Firma budowlana z Podkarpacia. Zarząd przez trzy lata podejmował decyzje w dobrej wierze – restrukturyzował kontrakty, negocjował z bankami, szukał inwestora. Gdy postępowanie upadłościowe stało się nieuchronne, wierzyciele skierowali roszczenia bezpośrednio do członków zarządu. Łączna kwota żądań: ponad 4 miliony złotych. Polisa D&O pokryła koszty obrony i ostatecznie przejęła ciężar ugody. Bez niej – osobisty majątek trzech osób byłby zagrożony.

Ubezpieczenie D&O (Directors and Officers Liability Insurance) chroni członków zarządu, rady nadzorczej i prokurentów przed osobistą odpowiedzialnością za decyzje podjęte w toku pełnienia funkcji. W polskich realiach odpowiedzialność ta wynika przede wszystkim z artykułu 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych, artykułu 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej oraz przepisów Prawa upadłościowego. Brak polisy D&O nie eliminuje ryzyka – ono pozostaje, a jedynie zarząd ponosi je sam.

Ten przewodnik omawia sześć zagadnień, które każdy polski zarząd powinien znać przed zakupem lub odnowieniem polisy D&O: podstawy prawne odpowiedzialności, zakres ochrony, typowe wyłączenia, kwestie cross-border, checklist wdrożeniowy oraz najczęstsze błędy. Tekst adresowany jest do spółek na etapie wzrostu, restrukturyzacji i przygotowań do transakcji.

Dlaczego zarząd w Polsce potrzebuje polisy D&O?

Odpowiedź jest prosta: bo polskie prawo tworzy kilka niezależnych torów odpowiedzialności osobistej, które mogą uruchomić się jednocześnie. Każdy z nich działa na innych zasadach i angażuje inne instytucje – KRS, KAS, sądy restrukturyzacyjne, Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zarząd może być zaskoczony skalą ekspozycji.

Podstawowym torem jest art. 299 § 1 k.s.h. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okazuje się bezskuteczna, wierzyciele mogą dochodzić roszczeń bezpośrednio od członków zarządu. Odpowiedzialność jest solidarna i nieograniczona kwotowo. Obejmuje cały osobisty majątek – nieruchomości, rachunki bankowe, udziały w innych spółkach.

Równolegle działa art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Organ podatkowy – w praktyce naczelnik urzędu skarbowego działający w ramach KAS – może przenieść zaległości podatkowe spółki na członków zarządu, gdy egzekucja z majątku spółki okazuje się bezskuteczna. Termin przedawnienia jest tu niekorzystny dla zarządu: zobowiązanie podatkowe przedawnia się po pięciu latach, ale bieg terminu może być wielokrotnie przerywany.

Trzeci tor to odpowiedzialność za niezłożenie w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego zarząd ma 30 dni od momentu zaistnienia stanu niewypłacalności na złożenie wniosku do właściwego sądu restrukturyzacyjnego. Przekroczenie tego terminu rodzi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec wierzycieli. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – stan niewypłacalności często poprzedza formalną utratę płynności o kilka miesięcy.

Polisa D&O nie eliminuje tych ryzyk. Przenosi jednak ciężar finansowy z osobistego majątku menedżera na ubezpieczyciela. To różnica, która w praktyce decyduje o tym, czy członek zarządu traci dom, czy nie. Więcej o mechanizmie odpowiedzialności z art. 299 k.s.h. można przeczytać w naszym opracowaniu: odpowiedzialność zarządu z art. 299 k.s.h. – osobiste ryzyko.

Co obejmuje polisa D&O – i czego w niej nie ma?

Polisa D&O działa na trzech podstawowych modułach: Side A (ochrona osobista menedżera, gdy spółka nie może lub nie chce go indemnifikować), Side B (refundacja spółce kosztów indemnifikacji menedżera) i Side C (ochrona spółki jako emitenta w roszczeniach papierów wartościowych). W polskich warunkach najistotniejszy jest Side A – bo to właśnie on chroni majątek prywatny.

