Firma produkcyjna z Podkarpacia zwalnia 12 pracowników w ramach restrukturyzacji. Dział kadr liczy odprawy metodą „na oko" – i po sześciu miesiącach przegrywa w sądzie pracy. Dopłata do wyrównania odpraw plus odsetki ustawowe przekroczyły PLN 180 000. Błąd nie leżał w złej woli, lecz w nieprawidłowej podstawie wymiaru.

Odprawa pracownicza to świadczenie pieniężne należne pracownikowi, którego stosunek pracy ustaje z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Podstawę prawną stanowi ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu zakładowego i wynosi od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia, przy czym jej wartość nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Poniżej wyjaśniamy, jak prawidłowo ustalić podstawę wymiaru, kiedy odprawa jest obligatoryjna, jakie pułapki czyhają na pracodawców zatrudniających cudzoziemców, oraz co zrobić, zanim dojdzie do pierwszego zwolnienia. Każdy błąd w obliczeniu odprawy to potencjalna odpowiedzialność finansowa, której nie można cofnąć po uprawomocnieniu się wyroku.

Kiedy odprawa jest obowiązkowa i co decyduje o jej wysokości?

Obowiązek wypłaty odprawy powstaje, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników rozwiązuje umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika – w trybie zwolnień grupowych lub indywidualnych. Ustawa z 2003 r. precyzuje dwa tryby: zwolnienie grupowe (minimum 10 pracowników w ciągu 30 dni) i zwolnienie indywidualne, gdy zwolnienie następuje wyłącznie z przyczyn pracodawcy. W obu przypadkach odprawa jest obligatoryjna. Pracodawca zatrudniający poniżej 20 osób nie ma ustawowego obowiązku wypłaty – choć regulamin wynagradzania lub umowa może taki obowiązek kreować.

Wysokość odprawy zależy od zakładowego stażu pracy u danego pracodawcy, nie od ogólnego stażu ubezpieczeniowego. Stawki są trójstopniowe:

  • 1 miesiąc wynagrodzenia – staż poniżej 2 lat;
  • 2 miesiące wynagrodzenia – staż od 2 do 8 lat;
  • 3 miesiące wynagrodzenia – staż powyżej 8 lat.

Pułap ustawowy to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi PLN 4 666 brutto – pułap odprawy wynosi zatem PLN 69 990 brutto. Pracownik zarabiający PLN 30 000 miesięcznie ze stażem ponad 8 lat otrzyma w teorii PLN 90 000, ale wypłata zostanie ograniczona do PLN 69 990. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – i płaci za dużo lub, co gorsze, za mało.

Staż zakładowy liczy się łącznie, gdy pracownik był wcześniej zatrudniony u tego samego pracodawcy i powrócił. Przerwy nie kasują historii zatrudnienia. Natomiast staż u pracodawcy przejmowanego w trybie art. 23(1) Kodeksu pracy wlicza się do stażu u przejmującego – co ma bezpośredni wpływ na kategorię odprawy po przejęciu zakładu pracy. Sądy pracy konsekwentnie stoją po stronie pracownika w sporach o interpretację stażu.

Jak prawidłowo obliczyć podstawę wymiaru odprawy?

Podstawa wymiaru odprawy to wynagrodzenie obliczane tak jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego. Nie jest to kwota z ostatniego paska płac. To kluczowa różnica, której przeoczenie generuje błędy systemowe w działach HR.

Do podstawy wlicza się wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem:

  • jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat (np. premii rocznej wypłacanej raz w roku);
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój;
  • nagród jubileuszowych;
  • odpraw emerytalnych i rentowych;
  • wynagrodzenia za urlop oraz ekwiwalentu za urlop.

Składniki zmienne (premie kwartalne, prowizje, dodatki) uwzględnia się w wysokości średniej z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy. Jeśli składniki zmienne wypłacane są rzadziej niż co miesiąc – bierze się średnią z 12 miesięcy. Firma IT z Krakowa, która wiosną 2024 r. zwolniła kilku inżynierów z pakietami prowizyjnymi, błędnie uwzględniła premię roczną w podstawie – i musiała korygować wypłaty po interwencji Państwowej Inspekcji Pracy.

