Na papierze zasada jest prosta: strona przegrywająca zwraca koszty stronie wygrywającej. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – mechanizm rozliczenia kosztów w polskim postępowaniu cywilnym potrafi zaskoczyć nawet doświadczonych uczestników obrotu. Stawki minimalne, zasada stosunkowego rozdzielenia, koszty zabezpieczenia roszczeń, terminy na złożenie spisu kosztów – każdy z tych elementów może przesądzić o tym, czy wygrany spór rzeczywiście przyniesie wymierną korzyść finansową.

Zwrot kosztów postępowania cywilnego regulują przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz rozporządzenia o stawkach minimalnych wynagrodzenia adwokata i radcy prawnego. Sąd zasądza koszty na wniosek lub z urzędu, stosując zasadę odpowiedzialności za wynik sprawy albo zasadę stosunkowego rozdzielenia. Spis kosztów należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy – uchybienie temu terminowi zamyka drogę do ich odzyskania.

Ten alert wyjaśnia, kogo dotyczą aktualne zasady, jakie progi i terminy są istotne oraz jakie działania warto podjąć natychmiast. Dotyczy to zarówno sporów sądowych przed sądami powszechnymi, jak i postępowań przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO) czy postępowań zabezpieczających.

Jak działa mechanizm zwrotu kosztów i kogo dotyczy?

Podstawowa zasada – strona przegrywa, strona płaci – brzmi prosto. Sąd przyznaje zwrot kosztów niezbędnych do celowego dochodzenia praw lub celowej obrony. Do kosztów tych zalicza się opłatę sądową, wynagrodzenie pełnomocnika oraz wydatki takie jak koszty biegłego. Opłata sądowa w sprawach gospodarczych wynosi co do zasady 5% wartości przedmiotu sporu, zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Wynagrodzenie pełnomocnika zasądzane przez sąd odpowiada stawce minimalnej określonej w rozporządzeniu. Dla spraw o wartości od PLN 10 000 do PLN 50 000 stawka minimalna radcy prawnego lub adwokata wynosi PLN 3 600. Przy sporach przekraczających PLN 1 000 000 stawka minimalna sięga PLN 25 000. Sąd może przyznać wynagrodzenie wyższe – do sześciokrotności stawki minimalnej – jeśli uzna nakład pracy pełnomocnika za wyjątkowo duży.

Zasada stosunkowego rozdzielenia kosztów dotyczy spraw, w których powód wygrywa tylko częściowo. Jeśli żądanie zostało uwzględnione w 60%, sąd rozdziela koszty proporcjonalnie: 60% pokrywa pozwany, 40% – powód. W praktyce oznacza to, że firma dochodząca PLN 500 000 i wygrywająca PLN 300 000 może nie odzyskać żadnych kosztów albo odzyska je jedynie w ułamku. To ryzyko warto skalkulować przed wszczęciem sporu.

Postępowania przed KIO rządzą się odrębnymi regułami. Odwołanie do KIO należy wnieść w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego. Koszty postępowania odwoławczego – w tym wpis – rozlicza się według odrębnych przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Spory sądowe, arbitraż oraz postępowania przed KIO wymagają zatem odrębnej strategii kosztowej.

Jakie terminy i progi są krytyczne dla odzyskania kosztów?

Spis kosztów to dokument, który strona składa sądowi, aby wskazać konkretne kwoty do zasądzenia. Bez spisu sąd przyznaje koszty według norm przepisanych – czyli wyłącznie stawki minimalne. Spis należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia. Niedotrzymanie tego terminu jest nieodwracalne – sąd nie może go przywrócić.

Zabezpieczenie roszczeń to osobny koszt. Wniosek o zabezpieczenie, oparty na art. 730 k.p.c., wymaga uprawdopodobnienia roszczenia i interesu prawnego. Opłata od wniosku wynosi PLN 100 w postępowaniu procesowym. Jeśli zabezpieczenie zostanie udzielone, a powód ostatecznie przegra sprawę, obowiązany może żądać naprawienia szkody wyrządzonej wykonaniem zabezpieczenia – co generuje dodatkowe ryzyko kosztowe po stronie wnioskodawcy.

