Firma technologiczna z Mazowsza zatrudniała specjalistów z Ukrainy, Indii i Gruzji. Każdy przypadek wyglądał podobnie – kontrakt, delegacja, projekt. W praktyce każdy wymagał innego zezwolenia. Błędny wybór typu zezwolenia oznaczał cofnięcie wniosku, utratę kilku miesięcy i ryzyko, że pracownik nie mógł legalnie wykonywać pracy.

Polskie prawo przewiduje pięć typów zezwoleń na pracę dla cudzoziemców – od typu A dla standardowego zatrudnienia, przez typ B dla członków zarządu, aż po typ E dla pracowników delegowanych spoza Unii Europejskiej. Wybór właściwego typu zależy od formy zatrudnienia, kraju pochodzenia pracownika i charakteru powierzanych zadań. Błędna kwalifikacja zamyka drogę do legalnego zatrudnienia na wiele miesięcy.

Poniższe studium przypadku pokazuje, jak firma technologiczna z Mazowsza rozwiązała ten problem. Opisujemy tło sprawy, przyjętą strategię, przebieg procesu i wnioski, które można zastosować w każdej organizacji zatrudniającej cudzoziemców.

Tło sprawy – trzy różne sytuacje, trzy różne typy zezwoleń

Firma zatrudniała ponad 80 pracowników, w tym kilkunastu cudzoziemców. Dział HR samodzielnie składał wnioski o zezwolenia na pracę, opierając się na wzorach dostępnych w internecie. Przez kilkanaście miesięcy nie było problemów – wszyscy pracownicy byli obywatelami Ukrainy i korzystali z uproszczonego dostępu do rynku pracy.

Sytuacja zmieniła się, gdy firma podjęła trzy nowe rekrutacje. Pierwsza dotyczyła programisty z Indii – zatrudnienie bezpośrednie, umowa o pracę, siedziba w Warszawie. Druga – gruzińskiego specjalisty ds. cyberbezpieczeństwa, delegowanego przez podmiot z Gruzji do realizacji projektu w Polsce. Trzecia – obywatela Ukrainy powołanego do zarządu spółki zależnej. Dział HR złożył dla wszystkich trzech wnioski o zezwolenie typ A. Wszystkie trzy wnioski zostały zakwestionowane przez Urząd Wojewódzki.

Cofnięcie wniosków oznaczało opóźnienie o ponad dwa miesiące. Projekt dla klienta zewnętrznego był zagrożony. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – wybór typu zezwolenia to nie formalność, lecz decyzja prawna z bezpośrednimi konsekwencjami operacyjnymi.

Strategia – jak dopasować typ zezwolenia do sytuacji pracownika?

Polskie przepisy wyróżniają pięć typów zezwoleń na pracę. Typ A – dla cudzoziemca zatrudnionego bezpośrednio przez podmiot mający siedzibę w Polsce. Typ B – dla cudzoziemca pełniącego funkcję w zarządzie spółki przez okres powyżej 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Typ C – dla pracownika delegowanego przez zagranicznego pracodawcę do oddziału lub zakładu w Polsce. Typ D – dla pracownika delegowanego przez zagranicznego pracodawcę w celu realizacji usługi eksportowej. Typ E – dla pracownika delegowanego przez zagranicznego pracodawcę w pozostałych przypadkach, w tym przy realizacji projektów dla polskiego kontrahenta.

W przypadku programisty z Indii właściwy był typ A – zatrudnienie bezpośrednie, umowa o pracę z polską spółką, wykonywanie pracy na terytorium Polski. Kancelaria zweryfikowała, że wynagrodzenie oferowane pracownikowi nie było niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju. To wymóg formalny, który często jest pomijany przy składaniu wniosku.

Specjalista z Gruzji był delegowany przez gruzińską spółkę – bez oddziału w Polsce – do realizacji projektu dla polskiego klienta. To klasyczny przypadek dla typu E. Zezwolenie typ A byłoby błędne, bo pracodawcą pozostawała spółka zagraniczna, a nie polska firma. Urzędy Wojewódzkie coraz częściej weryfikują tę kwestię i odmawiają wydania zezwolenia, gdy strony stosunku pracy są nieprawidłowo określone.

Dla ukraińskiego pracownika powołanego do zarządu właściwy był typ B. Warunkiem jest pełnienie funkcji przez ponad 6 miesięcy w ciągu 12 kolejnych. Firma planowała powołanie na rok – próg był więc przekroczony. Warto dodać, że typ B nie wyklucza jednoczesnego zatrudnienia na umowę o pracę, jeśli charakter pracy na to pozwala.

Przebieg procesu – od błędu do skutecznego wniosku w 6 tygodni

Po przejęciu sprawy kancelaria przeprowadziła audyt dokumentacji dla wszystkich trzech pracowników. Czas realizacji od pierwszego spotkania do złożenia poprawionych wniosków wyniósł 6 tygodni. To realistyczny termin przy pełnej współpracy klienta i kompletnych dokumentach.

