Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością działająca w sektorze produkcji przemysłowej postanowiła połączyć się z holenderskim podmiotem zależnym. Cel był prosty: uproszczenie struktury holdingowej, redukcja kosztów administracyjnych i konsolidacja zarządzania w jednej jurysdykcji. Na papierze – operacja rutynowa. W praktyce – transakcja trwała 14 miesięcy i wymagała koordynacji między KRS, holenderską izbą handlową oraz organami podatkowymi w obu krajach.

Transgraniczne połączenie spółek w Unii Europejskiej reguluje dyrektywa 2019/2121/UE, implementowana w Polsce nowelizacją Kodeksu spółek handlowych. Procedura wymaga zatwierdzenia przez sąd rejestrowy każdego z państw uczestniczących, a termin na zgłoszenie połączenia do KRS wynosi 6 miesięcy od dnia wydania zaświadczenia przez sąd krajowy. Błąd na etapie planowania może zamknąć drogę do połączenia na kolejne 12 miesięcy.

Poniżej przedstawiamy zanonimizowane studium przypadku tej transakcji – od decyzji strategicznej przez due diligence po rejestrację połączenia. Każdy etap zawiera wnioski praktyczne możliwe do zastosowania w podobnych operacjach M&A.

Tło sprawy – dlaczego polsko-holenderska restrukturyzacja okazała się bardziej złożona, niż zakładano?

Klient – polska sp. z o.o. z siedzibą w Wielkopolsce – był spółką matką względem holenderskiej B.V. Obie spółki prowadziły działalność w tej samej branży. Zarząd postanowił wchłonąć spółkę holenderską przez połączenie transgraniczne, tak aby polska sp. z o.o. stała się spółką przejmującą. Kapitał zakładowy polskiej spółki wynosił ponad 500 000 PLN, co spełniało wymogi z art. 154 § 1 k.s.h. dotyczące minimalnego progu 5 000 PLN z dużą nadwyżką.

Problem pojawił się na etapie wstępnej analizy. Holenderska B.V. posiadała zobowiązania wobec lokalnych wierzycieli, a jej umowa spółki zawierała klauzulę wymagającą zgody wszystkich wspólników na każdą restrukturyzację. Umowa wspólników (shareholders' agreement) nie przewidywała procedury transgranicznej. W Polsce – analogicznie – zarząd spółki przejmującej musiał działać zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h., który nakazuje szczególną reprezentację przy umowach zawieranych między spółką a jej członkami zarządu. W tej transakcji jeden z członków zarządu polskiej spółki był równocześnie dyrektorem holenderskiej B.V. To stworzyło ryzyko konfliktu interesów wymagające natychmiastowego zaadresowania.

Dodatkową komplikacją był brak aktualnego due diligence po stronie holenderskiej. Ostatni audyt prawny spółki zależnej przeprowadzono trzy lata wcześniej. W ciągu tych trzech lat spółka zawarła dwie umowy leasingu operacyjnego z klauzulami change of control. Aktywacja tych klauzul groziła natychmiastowym wypowiedzeniem umów – a to oznaczałoby utratę kluczowego sprzętu produkcyjnego o wartości ok. 2 mln EUR.

Strategia i przygotowanie – jak uniknąć pułapek dyrektywy o mobilności?

Dyrektywa 2019/2121/UE nakłada na spółki uczestniczące w połączeniu transgranicznym obowiązek sporządzenia wspólnego planu połączenia. Dokument ten musi być opublikowany co najmniej 30 dni przed datą zgromadzenia wspólników zatwierdzającego połączenie. Niezachowanie tego terminu skutkuje nieważnością uchwały – i koniecznością rozpoczęcia procedury od nowa.

Zespół kancelarii przyjął strategię dwutorową. Po pierwsze, przeprowadzono aktualizację due diligence holenderskiej B.V. w ciągu 6 tygodni. Zidentyfikowano klauzule change of control i wynegocjowano z leasingodawcami ich modyfikację. Koszty renegocjacji wyniosły ok. 40 000 EUR – ale alternatywą byłaby utrata sprzętu wartego 50 razy więcej. Po drugie, rozwiązano problem konfliktu interesów: wspólnicy polskiej sp. z o.o. powołali pełnomocnika do reprezentowania spółki w czynnościach związanych z połączeniem, eliminując ryzyko naruszenia art. 210 § 1 k.s.h.

Równolegle przygotowano raport zarządu dla wspólników. Dyrektywa wymaga, aby raport ten wyjaśniał skutki połączenia dla pracowników, wierzycieli i wspólników. W Polsce obowiązek ten wynika bezpośrednio z przepisów k.s.h. implementujących dyrektywę. Raport liczył 47 stron – i okazał się kluczowy na etapie badania przez KRS.

Warto podkreślić jeden element, który wiele firm pomija: odpowiedzialność zarządu sp. z o.o. nie wygasa automatycznie z chwilą rejestracji połączenia. Na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. członkowie zarządu spółki przejmującej mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za zobowiązania, jeśli po połączeniu okaże się, że majątek przejętej spółki był niewystarczający na pokrycie jej długów. To nieodwracalna konsekwencja, której nie eliminuje sama rejestracja w KRS.

Przebieg procedury – co zajęło najwięcej czasu w M&A Polska–Holandia?

Procedura transgraniczna składała się z czterech etapów. Każdy miał własne terminy i własne ryzyka. Łączny czas od złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia przez polski sąd rejestrowy do wpisu połączenia w KRS wyniósł 9 miesięcy.

