Firma budowlana z Mazowsza wygrała spór o zapłatę po dwóch latach postępowania. Zasądzono całą kwotę należności. Problem? Sąd przyznał zwrot kosztów zastępstwa procesowego według stawki minimalnej – ułamek tego, co faktycznie wydano na obsługę prawną. Zarząd spółki był zaskoczony. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – wygranie sprawy nie oznacza automatycznego odzyskania pełnych kosztów procesu.

Zwrot kosztów w polskim postępowaniu cywilnym regulują przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz rozporządzenia ministra sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności radców prawnych i adwokatów. Sąd zasądza koszty według zasady odpowiedzialności za wynik sprawy. Wniosek o zwrot kosztów należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy lub w terminie tygodnia od ogłoszenia wyroku.

Ten przewodnik wyjaśnia, jak działa mechanizm zwrotu kosztów krok po kroku: kto ponosi koszty, jak je obliczyć, kiedy sąd może odejść od ogólnych zasad oraz jak uniknąć typowych błędów, które kosztują przedsiębiorców realną gotówkę. Omówiono też trzy scenariusze biznesowe i najczęstsze pułapki w sporach między spółkami.

Kto płaci koszty procesu – jak działa zasada odpowiedzialności za wynik?

Podstawowa reguła jest prosta: strona przegrywająca zwraca koszty stronie wygrywającej. Wynika to wprost z przepisów k.p.c. regulujących odpowiedzialność za wynik sprawy. Sąd orzeka o kosztach w wyroku lub postanowieniu kończącym postępowanie w instancji. Brak wniosku o zasądzenie kosztów oznacza ich utratę – sąd nie działa z urzędu.

Na koszty procesu składają się opłaty sądowe, wydatki (np. koszty biegłego, tłumacza) oraz wynagrodzenie pełnomocnika. Opłata sądowa w sprawach majątkowych wynosi co do zasady 5% wartości przedmiotu sporu – zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Dla roszczenia o 200 000 zł oznacza to opłatę 10 000 zł. Tę kwotę sąd uwzględnia przy rozliczeniu kosztów.

Wynagrodzenie pełnomocnika zasądzane przez sąd nie odpowiada faktycznym honorariom rynkowym. Sąd przyznaje stawkę wynikającą z rozporządzenia – minimalną, uzależnioną od wartości sporu. Dla roszczeń powyżej 200 000 zł stawka minimalna radcy prawnego wynosi 10 800 zł. Faktyczne koszty obsługi prawnej w skomplikowanej sprawie wielokrotnie tę kwotę przekraczają.

Instytucje takie jak Sąd Najwyższy (SN) oraz Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wypracowały orzecznictwo dopuszczające zasądzenie wyższych stawek – do sześciokrotności stawki minimalnej – gdy sprawa była wyjątkowo zawiła lub wymagała szczególnego nakładu pracy pełnomocnika. Wymaga to jednak wyraźnego wniosku i uzasadnienia. W praktyce sądy rzadko samodzielnie podwyższają stawkę.

Jak obliczyć koszty i kiedy złożyć wniosek?

Wniosek o zasądzenie kosztów należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy. Jeśli strona nie była obecna przy ogłoszeniu wyroku, ma 7 dni na złożenie wniosku o uzupełnienie wyroku w zakresie kosztów. Ten termin jest zawity – jego przekroczenie zamyka drogę do odzyskania kosztów w tym postępowaniu.

Spis kosztów to dokument, który strona składa sądowi w celu szczegółowego rozliczenia poniesionych wydatków. Powinien zawierać:

  • opłatę sądową od pozwu lub apelacji,
  • koszty zastępstwa procesowego (według stawki rozporządzenia lub wyższe – z uzasadnieniem),
  • wydatki na biegłych i tłumaczy,
  • opłatę skarbową od pełnomocnictwa (17 zł),
  • koszty dojazdu pełnomocnika, jeśli sprawa toczyła się poza siedzibą kancelarii.

Brak spisu kosztów nie pozbawia prawa do zwrotu – sąd może sam ustalić koszty na podstawie akt. Jednak spis kosztów daje kontrolę nad tym, co zostanie zasądzone. Bez niego sąd często poprzestaje na stawce minimalnej z rozporządzenia.

