Firma handlowa z Mazowsza przez trzy lata generowała straty. Zarząd zwlekał z wnioskiem o upadłość. Kiedy wierzyciel skierował powództwo przeciwko członkom zarządu na podstawie art. 299 § 1 k.s.h., okazało się, że polisa D&O wygasła dwa miesiące wcześniej. Odpowiedzialność osobista – i to solidarna – dotknęła wszystkich trzech członków zarządu. Każdy z nich odpowiadał majątkiem prywatnym.

Ubezpieczenie D&O (Directors & Officers Liability Insurance) chroni członków zarządu, rady nadzorczej i prokurentów przed osobistą odpowiedzialnością majątkową za decyzje podjęte w toku pełnienia funkcji. W polskim porządku prawnym podstawą tej odpowiedzialności jest art. 299 § 1 k.s.h. oraz art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Polisa nie likwiduje ryzyka prawnego – ogranicza jednak jego finansowe skutki, które mogą sięgać dziesiątek milionów złotych.

Ten przewodnik wyjaśnia, czym jest polisa D&O, kiedy i dlaczego zarząd powinien z niej skorzystać, jakie pułapki czyhają przy zakupie ochrony oraz jak ubezpieczenie wpisuje się w szerszą strategię zarządzania ryzykiem – w tym w kontekście restrukturyzacji i postępowań upadłościowych.

Na czym polega odpowiedzialność osobista polskiego zarządu?

Zanim zarząd zdecyduje o zakupie polisy D&O, musi zrozumieć, przed czym się ubezpiecza. Odpowiedzialność osobista członków zarządu sp. z o.o. wynika przede wszystkim z art. 299 § 1 k.s.h. Jeżeli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą sięgnąć do majątku prywatnego zarządu – solidarnie. Termin na zgłoszenie wniosku o upadłość wynosi 30 dni od dnia zaistnienia stanu niewypłacalności (art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego). Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do skorzystania z ustawowej obrony.

Równolegle działa art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zaległości podatkowe spółki, jeśli egzekucja z jej majątku okaże się bezskuteczna. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – urząd skarbowy może wystawić decyzję o odpowiedzialności osobistej nawet kilka lat po zakończeniu kadencji danego członka zarządu.

Odpowiedzialność nie ogranicza się wyłącznie do sytuacji upadłościowych. Zarząd odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem albo postanowieniami umowy spółki (art. 293 § 1 k.s.h.). Chodzi o błędne decyzje inwestycyjne, zawarcie niekorzystnej umowy, zaniechanie windykacji należności. KRS, KAS i wierzyciele prywatni – każdy z tych podmiotów dysponuje odrębnymi instrumentami egzekucji.

Ustawowe obrony z art. 299 § 2 k.s.h. – terminowe złożenie wniosku o upadłość, otwarcie restrukturyzacji lub brak szkody po stronie wierzyciela – są możliwe do zastosowania, ale wymagają precyzyjnej dokumentacji i szybkiego działania. Bez dobrego doradcy prawnego i bez polisy D&O zarząd w sytuacji kryzysowej staje przed realnym ryzykiem utraty majątku osobistego.

Co obejmuje polisa D&O i czego w niej szukać?

Polisa D&O to ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej osób pełniących funkcje kierownicze. Obejmuje koszty obrony prawnej, odszkodowania zasądzone wyrokiem sądowym lub ugodą oraz koszty postępowań regulacyjnych. Standardowy limit odpowiedzialności na rynku polskim wynosi od 1 mln PLN do kilkudziesięciu milionów PLN – w zależności od wielkości spółki i branży. Dobór limitu powinien uwzględniać skalę zobowiązań spółki i potencjalny zasięg roszczeń wierzycieli.

Polisy D&O działają w modelu claims made – ubezpieczyciel odpowiada za roszczenia zgłoszone w trakcie obowiązywania umowy, niezależnie od daty zdarzenia powodującego szkodę. To istotna różnica w stosunku do polis majątkowych. Jeśli polisa wygaśnie, a roszczenie zostanie zgłoszone po jej wygaśnięciu, ochrona nie zadziała – nawet jeśli błąd zarządu nastąpił w czasie obowiązywania umowy.