Standardowy zakres polisy D&O obejmuje koszty obrony prawnej, ugody zawarte za zgodą ubezpieczyciela oraz wyroki zasądzające odszkodowanie. Dobra polisa pokrywa również koszty postępowań regulacyjnych – przed KAS, Komisją Nadzoru Finansowego (KNF) czy organami ochrony konkurencji (UOKiK). Limit odpowiedzialności typowej polisy dla średniej polskiej spółki waha się między 5 a 20 milionów złotych, choć dla spółek giełdowych i grup kapitałowych bywa wielokrotnie wyższy.

Wyłączenia są jednak rozbudowane i warto znać je przed zakupem. Ubezpieczyciele standardowo wyłączają:

  • roszczenia wynikające z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa (po udowodnieniu winy)
  • szkody wyrządzone spółce przez jej własnych akcjonariuszy lub wspólników w ramach sporów korporacyjnych
  • kary administracyjne i sankcje o charakterze karnym (grzywny, przepadek)
  • roszczenia znane ubezpieczonemu przed zawarciem polisy (klauzula prior knowledge)
  • odpowiedzialność wynikającą z zanieczyszczenia środowiska i szkód ekologicznych

Szczególnie groźna jest klauzula prior knowledge. Jeśli zarząd wiedział o toczącym się postępowaniu lub grożącym roszczeniu w dniu zawarcia polisy – ubezpieczyciel może odmówić wypłaty. Dlatego przy każdym odnowieniu polisy D&O konieczna jest precyzyjna analiza stanu prawnego spółki. W kontekście programów motywacyjnych dla kadry zarządzającej warto też sprawdzić, jak polisa D&O koreluje z odpowiedzialnością wynikającą z ESOP w Polsce – strukturyzowanie programów motywacyjnych.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zakup polisy z klauzulą discovery period – przedłużonym okresem zgłaszania roszczeń po wygaśnięciu polisy. Standardowo wynosi on 12 miesięcy, ale w negocjacjach można uzyskać 36 miesięcy lub więcej. To istotne przy restrukturyzacji i pre-pack, gdzie roszczenia pojawiają się często kilka lat po zamknięciu postępowania.

Jak restrukturyzacja i upadłość wpływają na ochronę D&O?

Restrukturyzacja i upadłość to momenty, w których ryzyko odpowiedzialności zarządu gwałtownie rośnie. Jednocześnie to właśnie wtedy polisa D&O jest najczęściej testowana – i najczęściej ujawniają się jej słabości. Zarząd powinien zrozumieć mechanizm tej zależności przed wejściem w jakiekolwiek postępowanie.

Prawo restrukturyzacyjne przewiduje cztery ścieżki postępowania. Najszybsza – postępowanie o zatwierdzenie układu – może być wszczęta bez udziału sądu na etapie zbierania głosów. Zarząd zachowuje zarząd własny, ale odpowiada za prawidłowość dokumentacji i terminowość działań. Błąd formalny na tym etapie może skutkować odrzuceniem układu i koniecznością złożenia wniosku upadłościowego – a to uruchamia odpowiedzialność z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego.

W postępowaniu sanacyjnym zarząd jest odwoływany, a jego miejsce zajmuje zarządca. Polisa D&O powinna obejmować zarówno dotychczasowy zarząd (za decyzje sprzed sanacji), jak i zarządcę (za decyzje w toku postępowania). Wiele polis tego nie przewiduje – i tu pojawia się luka ochronna.

Pre-pack (przygotowana likwidacja) to instrument, który zyskał popularność po nowelizacji Prawa upadłościowego. Pozwala sprzedać przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część w ramach postępowania upadłościowego, z zachowaniem wartości ekonomicznej. Zarząd przygotowuje dokumentację przed złożeniem wniosku, co oznacza, że odpowiedzialność za rzetelność wyceny i kompletność ujawnień spoczywa na menedżerach. Polisa D&O powinna wprost obejmować roszczenia związane z przygotowaniem pre-pack – warto to sprawdzić w OWU.