Wynagrodzenie zasadnicze określone stawką miesięczną wchodzi do podstawy w kwocie należnej w miesiącu nabycia prawa do odprawy. Jeśli wymiar etatu się zmieniał, podstawę przelicza się proporcjonalnie. Przy umowach z wynagrodzeniem akordowym lub zadaniowym stosuje się odrębne zasady wyliczenia średniej godzinowej. Błąd w podstawie wymiaru to błąd systemowy – jeśli firma stosuje ten sam schemat do wszystkich pracowników, każda odprawa może być nieprawidłowa.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie arkusza kalkulacyjnego sprawdzonego przez radcę prawnego przed pierwszym zwolnieniem w danej fali restrukturyzacyjnej. Korekta po fakcie jest znacznie droższa niż prewencja.

Jakie pułapki czekają na pracodawców przy zwolnieniach grupowych?

Zwolnienia grupowe wymagają od pracodawcy spełnienia szeregu wymogów proceduralnych zanim zostanie wręczone pierwsze wypowiedzenie. Pracodawca musi zawiadomić zakładową organizację związkową lub – gdy jej nie ma – przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Konsultacje trwają co najmniej 20 dni. Równolegle należy powiadomić powiatowy urząd pracy. Dopiero po zachowaniu tych procedur można skutecznie rozwiązywać umowy.

Najpoważniejsza pułapka dotyczy definicji „przyczyny niedotyczącej pracownika". Pracodawcy mylą ją z likwidacją stanowiska. Tymczasem nawet likwidacja stanowiska może być zakwestionowana, jeśli sąd uzna, że obowiązki przeszły na innego pracownika lub nowo zatrudnioną osobę. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że likwidacja musi być rzeczywista, nie pozorowana. Jeśli w ciągu 6 miesięcy od zwolnienia pracodawca zatrudni kogoś na takim samym stanowisku – ryzyko przywrócenia pracownika do pracy lub zasądzenia odszkodowania jest bardzo wysokie.

Drugi obszar ryzyka to prawo pracy w Polsce w kontekście pracowników chronionych. Kobiety w ciąży, pracownicy w wieku przedemerytalnym (4 lata przed uzyskaniem prawa do emerytury), członkowie zarządu związków zawodowych – wszyscy korzystają ze szczególnej ochrony. Zwolnienie grupowe nie uchyla tej ochrony z mocy prawa, choć w niektórych przypadkach umożliwia zmianę warunków pracy i płacy. Pracodawca, który pominie ten aspekt, naraża się na roszczenia o przywrócenie do pracy i wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy – bez górnego limitu czasowego w przypadku szczególnie chronionych pracowników.

Trzecia pułapka dotyczy terminów. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. okresy wypowiedzenia wynoszą: 2 tygodnie (staż poniżej 6 miesięcy), 1 miesiąc (staż od 6 miesięcy do 3 lat) i 3 miesiące (staż powyżej 3 lat). Odprawa staje się wymagalna w dniu rozwiązania stosunku pracy – nie w dniu wręczenia wypowiedzenia. Opóźnienie wypłaty rodzi obowiązek zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie, liczonych od dnia następnego po dniu rozwiązania umowy.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy planowane zwolnienia spełniają definicję zwolnienia grupowego lub indywidualnego. Błędna kwalifikacja zamyka drogę do porozumienia z pracownikami i naraża na nieodwracalne skutki procesowe.

Jeśli Państwa spółka planuje restrukturyzację zatrudnienia powyżej 10 osób – przeprowadzimy analizę ryzyka, przygotujemy harmonogram konsultacji i wzory dokumentów: info@kordeckipartners.com.

Odprawy pracownicze a zatrudnienie cudzoziemców – co zmienia się w praktyce?

Zatrudnienie obywateli Ukrainy, Białorusi i innych krajów spoza Unii Europejskiej wprowadza dodatkową warstwę komplikacji przy obliczaniu odpraw. Staż zakładowy cudzoziemca liczy się na tych samych zasadach co staż obywatela polskiego – od daty nawiązania stosunku pracy, niezależnie od rodzaju posiadanego zezwolenia na pracę. Zmiana zezwolenia (np. z zezwolenia typu A na Blue Card Polska) nie przerywa biegu stażu zakładowego.