  • Etap 1 – przygotowanie dokumentów: sporządzenie wspólnego planu połączenia, raportów zarządów obu spółek oraz opinii biegłego rewidenta (8 tygodni).
  • Etap 2 – zgromadzenia wspólników: zatwierdzenie planu połączenia przez wspólników obu spółek, zachowanie 30-dniowego okresu publikacji (6 tygodni).
  • Etap 3 – zaświadczenia krajowe: uzyskanie zaświadczenia o zgodności z prawem krajowym od polskiego sądu rejestrowego oraz holenderskiego notariusza (12 tygodni – najdłuższy etap).
  • Etap 4 – rejestracja: złożenie wniosku do KRS i wpis połączenia; holenderska B.V. wykreślona z rejestru (4 tygodnie).

Etap trzeci okazał się krytyczny. Polski sąd rejestrowy wezwał do uzupełnienia dokumentacji – brakowało tłumaczenia przysięgłego jednej z holenderskich umów leasingu. Opóźnienie wyniosło 6 tygodni. To typowy przykład ryzyka operacyjnego, które można wyeliminować tylko przez systematyczny due diligence wszystkich dokumentów spółki przejmowanej przed złożeniem wniosku. W przypadku sporów z wierzycielami na tym etapie pomocna może okazać się również mediacja w sporach gospodarczych jako szybsza alternatywa dla postępowania sądowego.

Koszty całej procedury po obu stronach granicy zamknęły się w kwocie ok. 180 000 PLN (honoraria prawne, opłaty rejestrowe, tłumaczenia, opinia biegłego). Dla transakcji tej skali – racjonalny wynik.

Wnioski praktyczne – co każda spółka powinna wiedzieć przed połączeniem transgranicznym?

Transgraniczne połączenie spółek to narzędzie restrukturyzacyjne o realnej wartości – ale tylko wtedy, gdy jest właściwie zaplanowane. Dyrektywa 2019/2121/UE upraszcza procedurę w skali UE, lecz nie eliminuje wymogów krajowych. Każda jurysdykcja zachowuje własne terminy, własne wymogi formalne i własne organy nadzoru. Koordynacja między nimi wymaga doświadczenia w M&A Polska i znajomości prawa spółek drugiego państwa.

Z opisanej sprawy wynikają trzy wnioski, które mają zastosowanie do większości podobnych transakcji. Pierwszy: due diligence musi obejmować umowy zawierające klauzule change of control – ich przeoczenie może mieć nieodwracalne skutki finansowe. Drugi: konflikt interesów w zarządzie należy zaadresować przed złożeniem pierwszego dokumentu rejestrowego, nie po wezwaniu sądu. Trzeci: raport zarządu dla wspólników to nie formalność – to dokument, który sąd rejestrowy analizuje szczegółowo i który może zadecydować o tempie całej procedury.

Poniżej lista kontrolna dla spółek rozważających połączenie transgraniczne:

  • Aktualizacja due diligence spółki przejmowanej (nie starsze niż 12 miesięcy).
  • Identyfikacja klauzul change of control we wszystkich umowach długoterminowych.
  • Weryfikacja składu zarządu pod kątem konfliktu interesów (art. 210 § 1 k.s.h.).
  • Przygotowanie raportu zarządu zgodnie z wymogami dyrektywy 2019/2121/UE.
  • Rezerwacja 9–14 miesięcy na całą procedurę – optymizm co do terminów jest kosztowny.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest zaangażowanie kancelarii z doświadczeniem w obu jurysdykcjach od pierwszego dnia planowania – a nie dopiero po pojawieniu się pierwszych problemów rejestrowych. Czas działa przeciwko spółce, gdy terminy sądowe już biegną.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej analizy – błędy popełnione na etapie planowania połączenia transgranicznego mogą mieć nieodwracalne skutki rejestrowe i finansowe.

Jeśli Państwa spółka rozważa połączenie transgraniczne lub inną restrukturyzację transgraniczną – przeprowadzimy wstępną analizę struktury, zidentyfikujemy ryzyka klauzulowe i zaplanujemy harmonogram procedury: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa transgraniczne połączenie spółek w praktyce?

O: Na podstawie naszego doświadczenia procedura trwa od 9 do 14 miesięcy, licząc od momentu rozpoczęcia przygotowania dokumentacji do wpisu w rejestrze. Najdłuższym etapem jest uzyskanie zaświadczeń o zgodności z prawem krajowym od sądów rejestrowych obu państw. Rezerwacja mniej niż 9 miesięcy jest nierealistyczna dla większości transakcji polsko-unijnych.

P: Czy po połączeniu transgranicznym zarząd spółki przejmującej odpowiada za długi przejętej spółki?

O: Tak – i to jest jeden z najczęstszych błędów w planowaniu takich transakcji. Na podstawie artykułu 299 paragrafu 1 Kodeksu spółek handlowych członkowie zarządu spółki przejmującej mogą ponosić osobistą odpowiedzialność za zobowiązania, jeśli majątek przejętej spółki okaże się niewystarczający. Ochroną przed tym ryzykiem jest rzetelne due diligence przed połączeniem i właściwa wycena zobowiązań spółki przejmowanej.

P: Czy kancelaria prawna w Warszawie może obsłużyć połączenie z udziałem spółki z innego kraju UE?

O: Tak, pod warunkiem że kancelaria dysponuje siecią partnerów w danej jurysdykcji lub własnym zespołem prawa obcego. KORDECKI & Partners działa w 30 jurysdykcjach i współpracuje z kancelarią Vetrov & Partners od 2009 roku. Koordynacja procedury po obu stronach granicy – w tym tłumaczenia przysięgłe, kontakt z zagranicznymi rejestrami i harmonogramowanie terminów – jest standardowym elementem naszej obsługi transakcji M&A Polska.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i restrukturyzacji transgranicznych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.