Delegowanie pracowników do Polski – zaświadczenia A1

Firma budowlana z Nadrenii-Westfalii wysyła do Polski dziesięciu pracowników na sześciomiesięczny kontrakt. Wszystko wydaje się proste – aż do chwili, gdy Państwowa Inspekcja Pracy pojawia się na placu budowy pod Wrocławiem i pyta o zaświadczenia A1. Brak dokumentów oznacza natychmiastowe wstrzymanie prac, ryzyko podwójnego oskładkowania i kary finansowe w obu krajach.

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu systemowi zabezpieczenia społecznego podlega pracownik delegowany. Podstawę prawną stanowi Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz Rozporządzenie (WE) nr 987/2009 określające tryb jego stosowania. Zaświadczenie wydaje instytucja kraju macierzystego – w Polsce ZUS – i powinno być gotowe przed pierwszym dniem delegowania, nie po fakcie.

Poniższy przewodnik opisuje procedurę krok po kroku: od sprawdzenia warunków delegowania, przez złożenie wniosku, aż po obowiązki pracodawcy w Polsce. Omówimy trzy scenariusze biznesowe, typowe pułapki i odpowiedzi na pytania, które słyszymy najczęściej od klientów.

Czym jest zaświadczenie A1 i kto musi je uzyskać?

Zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, że pracownik – mimo pracy za granicą – pozostaje objęty systemem ubezpieczeń społecznych swojego kraju macierzystego. Wydaje je właściwa instytucja ubezpieczeniowa: w Polsce ZUS, w Niemczech Deutsche Rentenversicherung, w Ukrainie – odpowiedni organ w ramach dwustronnej umowy o zabezpieczeniu społecznym. Delegowanie w rozumieniu unijnego prawa koordynacyjnego trwa maksymalnie 24 miesiące.

Obowiązek posiadania A1 dotyczy każdego pracownika i osoby prowadzącej działalność, który wykonuje pracę w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii. Pracodawca delegujący do Polski powinien dysponować tym dokumentem od pierwszego dnia pracy pracownika na polskim terytorium. PIP ma prawo zażądać okazania A1 w każdej chwili – w praktyce wiele firm o tym zapomina i przedstawia dokumenty dopiero po kontroli.

Trzy sytuacje wymagające A1 to:

• delegowanie pracownika przez zagranicznego pracodawcę do polskiego oddziału lub do polskiego kontrahenta,
• praca w kilku krajach UE jednocześnie (tzw. praca wielopańswowa),
• prowadzenie działalności gospodarczej w więcej niż jednym państwie członkowskim.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku o A1 z co najmniej czterotygodniowym wyprzedzeniem. ZUS rozpatruje wnioski w terminie do 30 dni roboczych, a w sprawach pilnych – na wniosek – może wydać tymczasowe potwierdzenie. Brak A1 przy kontroli PIP lub ZUS naraża pracodawcę na podwójne składki: zarówno w kraju macierzystym, jak i w Polsce.

Jak przebiega procedura krok po kroku i ile to trwa?

Procedura uzyskania A1 składa się z czterech etapów. Każdy ma swój termin i wymaga konkretnych dokumentów. Pominięcie nawet jednego kroku wydłuża czas oczekiwania o kolejne tygodnie i może zablokować rozpoczęcie pracy.

Krok 1 – weryfikacja warunków delegowania (tydzień 1). Pracodawca musi spełniać tzw. test rzeczywistej działalności: prowadzić istotną część działalności w kraju wysyłającym. Instytucja ubezpieczeniowa sprawdza m.in. obroty, liczbę pracowników i czas prowadzenia działalności w kraju macierzystym. Firma zarejestrowana wyłącznie po to, by delegować pracowników do UE, nie spełni tego wymogu – A1 zostanie odmówione.

Krok 2 – zebranie dokumentów (tydzień 1–2). Standardowy komplet to: umowa o pracę lub aneks delegacyjny, dowód opłacania składek w kraju macierzystym przez ostatnie 3 miesiące, zaświadczenie o prowadzeniu działalności oraz dane pracownika. W przypadku pracowników spoza UE delegowanych przez firmę unijną wymagane jest dodatkowo zezwolenie na pracę – tu stosuje się przepisy krajowe, w tym polskie regulacje prawa pracy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców.