Ważne są też kwestie związane z zabezpieczeniem roszczeń. Zgodnie z art. 730 k.p.c., zabezpieczenie jest dostępne przed wszczęciem postępowania lub w jego trakcie – o ile roszczenie jest uprawdopodobnione i istnieje interes prawny. Koszty postępowania zabezpieczającego rozlicza się odrębnie. W sporach między przedsiębiorcami warto o to zadbać już na etapie planowania strategii procesowej. Więcej o klauzulach arbitrażowych i ich wpływie na wybór forum wyjaśniamy w osobnym opracowaniu.

Trzy scenariusze biznesowe pokazują, jak różnie rozkładają się koszty. Producent z Dolnego Śląska dochodzący 500 000 zł zapłaci 25 000 zł opłaty sądowej – i może odzyskać tę kwotę przy wygranej. Spółka IT z Trójmiasta, która przegrała sprawę o naruszenie umowy licencyjnej wiosną 2025 r., poniosła koszty zastępstwa strony przeciwnej według stawki minimalnej 10 800 zł, choć sprawa trwała 18 miesięcy. Zagraniczny inwestor z Niemiec wchodzący na rynek polski powinien uwzględnić w budżecie sporu zarówno opłatę sądową, jak i ryzyko, że przy przegranej zwróci koszty pełnomocnika strony przeciwnej.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – wartość sporu, liczba instancji, obecność biegłych – bezpośrednio wpływa na ostateczny rachunek. Nieprawidłowe oszacowanie tych kosztów to błąd, który nieodwracalnie obciąża wynik finansowy postępowania. Jeśli Państwa spółka planuje wejście na drogę sądową lub jest pozwaną w sporze o wartości powyżej 100 000 zł – przeprowadzimy szczegółową analizę kosztową i ocenę ryzyka: info@kordeckipartners.com.

Kiedy sąd może odejść od zasady – jakie wyjątki obowiązują?

Przepisy k.p.c. przewidują kilka sytuacji, w których sąd może odstąpić od ogólnej reguły obciążenia kosztami strony przegrywającej. Najważniejsze to: częściowe uwzględnienie powództwa, szczególnie uzasadniony wypadek oraz zasada słuszności. Każda z tych instytucji działa inaczej i ma inne konsekwencje finansowe.

Przy częściowym uwzględnieniu powództwa sąd stosuje zasadę stosunkowego rozdzielenia kosztów. Jeśli powód wygrał w 60%, a przegrał w 40%, koszty rozdziela się proporcjonalnie. W praktyce może to oznaczać, że obie strony wzajemnie znoszą koszty – co jest niekorzystne dla strony, która poniosła wyższe wydatki procesowe.

Szczególnie uzasadniony wypadek pozwala sądowi nie obciążać strony przegrywającej kosztami w całości lub w części. Dotyczy to sytuacji, gdy sprawa była obiektywnie wątpliwa, a przegrywający działał w dobrej wierze. Sądy stosują ten wyjątek ostrożnie – samo przekonanie o słuszności swojego stanowiska nie wystarczy.

W sporach z zakresu prawa pracy obowiązują odmienne reguły – pracownik zwolniony z kosztów sądowych nie ponosi opłat nawet przy przegranej. W sporach konsumenckich sądy często stosują zasadę słuszności na korzyść konsumenta. Dla przedsiębiorców – zwłaszcza w relacjach B2B – te wyjątki mają ograniczone zastosowanie. Warto też pamiętać, że spory sądowe przed KIO (Krajową Izbą Odwoławczą) rządzą się odrębnymi regułami kosztowymi: odwołanie do KIO należy złożyć w ciągu 10 dni od powiadomienia o wyborze oferty, a koszty postępowania odwoławczego rozlicza się według przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.

Jakich błędów unikać – najczęstsze pułapki przy zwrocie kosztów?

Pierwsza i najczęstsza pułapka to brak wniosku o zasądzenie kosztów. Strona, która wygrywa, nierzadko zakłada, że sąd automatycznie przyznaje zwrot. Tak nie jest. Bez wyraźnego wniosku sąd może pominąć koszty w wyroku. Uzupełnienie wyroku jest możliwe, ale wymaga złożenia wniosku w ciągu 7 dni – termin zawity, bez możliwości przywrócenia.

