Firma technologiczna z Mazowsza zatrudniła specjalistę z Ukrainy w marcu 2024 roku. Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy złożono w terminie – a mimo to przez osiem miesięcy pracownik funkcjonował wyłącznie na podstawie stempla w paszporcie. Projekt opóźnił się. Koszt – trudny do odrobienia.

Zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy to decyzja administracyjna wydawana przez wojewodę na podstawie ustawy o cudzoziemcach. Procedura trwa od 3 do nawet 12 miesięcy, zależnie od województwa i kompletności dokumentacji. Brak zezwolenia lub błędy formalne zamykają drogę do legalnego zatrudnienia i narażają pracodawcę na sankcje.

Poniższe studium przypadku opisuje anonimową sprawę prowadzoną przez KORDECKI & Partners. Pokazuje, gdzie najczęściej traci się czas, jakie decyzje procesowe mają znaczenie i co można zrobić inaczej – zanim wniosek trafi na biurko urzędnika.

Tło sprawy – dlaczego harmonogram się posypał?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z branży IT zatrudniała około 60 osób. Dział HR złożył wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy dla obywatela Ukrainy w Wydziale Spraw Cudzoziemców Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego. Wniosek wpłynął w marcu 2024 roku. Pracownik miał objąć stanowisko senior developera z wynagrodzeniem wyraźnie powyżej progu dla Blue Card Polska – wynoszącego w 2026 roku 12 272,58 zł brutto miesięcznie.

Problem pojawił się już na etapie dokumentacji. Pracodawca dołączył umowę o pracę zamiast promesy zatrudnienia. Urząd wezwał do uzupełnienia braków – co pochłonęło 45 dni. Następnie okazało się, że zaświadczenie o niekaralności z Ukrainy nie zostało przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego. Kolejne wezwanie. Łącznie procedura wydłużyła się o cztery miesiące wyłącznie z powodu braków formalnych, które można było wyeliminować na etapie przygotowania wniosku.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – urząd nie uzupełnia dokumentów za wnioskodawcę. Każde wezwanie do uzupełnienia to zatrzymanie zegara postępowania po stronie urzędu, ale nie po stronie pracodawcy. Termin na odpowiedź wynosi 7 dni, a jego przekroczenie grozi umorzeniem sprawy.

Jaką strategię procesową przyjęto i co zadziałało?

Po zgłoszeniu się do kancelarii dokonano pełnego audytu wniosku. Zidentyfikowano trzy obszary ryzyka: niekompletna dokumentacja pracodawcy, brak informacji starosty o lokalnym rynku pracy oraz nieprawidłowe oznaczenie stanowiska w systemie Praca.gov.pl. Kancelaria prawa pracy przygotowała komplet dokumentów w ciągu 10 dni roboczych i złożyła uzupełnienie w trybie pilnym.

Równolegle złożono wniosek o Blue Card – jako alternatywną ścieżkę. Wynagrodzenie pracownika spełniało próg, a jego kwalifikacje odpowiadały wymaganiom dla wysoko wykwalifikowanych pracowników. Dzięki temu spółka miała dwa postępowania biegnące jednocześnie. Pierwsze zakończyło się pozytywną decyzją po 11 tygodniach od uzupełnienia braków. Drugie – po 16 tygodniach – potwierdziło prawo pobytu na 3 lata.

Kluczową decyzją było też złożenie wniosku o wydanie zaświadczenia o toczącym się postępowaniu. Dokument ten – choć nieobowiązkowy – pozwolił pracodawcy wykazać legalność zatrudnienia podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, która nastąpiła w lipcu 2024 roku. Bez zaświadczenia kontrola mogłaby zakończyć się mandatem.

  • Audyt dokumentacji przed złożeniem wniosku – minimum 2 tygodnie przed planowaną datą
  • Weryfikacja tłumaczeń przysięgłych wszystkich dokumentów zagranicznych
  • Sprawdzenie aktualności informacji starosty (ważna 180 dni)
  • Równoległe złożenie wniosku o Blue Card, jeśli wynagrodzenie spełnia próg
  • Wniosek o zaświadczenie o toczącym się postępowaniu jako zabezpieczenie na czas kontroli

Warto porównać tę sprawę z podobną, prowadzoną przez kancelarię dla spółki produkcyjnej z Małopolski jesienią 2024 roku. Tam kompletna dokumentacja od początku skróciła procedurę do 14 tygodni – bez żadnego wezwania do uzupełnienia. Różnica: osiem tygodni i brak stresu podczas kontroli.

Pracodawcy często nie wiedzą, że art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy ogranicza łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą do 33 miesięcy. Jeśli zezwolenie na pobyt zostanie wydane na okres krótszy niż umowa, umowa nie automatycznie wygasa – ale pracodawca musi pilnować, by kolejna umowa nie przekroczyła ustawowego limitu. To pułapka, w którą wpada wiele firm zatrudniających cudzoziemców na kolejnych umowach terminowych.

Zagadnienia związane z EU Blue Card w Polsce i nowymi progami na 2026 rok mają bezpośrednie przełożenie na wybór optymalnej ścieżki legalizacji pobytu. Pracodawca, który zna oba instrumenty – zezwolenie na pobyt czasowy i Blue Card – może wybrać ten, który lepiej pasuje do sytuacji konkretnego pracownika.

