Firma z Francji rozlicza VAT w Polsce i nagle dowiaduje się, że od 1 kwietnia 2026 r. każda faktura sprzedaży musi przejść przez rządowy system KSeF. Termin jest sztywny. Brak wdrożenia oznacza faktury wystawione poza systemem – a to problem, który trudno cofnąć.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nakłada na podatników VAT zarejestrowanych w Polsce obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) za pośrednictwem platformy Ministerstwa Finansów. Obowiązek wchodzi w życie 1 kwietnia 2026 roku dla zdecydowanej większości podatników VAT, w tym podmiotów zagranicznych zarejestrowanych do VAT w Polsce. Kary za naruszenia obowiązują od 1 stycznia 2027 roku – co daje rok na dostosowanie systemów, ale nie zwalnia z obowiązku samego wystawiania faktur przez KSeF.

Ten alert wyjaśnia trzy rzeczy: co się zmieniło, kogo dotyczą nowe przepisy i co Państwa firma powinna zrobić teraz. Złożoność systemu jest realna – ale przy odpowiednim przygotowaniu, wdrożenie jest wykonalne w ciągu kilku tygodni.

Co się zmieniło i kogo dotyczą nowe przepisy?

KSeF to obowiązkowa platforma wymiany faktur między podatnikami VAT w Polsce. Podstawą prawną jest art. 106na ustawy o VAT, który nakłada obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dla podatników z obrotem powyżej 200 mln PLN w 2024 roku termin minął już 1 lutego 2026 r. Pozostałe podmioty – w tym większość firm z Francji działających w Polsce – mają czas do 1 kwietnia 2026 r.

Kogo to dotyczy bezpośrednio? Każdego, kto posiada numer VAT PL i wystawia faktury na rzecz polskich kontrahentów. Dotyczy to zarówno spółek zależnych, jak i oddziałów oraz podmiotów zarejestrowanych wyłącznie do celów VAT (tzw. rejestracja VAT bez stałego miejsca prowadzenia działalności). Urząd Skarbowy i KAS nie rozróżniają siedziby firmy – liczy się rejestracja VAT w Polsce.

Wyjątek obejmuje mikroprzedsiębiorców z miesięcznym obrotem poniżej 10 000 PLN – dla nich obowiązek przesuwa się do 1 stycznia 2027 r. Większość firm z Francji działających w Polsce przekracza ten próg. Zwolnienie ich nie dotyczy.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – KSeF zmienia nie tylko format faktury, ale cały proces jej wystawienia. Faktura musi zostać przesłana do systemu MF, który nadaje jej numer KSeF. Dopiero wtedy dokument jest prawnie skuteczny. Integracja systemu ERP z API Ministerstwa Finansów to zadanie techniczne, które wymaga czasu i testów.

Jakie są progi i terminy dla firm z Francji działających w Polsce?

Obowiązek KSeF dotyczy każdego podatnika VAT zarejestrowanego w Polsce – niezależnie od kraju siedziby. Firma z Paryża, Lyon czy Bordeaux, która posiada numer NIP i rozlicza VAT w Polsce, podlega tym samym regułom co polska spółka. To nie jest kwestia interpretacji – potwierdza to brzmienie art. 106na ustawy o VAT.

Terminy wyglądają następująco:

  • 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla podatników z obrotem powyżej 200 mln PLN w 2024 r.
  • 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT w Polsce
  • 1 stycznia 2027 r. – start kar finansowych za naruszenia KSeF
  • 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców (obrót poniżej 10 000 PLN/miesiąc)

Firma z Francji posiadająca oddział w Warszawie i fakturująca polskich klientów powinna zakończyć integrację ERP z KSeF najpóźniej do końca marca 2026 r. Testy środowiskowe w systemie testowym MF zajmują zwykle od 4 do 8 tygodni. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie testów nie później niż w lutym 2026 r.

Warto też pamiętać o aspekcie podatkowym: faktury kosztowe od polskich dostawców, które nie zostaną wystawione przez KSeF po dacie obowiązku, mogą być kwestionowane przez KAS jako nieprawidłowe. Wpływa to na możliwość odliczenia VAT naliczonego i zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. To ryzyko dotyczy obu stron transakcji.

Dla firm działających w modelu transgranicznych cen transferowych – szczególnie istotnym w relacjach Francja–Polska – KSeF tworzy dodatkową warstwę dokumentacyjną. Każda faktura wewnątrzgrupowa wystawiana przez polską spółkę musi przejść przez system. Więcej o praktycznych aspektach Pillar Two dla polskich spółek zależnych znajdą Państwo w naszej analizie.

