Zwolnienia grupowe – procedura notyfikacji

Firma produkcyjna z Wielkopolski decyduje się na restrukturyzację. Zarząd ustala listę 45 stanowisk do likwidacji. Termin wdrożenia: trzy miesiące. Tymczasem pracodawca nie zawiadomił jeszcze ani związków zawodowych, ani Powiatowego Urzędu Pracy. Konsekwencje? Wypowiedzenia mogą okazać się bezskuteczne, a spółka narazi się na roszczenia pracowników i sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Zwolnienia grupowe w Polsce podlegają ścisłej procedurze określonej w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Pracodawca musi przeprowadzić konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, a następnie notyfikować właściwy Powiatowy Urząd Pracy. Cały proces – zanim padnie pierwsze wypowiedzenie – trwa co najmniej 20 dni roboczych.

Poniższy przewodnik omawia kolejne etapy procedury krok po kroku: od ustalenia, czy zwolnienia w ogóle kwalifikują się jako grupowe, przez obowiązki konsultacyjne i notyfikacyjne, aż po wypłatę odpraw. Znajdą tu Państwo trzy scenariusze biznesowe, listę typowych błędów oraz odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów.

Kiedy mamy do czynienia ze zwolnieniami grupowymi?

Ustawa o zwolnieniach grupowych stosuje się, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zamierza w ciągu 30 dni rozwiązać stosunki pracy z określoną liczbą osób z przyczyn ich niedotyczących. Progi są następujące: 10 pracowników przy zatrudnieniu poniżej 100, co najmniej 10% załogi przy zatrudnieniu od 100 do 299 oraz co najmniej 30 pracowników przy zatrudnieniu wynoszącym 300 i więcej. Przekroczenie choćby jednego progu uruchamia pełną procedurę.

Pracodawca musi liczyć nie tylko wypowiedzenia definitywne. Do progu wlicza się również rozwiązania za porozumieniem stron zawarte z inicjatywy pracodawcy, jeżeli obejmują co najmniej 5 pracowników. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – dotyczy to sytuacji, gdy zarząd proponuje pracownikom „dobrowolne odejście" w ramach programu outplacementowego. Jeżeli takie porozumienia przekroczą próg ustawowy, cała procedura grupowa staje się obowiązkowa.

Warto też sprawdzić, czy pracodawca nie planuje kolejnych zwolnień w ciągu następnych 90 dni. Ustawa przewiduje mechanizm sumowania: zwolnienia przeprowadzone w odstępie krótszym niż 90 dni mogą łącznie przekroczyć próg i wymagać wszczęcia procedury z mocą wsteczną. Kontrolę tego ryzyka zalecamy przeprowadzić na etapie planowania restrukturyzacji.

Dla firm z kapitałem zagranicznym – szczególnie tych z centralą w Niemczech lub krajach skandynawskich – istotne jest, że polska procedura jest autonomiczna. Decyzja centrali o globalnej restrukturyzacji nie zastępuje notyfikacji wymaganej przez polskie prawo pracy. Każda jurysdykcja rządzi się własnymi regułami.

Jak przebiega procedura konsultacji ze związkami zawodowymi?

Konsultacja to pierwszy i najważniejszy etap procedury grupowej. Pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego zawiadomienia zakładowych organizacji związkowych o zamierzonych zwolnieniach. Jeżeli w zakładzie nie działają związki zawodowe, konsultacje prowadzi się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Brak powołania przedstawicieli nie zwalnia z obowiązku – pracodawca musi aktywnie podjąć próbę ich wyłonienia.

Zawiadomienie musi zawierać konkretne informacje. Ustawa wymaga wskazania: przyczyn planowanych zwolnień, liczby i grup zawodowych pracowników objętych zwolnieniem, grup zawodowych pracowników pozostałych po zwolnieniach, okresu zwolnień, kryteriów doboru pracowników, kolejności zwolnień, a także świadczeń pieniężnych i innych uprawnień. Braki formalne w zawiadomieniu mogą podważyć całą procedurę.

Konsultacje muszą trwać co najmniej 20 dni. W tym czasie strony negocjują porozumienie określające zasady postępowania z pracownikami. Jeżeli porozumienie zostanie zawarte – reguluje ono całość warunków zwolnień. Jeżeli nie – pracodawca wydaje regulamin zwolnień grupowych. Regulamin może być mniej korzystny dla pracowników niż porozumienie, ale nie może naruszać przepisów ustawy ani Kodeksu pracy.

Mikro-przypadek: spółka IT z Mazowsza jesienią 2024 r. pominęła etap konsultacji, argumentując, że w firmie nie ma związków zawodowych. Sąd Rejonowy w Warszawie przyznał rację czterem pracownikom – pracodawca nie powołał przedstawicieli pracowników, co czyniło wypowiedzenia wadliwymi. Koszty ugód przekroczyły 180 000 zł.