Dla programisty z Indii konieczne było uzupełnienie wniosku o potwierdzenie, że oferowane wynagrodzenie odpowiada wynagrodzeniu na porównywalnym stanowisku w firmie. Brak tego elementu był główną przyczyną zakwestionowania pierwotnego wniosku. Dołączono regulamin wynagradzania i porównanie z wynagrodzeniami innych programistów zatrudnionych w spółce.

Dla specjalisty z Gruzji przygotowano wniosek o typ E. Kluczowym dokumentem była umowa między gruzińską spółką a polskim kontrahentem, potwierdzająca delegowanie w celu realizacji usługi. Należało również wykazać, że pracownik pozostaje zatrudniony przez podmiot zagraniczny i nie nawiązuje stosunku pracy z polską firmą. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p., łączny czas trwania umów terminowych z jednym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy – zasada ta nie dotyczyła delegowanego specjalisty, ale kancelaria zweryfikowała, że żaden inny przepis kodeksu pracy nie jest naruszony.

Dla pracownika obejmującego funkcję w zarządzie złożono wniosek o typ B. Firma musiała przedstawić uchwałę zgromadzenia wspólników o powołaniu do zarządu oraz projekt umowy o zarządzanie. Okresy wypowiedzenia wynikające z art. 36 § 1 k.p. nie miały tu bezpośredniego zastosowania, ale kancelaria zadbała, by umowa o zarządzanie precyzyjnie określała zasady rozwiązania współpracy – co ogranicza ryzyko sporu na przyszłość.

Firma wdrożyła również wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodny z art. 8 ustawy o sygnalistach. Nie było to bezpośrednio związane z zezwoleniami, ale audyt ujawnił, że spółka zatrudniająca ponad 80 osób nie dopełniła tego obowiązku. Termin na wdrożenie kanału minął 25 września 2024 r. Brak kanału grozi karą do 1 080 000 PLN.

Wnioski – co każda firma powinna sprawdzić przed złożeniem wniosku?

Studium przypadku tej firmy technologicznej pokazuje, że błędny wybór typu zezwolenia to utracona szansa na terminowe zatrudnienie specjalisty. W sektorach IT i cyberbezpieczeństwa opóźnienie o dwa miesiące może oznaczać utratę kontraktu lub klienta. Zezwolenia na pracę to nie biurokracja – to element zarządzania ryzykiem operacyjnym.

Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić cztery elementy. Kto jest pracodawcą – polska spółka czy podmiot zagraniczny? Jaki jest charakter powierzanej funkcji – wykonawcza czy zarządcza? Czy pracownik jest delegowany, a jeśli tak – na jakiej podstawie prawnej? Czy oferowane wynagrodzenie odpowiada wynagrodzeniu na porównywalnym stanowisku w firmie?

Przydatna checklista przed złożeniem wniosku:

  • Zidentyfikuj, kto jest formalnym pracodawcą pracownika (polska spółka czy zagraniczny podmiot)
  • Ustal, czy pracownik obejmuje funkcję w zarządzie – jeśli tak, rozważ typ B
  • Sprawdź, czy pracownik jest delegowany w ramach usługi eksportowej lub projektu – rozważ typ D lub E
  • Zweryfikuj poziom wynagrodzenia w stosunku do pracowników na porównywalnych stanowiskach
  • Upewnij się, że dokumentacja delegowania (umowa między podmiotami) jest kompletna

Odrębną kwestią jest Blue Card Polska – zezwolenie dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE. Minimalne wynagrodzenie dla Blue Card wynosi 12 272,58 PLN miesięcznie w 2026 r. Jeśli pracownik spełnia ten próg i posiada wyższe wykształcenie lub co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego, Blue Card może być korzystniejszą ścieżką niż standardowe zezwolenie typ A – zapewnia dłuższy okres ważności i szersze uprawnienia do mobilności w UE.

Firmy zatrudniające cudzoziemców powinny traktować kancelarię prawa pracy nie jako interwencję kryzysową, lecz jako element stałego procesu. Skonsultowanie wniosku przed jego złożeniem kosztuje wielokrotnie mniej niż korekta błędu po zakwestionowaniu przez Urząd Wojewódzki. Pozwolenia na budowę i inne zezwolenia administracyjne rządzą się podobną logiką – więcej na ten temat w artykule o zmianach proceduralnych w pozwoleniach na budowę od 2025 r. Szczegółowy przegląd typów zezwoleń na pracę znajdą Państwo w artykule Zezwolenia na pracę typ A–E – które jest potrzebne.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać innego podejścia niż opisane w tym studium przypadku. Błędny wybór typu zezwolenia zamyka drogę do legalnego zatrudnienia na wiele miesięcy – a w niektórych branżach to konsekwencja nieodwracalna dla bieżącego projektu.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia lub planuje zatrudnić cudzoziemców i nie jest pewna, który typ zezwolenia jest właściwy – przeprowadzimy audyt dokumentacji, dobierzemy właściwy typ zezwolenia i przygotujemy kompletny wniosek: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.