworzenia spółki, jak i w trakcie restrukturyzacji istniejących układów właścicielskich. Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać rozwiązań, których nie obejmuje żaden standardowy wzorzec.

Jeśli Państwa spółka stoi przed wejściem inwestora, zmianą struktury udziałów lub pierwszym konfliktem między wspólnikami – przeprowadzimy analizę dokumentacji korporacyjnej i zaproponujemy konkretne klauzule: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy umowa wspólników musi być sporządzona w formie aktu notarialnego?

O: Nie – umowa wspólników w polskim prawie może być zawarta w zwykłej formie pisemnej. Forma notarialna jest wymagana wyłącznie dla samej umowy spółki z o.o. oraz dla zbycia udziałów. Warto jednak pamiętać, że postanowienia umowy wspólników nie mogą być sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami Kodeksu spółek handlowych. Dokument powinien być przechowywany przez wszystkich wspólników w oryginale.

P: Ile kosztuje sporządzenie umowy wspólników i jak długo trwa?

O: Standardowe opracowanie umowy wspólników dla spółki z dwoma lub trzema wspólnikami zajmuje od 2 do 4 tygodni i obejmuje zazwyczaj dwie do trzech rund negocjacji. Koszt zależy od złożoności struktury właścicielskiej i liczby klauzul szczególnych. W przypadku prostej spółki dwuosobowej jest to zazwyczaj kilka tysięcy złotych – wielokrotnie mniej niż koszt obsługi późniejszego konfliktu.

P: Czy umowa wspólników wiąże spółkę, czy tylko wspólników?

O: Umowa wspólników wiąże wyłącznie jej strony – czyli wspólników, którzy ją podpisali. Spółka jako odrębna osoba prawna nie jest automatycznie związana jej treścią, chyba że postanowienia zostały przeniesione do umowy spółki lub uchwały wspólników. To częste nieporozumienie: naruszenie umowy wspólników przez jedną ze stron rodzi odpowiedzialność odszkodowawczą między wspólnikami, ale nie unieważnia automatycznie czynności prawnej dokonanej przez spółkę.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa korporacyjnego i M&A. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze: dr Andrzej Kordecki jest partnerem zarządzającym KORDECKI & Partners i kieruje praktyką prawa korporacyjnego i M&A. Przed założeniem kancelarii przez dziewięć lat pracował w jednej z wiodących polskich kancelarii prawa handlowego, doradzając przy transakcjach od EUR 5m do EUR 200m. Jest członkiem Komitetu Arbitrażowego ICC Polska i autorem ponad 60 publikacji.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.