Due diligence polskiej spółki – zakres

Firma technologiczna z Mazowsza chce przejąć lokalnego konkurenta. Dokumentacja wygląda schludnie, wycena wydaje się uczciwa, a sprzedający zapewnia, że „wszystko jest w porządku". Trzy tygodnie później kupujący odkrywa zaległości podatkowe sprzed pięciu lat, nieujawnioną hipotekę na kluczowej nieruchomości i zarząd, który nigdy formalnie nie został powołany. To nie jest scenariusz z podręcznika – to rzeczywistość polskiego rynku M&A.

Due diligence polskiej spółki to wieloobszarowe badanie prawne, finansowe i podatkowe, które poprzedza każdą transakcję nabycia udziałów lub aktywów. Obejmuje analizę dokumentów rejestrowych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), tytułów prawnych do aktywów, zobowiązań podatkowych wobec Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) oraz umów kluczowych dla działalności. Termin przeprowadzenia badania: co do zasady 4–8 tygodni od podpisania listu intencyjnego, w zależności od złożoności struktury.

Ten przewodnik omawia pełny zakres badania due diligence dla polskich spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych, wskazuje obszary, w których ukryte ryzyka najczęściej się materializują, oraz wyjaśnia, jak przygotować się do procesu – zarówno po stronie kupującego, jak i sprzedającego.

Czym jest due diligence w polskich realiach i co obejmuje?

Badanie due diligence w Polsce nie ma jednej ustawowej definicji. Jego zakres wynika z praktyki transakcyjnej i standardów wypracowanych przez kancelarie prawne oraz domy maklerskie. W typowej transakcji nabycia spółki z o.o. badanie dzieli się na cztery główne obszary: prawny, podatkowy, finansowy i operacyjny. Każdy z nich rządzi się własnymi źródłami ryzyka.

Badanie prawne (legal due diligence) koncentruje się na dokumentach korporacyjnych spółki – umowie spółki, protokołach zgromadzeń wspólników, uchwałach zarządu i historii zmian w KRS. Analityk sprawdza, czy kapitał zakładowy spółki spełnia wymóg z art. 154 § 1 k.s.h. (minimum 5 000 PLN), czy struktura udziałowa jest przejrzysta i czy nie istnieją nieujawnione prawa pierwokupu. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – umowy zawarte przez zarządcę z samą spółką bez zachowania trybu z art. 210 § 1 k.s.h. są dotknięte wadą, która może skutkować ich nieważnością.

Badanie podatkowe weryfikuje rozliczenia CIT, VAT, PIT pracodawcy i składki ZUS za ostatnie 5 lat. Kontrolerzy KAS mają prawo do wszczęcia kontroli za ten sam okres – dlatego termin przedawnienia zobowiązań podatkowych wyznacza de facto minimalny horyzont przeglądu. Badanie finansowe skupia się na jakości przychodów, strukturze zadłużenia i zobowiązaniach pozabilansowych. Badanie operacyjne obejmuje kluczowe umowy handlowe, licencje, zezwolenia i sprawy pracownicze.

Zakres badania powinien być proporcjonalny do wartości transakcji. Przy nabyciu spółki za kwotę poniżej 2 mln PLN wystarczy zazwyczaj skrócony przegląd (red flag review). Powyżej 10 mln PLN – pełne badanie z analizą każdego obszaru jest standardem rynkowym.

Jakie dokumenty i rejestry należy sprawdzić w KRS i innych bazach?

Krajowy Rejestr Sądowy to punkt startowy każdego badania. KRS ujawnia aktualny skład zarządu, historię zmian w strukturze udziałowej, prawa do reprezentacji i wpisy dotyczące postępowań restrukturyzacyjnych lub upadłościowych. Dostęp do pełnych akt rejestrowych – w tym dokumentów złożonych do akt – jest publiczny i bezpłatny przez portal ekrs.ms.gov.pl. Mimo to zdarza się, że kupujący poprzestają na odpisie aktualnym, pomijając historię zmian. To błąd.

Poza KRS należy sprawdzić co najmniej pięć innych rejestrów i baz:

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – weryfikacja rzeczywistych właścicieli spółki
Księgi wieczyste (ekw.ms.gov.pl) – hipoteki, służebności i prawa pierwokupu na nieruchomościach
Rejestr Zastawów – zastawy rejestrowe na ruchomościach i prawach majątkowych
Baza KAS i Biała Lista VAT – status podatnika VAT, rachunki bankowe, zaległości
Rejestr dłużników BIG InfoMonitor i KRD – niespłacone zobowiązania handlowe

Dla transakcji z udziałem zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski warto uwzględnić dodatkowe sprawdzenia wynikające ze specyfiki struktury. Szczegółowe porównanie struktur dla grup kapitałowych z Litwy i innych krajów bałtyckich opisaliśmy w analizie branch vs subsidiary in Poland.