Na co zwracać uwagę przy analizie OWU:

  • zakres podmiotowy – czy polisa obejmuje byłych członków zarządu i prokurentów;
  • wyłączenia – typowe wyłączenia obejmują działanie umyślne, korzyści osobiste i naruszenia prawa karnego;
  • klauzula rozszerzenia okresu zgłaszania roszczeń (extended reporting period) – pozwala na zgłoszenie roszczeń po wygaśnięciu polisy;
  • ochrona w postępowaniach przed KAS i organami regulacyjnymi;
  • pokrycie kosztów obrony w sprawach karno-skarbowych.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zakup polisy z klauzulą rozszerzenia okresu zgłaszania roszczeń o co najmniej 24 miesiące. Roszczenia wobec byłych członków zarządu pojawiają się często długo po zakończeniu kadencji.

Kiedy D&O nie wystarczy – restrukturyzacja i upadłość jako kontekst polisy?

Polisa D&O i restrukturyzacja to dwa niezależne, ale wzajemnie uzupełniające się instrumenty ochrony zarządu. Prawo restrukturyzacyjne przewiduje cztery ścieżki postępowania – od postępowania o zatwierdzenie układu po postępowanie sanacyjne (art. 2 Prawa restrukturyzacyjnego). Każda z nich chroni dłużnika przed egzekucją i daje czas na oddłużenie. Zarząd, który otworzy restrukturyzację w odpowiednim momencie, może skorzystać z obrony przed odpowiedzialnością z art. 299 § 2 k.s.h.

W praktyce – wiele spółek sięga po restrukturyzację za późno. Spółka technologiczna z Dolnego Śląska wszczęła postępowanie sanacyjne wiosną 2024 r., gdy zobowiązania przeterminowane przekroczyły aktywa obrotowe o ponad 40%. Zarząd złożył wniosek w 28. dniu od daty wymagalności największego długu. Polisa D&O pokryła koszty obsługi prawnej w toku postępowania – łącznie ponad 180 tys. PLN.

Warto rozważyć pre-pack – przygotowaną likwidację z przeniesieniem przedsiębiorstwa na nabywcę przed formalnym ogłoszeniem upadłości. Procedura pozwala zachować wartość operacyjną biznesu i ogranicza straty wierzycieli. Zarząd korzystający z pre-pack musi jednak działać transparentnie i dokumentować każdą decyzję – to właśnie na etapie pre-pack polisa D&O może stać się niezbędna przy potencjalnych roszczeniach ze strony wierzycieli pominiętych w układzie.

Polisa nie zastępuje terminowego złożenia wniosku o upadłość. Jeżeli zarząd przekroczy 30-dniowy termin z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego, ubezpieczyciel może podnieść zarzut działania wbrew przepisom prawa. Większość polis zawiera wyłączenie ochrony w przypadku umyślnego naruszenia prawa – a spóźniony wniosek o upadłość bywa kwalifikowany właśnie w ten sposób.

Jak polisa D&O działa w sporach sądowych i postępowaniach regulacyjnych?

Roszczenia wobec zarządu trafiają do sądów powszechnych, KAS, organów prokuratorskich i – w przypadku spółek giełdowych – do KNF. Każde z tych postępowań generuje koszty obrony, które bez polisy D&O zarząd ponosi z własnej kieszeni. Koszty obsługi prawnej w wielomiesięcznym postępowaniu karno-skarbowym potrafią przekroczyć 300 tys. PLN. Polisa D&O pokrywa te koszty – pod warunkiem, że roszczenie zostało zgłoszone ubezpieczycielowi w terminie przewidzianym w OWU.

Szczególnie istotna jest ochrona w postępowaniach dotyczących zamówień publicznych. Zarząd spółki startującej w przetargu odpowiada za prawidłowość złożonych oświadczeń. Odwołania do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej) generują koszty, które mogą być pokryte z polisy D&O – więcej o procedurze i terminach odwołań do KIO przeczytają Państwo w osobnym opracowaniu kancelarii.