Praktyczna wskazówka: w momencie wszczęcia postępowania restrukturyzacyjnego lub upadłościowego należy niezwłocznie powiadomić ubezpieczyciela D&O. Opóźnienie w notyfikacji może być podstawą do odmowy wypłaty. Termin zgłoszenia roszczenia lub okoliczności mogących do niego prowadzić wynosi zazwyczaj 30 dni – tyle samo co termin na złożenie wniosku upadłościowego.

Micro-case: spółka technologiczna z Mazowsza, jesień 2024 roku. Zarząd otworzył przyspieszone postępowanie układowe, nie informując ubezpieczyciela D&O przez 47 dni. Gdy wierzyciel złożył pozew przeciwko członkowi zarządu, ubezpieczyciel zakwestionował prawidłowość notyfikacji. Sprawa zakończyła się ugodą, ale koszty obsługi prawnej przez pierwsze trzy miesiące zarząd pokrył z własnej kieszeni.

Czy polisa D&O chroni zarząd spółki zagranicznej działającej w Polsce?

To pytanie zadaje sobie coraz więcej menedżerów – zwłaszcza w spółkach z kapitałem zagranicznym, gdzie zarząd jest mianowany przez zagraniczną spółkę-matkę, a polisa D&O wykupiona jest za granicą. Odpowiedź jest niejednoznaczna i wymaga analizy trzech warstw: prawa właściwego dla polisy, zakresu terytorialnego ochrony oraz zgodności z polskim prawem procesowym.

Zagraniczna polisa D&O może w zasadzie obejmować roszczenia polskie – jeśli zakres terytorialny jest zdefiniowany jako „worldwide" lub wprost wymienia Polskę. Problem pojawia się jednak na poziomie proceduralnym. Roszczenie z art. 299 § 1 k.s.h. jest roszczeniem polskiego wierzyciela, rozpatrywanym przez polski sąd, według polskiego prawa materialnego. Ubezpieczyciel zagraniczny musi być gotowy na prowadzenie obrony w polskim postępowaniu cywilnym – z polskim pełnomocnikiem, w języku polskim, według k.p.c.

Dodatkowe ryzyko pojawia się, gdy spółka-matka jest z jurysdykcji spoza UE. Automatyczne uznanie wyroku polskiego sądu w kraju siedziby ubezpieczyciela nie jest oczywiste. Rozporządzenie Bruksela I bis (nr 1215/2012) zapewnia automatyczne uznanie wyroków w ramach UE – ale nie dotyczy np. spółek z siedzibą w Wielkiej Brytanii po Brexicie czy w Stanach Zjednoczonych.

Micro-case: skandynawski fundusz private equity, wiosna 2025 roku. Jego polska spółka portfelowa weszła w restrukturyzację. Polisa D&O była wykupiona w Szwecji, z klauzulą „European coverage". Polska spółka zależna nie była wymieniona z nazwy w polisie. Ubezpieczyciel odmówił pokrycia kosztów obrony w polskim postępowaniu, powołując się na brak jurysdykcji terytorialnej. Zarząd musiał sfinansować obronę samodzielnie – łączny koszt obsługi prawnej przez rok wyniósł ponad 300 tysięcy złotych.

Rekomendacja jest jednoznaczna: spółki z zagranicznym akcjonariuszem powinny zawierać lokalną polisę D&O w Polsce lub uzyskać od zagranicznego ubezpieczyciela pisemne potwierdzenie, że polisa obejmuje roszczenia polskie, prowadzone przed polskimi sądami, z polskim pełnomocnikiem finansowanym przez ubezpieczyciela. Bez takiego potwierdzenia ochrona jest iluzoryczna.

Checklist: jak przygotować się do zakupu lub odnowienia polisy D&O?

Zakup polisy D&O to proces, który wymaga przygotowania po stronie spółki. Ubezpieczyciel ocenia ryzyko na podstawie dokumentacji finansowej, struktury korporacyjnej i historii roszczeń. Im lepsza jakość dokumentacji, tym korzystniejsze warunki polisy. Poniżej przedstawiamy pięć kroków, które każdy zarząd powinien wykonać przed złożeniem wniosku ubezpieczeniowego.