Jakie są obowiązki notyfikacyjne wobec Powiatowego Urzędu Pracy?

Równolegle do konsultacji pracodawca zawiadamia właściwy Powiatowy Urząd Pracy. Zawiadomienie do PUP musi nastąpić w tym samym czasie co zawiadomienie organizacji związkowych – nie po zakończeniu konsultacji, lecz na ich początku. Pracodawca, który czeka z notyfikacją na wynik rozmów ze związkami, popełnia klasyczny błąd proceduralny.

Zawiadomienie PUP obejmuje te same informacje, co zawiadomienie związków, uzupełnione o dane dotyczące struktury zatrudnienia i planowanego harmonogramu zwolnień. PUP ma prawo żądać dodatkowych wyjaśnień. Urząd przekazuje informację właściwemu marszałkowi województwa, który może podjąć działania łagodzące skutki zwolnień grupowych dla rynku pracy.

Po zakończeniu konsultacji pracodawca przekazuje PUP kopię zawartego porozumienia lub wydanego regulaminu. Dopiero od dnia tego zawiadomienia biegnie 30-dniowy okres, po upływie którego można skutecznie wręczyć wypowiedzenia. W praktyce oznacza to, że od wszczęcia procedury do pierwszego wypowiedzenia mija co najmniej 50–60 dni. Harmonogram restrukturyzacji musi to uwzględniać.

Dla pracodawców zatrudniających pracowników na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim dodatkowym wyzwaniem jest ochrona szczególna. Pracownicy korzystający z urlopów rodzicielskich są co do zasady chronieni przed wypowiedzeniem. Ewentualne objęcie ich zwolnieniami grupowymi wymaga szczegółowej analizy prawnej.

Jakie odprawy i świadczenia przysługują pracownikom?

Pracownikowi zwolnionemu w ramach procedury grupowej przysługuje odprawa pieniężna. Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy: jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu poniżej 2 lat, dwumiesięczne przy stażu od 2 do 8 lat, trzymiesięczne przy stażu powyżej 8 lat. Odprawa jest ograniczona ustawowo do 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę – w 2026 r. limit wynosi 63 600 zł.

Okresy wypowiedzenia wynikają z art. 36 § 1 k.p. i zależą od okresu zatrudnienia: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, zachowując prawo do wynagrodzenia.

Umowy na czas określony zawarte zgodnie z limitem z art. 25(1) § 1 k.p. – maksymalnie 33 miesiące i trzy umowy z tym samym pracodawcą – mogą być wypowiedziane w ramach procedury grupowej na tych samych zasadach co umowy bezterminowe. Odprawa przysługuje niezależnie od rodzaju umowy, jeśli rozwiązanie następuje z przyczyn niedotyczących pracownika.

Mikro-przypadek: zakład produkcyjny z Dolnego Śląska zimą 2025 r. wypłacił odprawy 62 pracownikom bez uwzględnienia ustawowego limitu 15-krotności minimalnego wynagrodzenia. Błąd w kalkulacji kosztował spółkę 94 000 zł nadpłaty, której odzyskanie okazało się problematyczne. Precyzyjna kalkulacja odprawa powinna poprzedzać każdą decyzję o restrukturyzacji.

Pracodawca powinien też pamiętać o kosztach dodatkowych: wynagrodzeniach za okres wypowiedzenia, ekwiwalentach za urlop, ewentualnych świadczeniach wynikających z porozumień zbiorowych lub regulaminów wynagradzania. Całkowity koszt zwolnienia jednego pracownika z 10-letnim stażem może przekroczyć 30 000 zł.

Trzy scenariusze biznesowe – co zrobić w konkretnej sytuacji?

Scenariusz pierwszy: firma produkcyjna zatrudniająca 150 osób planuje likwidację jednego wydziału i zwolnienie 20 pracowników. Przekroczono próg 10% załogi, procedura grupowa jest obowiązkowa. Pracodawca ma jedną zakładową organizację związkową. Zalecamy: wszczęcie konsultacji i równoległą notyfikację PUP w tym samym dniu, harmonogram zakłada co najmniej 60 dni do pierwszych wypowiedzeń. Koszt odpraw przy średnim wynagrodzeniu 6 000 zł brutto i stażu 5 lat: ok. 240 000 zł.