Weryfikacja wpisów w KRS powinna obejmować co najmniej ostatnie 10 lat historii zmian. Szczególną uwagę należy zwrócić na okresy, w których spółka zmieniała właściciela – właśnie wtedy najczęściej pojawiają się luki w dokumentacji korporacyjnej.

Gdzie kryją się najczęstsze pułapki due diligence w Polsce?

Z perspektywy transakcyjnej trzy obszary generują nieproporcjonalnie dużą liczbę problemów po zamknięciu transakcji. Pierwszy to odpowiedzialność zarządu. Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h., jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Kupujący przejmujący udziały w spółce z wieloletnim zarządem powinien sprawdzić, czy nie istnieją wierzytelności, które mogą zostać skierowane bezpośrednio przeciwko menedżerom – a przez nich pośrednio obciążyć nową strukturę.

Drugi obszar to zobowiązania pracownicze. Zaległe wynagrodzenia, nieprawidłowo rozliczone nadgodziny, spory o mobbing lub dyskryminację – te ryzyka rzadko pojawiają się w bilansie, a mogą materializować się latami po transakcji. Firma produkcyjna z Dolnego Śląska w połowie 2024 roku odkryła po przejęciu, że poprzedni właściciel przez trzy lata nie odprowadzał składek ZUS za część pracowników. Zaległość przekroczyła 800 000 PLN.

Trzeci obszar – i często najbardziej zaskakujący – to umowy z podmiotami powiązanymi. Pożyczki od wspólników, umowy najmu z podmiotami powiązanymi, usługi zarządcze bez rynkowego uzasadnienia cenowego. Każda z tych transakcji może być kwestionowana przez KAS w ramach kontroli cen transferowych lub zakwestionowana jako działanie na szkodę spółki. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest żądanie pełnej listy umów z podmiotami powiązanymi już na etapie term sheet – nie dopiero przy podpisaniu SPA.

Dodatkowe ryzyko pojawia się przy spółkach prowadzących działalność regulowaną – licencje, koncesje i zezwolenia administracyjne nie zawsze przechodzą automatycznie na nowego właściciela lub nowy zarząd.

Jak wygląda due diligence w transakcjach transgranicznych?

Dla zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski due diligence ma dodatkowy wymiar: konieczność zrozumienia lokalnej specyfiki regulacyjnej i podatkowej. Polska spółka z o.o. może wyglądać prosto z zewnątrz – kapitał zakładowy od 5 000 PLN, szybka rejestracja przez system S24 – ale za tą prostotą kryje się rozbudowany system obowiązków raportowych, podatkowych i korporacyjnych.

Inwestorzy z Niemiec, Wielkiej Brytanii i Ukrainy najczęściej napotykają trzy rozbieżności. Po pierwsze, brak odpowiednika „piercing the corporate veil" w polskim prawie – zamiast tego działa art. 299 k.s.h. z własną logiką i przesłankami zwolnienia. Po drugie, polska specyfika VAT – split payment, biała lista, JPK_VAT – wymaga weryfikacji historii rozliczeń, nie tylko sald. Po trzecie, struktura holdingowa z fundacją rodzinną lub spółką holdingową jako właścicielem docelowym wymaga odrębnej analizy podatkowej. Więcej o wyborze struktury holdingowej opisaliśmy w artykule o fundacji rodzinnej vs spółce holdingowej.

Szczególną kategorią są transakcje, w których kupującym jest podmiot z Wielkiej Brytanii po Brexicie. Brak automatycznego stosowania rozporządzenia Bruksela I bis w relacjach UK–Polska oznacza, że egzekucja orzeczeń sądowych po transakcji wymaga odrębnego postępowania. Szerzej omówiliśmy to w materiale o red flags w polskim M&A dla kupujących z UK.

Czas trwania badania w transakcjach transgranicznych wydłuża się przeciętnie o 30–50% w stosunku do transakcji krajowych – głównie ze względu na tłumaczenia dokumentów i konieczność koordynacji między doradcami z różnych jurysdykcji.

Checklist – co przygotować przed due diligence?