Co zrobić teraz – lista działań z terminami?

Złożoność wdrożenia KSeF nie polega na samym prawie – przepisy są jasne. Problem leży w integracji technicznej, szkoleniu zespołów i dostosowaniu procesów fakturowania. Firma z Francji, która nie ma polskiego działu IT ani księgowego znającego specyfikę FA(3), stoi przed realnym wyzwaniem logistycznym.

Oto lista działań, które należy podjąć natychmiast:

  • Zweryfikować, czy firma posiada aktywny numer VAT PL i czy podlega obowiązkowi od 1 kwietnia 2026 r.
  • Skontaktować się z dostawcą systemu ERP w celu oceny gotowości do integracji z API KSeF.
  • Uzyskać token autoryzacyjny w systemie MF – niezbędny do wysyłki faktur.
  • Przeprowadzić testy w środowisku testowym MF przed uruchomieniem produkcyjnym.
  • Przeszkolić osoby odpowiedzialne za wystawianie faktur z nowego procesu.

Jeśli Państwa firma podlegała już kontroli KAS w Polsce, warto zapoznać się z naszym przewodnikiem dotyczącym kontroli KAS – czego się spodziewać i jak się przygotować. Organy podatkowe będą weryfikować zgodność z KSeF w ramach standardowych czynności sprawdzających.

Osobnym zagadnieniem jest sytuacja firm, które dochodzą należności od polskich kontrahentów. Faktura wystawiona poza KSeF po dacie obowiązku może komplikować postępowanie windykacyjne. Nasz artykuł o egzekwowaniu wyroku z Francji w Polsce omawia szerszy kontekst dochodzenia roszczeń.

Spółka z Bordeaux działająca w Polsce od 2021 r. przez oddział w Krakowie zakończyła integrację KSeF w ciągu 6 tygodni – po tym jak wiosną 2025 r. zdecydowała się na zewnętrzne wsparcie doradcze. Podobne wdrożenie przeprowadziła firma IT z Lyonu, która obsługuje polskich klientów korporacyjnych – tam proces zajął 4 tygodnie dzięki wcześniejszemu przygotowaniu dokumentacji API.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – struktura VAT, model fakturowania, system ERP – wymaga indywidualnej oceny. Brak wdrożenia KSeF w terminie tworzy nieodwracalne konsekwencje: faktury wystawione poza systemem nie mają mocy prawnej w Polsce po dacie obowiązku.

Jeśli Państwa firma zarejestrowana we Francji posiada numer VAT PL i wystawia faktury polskim kontrahentom – przeprowadzimy ocenę gotowości do KSeF, weryfikację struktury fakturowania i wsparcie przy integracji technicznej: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy firma z Francji bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce musi wdrożyć KSeF?

O: Tak, jeśli posiada aktywny numer VAT PL i wystawia faktury na rzecz polskich podatników VAT. Artykuł 106na ustawy o VAT nie uzależnia obowiązku od posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – liczy się rejestracja VAT w Polsce. Wyjątek dotyczy wyłącznie podatników z miesięcznym obrotem poniżej 10 000 PLN.

P: Czy kary za brak KSeF obowiązują od 1 kwietnia 2026 r.?

O: Nie – to częste nieporozumienie. Obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zaczyna obowiązywać 1 kwietnia 2026 r., ale kary finansowe wchodzą w życie dopiero 1 stycznia 2027 roku. Oznacza to, że przez pierwsze 9 miesięcy naruszenia nie są sankcjonowane finansowo. Nie oznacza to jednak, że faktury wystawione poza KSeF są prawidłowe – mogą być kwestionowane przez organy podatkowe i kontrahentów.

P: Jak KSeF wpływa na ceny transferowe w grupach kapitałowych Francja–Polska?

O: Każda faktura wewnątrzgrupowa wystawiana przez polską spółkę musi przejść przez KSeF. Tworzy to nową warstwę dokumentacyjną, którą KAS może weryfikować przy kontroli cen transferowych. Dokumentacja transferowa powinna uwzględniać numery KSeF faktur jako element potwierdzający rzeczywistość transakcji. Doradca podatkowy w Warszawie powinien ocenić, czy istniejące polityki cen transferowych wymagają aktualizacji.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do doradztwa podatkowego, wdrożeń KSeF, IP Box i obsługi grup kapitałowych z Francji działających w Polsce. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.