Firma z Mazowsza zatrudnia trzech specjalistów z Ukrainy i dwóch z Indii. Dokumenty wyglądają poprawnie – aż do kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, która ujawnia, że zezwolenia na pracę obejmują inne stanowiska niż te faktycznie wykonywane. Kara? Do 30 000 zł za każde naruszenie, a cudzoziemiec traci prawo pobytu. To nie jest scenariusz hipotetyczny. Zdarza się regularnie.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga spełnienia kilku warunków jednocześnie: uzyskania właściwego zezwolenia na pracę, zachowania zgodności stanowiska z dokumentem, dopełnienia obowiązków wobec urzędu pracy i ZUS. Procedury różnią się w zależności od obywatelstwa pracownika i rodzaju wykonywanej pracy. Niedopełnienie choćby jednego kroku oznacza odpowiedzialność pracodawcy – niezależnie od dobrej woli.

Ten alert wyjaśnia, kogo dotyczą zmiany, jakie progi i terminy obowiązują w 2026 roku oraz co pracodawca powinien zrobić natychmiast. Trzy obszary wymagają szczególnej uwagi: zezwolenia, Blue Card Polska i nowe obowiązki compliance.

Co się zmieniło i kogo dotyczy zatrudnianie cudzoziemców?

Prawo pracy w Polsce nie zmieniło się rewolucyjnie w ciągu ostatnich miesięcy. Zmieniła się skala zjawiska i aparat kontrolny. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna prowadzą więcej kontroli niż w latach poprzednich. Progi, które wcześniej były traktowane jako formalność, dziś skutkują realnymi sankcjami.

Kogo to dotyczy bezpośrednio? Każdego pracodawcę, który zatrudnia obywateli spoza Unii Europejskiej. Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonej procedury oświadczeniowej – ale tylko przy spełnieniu określonych warunków. Obywatele Indii, Filipin czy Gruzji wymagają pełnego zezwolenia na pracę, które wydaje właściwy urząd wojewódzki.

Trzy grupy pracodawców są szczególnie narażone na naruszenia:

  • firmy, które zmieniły zakres obowiązków pracownika bez aktualizacji zezwolenia,
  • agencje pracy tymczasowej delegujące cudzoziemców do różnych podmiotów,
  • przedsiębiorcy zatrudniający pracowników sezonowych bez rejestracji oświadczeń.

Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy. Zasada ta dotyczy również cudzoziemców – i jest często pomijana przy kolejnych przedłużeniach zezwoleń. W praktyce wiele firm o tym zapomina, co prowadzi do nieważności umowy.

Dla pracowników wysoce wykwalifikowanych dostępna jest Blue Card Polska – europejska karta pobytu dla specjalistów. Minimalne wynagrodzenie uprawniające do jej uzyskania wynosi w 2026 roku 12 272,58 zł brutto miesięcznie. To próg ustawowy – poniżej tej kwoty wniosek zostanie odrzucony bez rozpatrzenia merytorycznego.

Jakie działania pracodawca musi podjąć natychmiast?

Zatrudnianie cudzoziemców wymaga aktywnego zarządzania dokumentacją – nie tylko przy zatrudnieniu, ale przez cały czas trwania stosunku pracy. Zezwolenie na pracę jest wydawane na konkretne stanowisko, u konkretnego pracodawcy, za konkretnym wynagrodzeniem. Każda zmiana wymaga aktualizacji lub nowego zezwolenia.

Pracodawca z branży IT z Krakowa – wiosna 2025 roku – awansował programistę z Ukrainy na stanowisko team leadera. Nie zaktualizował zezwolenia. Podczas kontroli PIP okazało się, że pracownik wykonuje pracę niezgodną z dokumentem. Pracodawca zapłacił 28 000 zł kary i musiał wstrzymać projekt na sześć tygodni.

Co zrobić teraz? Poniżej lista kontrolna dla każdego pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców:

  • Sprawdź, czy stanowiska w umowach odpowiadają stanowiskom w zezwoleniach.
  • Zweryfikuj daty ważności wszystkich zezwoleń – wnioski składaj minimum 30 dni przed wygaśnięciem.
  • Upewnij się, że wynagrodzenie cudzoziemca nie jest niższe niż wskazane w zezwoleniu.
  • Skontroluj, czy oświadczenia o powierzeniu pracy są zarejestrowane w powiatowym urzędzie pracy.

Okresy wypowiedzenia dla cudzoziemców są identyczne jak dla polskich pracowników. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. wynoszą: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. To ma znaczenie przy planowaniu zakończenia współpracy przed wygaśnięciem zezwolenia.

Nowym obowiązkiem, który dotyka również pracodawców zatrudniających cudzoziemców, jest ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń. Cudzoziemcy są pracownikami w rozumieniu tej ustawy – i mają pełne prawo do ochrony jako sygnaliści. Brak kanału to kara do 1 080 000 zł. Można skonsultować powiązane zagadnienia podatkowe dotyczące mobilności pracowników przy okazji analizy exit tax – kiedy się uruchamia i jak zaplanować wyjście.

Jeśli Państwa firma zatrudnia cudzoziemców lub planuje rekrutację spoza UE, konkretna ocena dokumentacji pozwoli uniknąć nieodwracalnych konsekwencji. Zaniedbania w tym obszarze zamykają drogę do dalszego zatrudniania pracowników z danego kraju. Skontaktuj się z naszą kancelarią prawa pracy w Polsce, aby omówić Państwa sytuację.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia cudzoziemców lub planuje rekrutację spoza UE i chce uniknąć kar do 30 000 zł za każde naruszenie – przeprowadzimy audyt dokumentacji, weryfikację zezwoleń i wdrożenie procedur compliance: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy obywatel Ukrainy potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Obywatele Ukrainy mogą być zatrudniani na podstawie uproszczonej procedury oświadczeniowej – bez pełnego zezwolenia na pracę – jeśli pracodawca zarejestruje oświadczenie o powierzeniu pracy w powiatowym urzędzie pracy. Oświadczenie uprawnia do pracy przez maksymalnie 24 miesiące. Po tym czasie konieczne jest uzyskanie zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt i pracę w trybie standardowym.

P: Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca?

O: Opłata za zezwolenie na pracę wynosi 100 zł (typ A) lub 200 zł przy niektórych rodzajach zezwoleń. Czas oczekiwania w urzędach wojewódzkich wynosi od 30 do nawet 90 dni, w zależności od województwa i obciążenia urzędu. Wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca – zatrudnienie przed wydaniem zezwolenia jest naruszeniem prawa pracy i grozi karą.

P: Czy pracodawca odpowiada za naruszenia, jeśli nie wiedział o problemie z dokumentami?

O: Tak. Odpowiedzialność pracodawcy w zakresie zatrudniania cudzoziemców ma charakter obiektywny w wielu aspektach. Nieznajomość stanu dokumentacji nie zwalnia z kary. Pracodawca jest zobowiązany do weryfikacji ważności zezwoleń i zgodności stanowiska z dokumentem przez cały czas trwania zatrudnienia. Regularne audyty wewnętrzne są jedynym skutecznym zabezpieczeniem przed nieodwracalnymi konsekwencjami kontroli.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.