Krok 3 – złożenie wniosku w instytucji kraju macierzystego (tydzień 2–3). W Polsce formularz US-54 składa się do właściwego oddziału ZUS. Za granicą – do odpowiednika ZUS. Wniosek można złożyć elektronicznie lub papierowo. ZUS wydaje decyzję w ciągu 30 dni roboczych.

Krok 4 – przechowywanie A1 w miejscu pracy (przed pierwszym dniem delegowania). Pracownik powinien mieć A1 przy sobie lub pracodawca powinien zapewnić jego dostępność w miejscu wykonywania pracy. Dokument jest ważny przez okres wskazany w treści, nie dłużej niż 24 miesiące.

Micro-case: Spółka IT z Krakowa delegowała w marcu 2025 roku trzech programistów do swojego klienta w Pradze. Złożyła wnioski A1 z tygodniowym wyprzedzeniem. ZUS wydał dokumenty w standardowym terminie, ale dopiero po upływie 22 dni roboczych – pracownicy przez pierwsze trzy tygodnie pracowali bez ważnego A1. Czeska inspekcja pracy odnotowała naruszenie i wszczęła postępowanie wyjaśniające.

Pracodawca wysyłający pracowników do Polski z kolei powinien pamiętać, że PIP może żądać dokumentów w języku polskim lub przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego. Warto przygotować tłumaczenia z wyprzedzeniem – koszt tłumaczenia jednego dokumentu to zazwyczaj 80–150 PLN za stronę.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy delegowanie obejmuje pracowników spoza UE lub dotyczy kilku krajów jednocześnie – wymaga indywidualnej oceny prawnej. Błąd w klasyfikacji systemu ubezpieczeń może prowadzić do nieodwracalnych skutków finansowych: zaległych składek z odsetkami za cały okres delegowania.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników do lub z Polski i nie ma pewności co do prawidłowości posiadanych A1 – przeprowadzimy audyt dokumentacji, zidentyfikujemy luki i przygotujemy kompletne wnioski: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe – producent, branża IT i inwestor zagraniczny

Delegowanie wygląda inaczej w zależności od branży i struktury zatrudnienia. Poniżej trzy scenariusze, które obrazują typowe warianty i ryzyka.

Scenariusz 1 – producent z Niemiec. Firma produkcyjna z Bawarii wysyła serwisantów maszyn do polskich zakładów klienta na okresy 2–6 tygodni, kilka razy w roku. Łączny czas pracy w Polsce nie przekracza 24 miesięcy. Prawidłowe rozwiązanie: A1 wydane przez Deutsche Rentenversicherung, z adnotacją o krótkoterminowym delegowaniu. Pułapka: jeśli łączny czas delegowania przekroczy 24 miesiące bez złożenia wniosku o przedłużenie lub wyjątek na podstawie art. 16 Rozporządzenia 883/2004, pracownik automatycznie przechodzi pod polski system ubezpieczeń – ze wszystkimi konsekwencjami finansowymi dla obu stron.

Scenariusz 2 – spółka IT z pracownikami wielopańswowymi. Programista mieszkający w Polsce pracuje zdalnie dla duńskiej spółki, a jednocześnie 20% czasu spędza na spotkaniach klientów w Danii i Szwecji. Stosuje się tu przepisy o pracy wielopańswowej. Właściwe ustawodawstwo zależy od tego, czy „znaczna część" pracy (co najmniej 25%) jest wykonywana w kraju zamieszkania. Jeśli tak – właściwy jest ZUS. Jeśli nie – instytucja kraju siedziby pracodawcy. Błędna ocena oznacza podwójne składki przez kilka lat.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny otwierający oddział w Polsce. Ukraińska spółka technologiczna otwiera w Warszawie oddział i chce delegować pięciu specjalistów z Kijowa na 12 miesięcy. Ukraina nie jest członkiem UE, więc Rozporządzenie 883/2004 nie ma zastosowania. Właściwa podstawa to dwustronna umowa o zabezpieczeniu społecznym między Polską a Ukrainą. Pracownicy muszą uzyskać odpowiedni dokument poświadczający podleganie ukraińskiemu systemowi. Dodatkowo wymagane są zezwolenia na pracę zgodnie z polskimi przepisami – w tym przypadku zezwolenie typu A lub zezwolenie jednolite. Dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów warto rozważyć Blue Card Polska, jeśli wynagrodzenie przekracza próg 150% średniej krajowej.

