Firma budowlana z Mazowsza wystawia fakturę na 25 000 zł za roboty ziemne. Kontrahent przelewa całość na rachunek bieżący. Trzy miesiące później urząd skarbowy wszczyna kontrolę i nakłada dodatkowe zobowiązanie podatkowe – bo transakcja objęta była obowiązkowym split payment, a mechanizm nie został zastosowany. Sankcja: 30% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment) nakłada na nabywcę obowiązek rozdzielenia przelewu: kwota netto trafia na rachunek bieżący sprzedawcy, a VAT – na jego rachunek VAT. Obowiązek stosowania split payment wynika z art. 108a–108e ustawy o VAT i dotyczy faktur powyżej 15 000 zł brutto za towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy. Sankcja za zaniechanie wynosi 30% kwoty VAT z faktury.

Poniżej wyjaśniamy, kogo mechanizm dotyczy, jakie transakcje są objęte obowiązkiem i co Państwa firma powinna zrobić już teraz.

Kogo obejmuje obowiązkowy split payment i jakie są progi?

Obowiązkowy split payment działa od 1 listopada 2019 r. Obejmuje wyłącznie transakcje między podatnikami VAT – nie stosuje się go w relacjach B2C. Kluczowy próg to 15 000 zł brutto na jednej fakturze. Poniżej tej kwoty mechanizm pozostaje dobrowolny.

Drugi warunek to przedmiot transakcji. Ustawa o VAT wskazuje w załączniku nr 15 ponad 150 kategorii towarów i usług objętych obowiązkiem. Należą do nich m.in. stal, złom, elektronika, paliwa, roboty budowlane, usługi ochrony i czyszczenia budynków. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – sam fakt przekroczenia progu kwotowego nie wystarczy. Oba warunki muszą być spełnione łącznie.

Urząd Skarbowy, KAS i organy kontroli skarbowej weryfikują zgodność przelewów z JPK_VAT. Rozbieżność między wykazaną fakturą a brakiem zapisu na rachunku VAT sprzedawcy jest dla KAS sygnałem ostrzegawczym. Kontrole w tym zakresie są rutynowe – szczególnie w branżach budowlanej, stalowej i elektronicznej.

Rachunek VAT prowadzony jest obowiązkowo przez każdy bank dla przedsiębiorcy posiadającego rachunek rozliczeniowy. Środki zgromadzone na rachunku VAT można przeznaczyć wyłącznie na zapłatę własnych zobowiązań VAT, podatku dochodowego, ZUS lub na zwrot VAT nabywcy. Swobodne dysponowanie tymi środkami jest wykluczone – to istotne ograniczenie płynnościowe dla firm z dużym portfelem transakcji objętych mechanizmem.

Mikroprzedsiębiorcy z miesięcznym obrotem poniżej 10 000 zł mogą korzystać z pewnych uproszczeń, jednak nie zwalnia ich to z obowiązku stosowania split payment, gdy konkretna faktura przekroczy próg 15 000 zł i dotyczy towaru z załącznika nr 15.

Jakie sankcje grożą za pominięcie split payment?

Konsekwencje są dwutorowe: podatkowe i karnoskarbowe. Na gruncie ustawy o VAT nabywca, który nie zastosował obowiązkowego split payment, odpowiada solidarnie ze sprzedawcą za zaległości VAT wynikające z tej transakcji. Dodatkowo organ podatkowy nakłada dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT z faktury.

Sprzedawca, który otrzymał płatność poza mechanizmem podzielonej płatności i nie zwrócił nabywcy różnicy, ponosi analogiczną sankcję. Odpowiedzialność solidarna oznacza, że KAS może sięgnąć do majątku obu stron transakcji – bez konieczności uprzedniego wyczerpania egzekucji wobec jednej z nich.

Na gruncie Kodeksu karnego skarbowego zaniechanie stosowania split payment może być zakwalifikowane jako naruszenie obowiązków podatkowych. Kara grzywny sięga wielokrotności minimalnego wynagrodzenia. W przypadku powtarzających się naruszeń organy mogą wszcząć postępowanie karnoskarbowe wobec osoby odpowiedzialnej za rozliczenia w spółce – najczęściej członka zarządu lub głównego księgowego.

