Firma z Dolnego Śląska jest gotowa przejąć lokalnego dostawcę komponentów. Wycena wydaje się uczciwa. Zarząd sprzedającego chętnie współpracuje. A potem – już po podpisaniu umowy – kupujący odkrywa zaległe zobowiązania podatkowe, nieujawnione poręczenia i umowy z podmiotami powiązanymi zawarte z naruszeniem art. 210 § 1 k.s.h. Każdy z tych problemów był możliwy do wykrycia. Żaden nie wyszedł na jaw bez właściwie przeprowadzonego due diligence.
Due diligence polskiej spółki to systematyczne badanie prawne, finansowe i operacyjne celu przejęcia. Obejmuje analizę dokumentów KRS, struktury korporacyjnej, zobowiązań, umów kluczowych oraz ryzyk podatkowych. Prawidłowo przeprowadzone badanie trwa od 3 do 8 tygodni i poprzedza każdą transakcję M&A na polskim rynku.
Ten przewodnik omawia zakres due diligence w Polsce, najczęstsze pułapki, które kosztują kupujących miliony złotych, oraz to, co zrobić, zanim podpiszesz umowę nabycia udziałów lub aktywów.
Czym jest due diligence spółki z o.o. i co obejmuje jego standardowy zakres?
Due diligence polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to badanie przeprowadzane przed transakcją nabycia udziałów lub aktywów. Jego celem jest weryfikacja stanu faktycznego i prawnego celu przejęcia. Wynik badania wpływa bezpośrednio na cenę, warunki transakcji oraz zakres gwarancji i oświadczeń sprzedającego.
Standardowy zakres due diligence obejmuje kilka obszarów. Po pierwsze – prawo korporacyjne: analiza umowy spółki, historii wpisów w KRS, uchwał zgromadzenia wspólników, pełnomocnictw i struktury właścicielskiej. Minimalne wymagania formalne, takie jak kapitał zakładowy na poziomie 5 000 PLN określony w art. 154 § 1 k.s.h., to zaledwie punkt wyjścia. Po drugie – finanse i podatki: weryfikacja rozliczeń CIT, VAT, ZUS, JPK oraz ewentualnych zaległości wobec KAS. Po trzecie – umowy handlowe, w tym kluczowi klienci, dostawcy, umowy najmu i licencje.
Zakres zależy od wielkości transakcji i sektora. Przy przejęciach poniżej 5 mln PLN stosuje się zazwyczaj uproszczone badanie, które trwa 2–3 tygodnie. Przy transakcjach powyżej 20 mln PLN – pełne badanie z udziałem specjalistów z kilku dziedzin, trwające 6–8 tygodni. W praktyce wiele firm – szczególnie przy pierwszym przejęciu – nie docenia czasu potrzebnego na zebranie i analizę dokumentów.
Osobną kategorią jest due diligence pracownicze. Obejmuje weryfikację struktury zatrudnienia, umów o pracę, regulaminów, ewentualnych sporów z pracownikami przed sądami pracy oraz ryzyk wynikających z art. 94(3) § 1–5 k.p. dotyczących mobbingu. Zaniedbanie tego obszaru może oznaczać przejęcie firmy wraz z toczącymi się postępowaniami.
- Dokumenty rejestrowe i historia wpisów KRS
- Umowy z podmiotami powiązanymi i transakcje z zarządem
- Zobowiązania podatkowe i zaległości wobec KAS oraz ZUS
- Kluczowe umowy handlowe, klauzule change of control
- Spory sądowe, administracyjne i potencjalne roszczenia
Inwestor zagraniczny wchodzący na polski rynek – np. z Niemiec lub Ukrainy – powinien uwzględnić dodatkowy element: weryfikację, czy spółka prawidłowo ewidencjonuje beneficjentów rzeczywistych w CRBR. Brak aktualnego wpisu to ryzyko administracyjne, które pojawia się w transakcjach coraz częściej.
Jakie są najczęstsze pułapki prawne w due diligence polskiej spółki?