Problemy pojawiają się przy obliczaniu podstawy wymiaru odprawy, gdy wynagrodzenie cudzoziemca było częściowo wypłacane w walucie obcej lub gdy pracownik korzystał z dodatków relokacyjnych. Dodatki relokacyjne co do zasady nie wchodzą do podstawy wymiaru – są świadczeniami jednorazowymi lub nieperiodycznymi. Jednak jeśli pracodawca wypłacał je regularnie co miesiąc, sąd może zakwalifikować je jako składnik wynagrodzenia wliczany do podstawy.

Blue Card Polska, czyli zezwolenie na pobyt i pracę dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE, wymaga spełnienia progu wynagrodzenia wynoszącego PLN 12 272,58 miesięcznie w 2026 r. Jeśli pracownik posiadający Blue Card zostaje zwolniony, a jego wynagrodzenie przekraczało ten próg, podstawa wymiaru odprawy może być wysoka – i przy pułapie 15-krotności minimalnego wynagrodzenia (PLN 69 990 w 2026 r.) pułap ten uruchomi się relatywnie szybko.

Odrębną kwestię stanowi obowiązek pracodawcy wobec urzędu pracy i właściwego urzędu wojewódzkiego przy rozwiązaniu stosunku pracy z cudzoziemcem. Pracodawca ma obowiązek poinformować urząd, który wydał zezwolenie, o rozwiązaniu umowy – w terminie 7 dni. Uchybienie temu terminowi może skutkować odmową wydania kolejnych zezwoleń dla tego pracodawcy. W kontekście kancelarii prawa pracy obsługującej firmy zatrudniające pracowników z zagranicy – ten obowiązek jest równie ważny jak sama odprawa.

Warto pamiętać, że pracownicy z Ukrainy zatrudnieni na podstawie przepisów szczególnych (tzw. specustawa ukraińska) korzystają z tych samych praw pracowniczych co obywatele polscy – włącznie z prawem do odprawy. Firmy, które zakładały inaczej, przekonały się o tym w postępowaniach przed Państwową Inspekcją Pracy.

Czy sygnalista może wpłynąć na przebieg zwolnienia grupowego?

Ustawa o sygnalistach z dnia 14 czerwca 2024 r., obowiązująca od 25 września 2024 r., objęła wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach pracodawca ma obowiązek ustanowić wewnętrzny kanał zgłoszeń. To wymóg compliance, który ma bezpośrednie przełożenie na restrukturyzację zatrudnienia.

Pracownik, który dokonał zgłoszenia w trybie ustawy o sygnalistach, korzysta z ochrony przed działaniami odwetowymi. Rozwiązanie stosunku pracy w ciągu 12 miesięcy od dokonania zgłoszenia może być zakwestionowane jako działanie odwetowe – nawet jeśli zwolnienie wpisuje się w szerszy plan restrukturyzacyjny. Pracodawca musi wykazać, że decyzja o zwolnieniu była niezależna od faktu dokonania zgłoszenia. To odwrócenie ciężaru dowodu w praktyce.

Firma logistyczna z Mazowsza, która jesienią 2024 r. przeprowadziła zwolnienia grupowe obejmujące pracownika, który kilka tygodni wcześniej zgłosił nieprawidłowości w rozliczeniu projektów unijnych, stanęła przed poważnym ryzykiem procesowym. Połączenie ochrony sygnalisty z przepisami o compliance funduszy UE i wymaganiami KPO stworzyło sytuację, w której pracodawca musiał wykazać niezależność decyzji personalnej od zgłoszenia.

Sankcje za naruszenie ochrony sygnalisty są dotkliwe – art. 54 ustawy o sygnalistach przewiduje kary do PLN 1 080 000 oraz do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe. Przy planowaniu zwolnień grupowych należy zatem sprawdzić, czy żaden z zwalnianych pracowników nie ma statusu sygnalisty lub nie złożył niedawno zgłoszenia wewnętrznego. Pominięcie tej weryfikacji to błąd, którego skutki są nieodwracalne po doręczeniu wypowiedzenia.

Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie tych limitów powoduje przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony – co wydłuża okresy wypowiedzenia i może podwyższyć kategorię odprawy.

Lista kontrolna przed wdrożeniem restrukturyzacji zatrudnienia

Prawidłowe przygotowanie do zwolnień grupowych lub indywidualnych wymaga weryfikacji kilku warstw compliance jednocześnie. Poniższa lista wskazuje minimum, które powinien zrealizować każdy pracodawca przed wręczeniem pierwszego wypowiedzenia.

