Firma technologiczna z Mazowsza odkryła w trakcie przeglądu podatkowego, że jej transakcje z podmiotem powiązanym na Ukrainie nie były objęte żadną uproszczoną procedurą. Dokumentacja cen transferowych była niekompletna. Kontrola KAS zbliżała się nieuchronnie.

Przepisy o cenach transferowych w Polsce przewidują mechanizm safe harbour, który zwalnia podatnika z obowiązku sporządzania analizy porównawczej i chroni przed kwestionowaniem ceny przez organy podatkowe. Uproszczenie dotyczy wybranych transakcji finansowych i usługowych. Warunki skorzystania z ochrony są ścisłe – ich niespełnienie oznacza pełną ekspozycję na ryzyko doszacowania dochodu przez KAS.

Poniżej przedstawiamy anonimizowane studium przypadku. Omawiamy tło sprawy, przyjętą strategię, przebieg procesu i wnioski, które można zastosować w każdej polskiej grupie kapitałowej.

Jakie było tło sprawy i gdzie leżało ryzyko?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą na Mazowszu świadczyła usługi IT dla spółki siostrzanej z grupy. Transakcja przekraczała próg dokumentacyjny. Wynosiła ponad 2 mln PLN rocznie. Spółka nie stosowała żadnego mechanizmu ochronnego.

Przepisy ustawy o CIT przewidują safe harbour dla usług o niskiej wartości dodanej. Warunki są trzy. Po pierwsze, marża na usługach nie może przekraczać 5% kosztów (przy zakupie) lub być niższa niż 5% kosztów (przy sprzedaży). Po drugie, usługi muszą mieścić się w katalogu ustawowym. Po trzecie, podatnik musi prowadzić uproszczoną dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków. Spółka spełniała warunki materialne – ale nie prowadziła dokumentacji.

Brak formalnej dokumentacji to pułapka, w którą wpada wiele firm. W praktyce – wiele podmiotów zakłada, że sam fakt stosowania rynkowej marży wystarczy. KAS myśli inaczej. Organ podatkowy może zakwestionować transakcję nawet wtedy, gdy cena jest rynkowa, jeśli podatnik nie udowodnił spełnienia wymogów formalnych safe harbour.

Dodatkowym czynnikiem ryzyka była transakcja z podmiotem z Ukrainy. Ukraina nie figuruje na liście krajów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową. Niemniej dokumentacja dla transakcji z podmiotem zagranicznym podlega podwyższonym wymogom weryfikacyjnym ze strony KAS i Ministerstwa Finansów.

Jaka strategia pozwoliła uniknąć doszacowania?

Doradca podatkowy z Warszawy przeprowadził audyt transakcji w ciągu 14 dni. Zidentyfikowano trzy obszary wymagające natychmiastowej korekty: brak opisu funkcji i ryzyk, brak kalkulacji kosztów bazy oraz brak oświadczenia zarządu potwierdzającego stosowanie safe harbour.

Strategia opierała się na dwóch filarach. Pierwszy – uzupełnienie dokumentacji za lata objęte potencjalną kontrolą, czyli za trzy poprzednie lata podatkowe. Drugi – wdrożenie procedury wewnętrznej na przyszłość, zapewniającej automatyczne generowanie dokumentacji safe harbour przy każdej transakcji usługowej z podmiotem powiązanym.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie dokumentacji z wyprzedzeniem, a nie reaktywnie – po wszczęciu kontroli. KAS ma 5 lat na weryfikację rozliczeń. Podatnik, który uzupełnia dokumentację już po wszczęciu postępowania, traci część ochrony procesowej.

Równolegle zbadano możliwość skorzystania z uproszczonej procedury porozumienia cenowego (APA) dla przyszłych transakcji. APA daje pewność prawną na 3–5 lat. Dla transakcji przekraczających 5 mln PLN rocznie to rozwiązanie warte rozważenia. W tym przypadku skala transakcji nie uzasadniała kosztów i czasu procedury APA – zdecydowano się na safe harbour.

Co przyniosła realizacja i jakie wnioski warto zapamiętać?

Dokumentacja safe harbour została uzupełniona przed wszczęciem kontroli. KAS przeprowadziła czynności sprawdzające wiosną. Organ nie zakwestionował transakcji. Spółka uniknęła doszacowania dochodu, które przy marży odbiegającej o 2 punkty procentowe od rynkowej mogło oznaczać dodatkowe zobowiązanie podatkowe rzędu kilkuset tysięcy złotych.

