Firma budowlana z Niemiec wygrała przetarg na modernizację centrum logistycznego pod Wrocławiem. Termin realizacji: 8 miesięcy. Zarząd zdecydował się wysłać do Polski 12 specjalistów z Bawarii. Wszystko wyglądało sprawnie – do momentu, gdy ZUS zażądał wyjaśnień dotyczących podstawy ubezpieczenia tych pracowników.

Delegowanie pracowników do Polski przez pracodawcę zagranicznego wymaga uzyskania zaświadczeń A1, które potwierdzają podleganie ubezpieczeniom społecznym w kraju wysyłającym. Obowiązek ten wynika z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Brak ważnego A1 w momencie kontroli ZUS lub Państwowej Inspekcji Pracy grozi naliczeniem zaległych składek w Polsce – wstecznie za cały okres delegowania.

Ten materiał opisuje anonimową sprawę, którą prowadziliśmy dla europejskiego pracodawcy delegującego pracowników do Polski. Pokazujemy, jak wyglądał problem, jaką przyjęliśmy strategię i jakie wnioski można z niej wyciągnąć dla własnej firmy.

Tło sprawy – co poszło nie tak?

Bawarska spółka budowlana delegowała pracowników do Polski legalnie – z ich perspektywy. Umowy o pracę były zawarte w Niemczech, składki odprowadzano do Deutsche Rentenversicherung. Zaświadczenia A1 zostały złożone do wniosku w Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA), ale procedura trwała. Pracownicy pojawili się na placu budowy przed otrzymaniem dokumentów.

Po 6 tygodniach od rozpoczęcia prac ZUS przeprowadził kontrolę. Inspektor stwierdził brak ważnych zaświadczeń A1 dla 9 z 12 pracowników. Trzy osoby miały dokumenty – pozostałe były w trakcie oczekiwania na decyzję DVKA. ZUS wszczął postępowanie wyjaśniające i wezwał spółkę do złożenia pisemnych wyjaśnień w terminie 14 dni od doręczenia pisma.

Równolegle Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zażądała dokumentacji dotyczącej warunków zatrudnienia delegowanych pracowników. Pracodawca musiał wykazać, że stosuje polskie minimalne stawki wynagrodzenia i przepisy BHP. Sytuacja eskalowała szybko. Klient zgłosił się do nas po pierwszym wezwaniu ZUS.

Jaką strategię przyjęliśmy – i dlaczego zadziałała?

Pierwsza decyzja była oczywista: natychmiastowy kontakt z DVKA w celu przyspieszenia wydania zaświadczeń A1 dla 9 pracowników. Równocześnie przygotowaliśmy dla ZUS pismo wyjaśniające, do którego dołączyliśmy potwierdzenia złożenia wniosków w Niemczech, daty ich wpływu do DVKA oraz dowody opłacania składek przez pracodawcę w Niemczech. To był kluczowy element – wykazanie ciągłości ubezpieczenia i dobrej wiary.

ZUS, zgodnie z praktyką wynikającą z rozporządzenia nr 987/2009 (przepisy wykonawcze do 883/2004), ma obowiązek uznać tymczasowe stosowanie ustawodawstwa państwa wysyłającego, gdy wniosek o A1 jest w toku. Powołaliśmy się na art. 6 rozporządzenia 987/2009 – przepis o tymczasowym określeniu właściwego ustawodawstwa. To zatrzymało postępowanie ZUS na czas oczekiwania na dokumenty z Niemiec.

Dla PIP przygotowaliśmy komplet dokumentacji: potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia w wysokości co najmniej polskiego minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2025 r. wynoszącego 4 666 zł brutto miesięcznie), ewidencję czasu pracy oraz dokumentację BHP. W ciągu 30 dni od naszego przystąpienia do sprawy wszystkie zaświadczenia A1 zostały wydane. ZUS zamknął postępowanie bez nałożenia sankcji.

Uważamy, że decydujące znaczenie miało tempo reakcji i udokumentowanie dobrej wiary pracodawcy – nie sama treść merytoryczna pism. Instytucje ubezpieczeniowe reagują inaczej na pracodawcę, który sam zgłasza problem i współpracuje, niż na tego, który milczy.

Jakie wnioski wyciągnąć na przyszłość?

Ta sprawa pokazuje trzy błędy, które powtarzają się u europejskich pracodawców delegujących pracowników do Polski. Każdy z nich można wyeliminować przez odpowiednie przygotowanie.