Druga pułapka to niedoszacowanie wartości przedmiotu sporu. Wartość ta decyduje o wysokości opłaty sądowej i stawce minimalnej pełnomocnika. Zbyt niska wartość oznacza niższe koszty zasądzone przy wygranej. Zbyt wysoka – wyższą opłatę sądową, której przy przegranej nie odzyskamy. Optymalne określenie wartości przedmiotu sporu to element strategii, nie formalność.

Trzecia pułapka dotyczy kosztów w postępowaniu apelacyjnym. Każda instancja rozlicza koszty osobno. Strona, która wygrała w pierwszej instancji, ale przegrała apelację, może być zobowiązana do zwrotu kosztów postępowania apelacyjnego strony przeciwnej. Przy sprawach wieloinstancyjnych łączny rachunek kosztów bywa zaskakujący.

Czwarta pułapka to błędne założenie, że arbitraż automatycznie jest tańszy od postępowania sądowego. Zapis na sąd polubowny, zgodnie z art. 1154 k.p.c., musi być sporządzony na piśmie pod rygorem nieważności. Koszty arbitrażu – opłaty administracyjne, honoraria arbitrów – mogą wielokrotnie przekroczyć koszty sądowe, szczególnie w sporach o niższej wartości. Więcej o tym, jak prawidłowo redagować klauzule arbitrażowe, można przeczytać w artykule o klauzulach arbitrażowych w polskich umowach.

Piąta pułapka – często niedoceniana – to brak zabezpieczenia kosztów od strony zagranicznej. Gdy pozwanym jest podmiot spoza UE, egzekucja zasądzonych kosztów może być niemożliwa lub bardzo kosztowna. Warto wcześniej rozważyć złożenie wniosku o zabezpieczenie w trybie art. 730 k.p.c. Dla firm działających w branży budowlanej kwestie proceduralne wiążą się też z pozwoleniami na budowę i zmianami proceduralnymi od 2025 r., które wpływają na zakres sporów inwestycyjnych.

Konkretna ocena ryzyka kosztowego w Państwa sprawie wymaga analizy akt i strategii procesowej. Błędy na etapie planowania mają nieodwracalne skutki finansowe. Jeśli Państwa spółka jest stroną lub planuje wszczęcie postępowania o wartości powyżej 50 000 zł – przeprowadzimy ocenę ryzyka kosztowego i przygotujemy spis kosztów: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu ma sąd na rozstrzygnięcie wniosku o zwrot kosztów po wydaniu wyroku?

O: Koszty zasądzane są co do zasady w tym samym wyroku, który kończy postępowanie w danej instancji. Jeśli sąd pominął koszty, strona może złożyć wniosek o uzupełnienie wyroku w terminie 7 dni od ogłoszenia orzeczenia. Termin ten jest zawity. Uzupełnienie wyroku w zakresie kosztów następuje w formie postanowienia, od którego przysługuje zażalenie.

P: Czy można odzyskać pełne koszty obsługi prawnej, jeśli faktyczne honorarium przekraczało stawki minimalne?

O: Zasadniczo sąd zasądza wynagrodzenie pełnomocnika według stawek wynikających z rozporządzenia ministra sprawiedliwości – nie według faktycznie zapłaconego honorarium. Przepisy pozwalają jednak na zasądzenie do sześciokrotności stawki minimalnej, gdy sprawa była wyjątkowo zawiła lub wymagała szczególnego nakładu pracy. Wymaga to wyraźnego wniosku z uzasadnieniem. Bez takiego wniosku sąd rzadko podwyższa stawkę z własnej inicjatywy.

P: Jak działa rozliczenie kosztów przy częściowym wygranym?

O: Przy częściowym uwzględnieniu powództwa sąd stosuje zasadę stosunkowego rozdzielenia kosztów – proporcjonalnie do stopnia wygrania i przegrania przez każdą ze stron. Sąd może też wzajemnie znieść koszty, jeśli obie strony wygrały i przegrały w podobnym stopniu. Wzajemne zniesienie kosztów jest pozornie neutralne, ale w praktyce oznacza, że strona ponosząca wyższe wydatki procesowe ponosi stratę. Warto to uwzględnić przy ocenie opłacalności zawarcia ugody.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i postępowań zabezpieczających. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.