Firma z sektora IT z Mazowsza, prowadząca spór o PLN 800 000 wiosną 2024 r., nie złożyła spisu kosztów przed zamknięciem rozprawy. Sąd zasądził wynagrodzenie pełnomocnika według stawki minimalnej – PLN 10 800 zamiast realnie poniesionych PLN 48 000. Różnica była nieodwracalna.

Zapis na sąd polubowny, o którym mowa w art. 1154 k.p.c., musi być sporządzony na piśmie. Koszty arbitrażu – w tym opłata arbitrażowa i wynagrodzenie arbitrów – mogą wielokrotnie przekraczać koszty postępowania sądowego przy dużych wartościach sporu. Jednocześnie wykonanie wyroku arbitrażowego w Polsce wymaga odrębnego postępowania przed sądem powszechnym, co generuje kolejne koszty. Warto to uwzględnić przy wyborze klauzuli rozstrzygania sporów w umowie.

Producent z Wielkopolski, który w lecie 2023 r. wygrał arbitraż o PLN 2 200 000, poniósł koszty postępowania egzekucyjnego przekraczające PLN 35 000 – bo dłużnik nie wykonał wyroku dobrowolnie. Kancelaria procesowa powinna uprzedzić klienta o tym etapie już na początku sprawy.

Co zrobić natychmiast – lista działań

Złożoność zasad kosztowych sprawia, że błędy proceduralne są kosztowne i często nieodwracalne. Poniżej lista działań, które warto podjąć bez zwłoki:

  • Zweryfikuj, czy w toczącym się postępowaniu złożono już spis kosztów – jeśli nie, zrób to przed najbliższą rozprawą.
  • Sprawdź, czy wniosek o zabezpieczenie roszczeń jest zasadny i czy ryzyko odpowiedzialności za jego wykonanie zostało ocenione.
  • Oceń, czy wartość przedmiotu sporu uzasadnia arbitraż – przy sporach poniżej PLN 500 000 koszty arbitrażu mogą pochłonąć znaczną część zasądzonej kwoty.
  • Ustal, czy klauzula arbitrażowa w umowie spełnia wymóg formy pisemnej z art. 1154 k.p.c.
  • W sprawach zamówieniowych – zweryfikuj termin 10 dni na odwołanie do KIO od dnia otrzymania informacji o czynności zamawiającego.

Jeśli Państwa spółka prowadzi spory sądowe lub arbitrażowe, procedury korporacyjne powiązane ze sporem – takie jak likwidacja spółki – mogą wpłynąć na egzekwowalność zasądzonych kosztów. Warto analizować oba wątki łącznie.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy dotychczasowe działania procesowe nie zamknęły już drogi do pełnego zwrotu kosztów. Nieodwracalne skutki błędów kosztowych ujawniają się często dopiero po wydaniu wyroku – wtedy jest za późno na korektę.

Jeśli Państwa spółka prowadzi lub planuje spór o wartości powyżej PLN 100 000 – przeprowadzimy audyt kosztowy postępowania i wskażemy działania naprawcze: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy sąd zawsze zasądza koszty od strony przegrywającej?

O: Nie zawsze. Sąd może odstąpić od obciążenia kosztami w szczególnie uzasadnionych przypadkach, na przykład gdy sprawa była wyjątkowo skomplikowana lub gdy sytuacja majątkowa strony przegrywającej jest trudna. Zasadą jest jednak odpowiedzialność za wynik sprawy – odstępstwo wymaga szczególnego uzasadnienia w treści orzeczenia.

P: Ile czasu mam na złożenie spisu kosztów?

O: Spis kosztów należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie wyroku. Termin ten nie podlega przywróceniu. Jeśli pełnomocnik nie złoży spisu, sąd przyzna wynagrodzenie wyłącznie według stawek minimalnych określonych w rozporządzeniu – niezależnie od rzeczywistych kosztów obsługi prawnej.

P: Czy koszty arbitrażu są wyższe niż koszty postępowania sądowego?

O: Przy sporach o dużej wartości – tak. Opłata arbitrażowa jest zazwyczaj wyższa niż 5% opłata sądowa, a do tego dochodzi wynagrodzenie arbitrów i koszty administracyjne instytucji arbitrażowej. Arbitraż oferuje w zamian szybkość i poufność postępowania. Zapis na sąd polubowny zawarty w umowie, o którym mowa w artykule 1154 Kodeksu postępowania cywilnego, musi być sporządzony na piśmie pod rygorem nieważności.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i postępowań zabezpieczających. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.