Firma produkcyjna z Wielkopolski zatrudniła pracownika na pierwszą umowę na trzy miesiące, potem na rok, następnie na kolejne dwa lata. Wszystko wyglądało zgodnie z planem – aż do momentu, gdy inspektor Państwowej Inspekcji Pracy zapytał o podstawę prawną trzeciej umowy. Okazało się, że łączny czas zatrudnienia na czas określony przekroczył 33 miesiące. Umowa z mocy prawa przekształciła się w umowę na czas nieokreślony.

Reguła 33 miesięcy wynika z artykułu 25 z indeksem 1 paragraf 1 Kodeksu pracy. Przepis ogranicza łączny czas trwania umów na czas określony zawieranych między tym samym pracodawcą a tym samym pracownikiem do 33 miesięcy – przy jednoczesnym limicie trzech takich umów. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie stosunku pracy w zatrudnienie na czas nieokreślony – bez żadnej dodatkowej czynności prawnej.

Ten materiał przeprowadzi Państwa przez zasady liczenia limitów, wyjątki przewidziane przez Kodeks pracy, typowe błędy popełniane przez pracodawców oraz szczególne aspekty zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Przygotowaliśmy też listę kontrolną dla działów HR i checklist do samodzielnej weryfikacji.

Jak działa reguła 33 miesięcy – podstawy prawne i mechanizm przekształcenia?

Artykuł 25(1) § 1 k.p. wprowadza dwa równoległe limity. Pierwszy dotyczy czasu: łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych nie może przekroczyć 33 miesięcy. Drugi dotyczy liczby umów: maksymalnie trzy umowy na czas określony z tym samym pracodawcą. Przekroczenie choćby jednego z tych progów – niezależnie od drugiego – uruchamia skutek prawny w postaci przekształcenia umowy.

Przekształcenie następuje z mocy prawa. Pracodawca nie musi składać żadnego oświadczenia. Pracownik nie musi wnosić powództwa. Od dnia, w którym limit zostaje przekroczony, stosunek pracy traktuje się jako zawarty na czas nieokreślony. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – oznacza to, że wypowiedzenie takiej umowy wymaga wskazania przyczyny i konsultacji związkowej tam, gdzie związki działają.

Liczenie 33 miesięcy nie jest tak proste, jak się wydaje. Zsumowaniu podlegają okresy wszystkich umów terminowych zawartych z tym samym pracodawcą. Przerwy między umowami co do zasady nie resetują licznika – chyba że przerwa wynika ze szczególnych okoliczności, które sąd pracy uzna za przerwę faktyczną i prawnie relewantną. Inspekcja Pracy (PIP) i sądy podchodzą do tej kwestii rygorystycznie.

Równie istotny jest limit liczby umów. Czwarta umowa na czas określony z tym samym pracodawcą – nawet jeśli łączny czas nie przekroczył 33 miesięcy – automatycznie staje się umową na czas nieokreślony. To pułapka szczególnie groźna przy krótkich kontraktach projektowych zawieranych jeden po drugim.

Odpowiedzialność za monitoring spoczywa na pracodawcy. Brak ewidencji dat i numerów kolejnych umów to błąd, który PIP wykrywa podczas rutynowych kontroli. Kary za naruszenie przepisów o zawieraniu umów sięgają 30 000 zł.

Kiedy reguła 33 miesięcy nie ma zastosowania – wyjątki ustawowe?

Kodeks pracy przewiduje katalog sytuacji, w których limit 33 miesięcy i limit trzech umów nie obowiązuje. Wyjątki są enumeratywne – nie można ich interpretować rozszerzająco. Pracodawcy, którzy próbują stosować analogię, narażają się na ryzyko zakwestionowania przez sąd pracy lub PIP.

Wyjątki obejmują przede wszystkim: zastępstwo nieobecnego pracownika (np. na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym), pracę sezonową lub dorywczą, zatrudnienie na czas kadencji, a także przypadki, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie – uzasadniające zawarcie umowy terminowej dłuższej lub kolejnej. Ten ostatni wyjątek wymaga jednak spełnienia dodatkowych warunków formalnych.

Obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy to instrument wymagający szczególnej ostrożności. Pracodawca musi:

  • wskazać konkretną, obiektywną przyczynę w treści umowy,
  • zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy w ciągu 5 dni roboczych od zawarcia umowy,
  • wykazać, że przyczyna jest rzeczywista i trwała – nie pretekstowa.

Brak zawiadomienia inspektora pracy w terminie 5 dni roboczych powoduje, że wyjątek nie działa. Umowa wraca pod reżim ogólny. To jeden z najczęstszych błędów proceduralnych, jakie obserwujemy w praktyce.

Warto też pamiętać o umowach na czas określony zawieranych w ramach agencji pracy tymczasowej. Tam stosuje się odrębne przepisy – ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wyłącza bezpośrednie zastosowanie art. 25(1) k.p., ale wprowadza własne limity (18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy dla tego samego pracodawcy użytkownika).