Zarówno kupujący, jak i sprzedający powinni mieć jasność co do zakresu dokumentacji przed otwarciem data room. Brak przygotowania po stronie sprzedającego wydłuża proces i często wzbudza niepotrzebne podejrzenia kupującego. Poniżej lista dokumentów, które powinny być gotowe w ciągu pierwszych 5 dni od otwarcia data room:

Aktualny odpis z KRS, umowa spółki i wszystkie aneksy, uchwały zgromadzeń wspólników za ostatnie 5 lat
Dokumentacja podatkowa: deklaracje CIT, VAT, PIT-4R, JPK_VAT za ostatnie 5 lat oraz zaświadczenia o niezaleganiu z KAS i ZUS
Pełna lista umów z podmiotami powiązanymi z warunkami finansowymi
Tytuły prawne do nieruchomości i wyciągi z ksiąg wieczystych, umowy najmu i dzierżawy
Dokumentacja pracownicza: regulamin pracy, regulamin wynagradzania, lista pracowników z wymiarami etatów i wynagrodzeniami

Kupujący powinien z kolei przygotować listę pytań (issues list) pogrupowanych według obszarów ryzyka. Doświadczenie pokazuje, że transakcje, w których obie strony wchodzą do procesu z przygotowaną dokumentacją, zamykają się średnio o 3 tygodnie szybciej niż te, w których data room jest budowany na bieżąco.

Warto pamiętać, że due diligence to nie tylko ochrona kupującego. Dobrze przeprowadzone badanie pozwala sprzedającemu zidentyfikować ryzyka, które można wyeliminować przed transakcją – i tym samym uzyskać lepszą cenę.

Często zadawane pytania

P: Ile kosztuje due diligence polskiej spółki i jak długo trwa?

O: Koszt badania prawnego i podatkowego dla średniej spółki z o.o. (przychody 10–50 mln PLN) wynosi zazwyczaj od 30 000 do 80 000 PLN netto, w zależności od złożoności struktury i liczby obszarów badania. Czas trwania to standardowo 4–6 tygodni dla pełnego zakresu. Skrócony przegląd red flag można przeprowadzić w ciągu 10–14 dni roboczych. Koszty rosną proporcjonalnie przy transakcjach wielojurysdykcyjnych.

P: Czy due diligence można przeprowadzić bez zgody sprzedającego?

O: Publiczne rejestry – KRS, CRBR, księgi wieczyste, Biała Lista VAT – są dostępne bez zgody sprzedającego. Jednak pełne badanie, obejmujące wewnętrzną dokumentację spółki, umowy handlowe i dane finansowe, wymaga dostępu do data room, który sprzedający udostępnia po podpisaniu umowy o poufności (NDA) i zazwyczaj po uzgodnieniu term sheet. Błędem jest sądzenie, że publiczne rejestry zastąpią pełne badanie – ujawniają one strukturę, ale nie treść kluczowych umów ani historię sporów.

P: Co oznacza klauzula indemnity w umowie SPA i kiedy jest konieczna?

O: Klauzula indemnity (odszkodowania gwarancyjnego) to zobowiązanie sprzedającego do pokrycia konkretnych, zidentyfikowanych ryzyk ujawnionych w trakcie due diligence – na przykład zaległości podatkowych za określony okres lub roszczeń pracowniczych z tytułu konkretnego sporu. Różni się od ogólnych oświadczeń i zapewnień (representations and warranties) tym, że nie wymaga udowodnienia winy sprzedającego. Jest konieczna wszędzie tam, gdzie ryzyko jest znane, wymierne i nie zostało wyeliminowane przed zamknięciem transakcji. Mechanizm escrow lub zatrzymania części ceny (retention) stanowi zabezpieczenie wykonania klauzuli indemnity.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – niezależnie od tego, czy stoją Państwo po stronie kupującego, czy sprzedającego – wymaga oceny zakresu badania zanim otworzy się data room. Pominięcie kluczowego obszaru na tym etapie może mieć nieodwracalne konsekwencje dla ceny transakcyjnej i odpowiedzialności po zamknięciu.

Jeśli Państwa spółka planuje nabycie polskiego podmiotu lub przygotowuje się do sprzedaży i potrzebuje oceny ryzyk korporacyjnych, podatkowych i pracowniczych – przeprowadzimy pełne lub skrócone due diligence, przygotujemy raport ryzyk i zaproponujemy mechanizmy ochronne w SPA: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A, due diligence i strukturyzacji nabyć spółek. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.