W sprawach karnych gospodarczych rola polisy jest ograniczona, ale realna. Ubezpieczyciel pokryje koszty obrony do momentu wydania prawomocnego wyroku skazującego. Jeśli wyrok uniewinniający zostanie wydany, całość kosztów obrony powinna zostać zwrócona z polisy. Szerzej o strategii obrony w sprawach white-collar piszemy w dedykowanym przewodniku dla polskich menedżerów.

Producent z Wielkopolski stanął jesienią 2023 r. przed zarzutem działania na szkodę spółki – roszczenie zgłosił mniejszościowy wspólnik. Postępowanie trwało 14 miesięcy. Polisa D&O pokryła koszty obrony i koszty biegłego, łącznie ponad 220 tys. PLN. Zarząd nie musiał angażować środków prywatnych.

Jakie są typowe pułapki przy zakupie polisy D&O?

Zakup polisy D&O to nie formalność. Rynek ubezpieczeniowy oferuje produkty o bardzo zróżnicowanym zakresie. Pierwsza pułapka to niski limit odpowiedzialności – polisa na 1 mln PLN nie wystarczy, jeśli spółka ma zobowiązania rzędu 20 mln PLN. Limit powinien odpowiadać co najmniej 10–15% sumy bilansowej lub wartości największego kontraktu.

Druga pułapka to wyłączenia redakcyjne. Standardowe OWU wyłączają ochronę przy roszczeniach między ubezpieczonymi (insured vs. insured exclusion). Oznacza to, że roszczenie spółki wobec jej własnego zarządu może nie być pokryte. W praktyce – roszczenia regresowe spółki wobec zarządu są jednym z najczęstszych scenariuszy szkodowych.

Co sprawdzić przed podpisaniem polisy D&O:

  • czy polisa obejmuje roszczenia spółki wobec zarządu (wyłączenie insured vs. insured);
  • czy limit jest adekwatny do skali działalności – co najmniej 10% sumy bilansowej;
  • czy klauzula extended reporting period wynosi co najmniej 24 miesiące;
  • czy ochrona obejmuje postępowania przed KAS i organami regulacyjnymi;
  • czy polisa nie zawiera klauzuli retroaktywności ograniczającej ochronę do zdarzeń po dacie zawarcia umowy.

Trzecia pułapka to brak koordynacji z prawnikiem. Ubezpieczyciel i prawnik zarządu muszą działać wspólnie od pierwszego dnia roszczenia. Opóźnienie w zgłoszeniu roszczenia do ubezpieczyciela – nawet o kilka tygodni – może skutkować odmową wypłaty odszkodowania. Termin zgłoszenia roszczenia w OWU wynosi typowo 7–14 dni od daty powzięcia informacji o roszczeniu.

Lista kontrolna dla zarządu – co przygotować przed zakupem polisy D&O?

Zakup polisy D&O powinien być poprzedzony audytem ryzyka zarządu. Obejmuje on analizę zakresu odpowiedzialności, historii roszczeń i struktury decyzyjnej spółki. Bez tego kroku trudno dobrać właściwy limit i zakres ochrony. Poniżej lista elementów, które zarząd powinien przygotować przed negocjacjami z ubezpieczycielem.

Checklist – dokumenty i dane niezbędne przy zakupie polisy D&O:

  • sprawozdanie finansowe za ostatnie 2 lata – bilans, rachunek zysków i strat;
  • lista członków zarządu, rady nadzorczej i prokurentów z datami powołania;
  • wykaz toczących się postępowań sądowych i administracyjnych;
  • umowa spółki – zakres kompetencji zarządu i wymagane zgody wspólników;
  • historia roszczeń wobec zarządu za ostatnie 5 lat.