Sektor budowlany i nieruchomości – o którym więcej na stronie praktyki nieruchomości KORDECKI & Partners – często korzysta z wyjątku dla prac sezonowych lub projektowych. Wymaga to jednak każdorazowej weryfikacji, czy charakter zatrudnienia rzeczywiście spełnia ustawowe kryteria.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać oceny, czy stosowany wyjątek jest skutecznie udokumentowany. Brak właściwej dokumentacji prowadzi do nieodwracalnego przekształcenia stosunku pracy.

Jeśli Państwa spółka zawiera umowy terminowe z powołaniem na obiektywne przyczyny i nie jest pewna prawidłowości powiadomień do PIP – przeprowadzimy audyt dokumentacji i ocenimy ryzyko: info@kordeckipartners.com.

Zatrudnienie cudzoziemców a reguła 33 miesięcy – zezwolenie na pracę i Blue Card Polska?

Reguła 33 miesięcy dotyczy wszystkich pracowników – niezależnie od obywatelstwa. Cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce na podstawie zezwolenia na pracę lub Blue Card Polska podlegają tym samym limitom Kodeksu pracy co obywatele polscy. Tutaj jednak pojawia się dodatkowa warstwa komplikacji.

Zezwolenie na pracę wydawane jest na czas określony – najczęściej na 1 lub 3 lata. Pracodawcy często zawierają umowy o pracę z cudzoziemcem dokładnie na czas trwania zezwolenia. W efekcie po odnowieniu zezwolenia zawierają kolejną umowę terminową. Po trzech takich cyklach – albo po przekroczeniu 33 miesięcy – wpadają w pułapkę automatycznego przekształcenia.

Blue Card Polska (Niebieska Karta UE) jest wydawana pracownikom wysoko wykwalifikowanym. Wymaga wynagrodzenia na poziomie co najmniej 12 272,58 zł brutto miesięcznie w 2026 r. Pracodawcy korzystający z Blue Card często zawierają umowy terminowe na czas ważności karty. Mechanizm przekształcenia działa tu tak samo.

Szczegółowe omówienie procedur zezwoleń – w tym zezwolenia typu A, B i E – znajdą Państwo w naszym przewodniku: zezwolenia na pracę typ A–E – które jest potrzebne. Warto go przeczytać przed zawarciem kolejnej umowy z pracownikiem zagranicznym.

W praktyce rekomendujemy rozważenie umowy na czas nieokreślony już przy pierwszym lub drugim odnowieniu zezwolenia. Umowa na czas nieokreślony nie koliduje z posiadaniem zezwolenia terminowego. Pracodawca może zawrzeć umowę na czas nieokreślony, a zezwolenie pozostaje ważne przez swój własny okres.

Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniła w lecie 2023 r. pięciu pracowników z Ukrainy na umowy roczne. Po przedłużeniu zezwoleń w 2024 r. zawarła kolejne umowy roczne. W marcu 2025 r. – przy trzecim odnowieniu – dział HR zorientował się, że dla czterech pracowników zbliża się jednocześnie limit miesięcy i limit liczby umów. Konieczna była pilna analiza i zmiana struktury zatrudnienia dla całej grupy.

Typowe błędy pracodawców i jak ich unikać?

Praktyka kancelarii prawa pracy pokazuje, że błędy przy umowach terminowych mają charakter systemowy. Nie wynikają ze złej woli, lecz z braku procedur. Poniżej najczęstsze z nich – z konsekwencjami, które warto znać zanim dotrze inspektor.

Pierwszy błąd: brak centralnego rejestru umów terminowych. Dział HR traci kontrolę nad liczbą i sumą okresów umów, gdy pracownicy są zatrudniani w różnych oddziałach lub spółkach grupy. Sąd Najwyższy (SN) wielokrotnie potwierdzał, że liczy się pracodawca w sensie formalnym – a nie ekonomicznym. Dwie spółki zależne to dwóch różnych pracodawców. Jednak przejście zakładu pracy w trybie art. 23(1) k.p. może „przenieść" licznik na nowego pracodawcę.

Drugi błąd: mylenie wyjątku dla zastępstwa z ogólnym zatrudnieniem terminowym. Umowa na zastępstwo jest zawierana na czas nieobecności konkretnego pracownika. Jeśli pracodawca zawiera kolejne umowy „na zastępstwo" po powrocie zastępowanego, wyjątek przestaje działać. Liczy się treść umowy i faktyczne okoliczności – nie jej nazwa.

Trzeci błąd: brak powiadomienia PIP przy obiektywnych przyczynach. Termin 5 dni roboczych jest terminem zawitym. Jego przekroczenie – choćby o jeden dzień – pozbawia pracodawcę prawa do powołania się na wyjątek. Skutek: umowa podlega limitom ogólnym.

Czwarty błąd: nieprawidłowe okresy wypowiedzenia. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. długość okresu wypowiedzenia umowy na czas określony zależy od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie (do 6 miesięcy), 1 miesiąc (od 6 miesięcy do 3 lat), 3 miesiące (powyżej 3 lat). Pracodawcy często stosują krótszy okres, nie uwzględniając łącznego stażu z poprzednich umów terminowych.