Scenariusz drugi: spółka IT zatrudniająca 80 programistów, w tym 12 na umowach na czas określony, planuje zwolnienie 10 osób. Próg 10% jest przekroczony. W firmie brak związków zawodowych – konieczne wyłonienie przedstawicieli pracowników. Szczególna uwaga: dwóch pracowników posiada zezwolenie na pracę (Blue Card Polska). Ich zwolnienie wymaga poinformowania właściwego urzędu wojewódzkiego o wygaśnięciu podstawy pobytu. Kancelaria prawa pracy powinna koordynować oba procesy równolegle.

Scenariusz trzeci: inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polski przejmuje spółkę z 400 pracownikami i planuje restrukturyzację zatrudnienia o 15%. Próg 30 pracowników jest przekroczony. Kluczowe ryzyka: brak znajomości polskiej procedury, potencjalny konflikt z NSZZ „Solidarność", konieczność notyfikacji PUP w każdym z czterech województw, gdzie spółka prowadzi działalność. Rekomendujemy audyt zatrudnienia przed zamknięciem transakcji M&A – nieujawnione zobowiązania pracownicze wpływają bezpośrednio na wycenę.

Co przygotować przed wszczęciem procedury:

aktualny wykaz pracowników z datami zatrudnienia, rodzajami umów i wynagrodzeniami,
listę pracowników objętych ochroną szczególną (ciąża, urlopy rodzicielskie, przedemerytalny okres ochronny),
dane o zakładowych organizacjach związkowych lub tryb wyłonienia przedstawicieli pracowników,
kalkulację kosztów odpraw z uwzględnieniem ustawowego limitu 15-krotności minimalnego wynagrodzenia,
harmonogram konsultacji, notyfikacji PUP i planowanych wypowiedzeń z datami granicznymi.

Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 pracowników muszą też sprawdzić, czy wdrożyli kanał zgłoszeń dla sygnalistów zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Restrukturyzacja to moment podwyższonego ryzyka naruszeń – pracownicy objęci zwolnieniami mogą korzystać z ochrony sygnalisty, co komplikuje procedurę. Więcej o zobowiązaniach podatkowych i finansowych spółki w trakcie restrukturyzacji znajdą Państwo w analizie CIT minimalny – kto jest zwolniony, a kto płaci.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od powyższych scenariuszy. Pominięcie jednego etapu procedury – nawet nieumyślne – zamyka drogę do skutecznego rozwiązania stosunków pracy i naraża pracodawcę na nieodwracalne konsekwencje: roszczenia o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie, postępowania przed Państwową Inspekcją Pracy oraz zarzuty karne z ustawy o związkach zawodowych.

Jeśli Państwa spółka planuje zwolnienia grupowe obejmujące co najmniej 10 pracowników – przeprowadzimy audyt proceduralny, przygotujemy zawiadomienia dla związków zawodowych i PUP oraz skoordynujemy całą procedurę: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca musi uzyskać zgodę związków zawodowych na zwolnienia grupowe?

O: Nie. Ustawa nakłada obowiązek konsultacji, nie zgody. Jeżeli w ciągu 20 dni strony nie zawrą porozumienia, pracodawca wydaje regulamin zwolnień grupowych i może kontynuować procedurę. Związki zawodowe mogą jednak zaskarżyć wypowiedzenia do sądu pracy, jeżeli pracodawca naruszył przepisy proceduralne – dlatego rzetelne przeprowadzenie konsultacji jest w interesie pracodawcy, a nie tylko formalnością.

P: Ile czasu trwa cała procedura zwolnień grupowych od decyzji zarządu do ostatniego wypowiedzenia?

O: Minimalny czas to około 50–60 dni. Konsultacje trwają co najmniej 20 dni roboczych, po ich zakończeniu pracodawca zawiadamia PUP o wyniku, a pierwsze wypowiedzenia można wręczyć dopiero po upływie 30 dni od tego zawiadomienia. Do tego doliczyć trzeba okresy wypowiedzenia wynikające z artykułu 36 paragraf 1 Kodeksu pracy – do 3 miesięcy przy stażu powyżej 3 lat. Planując restrukturyzację, zarząd powinien liczyć co najmniej 4–5 miesięcy od decyzji do faktycznego zakończenia stosunków pracy.

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie na czas określony otrzymuje odprawę przy zwolnieniu grupowym?

O: Tak. Odprawa przysługuje niezależnie od rodzaju umowy, jeżeli rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika w ramach procedury zwolnień grupowych. Wysokość odprawy zależy wyłącznie od stażu pracy u danego pracodawcy – nie od rodzaju umowy. Ustawa o zwolnieniach grupowych nie różnicuje uprawnień pracowników ze względu na podstawę zatrudnienia, pod warunkiem że umowa była zawarta zgodnie z limitami określonymi w Kodeksie pracy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. Prowadzimy Ukrainian Desk, CIS Desk oraz German Desk. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.