Jeśli Państwa spółka prowadzi postępowanie o zezwolenie na pobyt, które utknęło na etapie wezwania do uzupełnienia braków – czas działa przeciwko zatrudnieniu. Konkretna sytuacja pracownika i pracodawcy wymaga oceny dokumentacji, zanim urząd wyda decyzję odmowną, zamykając drogę do ponownego złożenia wniosku przez 12 miesięcy.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia lub planuje zatrudnić specjalistów spoza UE i potrzebuje oceny dokumentacji lub równoległego wniosku o Blue Card – przeprowadzimy audyt wniosku i przygotujemy komplet dokumentów: info@kordeckipartners.com.

Jakie wnioski wyciągnięto i co zmienić w procedurze?

Studium przypadku ujawniło trzy systemowe błędy, które powtarzają się u pracodawców zatrudniających cudzoziemców. Każdy z nich można wyeliminować procedurą wewnętrzną, bez ponoszenia dodatkowych kosztów zewnętrznych.

Pierwszy błąd: brak wewnętrznego harmonogramu. Pracodawca złożył wniosek dopiero po podpisaniu umowy. Tymczasem procedura powinna startować co najmniej 3 miesiące przed planowanym rozpoczęciem pracy. W urzędach z największym obciążeniem – jak Mazowieckie – czas oczekiwania na pierwszą czynność procesową wynosi niekiedy 8–10 tygodni.

Drugi błąd: brak osoby odpowiedzialnej po stronie pracodawcy. W tej sprawie wniosek przygotowywały trzy osoby z działu HR – żadna nie miała pełnej wiedzy o wymaganiach. Rozwiązaniem jest wyznaczenie jednego koordynatora i zewnętrznego doradcy z kancelarii prawa pracy, który weryfikuje dokumenty przed złożeniem.

Trzeci błąd: ignorowanie obowiązków pracodawcy wynikających z innych przepisów. Spółka zatrudniała ponad 50 osób i nie miała wdrożonego wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Brak tego kanału to oddzielne ryzyko – kara do 1 080 000 zł – ale kontrola PIP przy okazji postępowania o zezwolenie może ujawnić i ten brak. Informacje o nowych wymaganiach dotyczących podatku od nieruchomości, które również mogą dotyczyć spółek zatrudniających cudzoziemców w biurach i magazynach, opisujemy w analizie podatku od nieruchomości i nowych definicji od 2025 roku.

Zezwolenie na pobyt czasowy to nie jednorazowa formalność. To element systemu zarządzania zatrudnieniem cudzoziemców, który wymaga monitorowania terminów, aktualizacji dokumentów i znajomości prawa pracy – w tym art. 36 § 1 k.p. określającego okresy wypowiedzenia zależne od stażu pracy. Pracodawca, który traci pracownika przez błąd proceduralny, traci też czas i pieniądze zainwestowane w onboarding.

Często zadawane pytania

P: Ile trwa procedura zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy?

O: Czas trwania postępowania zależy od województwa i kompletności dokumentacji. W Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim standardowy czas to 6–12 miesięcy przy niekompletnym wniosku. Przy kompletnej dokumentacji i braku wezwań do uzupełnienia – 3–5 miesięcy. Wnioski złożone przez kancelarię prawa pracy z pełnym kompletem dokumentów kończą się decyzją średnio o 8 tygodni szybciej niż wnioski składane samodzielnie.

P: Czy pracownik może pracować w czasie oczekiwania na zezwolenie?

O: Tak, jeśli wniosek złożono legalnie i pracownik posiada stempel w paszporcie potwierdzający złożenie wniosku. To powszechne nieporozumienie – wielu pracodawców błędnie sądzi, że sam stempel wystarczy bez żadnych dodatkowych dokumentów. Zaświadczenie o toczącym się postępowaniu jest dodatkowym zabezpieczeniem na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub Straży Granicznej. Brak tego zaświadczenia nie jest naruszeniem prawa, ale jego posiadanie znacząco ułatwia wykazanie legalności zatrudnienia.

P: Czy warto składać wniosek o Blue Card równolegle z wnioskiem o zezwolenie na pobyt?

O: Tak, jeśli wynagrodzenie pracownika przekracza próg Blue Card – w 2026 roku wynoszący 12 272,58 zł brutto miesięcznie – i pracownik posiada wyższe wykształcenie lub co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w danej branży. Blue Card daje zezwolenie na pobyt na 3 lata i ułatwia późniejsze ubieganie się o pobyt stały. Równoległe postępowania nie wykluczają się wzajemnie i pozwalają wybrać korzystniejszą decyzję.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – liczba zatrudnionych cudzoziemców, etap postępowania, rodzaj stanowisk – wymaga indywidualnej oceny, zanim urząd wyda decyzję odmowną. Odmowa zamyka drogę do ponownego złożenia wniosku przez 12 miesięcy i jest trudna do odwrócenia w trybie odwoławczym.

Jeśli Państwa spółka stoi przed pierwszym wnioskiem o zezwolenie na pobyt dla pracownika spoza UE lub prowadzi postępowanie, które utknęło – przeprowadzimy audyt dokumentacji, przygotujemy komplet wniosków i będziemy reprezentować Państwa przed urzędem wojewódzkim: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.