Dla spółek działających transgranicznie – inwestorów z Niemiec, Ukrainy czy innych jurysdykcji – polisa D&O powinna obejmować roszczenia zgłaszane według prawa obcego. Standardowe polisy polskie często ograniczają ochronę do roszczeń przed sądami polskimi. Dla zarządu spółki z udziałem zagranicznym to istotna luka.

Spółki objęte wymogami CSRD lub DORA powinny sprawdzić, czy polisa D&O obejmuje roszczenia wynikające z naruszeń regulacji ESG i ICT. Od 17 stycznia 2025 r. podmioty finansowe objęte DORA odpowiadają za zarządzanie ryzykiem ICT – a odpowiedzialność za naruszenia może spaść na zarząd. Compliance to nie tylko dokument – to realne ryzyko dla majątku osobistego.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej analizy zakresu ryzyka i adekwatności aktualnej ochrony ubezpieczeniowej. Brak właściwej polisy w momencie wszczęcia postępowania jest nieodwracalny – ubezpieczyciel nie obejmie ochroną zdarzeń sprzed daty zawarcia umowy (z wyjątkiem klauzul retroaktywnych).

Jeśli Państwa spółka prowadzi działalność w warunkach podwyższonego ryzyka – zobowiązania przekraczają 5 mln PLN, trwają postępowania regulacyjne lub planowana jest restrukturyzacja – przeprowadzimy audyt ryzyka zarządu i doradzimy przy wyborze właściwego zakresu polisy D&O: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy polisa D&O chroni zarząd przed odpowiedzialnością podatkową z artykułu 116 Ordynacji podatkowej?

O: Tak – większość polis D&O obejmuje koszty obrony w postępowaniach prowadzonych przez Krajową Administrację Skarbową, w tym postępowaniach dotyczących odpowiedzialności zarządu za zaległości podatkowe spółki. Jednak sama polisa nie zwalnia zarządu z obowiązku zapłaty zaległości – pokrywa wyłącznie koszty obrony prawnej i ewentualne odszkodowania zasądzone w postępowaniu cywilnym. Decyzja o odpowiedzialności podatkowej wydawana przez KAS jest odrębnym instrumentem administracyjnym. Warto upewnić się, że OWU nie zawiera wyłączenia dla roszczeń organów podatkowych.

P: Ile kosztuje polisa D&O dla średniej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

O: Składka roczna dla spółki o przychodach rzędu 20–50 mln PLN z limitem odpowiedzialności 5 mln PLN wynosi typowo od 8 tys. PLN do 25 tys. PLN. Na wysokość składki wpływają: branża, historia roszczeń, struktura zarządu i zakres ochrony. Spółki z branż regulowanych – finansowej, budowlanej, farmaceutycznej – płacą więcej. Koszt polisy jest wielokrotnie niższy niż potencjalna odpowiedzialność osobista zarządu, która może sięgać pełnej wartości zobowiązań spółki.

P: Czy zarząd może sam zawrzeć polisę D&O bez zgody wspólników?

O: To powszechne nieporozumienie. Zawarcie polisy D&O przez zarząd we własnym imieniu – na koszt spółki – wymaga analizy umowy spółki i przepisów artykułu 210 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych. W umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Zawarcie polisy bez właściwej reprezentacji może skutkować nieważnością umowy ubezpieczenia. W praktyce – polisę D&O powinna zawrzeć spółka działająca przez właściwy organ, a nie sam zarząd.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – w szczególności gdy toczą się postępowania sądowe lub planowana jest zmiana w składzie zarządu – wymaga natychmiastowej weryfikacji zakresu posiadanej ochrony. Luka w ochronie ujawniona po wszczęciu roszczenia jest nieodwracalna.

Jeśli Państwa zarząd nie posiada aktualnej polisy D&O lub zakres ochrony budzi wątpliwości – doradzimy przy audycie ryzyka, weryfikacji OWU i negocjacjach z ubezpieczycielem: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i zarządzania ryzykiem zarządu. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Marcin Stolarz specjalizuje się w restrukturyzacji, prawie upadłościowym i obronie w sprawach karnych gospodarczych.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.