Warto też pamiętać o konsekwencji pośredniej. Faktura, przy której nabywca nie zastosował split payment, nie daje mu prawa do odliczenia VAT naliczonego – jeżeli organ wykaże, że nabywca wiedział lub powinien był wiedzieć o naruszeniu. To zamyka drogę do odliczenia podatku i generuje nieodwracalne straty finansowe.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie wewnętrznej procedury weryfikacji każdej faktury powyżej 15 000 zł pod kątem załącznika nr 15 – jeszcze przed zleceniem przelewu. Koszt takiej procedury jest pomijalny wobec ryzyka 30-procentowej sankcji.

Poniżej lista działań, które Państwa firma powinna podjąć natychmiast:

  • Zidentyfikować wszystkich dostawców towarów i usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT.
  • Skonfigurować system księgowy do automatycznego oznaczania faktur objętych obowiązkiem split payment.
  • Zweryfikować, czy rachunki bankowe kontrahentów są białą listą podatników VAT – brak wpisu wyklucza odliczenie VAT.
  • Przeszkolić dział finansowy z zakresu progów kwotowych i kategorii towarów objętych mechanizmem.
  • Sprawdzić, czy istniejące umowy długoterminowe nie generują faktur cząstkowych poniżej 15 000 zł, które łącznie przekraczają próg – organy badają powiązanie transakcji.

Wdrożenie KSeF od 1 kwietnia 2026 r. zmieni sposób dokumentowania transakcji, jednak nie zastąpi obowiązku split payment. Oba mechanizmy będą funkcjonować równolegle. Więcej o integracji systemów podatkowych w kontekście praktyki podatkowej KORDECKI & Partners.

Dla spółek z udziałem zagranicznym – szczególnie z Holandii i Niemiec – obowiązek split payment nakłada się na regulacje umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Szczegóły dotyczące polsko-holenderskiej umowy podatkowej omawia nasz artykuł o umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Holandią. W transakcjach obejmujących nieruchomości komercyjne – gdzie usługi budowlane z załącznika nr 15 są standardem – warto zapoznać się z naszym opracowaniem dotyczącym kluczowych postanowień najmu komercyjnego w Polsce.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny – szczególnie gdy portfel transakcji obejmuje wiele kategorii z załącznika nr 15 lub gdy spółka działa w kilku jurysdykcjach. Zaniechanie weryfikacji generuje nieodwracalne ryzyko solidarnej odpowiedzialności podatkowej.

Jeśli Państwa spółka realizuje transakcje powyżej 15 000 zł w branżach budowlanej, stalowej lub elektronicznej – przeprowadzimy audyt zgodności split payment, zidentyfikujemy faktury narażone na sankcję i wdrożymy procedurę weryfikacji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy split payment dotyczy też faktur wystawianych przez małe firmy poniżej progu VAT?

O: Nie. Mechanizm podzielonej płatności dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT. Podmiot zwolniony z VAT – podmiotowo lub przedmiotowo – nie wystawia faktur VAT, więc mechanizm nie ma zastosowania. Jednak nabywca będący podatnikiem VAT musi stosować split payment, gdy kupuje od czynnego podatnika VAT towary lub usługi z załącznika nr 15, a faktura przekracza 15 000 zł brutto.

P: Czy można dobrowolnie stosować split payment poza obowiązkowymi przypadkami?

O: Tak. Dobrowolny split payment jest dozwolony dla każdej faktury VAT, niezależnie od kwoty i przedmiotu. Stosowanie go dobrowolnie chroni nabywcę przed odpowiedzialnością solidarną za zaległości VAT sprzedawcy. To popularne rozwiązanie w transakcjach wysokiego ryzyka – na przykład przy zakupie towarów od nowych kontrahentów lub podmiotów spoza białej listy podatników VAT.

P: Ile czasu ma organ podatkowy na nałożenie sankcji za brak split payment?

O: Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – zgodnie z artykułem 70 paragraf 1 Ordynacji podatkowej. Oznacza to, że KAS może zakwestionować transakcje sprzed kilku lat. Archiwizacja dokumentacji potwierdzającej prawidłowe zastosowanie split payment przez co najmniej 5 lat jest niezbędna dla skutecznej obrony w kontroli.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do doradztwa podatkowego, w tym w zakresie VAT, split payment, KSeF i kontroli KAS. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.