Najczęstsze pułapki prawne w due diligence polskiej spółki dotyczą czterech obszarów: reprezentacji spółki, odpowiedzialności zarządu, ukrytych zobowiązań oraz wad tytułu prawnego. Każda z tych pułapek może skutkować nieważnością umów, roszczeniami odszkodowawczymi lub odpowiedzialnością osobistą. Zidentyfikowanie ich przed transakcją daje kupującemu narzędzie do renegocjacji ceny lub żądania odpowiednich zabezpieczeń.
Pierwsza i najczęstsza pułapka to umowy zawarte z naruszeniem art. 210 § 1 k.s.h. Przepis ten nakazuje, by w umowach między spółką a jej członkiem zarządu spółkę reprezentował rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – umowy o pracę z prezesem, pożyczki dla wspólnika-zarządcy czy umowy najmu nieruchomości podpisywane są bez zachowania tej zasady. Skutek: nieważność umowy i brak tytułu prawnego do aktywów.
Druga pułapka to odpowiedzialność zarządu na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. Jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna, wierzyciele mogą dochodzić roszczeń bezpośrednio od członków zarządu. Kupujący, który przejmuje udziały bez weryfikacji, czy poprzedni zarząd terminowo składał wnioski o upadłość, ryzykuje przejęcie spółki z ukrytym ryzykiem roszczeń wobec byłych prezesów – a te mogą generować odpowiedzialność solidarną nowego zarządu.
Trzecia pułapka – zaległości podatkowe. Na podstawie art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej członkowie zarządu sp. z o.o. odpowiadają solidarnie za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z jej majątku jest bezskuteczna. Kupujący, który nie zweryfikuje stanu rozliczeń z KAS i ZUS przed transakcją, może nieświadomie przejąć spółkę z długami podatkowymi ukrytymi poza bilansem.
Czwarta pułapka to klauzule change of control w umowach kluczowych. Wiele umów z dostawcami, klientami lub bankami zawiera postanowienie, że zmiana kontroli nad spółką uprawnia drugą stronę do wypowiedzenia umowy lub żądania natychmiastowej spłaty. Nieidentyfikacja takich klauzul przed zamknięciem transakcji może oznaczać, że kupujący przejmuje spółkę bez jej najważniejszych kontraktów.
Jak wygląda due diligence podatkowe i finansowe przy przejęciu w Polsce?
Due diligence podatkowe i finansowe przy przejęciu polskiej spółki obejmuje weryfikację rozliczeń CIT, VAT i PIT za okres co najmniej 5 lat wstecz – tyle wynosi ogólny termin przedawnienia zobowiązań podatkowych. Badanie ujawnia zaległości, spory z KAS, korekty deklaracji oraz potencjalne ryzyko zakwestionowania odliczeń. Wyniki bezpośrednio wpływają na cenę i zakres gwarancji sprzedającego.
W obszarze CIT kluczowe znaczenie ma weryfikacja stosowania stawki 9% dla małych podatników na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT – limit przychodów wynosi 2 mln EUR. Jeśli spółka korzystała z tej stawki bez spełnienia warunków, grożą jej zaległości wraz z odsetkami. Podobnie – jeżeli stosowała IP Box na podstawie art. 24d–24s ustawy o CIT, należy zweryfikować, czy prowadziła wymaganą ewidencję kosztów kwalifikowanych.
Firma technologiczna z Trójmiasta, nabywana latem 2024 r., ujawniła w toku due diligence brak ewidencji IP Box za dwa lata podatkowe. Skutek: korekta zobowiązań podatkowych o ok. 800 000 PLN, którą kupujący wkalkulował w obniżenie ceny nabycia.
W obszarze VAT – sprawdzamy przede wszystkim prawidłowość odliczeń, rozliczenia transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz – od 2026 r. – gotowość do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) przez KSeF. Obowiązek ten wchodzi w życie 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podatników VAT. Spółka nieprzygotowana do KSeF to dodatkowy koszt integracji po transakcji.
Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie due diligence podatkowego równolegle z prawnym – nie po jego zakończeniu. Problemy podatkowe wpływają na wycenę tak samo jak ryzyka korporacyjne. Ich odkrycie na późnym etapie negocjacji utrudnia renegocjację ceny i wydłuża zamknięcie transakcji.
Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy ujawnione ryzyka podatkowe uzasadniają obniżenie ceny, żądanie escrow lub restrukturyzację transakcji. Nieodwracalne skutki przejęcia spółki z ukrytymi zaległościami podatkowymi trudno naprawić po zamknięciu transakcji.
Jeśli Państwa spółka planuje przejęcie polskiego podmiotu i potrzebuje due diligence podatkowego – przeprowadzimy weryfikację rozliczeń CIT/VAT za 5 lat, ocenimy ryzyka KSeF i doradzimy w zakresie gwarancji podatkowych: info@kordeckipartners.com.
Jakie szczególne ryzyka niesie due diligence dla inwestorów zagranicznych w Polsce?
Inwestor zagraniczny nabywający polską spółkę staje przed ryzykami, których nie napotka w zachodnioeuropejskich transakcjach. Polskie prawo korporacyjne, procedury KRS i praktyka sądów gospodarczych różnią się istotnie od standardów znanych z rynków niemieckich, brytyjskich czy ukraińskich. Zrozumienie tych różnic przed transakcją jest warunkiem bezpiecznego wejścia na rynek.
Pierwsza różnica dotyczy struktury sp. z o.o. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, regulowana przez k.s.h., to odpowiednik GmbH czy LLC, ale z polską specyfiką. Minimalne wymogi formalne – jak kapitał zakładowy 5 000 PLN z art. 154 § 1 k.s.h. – są niskie. Jednak polska sp. z o.o. może być zarejestrowana przez system S24 w ciągu 24 godzin, co oznacza, że historia spółki może być krótka, a dokumentacja korporacyjna – niepełna.
Dla inwestorów spoza UE – np. z Ukrainy czy krajów WNP – istotnym elementem jest weryfikacja tytułu własności nieruchomości. Ustawa z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców wymaga zezwolenia MSWiA dla podmiotów spoza EOG i Szwajcarii przy nabyciu nieruchomości. Jeżeli spółka-cel posiada nieruchomości nabyte bez wymaganego zezwolenia, tytuł prawny jest wadliwy.
Kolejny obszar – sankcje. Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 r. nakłada dodatkowe sankcje wykraczające poza pakiety unijne. Spółka-cel może być powiązana z podmiotami objętymi sankcjami – szczególnie w sektorach energetycznym, transportowym i logistycznym. Brak weryfikacji listy sankcyjnej przed transakcją grozi karą do zamrożenia aktywów i wykluczenia z zamówień publicznych.
Inwestorzy niemieccy i skandynawscy coraz częściej żądają raportowania ESG od polskich spółek-celów. Choć obowiązek CSRD dla średnich podmiotów jest przesunięty do 2028 r., kupujący z rynków zachodnich wbudowują wymogi ESG w due diligence już teraz. Brak polityki środowiskowej lub nieaktualne dane emisyjne mogą wpłynąć na wycenę lub warunki finansowania przejęcia.
Pełne porównanie struktur korporacyjnych – oddział vs. spółka zależna – znajdą Państwo w analizie dostępnej pod adresem: branch vs. subsidiary in Poland. Praktyki M&A w innych jurysdykcjach europejskich opisujemy na stronie corporate M&A Spain.
Lista kontrolna: co sprawdzić przed podpisaniem umowy nabycia udziałów?
Lista kontrolna due diligence polskiej spółki obejmuje dokumenty korporacyjne, zobowiązania finansowe, umowy kluczowe, ryzyka podatkowe i pracownicze. Każdy punkt powinien być zweryfikowany przed podpisaniem umowy nabycia udziałów (SPA). Pominięcie choćby jednego obszaru może oznaczać przejęcie ryzyk nieujętych w cenie transakcji.
Szczególną uwagę zwracamy na zakres odpowiedzialności zarządu. Na podstawie art. 293 § 1 k.s.h. członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub umową spółki. Jeżeli poprzedni zarząd podejmował decyzje naruszające te zasady – nowy właściciel może odziedziczyć spór korporacyjny lub roszczenie wspólnika mniejszościowego.