Firma wdrożyła też nową politykę cen transferowych obejmującą wszystkie transakcje z podmiotami powiązanymi – zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. Polityka uwzględnia wymogi KSeF w zakresie fakturowania transakcji wewnątrzgrupowych oraz integrację z systemem JPK_CIT. To istotne: od 2025 r. dane z JPK_CIT pozwalają KAS automatycznie identyfikować transakcje z podmiotami powiązanymi i porównywać je z danymi z dokumentacji cen transferowych.

Wnioski z tej sprawy są następujące:

  • Safe harbour nie działa automatycznie – wymaga aktywnej dokumentacji spełnienia warunków formalnych.
  • Marża 5% to warunek konieczny, ale niewystarczający – liczy się też katalog usług i baza kosztowa.
  • Audyt dokumentacji raz w roku, przed upływem terminu złożenia zeznania CIT, eliminuje większość ryzyk kontrolnych.
  • Integracja dokumentacji TP z danymi KSeF i JPK_CIT to standard, nie opcja.

Sprawy takie jak ta pokazują, że utracona ochrona safe harbour to realna strata – nie abstrakcyjne ryzyko. Dla spółki z grupy kapitałowej, która prowadzi kilka transakcji usługowych rocznie, łączna ekspozycja może sięgać kilku milionów złotych. To kwota, której nie warto ryzykować dla zaoszczędzenia kilku dni pracy dokumentacyjnej.

Warto też pamiętać o fundacji rodzinnej jako narzędziu optymalizacji struktury właścicielskiej w grupach kapitałowych. Fundacja rodzinna może być beneficjentem zysku ze spółek operacyjnych bez natychmiastowego opodatkowania – co wpływa na planowanie cen transferowych w kontekście wypłat dywidend. Podobnie IP Box, dostępny na podstawie art. 24d–24s ustawy o CIT, zmienia kalkulację opłacalności transakcji licencyjnych wewnątrz grupy. Doradca podatkowy z Warszawy powinien analizować te mechanizmy łącznie, a nie w izolacji.

Dla podmiotów zainteresowanych restrukturyzacją finansową grupy – warto zapoznać się z uproszczonym postępowaniem układowym jako najszybszą ścieżką w sytuacjach kryzysowych. Restrukturyzacja zadłużenia wewnątrzgrupowego ma bezpośrednie przełożenie na dokumentację cen transferowych pożyczek i poręczeń.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej oceny. Brak aktualnej dokumentacji safe harbour to ryzyko, które może stać się nieodwracalne po wszczęciu kontroli przez KAS – wtedy możliwości ochrony procesowej są znacznie ograniczone.

Jeśli Państwa spółka prowadzi transakcje z podmiotami powiązanymi przekraczające progi dokumentacyjne – przeprowadzimy audyt dokumentacji TP, ocenimy dostępność safe harbour i wdrożymy politykę cen transferowych dostosowaną do wymogów KSeF i JPK_CIT: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jakie transakcje obejmuje safe harbour w polskich cenach transferowych?

O: Polskie przepisy przewidują safe harbour dla dwóch kategorii transakcji. Pierwsza to usługi o niskiej wartości dodanej – z marżą w przedziale 5% kosztów. Druga to pożyczki i kredyty wewnątrzgrupowe – gdzie oprocentowanie musi mieścić się w przedziale ogłaszanym corocznie przez Ministerstwo Finansów. Dla pożyczek obowiązujący przedział na 2025 rok wynosi od 5,1% do 8,9% w skali roku dla PLN. Każda z kategorii ma odrębne wymogi formalne i dokumentacyjne.

P: Czy safe harbour zwalnia z obowiązku sporządzania dokumentacji cen transferowych?

O: To częste nieporozumienie. Safe harbour zwalnia z obowiązku przeprowadzenia analizy porównawczej (benchmarkingu) – nie zwalnia natomiast z obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunków uproszczenia. Podatnik musi udokumentować kalkulację kosztów bazy, zastosowaną marżę oraz zakres usług. Brak tej dokumentacji skutkuje utratą ochrony, nawet jeśli warunki materialne były faktycznie spełnione.

P: Ile czasu ma KAS na zakwestionowanie cen transferowych?

O: Organy podatkowe mają co do zasady 5 lat na weryfikację rozliczeń podatkowych, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla transakcji z podmiotami powiązanymi termin ten może ulec przedłużeniu w przypadku wszczęcia postępowania karnego skarbowego. Oznacza to, że dokumentacja cen transferowych powinna być przechowywana przez co najmniej 7 lat od zakończenia roku podatkowego, którego dotyczy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do doradztwa podatkowego w zakresie cen transferowych, KSeF, JPK_CIT i kontroli KAS. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.