  • Wniosek o A1 złożony za późno – procedura DVKA trwa od 4 do 8 tygodni. Wniosek powinien wpłynąć minimum 6 tygodni przed datą rozpoczęcia delegowania.
  • Brak dokumentacji warunków zatrudnienia – pracodawca delegujący musi z góry przygotować dowody stosowania polskich przepisów ochronnych (wynagrodzenie minimalne, czas pracy, BHP).
  • Nieznajomość procedury tymczasowego ustawodawstwa – art. 6 rozporządzenia 987/2009 daje pracodawcy ochronę, gdy wniosek o A1 jest w toku. Niewielu pracodawców z tego korzysta.

Warto też pamiętać, że delegowanie nie jest tym samym co zatrudnienie przez polską agencję pracy tymczasowej. Przy delegowaniu to zagraniczny pracodawca pozostaje stroną stosunku pracy. Jeśli jednak pracownik wykonuje pracę w Polsce przez więcej niż 24 miesiące, traci status delegowanego – i może wymagać EU Blue Card w Polsce lub innego zezwolenia pobytowego. Granica między delegowaniem a migracją zarobkową jest cienka.

Dla pracodawców planujących długoterminowe projekty transgraniczne pomocna jest także analiza struktury korporacyjnej. Transgraniczne połączenie spółek i dyrektywa UE o mobilności może otworzyć inne możliwości organizacji zatrudnienia – w zależności od skali i czasu trwania projektu.

Pracodawcy zatrudniający powyżej 50 osób muszą też pamiętać o obowiązku wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń sygnalistów wynikającym z art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Delegowani pracownicy są objęci tą ochroną – co oznacza, że pracodawca zagraniczny działający w Polsce musi ten obowiązek spełnić.

Dla firm planujących regularne delegowanie do Polski rekomendujemy następującą checklistę przed każdym delegowaniem:

  • Złożenie wniosku o A1 co najmniej 6 tygodni przed rozpoczęciem pracy w Polsce.
  • Weryfikacja wynagrodzenia pod kątem polskiego minimum (4 666 zł brutto w 2025 r.).
  • Przygotowanie dokumentacji BHP i ewidencji czasu pracy zgodnej z polskim prawem pracy.
  • Sprawdzenie, czy planowany okres delegowania nie przekroczy 24 miesięcy.

Prawo pracy w kontekście transgranicznym łączy przepisy co najmniej dwóch jurysdykcji. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – problem pojawia się dopiero przy kontroli, gdy nie ma już czasu na spokojne przygotowanie dokumentacji.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku. Brak zaświadczenia A1 w momencie kontroli ZUS może skutkować nieodwracalnym naliczeniem zaległych składek w Polsce – nawet jeśli składki były prawidłowo odprowadzane za granicą.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników do Polski lub planuje takie delegowanie – przeprowadzimy weryfikację dokumentacji A1, ocenę ryzyka ZUS i przygotowanie procedur na wypadek kontroli PIP: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik delegowany do Polski potrzebuje zezwolenia na pracę?

O: Obywatele UE/EOG delegowani przez unijnego pracodawcę nie potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce. Obywatele państw trzecich – co do zasady tak, chyba że korzystają ze szczególnych zwolnień. Zaświadczenie A1 dotyczy wyłącznie ubezpieczeń społecznych i nie zastępuje zezwolenia na pracę. Pracodawca powinien sprawdzić oba obowiązki niezależnie od siebie.

P: Ile czasu trwa uzyskanie zaświadczenia A1 w Niemczech?

O: Procedura w DVKA trwa zazwyczaj od 4 do 8 tygodni. W przypadku pilnych delegowań możliwe jest złożenie wniosku o przyspieszenie postępowania z uzasadnieniem pilności. Wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem pracy w Polsce – nie w jej trakcie. Złożenie wniosku po rozpoczęciu delegowania nie eliminuje ryzyka, ale dokumentuje dobrą wiarę pracodawcy wobec ZUS.

P: Czy ZUS może nałożyć składki wstecznie, jeśli A1 zostało wydane z opóźnieniem?

O: Tak – jeśli ZUS stwierdzi, że pracownik nie był objęty zagranicznym ubezpieczeniem w momencie wykonywania pracy w Polsce, może naliczyć zaległe składki za cały okres. Ochronę daje artykuł 6 rozporządzenia 987/2009, który pozwala na tymczasowe stosowanie ustawodawstwa państwa wysyłającego, gdy wniosek o zaświadczenie A1 jest formalnie w toku. Kluczowe jest udokumentowanie daty złożenia wniosku i ciągłości opłacania składek za granicą.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do delegowania pracowników, mobilności globalnej i prawa pracy transgranicznego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.