  • Audyt ekspozycji prawnej: przegląd toczących się postępowań, zaległości podatkowych wobec KAS, zaległości wobec ZUS oraz roszczeń pracowniczych – wszystko, co może stanowić podstawę roszczenia D&O
  • Aktualizacja dokumentacji korporacyjnej: upewnienie się, że uchwały zarządu są właściwie protokołowane, a decyzje inwestycyjne mają udokumentowane podstawy (raporty, opinie, analizy)
  • Weryfikacja OWU pod kątem wyłączeń: szczegółowe sprawdzenie klauzul wyłączających, w tym prior knowledge, pollution exclusion oraz exclusion for wilful misconduct
  • Ustalenie adekwatnego limitu odpowiedzialności: limit powinien odpowiadać skali zobowiązań spółki, a nie być wybrany arbitralnie – dla spółki z obrotami 50 milionów złotych limit 2 milionów złotych jest niewystarczający
  • Negocjacja discovery period: uzyskanie co najmniej 24-miesięcznego okresu na zgłaszanie roszczeń po wygaśnięciu polisy – szczególnie istotne przy planowanej zmianie zarządu lub transakcji M&A

Warto też sprawdzić, jak polisa D&O współgra z innymi ubezpieczeniami korporacyjnymi – w szczególności z ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej spółki (CGL) i ubezpieczeniem crime (od nadużyć pracowniczych). Nakładanie się zakresów ochrony może prowadzić do sporów między ubezpieczycielami o to, który z nich pokrywa dane roszczenie. W praktyce – zarząd jest wtedy przez kilka miesięcy bez efektywnej ochrony, bo ubezpieczyciele spierają się między sobą.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, czy obecna polisa D&O rzeczywiście chroni przed ryzykami charakterystycznymi dla polskiego rynku. Opóźnienie tej analizy może okazać się nieodwracalne – roszczenie złożone przed zakupem adekwatnej polisy nie zostanie pokryte przez żadnego ubezpieczyciela.

Jeśli Państwa spółka rozważa zakup lub odnowienie polisy D&O i chce zweryfikować zakres ochrony w kontekście art. 299 k.s.h., art. 116 Ordynacji podatkowej oraz przepisów Prawa upadłościowego – przeprowadzimy przegląd OWU, ocenimy luki ochronne i przygotujemy rekomendacje negocjacyjne: info@kordeckipartners.com.

Jakie błędy popełniają polskie zarządy przy polisach D&O?

Doświadczenie w obsłudze postępowań restrukturyzacyjnych i upadłościowych ujawnia powtarzające się wzorce błędów. Nie są one wynikiem złej woli – wynikają z braku wiedzy o tym, jak polisa D&O działa w praktyce, a nie w teorii. Poniżej najczęstsze z nich.

Błąd pierwszy: zakup polisy bez analizy OWU. Zarząd podpisuje wniosek ubezpieczeniowy na podstawie prezentacji brokera, nie czytając ogólnych warunków ubezpieczenia. Wyłączenia, limity podlimitów i klauzule jurysdykcyjne pozostają nieznane do momentu, gdy roszczenie jest już faktem.

Błąd drugi: niedostosowanie limitu do skali zobowiązań. Spółka z 200 pracownikami i 80 milionami złotych obrotów kupuje polisę z limitem 3 milionów złotych, bo „tak jest w branży". Tymczasem roszczenia z art. 299 k.s.h. mogą dotyczyć całości zobowiązań spółki – bez górnego pułapu.

Błąd trzeci: brak notyfikacji ubezpieczyciela przy pierwszych sygnałach kryzysu. Zarząd czeka z powiadomieniem ubezpieczyciela do momentu, gdy roszczenie jest formalne. Tymczasem większość polis wymaga notyfikacji okoliczności mogących prowadzić do roszczenia – nie samego roszczenia. Termin jest zazwyczaj krótki: 30 do 60 dni od powzięcia wiedzy.