Micro-case: Firma logistyczna z Łodzi zatrudniła w lecie 2024 roku ośmiu kierowców z Białorusi przez agencję pracy z Litwy. Agencja zapewniała, że pracownicy mają A1 wydane przez litewski Sodra. Po kontroli ZUS okazało się, że dokumenty dotyczyły innego okresu. Spółka z Łodzi – jako podmiot przyjmujący – poniosła odpowiedzialność solidarną za zaległe składki w kwocie przekraczającej 90 000 PLN.

Jakie są obowiązki pracodawcy przyjmującego pracowników w Polsce?

Delegowanie pracowników do Polski nakłada obowiązki nie tylko na pracodawcę wysyłającego, ale również na podmiot przyjmujący. Wynikają one z ustawy z 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz z przepisów Kodeksu pracy.

Pracodawca przyjmujący lub zamawiający usługę w Polsce odpowiada solidarnie za wynagrodzenie pracowników delegowanych, jeśli pracodawca zagraniczny go nie wypłaci. Odpowiedzialność solidarna obejmuje wynagrodzenie minimalne obowiązujące w Polsce – w 2026 roku wynosi ono 4 666 PLN brutto miesięcznie. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący i nie można go wyłączyć umową.

Do obowiązków podmiotu przyjmującego należy:

• weryfikacja, czy pracownik posiada ważne A1 lub inny dokument poświadczający właściwe ustawodawstwo,
• sprawdzenie, czy pracodawca zagraniczny zgłosił delegowanie do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP),
• zapewnienie warunków zatrudnienia nie gorszych niż wynikające z polskich przepisów – w tym minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy i BHP,
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej dostępnej w miejscu pracy.

Pracodawca zagraniczny delegujący do Polski ma obowiązek wyznaczyć osobę kontaktową do komunikacji z PIP oraz przechowywać dokumenty przez 2 lata po zakończeniu delegowania. Brak zgłoszenia delegowania do PIP grozi karą grzywny do 30 000 PLN. W praktyce wiele zagranicznych firm nie wie o tym obowiązku – a PIP egzekwuje go coraz skuteczniej.

Warto też pamiętać o przepisach dotyczących czasu pracy. Art. 36 § 1 k.p. i ogólne przepisy Kodeksu pracy o czasie pracy stosuje się do pracowników delegowanych w zakresie wynikającym z dyrektywy 96/71/WE. Pracownik delegowany nie może pracować więcej niż wynika z polskich norm, nawet jeśli jego umowa przewiduje inne zasady.

Osobną kwestią jest sygnaliści – ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 r. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób mają obowiązek wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń. Dotyczy to również podmiotów przyjmujących pracowników delegowanych, jeśli łączna liczba zatrudnionych przekracza ten próg. Więcej o ubezpieczeniach i odpowiedzialności zarządu w kontekście delegowania można przeczytać w artykule o tym, co powinien wiedzieć polski zarząd w zakresie ubezpieczeń.

Jakie błędy najczęściej popełniają firmy i jak ich uniknąć?

Delegowanie pracowników to obszar, w którym drobna nieuwaga generuje poważne koszty. Poniżej najczęstsze błędy, które obserwujemy w praktyce kancelarii prawa pracy.

Błąd 1 – brak A1 lub nieaktualne A1. Firmy często zakładają, że jedno A1 obejmuje wszystkie wyjazdy pracownika. Tymczasem każde delegowanie powinno być objęte odrębnym dokumentem lub A1 z odpowiednio szerokim zakresem czasowym. A1 wydane na 6 miesięcy nie pokrywa pracy wykonywanej w 7. miesiącu.

Błąd 2 – nieprawidłowa klasyfikacja stosunku pracy. Pracownicy tymczasowi delegowani przez agencje pracy podlegają innym zasadom niż pracownicy delegowani bezpośrednio przez pracodawcę. Agencja pracy tymczasowej jest pracodawcą w rozumieniu przepisów o delegowaniu – to ona odpowiada za A1, nie firma użytkownik. Błędna klasyfikacja prowadzi do sytuacji, w której nikt nie złożył wniosku o A1.