Checklist – co sprawdzić w Państwa firmie:

  • Czy prowadzony jest rejestr wszystkich umów terminowych z datami i numerami kolejnych kontraktów?
  • Czy przy każdym wyjątku od reguły 33 miesięcy złożono powiadomienie do PIP w terminie 5 dni roboczych?
  • Czy okresy wypowiedzenia są liczone z uwzględnieniem łącznego stażu pracownika?
  • Czy pracownicy zagraniczni mają umowy dostosowane do planowanego czasu zatrudnienia – nie tylko do ważności zezwolenia?
  • Czy przy przejęciu pracowników z innej spółki zweryfikowano, które umowy i staże „przeszły" razem z nimi?

Firma IT z Małopolski przeprowadziła w jesieni 2024 r. wewnętrzny audyt zatrudnienia przed planowaną ekspansją. Okazało się, że 12 spośród 80 pracowników terminowych przekroczyło lub zbliżało się do limitu 33 miesięcy. Dzięki wcześniejszemu wykryciu firma zdążyła dostosować umowy bez ryzyka sporu sądowego.

Sygnaliści, prawo pracy i obowiązki compliance – co łączy te obszary?

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają od 25 września 2024 r. obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Wynika to z artykułu 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Naruszenia przepisów prawa pracy – w tym zasad zawierania umów terminowych – wchodzą w zakres przedmiotowy tej ustawy.

Oznacza to, że pracownik, który uważa, że jego umowa terminowa narusza art. 25(1) k.p., może zgłosić ten fakt przez wewnętrzny kanał zgłoszeń. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszenie i podjąć działania następcze. Zaniechanie może skutkować odpowiedzialnością karną – do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec sygnalisty.

Compliance w obszarze prawa pracy to nie tylko pilnowanie limitów umów. To też prowadzenie dokumentacji w sposób umożliwiający wykazanie zgodności z przepisami. Kancelaria prawa pracy pomaga nie tylko w bieżącym doradztwie, ale też w budowaniu procedur wewnętrznych odpornych na kontrole PIP i KAS.

KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) coraz częściej krzyżuje dane z ZUS i PIP w trakcie kontroli krzyżowych. Nieprawidłowości w umowach terminowych mogą sygnalizować nieprawidłowości składkowe – i odwrotnie. Pracodawcy traktujący compliance pracowniczy jako izolowany obszar działają na własne ryzyko.

Konkretna sytuacja Państwa firmy w zakresie wdrożenia kanału sygnalistów i audytu umów terminowych wymaga indywidualnej oceny. Brak właściwych procedur może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji – zarówno pracowniczych, jak i karnych.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia powyżej 50 osób i nie ma pewności co do zgodności kanału sygnalistów oraz struktury umów terminowych z obowiązującymi przepisami – przeprowadzimy audyt i wdrożymy wymagane procedury: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy przerwa między umowami terminowymi resetuje licznik 33 miesięcy?

O: Co do zasady nie. Przepisy Kodeksu pracy nie przewidują automatycznego resetowania licznika po przerwie między umowami. Zsumowaniu podlegają okresy wszystkich umów na czas określony z tym samym pracodawcą. Sądy pracy oceniają każdą sytuację indywidualnie – wyłącznie wyjątkowe okoliczności mogą uzasadniać odmienną kwalifikację. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przyjęcie, że przerwa nie resetuje licznika, i odpowiednie planowanie zatrudnienia z wyprzedzeniem.

P: Ile kosztuje przekształcenie umowy i jakie są praktyczne konsekwencje dla pracodawcy?

O: Samo przekształcenie nie generuje bezpośrednich kosztów finansowych. Konsekwencje są jednak poważne: pracodawca traci możliwość rozwiązania umowy bez podania przyczyny, musi stosować pełne okresy wypowiedzenia wynikające z artykułu 36 paragrafu 1 Kodeksu pracy, a w przypadku wypowiedzenia może być zobowiązany do konsultacji ze związkami zawodowymi. Każde błędnie przeprowadzone wypowiedzenie grozi roszczeniem o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy – przy kosztach procesu liczonych w dziesiątkach tysięcy złotych.

P: Czy reguła 33 miesięcy dotyczy pracowników zatrudnionych przez agencję pracy tymczasowej?

O: Nie bezpośrednio. Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wyłącza stosowanie artykułu 25 z indeksem 1 Kodeksu pracy do pracowników tymczasowych. Zamiast tego obowiązuje limit 18 miesięcy w ciągu 36 kolejnych miesięcy u tego samego pracodawcy użytkownika. Pracodawcy użytkownicy często o tym zapominają – szczególnie gdy korzystają z kilku agencji jednocześnie, delegując tych samych pracowników. Łączny czas pracy u pracodawcy użytkownika liczy się niezależnie od tego, przez którą agencję pracownik był kierowany.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autor

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Data publikacji: 21.04.2026

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.