Firma z Mazowsza zatrudniła specjalistę z Ukrainy w maju. Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy złożono terminowo. Pół roku później pracownik nadal czeka – a jego umowa wygasa za 30 dni. Taka sytuacja to nie wyjątek, lecz codzienna rzeczywistość działów HR w całej Polsce.

Zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy łączy dwie procedury administracyjne: pobytową i zatrudnieniową. Wniosek składa cudzoziemiec osobiście w urzędzie wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania. Ustawowy termin rozpatrzenia wynosi 60 dni, jednak w praktyce – szczególnie w województwach mazowieckim i małopolskim – czas oczekiwania przekracza często 6 miesięcy.

Ten alert wyjaśnia, kto jest objęty obowiązkiem uzyskania zezwolenia, jakie dokumenty są wymagane i co zrobić, gdy termin ustawowy zostaje przekroczony. Wskazujemy też pułapki, które blokują decyzje na etapie formalnym.

Kogo dotyczy zezwolenie na pobyt czasowy i jakie progi obowiązują?

Obowiązek uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy dotyczy obywateli państw spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego, którzy planują przebywać w Polsce dłużej niż 90 dni. Dotyczy to m.in. obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji i innych krajów WNP. Wyjątki obejmują osoby korzystające z ochrony tymczasowej na podstawie odrębnych przepisów.

Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie) jest rozwiązaniem łączącym obie kwestie w jednej decyzji. Pracodawca nie musi wówczas uzyskiwać odrębnego zezwolenia na pracę. Warunkiem jest jednak spełnienie wymogów płacowych – wynagrodzenie cudzoziemca nie może być niższe niż wynagrodzenie pracownika polskiego na porównywalnym stanowisku. Urząd Wojewódzki weryfikuje ten warunek na podstawie dokumentów złożonych przez pracodawcę.

Szczególną kategorią jest Blue Card Polska – zezwolenie dla wysoko wykwalifikowanych pracowników. Minimalne wynagrodzenie dla Blue Card wynosi PLN 12 272,58 brutto miesięcznie w 2026 r. To próg wynikający z przepisów unijnych, transponowanych do polskiego prawa. Przekroczenie tego progu otwiera szybszą ścieżkę proceduralną i szersze uprawnienia dla pracownika.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – zezwolenie na pobyt czasowy nie uprawnia automatycznie do zmiany pracodawcy. Każda zmiana warunków zatrudnienia (stanowisko, wymiar czasu pracy, pracodawca) wymaga aktualizacji lub nowego zezwolenia. Naruszenie tego wymogu może skutkować cofnięciem decyzji przez Urząd Wojewódzki lub Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

Jakie dokumenty i harmonogram obowiązują w 2026 r.?

Wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy składa się osobiście. Wymaga to wcześniejszego umówienia wizyty – w Warszawie termin wolny w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim bywa oddalony o 60–90 dni od daty zgłoszenia. To oznacza, że faktyczny czas od decyzji o zatrudnieniu do uzyskania zezwolenia może wynosić nawet 9–12 miesięcy.

Komplet dokumentów obejmuje co najmniej:

  • wypełniony formularz wniosku wraz z fotografiami,
  • ważny dokument podróży (paszport) z kopią wszystkich stron,
  • umowę o pracę lub promesę zatrudnienia z określonym wynagrodzeniem,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe lub wykształcenie,
  • potwierdzenie posiadania ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszenia do ZUS.

Pracodawca dostarcza dodatkowo oświadczenie o warunkach zatrudnienia oraz dokumenty rejestrowe firmy. Brak choćby jednego dokumentu skutkuje wezwaniem do uzupełnienia braków – a to wydłuża postępowanie o kolejne 7–30 dni. Urząd ma prawo wezwać do uzupełnienia akt jednokrotnie, jednak w praktyce procedura bywa przerywana wielokrotnie.

Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p., łączny czas zatrudnienia na umowach terminowych u jednego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców na umowy na czas określony – nierzadko powiązane z terminem zezwolenia – powinni monitorować ten limit równolegle z procedurą pobytową. Przeoczenie go grozi automatycznym przekształceniem umowy w bezterminową.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku najpóźniej na 6 miesięcy przed wygaśnięciem poprzedniego zezwolenia lub wizy. Stempel w paszporcie potwierdzający złożenie wniosku legalizuje pobyt do czasu wydania decyzji – ale nie uprawnia do pracy, jeśli poprzednie zezwolenie wygasło. To subtelna, lecz nieodwracalna różnica.

Warto też pamiętać o obowiązku pracodawcy wynikającym z art. 8 ustawy o sygnalistach – jeśli firma zatrudnia powyżej 50 osób, musi posiadać wewnętrzny kanał zgłoszeń. Pracownicy zagraniczni mają pełne prawo korzystania z tego kanału. Brak jego wdrożenia naraża pracodawcę na odpowiedzialność niezależną od procedur pobytowych. Szczegółowe zagadnienia podatkowe związane z mobilnością pracowników – w tym kwestie rezydencji podatkowej – omawia nasz materiał o exit tax i planowaniu wyjścia.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. – wynoszą odpowiednio 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące w zależności od stażu pracy. W przypadku cudzoziemca oczekującego na decyzję pobytową, rozwiązanie umowy w trakcie postępowania komplikuje sytuację prawną obu stron. Pracodawca powinien uwzględnić ten czynnik przy planowaniu zatrudnienia.

Co zrobić natychmiast – lista działań

Złożoność procedury pobytowej sprawia, że reaktywne podejście zawsze kosztuje więcej – finansowo i organizacyjnie. Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać działania w ciągu kilku dni, zanim upłyną terminy, których przekroczenie zamyka drogę do legalnego zatrudnienia bez przerwy.

Sprawdź, czy Twoja firma powinna działać teraz:

  • Zidentyfikuj wszystkich pracowników spoza UE/EOG i daty wygaśnięcia ich zezwoleń.
  • Zweryfikuj, czy wynagrodzenia spełniają wymogi dla danego typu zezwolenia (w tym próg Blue Card: PLN 12 272,58 w 2026 r.).
  • Umów wizyty w urzędzie wojewódzkim z wyprzedzeniem minimum 90 dni.
  • Skompletuj dokumenty pracodawcy – braki formalne to najczęstsza przyczyna opóźnień.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników z Ukrainy, Białorusi lub innych krajów WNP i zbliżają się terminy wygaśnięcia zezwoleń – przeprowadzimy audyt dokumentacji i poprowadzimy postępowanie od złożenia wniosku do uzyskania decyzji: info@kordeckipartners.com. Napisz do nas: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik może pracować, czekając na decyzję w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy?

O: Tak, ale wyłącznie pod warunkiem, że poprzednie zezwolenie lub wiza były ważne w dniu złożenia wniosku i wniosek złożono przed ich wygaśnięciem. Stempel w paszporcie legalizuje pobyt, lecz nie uprawnia automatycznie do kontynuowania pracy po wygaśnięciu poprzedniego dokumentu. Pracodawca powinien każdorazowo skonsultować tę kwestię z prawnikiem przed podjęciem decyzji kadrowej.

P: Ile kosztuje i ile trwa uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy?

O: Opłata skarbowa za wydanie zezwolenia wynosi 440 PLN. Czas oczekiwania jest zróżnicowany regionalnie – w województwie mazowieckim i małopolskim przekracza często 6 miesięcy, w mniejszych województwach bywa krótszy. Całkowity koszt procesu po stronie pracodawcy – uwzględniając obsługę prawną i czas działu HR – jest zazwyczaj wielokrotnie wyższy niż sama opłata urzędowa.

P: Czy zezwolenie na pobyt czasowy i zezwolenie na pracę to to samo?

O: Nie. Zezwolenie na pracę (wydawane przez Urząd Wojewódzki na wniosek pracodawcy) i zezwolenie na pobyt czasowy (składane przez cudzoziemca) to dwa odrębne dokumenty. Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę łączy obie funkcje w jednej decyzji – to rozwiązanie preferowane w przypadku długoterminowego zatrudnienia. Powszechnym błędem jest mylenie tych trybów i składanie wniosków w niewłaściwej procedurze.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk, obsługując pracodawców zatrudniających pracowników z Ukrainy i krajów WNP. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.