Spółka handlowa z Mazowsza, nabywana wiosną 2025 r., posiadała uchwałę zgromadzenia wspólników zakwestionowaną przez wspólnika mniejszościowego. Termin zaskarżenia uchwały wynosi 6 miesięcy od jej podjęcia – art. 252 § 1 k.s.h. Kupujący odkrył ten fakt dopiero w toku badania i wymagał złożenia do depozytu notarialnego 15% ceny do czasu uprawomocnienia się wyroku.
Poniżej lista kontrolna – co sprawdzić przed zamknięciem transakcji:
- Aktualny odpis z KRS i historia wpisów za ostatnie 5 lat
- Zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami (KAS) i składkami (ZUS)
- Pełna lista umów z podmiotami powiązanymi i weryfikacja art. 210 § 1 k.s.h.
- Klauzule change of control w umowach kluczowych i umowach kredytowych
- Stan postępowań sądowych, administracyjnych i arbitrażowych
Warto też sprawdzić ubezpieczenie odpowiedzialności zarządu (D&O). Szczegółowe omówienie zakresu ochrony D&O dla polskich zarządów znajdą Państwo w materiale: D&O insurance coverage.
Konkretna sytuacja Państwa firmy – niezależnie od tego, czy jesteście kupującym, czy sprzedającym – wymaga oceny, które ryzyka są akceptowalne, a które wymagają korekty ceny lub dodatkowych zabezpieczeń. Pominięcie tego kroku zamyka drogę do późniejszych roszczeń z tytułu rękojmi.
Jeśli Państwa spółka planuje przejęcie polskiego podmiotu lub przygotowuje się do sprzedaży i potrzebuje kompleksowego due diligence – przeprowadzimy badanie prawne i podatkowe, przygotujemy raport ryzyk i doradzimy w negocjacjach SPA: info@kordeckipartners.com.
Często zadawane pytania
P: Ile kosztuje due diligence polskiej spółki i jak długo trwa?
O: Koszt badania prawno-podatkowego zależy od zakresu i złożoności transakcji. Przy przejęciach do 5 mln PLN uproszczone due diligence trwa 2–3 tygodnie i obejmuje obszary korporacyjny, podatkowy i pracowniczy. Pełne badanie przy transakcjach powyżej 20 mln PLN zajmuje 6–8 tygodni i angażuje specjalistów z kilku dziedzin. Koszt badania jest zazwyczaj wielokrotnie niższy niż wartość ryzyk, które ujawnia.
P: Czy przy nabyciu aktywów (a nie udziałów) due diligence jest mniej ważne?
O: To częste nieporozumienie. Przy nabyciu aktywów kupujący nie przejmuje co do zasady długów spółki – ale ryzyko wadliwego tytułu prawnego do aktywów pozostaje. Artykuł 210 ustęp 1 Kodeksu spółek handlowych, dotyczący umów z podmiotami powiązanymi, może skutkować nieważnością umów przenoszących aktywa. Weryfikacja tytułu prawnego do nieruchomości, maszyn i praw własności intelektualnej jest konieczna niezależnie od struktury transakcji.
P: Czy sprzedający może odmówić udostępnienia dokumentów w toku due diligence?
O: Tak – sprzedający nie ma prawnego obowiązku udostępnienia dokumentów przed podpisaniem umowy. W praktyce zakres dostępu reguluje umowa o poufności (NDA) i term sheet. Odmowa udostępnienia kluczowych dokumentów – szczególnie dotyczących rozliczeń podatkowych czy sporów sądowych – jest sygnałem ostrzegawczym. Kupujący powinien wówczas żądać rozszerzonych gwarancji i oświadczeń sprzedającego lub rozważyć ubezpieczenie W&I (Warranty & Indemnity).
KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i due diligence. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.
O autorze
dr Andrzej Kordecki jest partnerem zarządzającym KORDECKI & Partners i kieruje praktyką prawa korporacyjnego i M&A. Przed założeniem kancelarii przez dziewięć lat pracował w jednej z wiodących polskich kancelarii prawa handlowego, doradzając przy transakcjach od EUR 5m do EUR 200m. Jest członkiem Komitetu Arbitrażowego ICC Polska i autorem ponad 60 publikacji.
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.