  • Weryfikacja liczby pracowników – ustalenie, czy próg 20 lub 10 pracowników jest spełniony i czy zwolnienia kwalifikują się jako grupowe lub indywidualne;
  • Obliczenie stażu zakładowego – uwzględnienie przejęć zakładu pracy (art. 23(1) k.p.), powrotów z urlopów bezpłatnych i zmian wymiaru etatu;
  • Weryfikacja podstawy wymiaru – przegląd składników wynagrodzenia pod kątem włączenia do podstawy ekwiwalentowej, ze szczególnym uwzględnieniem premii i prowizji;
  • Identyfikacja pracowników chronionych – kobiety w ciąży, pracownicy w wieku przedemerytalnym, sygnaliści, członkowie związków zawodowych;
  • Sprawdzenie obowiązków proceduralnych – zawiadomienie organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników, powiadomienie PUP, zachowanie terminów konsultacji.

Każdy punkt tej listy może być samodzielną podstawą zaskarżenia wypowiedzenia. Pracodawca, który przygotuje się kompleksowo, minimalizuje ryzyko postępowań sądowych trwających od 12 do 36 miesięcy i generujących koszty wielokrotnie przekraczające wartość spornych odpraw.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny wszystkich tych elementów łącznie – pominięcie choćby jednego z nich zamyka drogę do skutecznej obrony w sądzie pracy. Skutki procesowe błędnie przeprowadzonego zwolnienia grupowego są nieodwracalne po uprawomocnieniu się wyroku.

Jeśli Państwa spółka stoi przed restrukturyzacją zatrudnienia lub ma wątpliwości co do prawidłowości już wypłaconych odpraw – przeprowadzimy audyt dokumentacji, obliczymy poprawne podstawy wymiaru i przygotujemy Państwa do ewentualnego postępowania: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie o pracę na czas określony ma prawo do odprawy?

O: Tak, jeżeli rozwiązanie umowy na czas określony następuje z przyczyn niedotyczących pracownika i pracodawca zatrudnia co najmniej 20 osób. Ustawa z 2003 roku nie różnicuje rodzaju umowy o pracę – liczy się przyczyna rozwiązania stosunku pracy, a nie jego forma. Pracownik na umowie terminowej ze stażem powyżej 2 lat otrzyma odprawę w wysokości 2-miesięcznego wynagrodzenia. Warto pamiętać, że zgodnie z artykułem 25 ze znaczkiem 1 paragraf 1 Kodeksu pracy łączny czas trwania umów terminowych z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy – po przekroczeniu tego limitu umowa przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

P: Ile czasu ma pracodawca na wypłatę odprawy i jakie są konsekwencje opóźnienia?

O: Odprawa staje się wymagalna w dniu rozwiązania stosunku pracy – nie w dniu wręczenia wypowiedzenia ani w dniu przyjęcia porozumienia o rozwiązaniu umowy. Od dnia następnego po dniu rozwiązania umowy biegną odsetki ustawowe za opóźnienie. W 2026 roku odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 11,25% w skali roku. Opóźnienie o 30 dni przy odprawie wynnoszącej PLN 30 000 generuje odsetki rzędu PLN 281. Przy dużych zwolnieniach grupowych suma odsetek może być znacząca. Pracodawca nie może jednostronnie odroczyć terminu płatności.

P: Czy odprawa przysługuje, gdy pracownik sam składa wypowiedzenie?

O: Co do zasady – nie. Odprawa z ustawy z 2003 roku przysługuje wyłącznie wtedy, gdy to pracodawca rozwiązuje stosunek pracy lub gdy zawierane jest porozumienie stron z inicjatywy pracodawcy i wyłącznie z przyczyn jego dotyczących. Jeżeli jednak pracownik rozwiązuje umowę w trybie artykułu 55 paragraf 1 ze znaczkiem 1 Kodeksu pracy – czyli z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków przez pracodawcę – sądy pracy dopuszczają roszczenie o odprawę, jeśli przyczyna rozwiązania leżała po stronie pracodawcy. To częste nieporozumienie w praktyce HR: pracodawcy zakładają, że wypowiedzenie złożone przez pracownika zawsze wyklucza odprawę.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie prawne

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.