Błąd 3 – przekroczenie 24 miesięcy bez wniosku o wyjątek. Jeśli delegowanie ma trwać dłużej niż 24 miesiące, pracodawca powinien złożyć wniosek o porozumienie wyjątkowe na podstawie art. 16 Rozporządzenia 883/2004. Wniosek składa się przed upływem 24 miesięcy – po tym terminie pracownik automatycznie przechodzi pod ustawodawstwo kraju przyjmującego. Cofnięcie tej sytuacji jest możliwe, ale żmudne i kosztowne.

Błąd 4 – brak tłumaczeń dokumentów. PIP ma prawo żądać tłumaczeń przysięgłych wszystkich dokumentów pracowniczych. Brak tłumaczenia traktowany jest jak brak dokumentu.

Checklist – co przygotować przed delegowaniem do Polski:

• ważne zaświadczenie A1 wydane przez instytucję kraju macierzystego,
• zgłoszenie delegowania do PIP (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy),
• umowa o pracę lub aneks delegacyjny z określeniem warunków zatrudnienia w Polsce,
• dokumentacja potwierdzająca spełnienie warunków wynagrodzenia minimalnego (4 666 PLN brutto w 2026 r.),
• tłumaczenia przysięgłe kluczowych dokumentów na język polski.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy delegowanie trwa ponad 12 miesięcy lub obejmuje pracowników z krajów spoza UE – wymaga indywidualnej analizy, bo błędna klasyfikacja zamyka drogę do korekty bez kosztownego postępowania administracyjnego.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników do Polski lub planuje takie delegowanie i chce uniknąć odpowiedzialności solidarnej za zaległe składki – przeprowadzimy pełny przegląd dokumentacji A1, weryfikację zgłoszeń do PIP i ocenę warunków zatrudnienia: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca zagraniczny musi zgłaszać każde delegowanie do PIP osobno, nawet przy krótkich wyjazdach?

O: Tak – obowiązek zgłoszenia dotyczy każdego przypadku delegowania pracownika do pracy w Polsce, niezależnie od czasu trwania. Zgłoszenie składa się przez platformę PIP najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Wyjątek stanowią usługi o charakterze pilnym i nieprzewidywalnym, takie jak awarie – tu dopuszcza się zgłoszenie post factum, jednak nie później niż w dniu następnym. Brak zgłoszenia to grzywna do 30 000 PLN.

P: Czy zaświadczenie A1 zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę dla pracownika spoza UE?

O: Nie – to częste nieporozumienie. Zaświadczenie A1 reguluje wyłącznie kwestię podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego. Zezwolenie na pracę jest odrębnym dokumentem wynikającym z przepisów imigracyjnych. Pracownik spoza UE delegowany do Polski przez unijnego pracodawcę nadal potrzebuje zezwolenia na pracę, chyba że przepisy przewidują zwolnienie (np. dla obywateli Ukrainy w ramach ochrony czasowej). W przypadku wysoko wykwalifikowanych specjalistów warto rozważyć Blue Card Polska jako alternatywę dla standardowego zezwolenia.

P: Co się dzieje, gdy ZUS zakwestionuje A1 wydane przez zagraniczną instytucję?

O: ZUS może wszcząć procedurę dialogu z zagraniczną instytucją ubezpieczeniową. Procedura trwa do 3 miesięcy, a w sprawach spornych – nawet dłużej. W tym czasie pracownik formalnie podlega ustawodawstwu wskazanemu w A1, ale ZUS może naliczyć składki tymczasowo. Pracodawca powinien aktywnie uczestniczyć w postępowaniu i dostarczać dokumenty potwierdzające rzeczywisty charakter działalności w kraju macierzystym. Pełna informacja o procedurach ubezpieczeniowych dostępna jest również w naszym artykule o ubezpieczeniach i odpowiedzialności zarządu.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do delegowania pracowników, zaświadczeń A1 i kompleksowej obsługi pracodawców w obszarze mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorce

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą w zakresie prawa pracy i mobilności globalnej w Polsce.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.