Błąd czwarty: założenie, że polisa grupowa spółki-matki chroni zarząd polskiej spółki zależnej. Ten błąd omówiłem szerzej w sekcji poświęconej cross-border. Warto podkreślić, że nawet jeśli polisa grupowa nominalnie obejmuje polskie podmioty, brak lokalnego addendum może uniemożliwić skuteczne dochodzenie wypłaty.

Błąd piąty: nieaktualizowanie polisy po zmianach w zarządzie lub strukturze spółki. Nowy członek zarządu powinien być zgłoszony do ubezpieczyciela niezwłocznie po powołaniu. Jeśli tego nie zrobi – może okazać się, że w chwili roszczenia nie jest objęty ochroną. Dotyczy to też prokurentów i członków rady nadzorczej, którzy często są pomijani przy zgłoszeniu.

Czas działa przeciwko zarządowi – i ta zasada obowiązuje nie tylko w prawie upadłościowym, ale też w ubezpieczeniach D&O. Każdy dzień zwłoki z notyfikacją, każda niezaktualizowana polisa, każde niedopasowane OWU to potencjalna luka, przez którą odpowiedzialność osobista wróci do menedżera.

Konkretna analiza Państwa polisy D&O – w kontekście struktury korporacyjnej, historii roszczeń i planowanych działań restrukturyzacyjnych – to inwestycja, której nie warto odkładać. Nieodwracalna utrata ochrony następuje w chwili złożenia roszczenia, nie w chwili jego wykrycia.

Jeśli Państwa spółka jest w trakcie restrukturyzacji, planuje pre-pack lub zmienia skład zarządu – zweryfikujemy aktualną polisę D&O, identyfikując luki ochronne i przygotowując rekomendacje przed kolejnym odnowieniem: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polisa D&O chroni zarząd przed odpowiedzialnością z artykułu 299 Kodeksu spółek handlowych?

O: Tak – polisa D&O jest jednym z głównych instrumentów ochrony przed roszczeniami z artykułu 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych. Pokrywa koszty obrony prawnej i ewentualnego odszkodowania lub ugody. Ochrona nie działa automatycznie – konieczna jest terminowa notyfikacja ubezpieczyciela i brak wyłączeń umownych dotyczących konkretnego roszczenia. Warto sprawdzić, czy polisa zawiera klauzulę Side A, która chroni majątek prywatny menedżera nawet wtedy, gdy spółka nie może go indemnifikować.

P: Ile kosztuje polisa D&O dla polskiej spółki z o.o.?

O: Koszt polisy D&O zależy od kilku czynników: wielkości spółki (obroty, suma bilansowa), branży, historii roszczeń, struktury korporacyjnej i wybranego limitu odpowiedzialności. Dla małej spółki z obrotami do 10 milionów złotych roczna składka może wynosić od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Dla spółek z obrotami powyżej 100 milionów złotych lub działających w sektorach wysokiego ryzyka (budownictwo, finanse, farmacja) składka może przekraczać 100 tysięcy złotych rocznie. Kluczowe jest dopasowanie limitu odpowiedzialności do realnej skali zobowiązań – nie do średniej rynkowej.

P: Czy powszechnym błędem jest przekonanie, że polisa D&O nie jest potrzebna w małej spółce?

O: To jedno z najczęstszych nieporozumień. Odpowiedzialność z artykułu 299 Kodeksu spółek handlowych i artykułu 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej dotyczy każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – niezależnie od jej wielkości. W małych spółkach ryzyko jest często wyższe, bo zarząd nie ma dostępu do rozbudowanych działów prawnych i finansowych, które mogłyby wcześniej zidentyfikować zagrożenia. Polisa D&O dla małej spółki jest tańsza niż dla dużej – i proporcjonalnie bardziej wartościowa.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, upadłości i ochrony zarządu przed odpowiedzialnością osobistą. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.