Spółka zależna z Mazowsza – w pełni kontrolowana przez zagraniczną grupę kapitałową – przez trzy lata działała bez aktualnego regulaminu zarządu, bez protokołów z posiedzeń i bez uchwał zatwierdzających transakcje powyżej progu z umowy spółki. Gdy przyszedł potencjalny nabywca i rozpoczął due diligence, odkrył lukę korporacyjną, która obniżyła wycenę o kilkanaście procent. Transakcja stanęła.

Ład korporacyjny w polskich spółkach zależnych to nie formalność – to warunek sprawnego zarządzania, skutecznej sprzedaży i ochrony przed osobistą odpowiedzialnością zarządu. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nakładają konkretne obowiązki na każdą sp. z o.o., niezależnie od tego, czy jest samodzielnym podmiotem, czy ogniwem w strukturze holdingowej. Zaniedbania w tym obszarze ujawniają się najdotkliwiej właśnie podczas M&A Polska – i wtedy jest już za późno na naprawę bez strat.

Ten alert wskazuje, co się zmieniło w praktyce korporacyjnej polskich spółek zależnych, kogo dotyczą progi i obowiązki oraz jakie działania należy podjąć natychmiast. Struktura jest prosta: diagnoza problemu, kto jest narażony i co zrobić w ciągu najbliższych 30 dni.

Dlaczego ład korporacyjny w spółce zależnej przestał być opcją?

KRS coraz skuteczniej weryfikuje składy zarządów i terminowość składanych dokumentów. Sądy rejestrowe odmawiają wpisu zmian, gdy dokumentacja jest niekompletna. Równocześnie rośnie liczba spraw, w których wierzyciele sięgają po art. 299 § 1 k.s.h. – czyli po osobisty majątek członków zarządu, gdy egzekucja z majątku spółki okazuje się bezskuteczna. To już nie jest ryzyko teoretyczne.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – umowa wspólników (shareholders' agreement) często zawiera klauzule wymagające zgody udziałowca większościowego na transakcje powyżej określonego progu. Jeśli zarząd spółki zależnej działa bez takich zgód, naraża się jednocześnie na odpowiedzialność wobec spółki na podstawie art. 293 § 1 k.s.h. i na zarzuty ze strony wspólnika mniejszościowego.

Kogo dotyczą progi i obowiązki – i jakie są terminy?

Każda sp. z o.o. w Polsce – bez względu na wielkość – podlega tym samym przepisom k.s.h. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h., ale to nie kapitał decyduje o skali obowiązków korporacyjnych. Decyduje struktura zarządzania i treść umowy spółki.

Trzy progi, które najczęściej generują problemy w spółkach zależnych:

  • Transakcje przekraczające dwukrotność kapitału zakładowego wymagają uchwały wspólników – art. 230 k.s.h. – chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
  • Zbycie lub nabycie nieruchomości oraz udziałów w innych spółkach wymaga uchwały wspólników na podstawie art. 228 k.s.h.
  • Umowy między spółką a członkiem zarządu wymagają reprezentacji przez radę nadzorczą lub pełnomocnika – art. 210 § 1 k.s.h. – pod rygorem nieważności.

Spółki zależne z udziałem zagranicznym mają dodatkowy wymiar: centrala często nie śledzi na bieżąco zmian w polskim prawie. Tymczasem transgraniczne połączenie spółek i dyrektywa UE o mobilności wprowadziły nowe wymogi dokumentacyjne dla struktur holdingowych operujących w kilku jurysdykcjach jednocześnie. Brak synchronizacji między wymogami polskiego KRS a procedurami grupy to jeden z najczęstszych błędów, które ujawnia due diligence.

Termin na złożenie wniosku o wpis zmian do KRS wynosi 7 dni od dnia zdarzenia. Niedotrzymanie tego terminu skutkuje wezwaniem sądu rejestrowego, a w skrajnych przypadkach – wszczęciem postępowania przymuszającego. Zarząd, który przez wiele miesięcy nie aktualizuje danych w KRS, buduje historię zaniedbań widoczną dla każdego, kto przeprowadzi podstawowy screening korporacyjny.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie kwartalnego kalendarza korporacyjnego – z listą uchwał wymaganych przez k.s.h. i umowę spółki – niż reaktywne porządkowanie dokumentacji tuż przed transakcją lub kontrolą.

Warto też pamiętać, że zagadnienia ładu korporacyjnego przenikają się z obszarem prawa pracy. Mobbing w miejscu pracy i obowiązki pracodawcy to temat pozornie odległy od korporacyjnego, ale w spółkach zależnych odpowiedzialność za środowisko pracy spoczywa bezpośrednio na zarządzie – tym samym, który odpowiada za ład korporacyjny.

Konkretna sytuacja Państwa spółki zależnej wymaga oceny dokumentacji korporacyjnej pod kątem luk, które mogą zamknąć drogę do sprawnej transakcji lub narazić zarząd na nieodwracalne skutki osobistej odpowiedzialności.

Jeśli Państwa spółka zależna nie posiada aktualnego regulaminu zarządu, brakuje uchwał za ostatnie 24 miesiące lub umowy z członkami zarządu były zawierane bez pełnomocnika wspólników – przeprowadzimy audyt korporacyjny i wdrożymy plan naprawczy: info@kordeckipartners.com.

Co zrobić w ciągu 30 dni – lista kontrolna

Działania naprawcze w obszarze ładu korporacyjnego nie wymagają miesięcy. Większość luk można zamknąć w ciągu jednego miesiąca, jeśli zarząd podejdzie do tematu metodycznie. Poniżej lista priorytetów dla spółki zależnej, która nie przeprowadzała przeglądu korporacyjnego od ponad roku.

  • Zweryfikuj aktualność danych w KRS – skład zarządu, adres siedziby, przedmiot działalności. Rozbieżności zgłoś w ciągu 7 dni od wykrycia.
  • Przejrzyj umowy z członkami zarządu zawarte w ostatnich 3 latach pod kątem art. 210 § 1 k.s.h. Umowy zawarte bez pełnomocnika wspólników są nieważne i wymagają konwalidacji.
  • Sporządź rejestr uchwał wymaganych przez umowę spółki i k.s.h. – i sprawdź, które z nich nie zostały podjęte. Brakujące uchwały uzupełnij retroaktywnie tam, gdzie prawo na to pozwala.
  • Zaktualizuj regulamin zarządu i – jeśli spółka go nie posiada – uchwał wspólników zatwierdzających jego treść.
  • Oceń, czy umowa wspólników (shareholders' agreement) zawiera klauzule wymagające zgody centrali na transakcje powyżej progu. Jeśli tak – zbuduj procedurę uzyskiwania tych zgód przed zawarciem umowy, nie po.

Spółka produkcyjna z Dolnego Śląska, która przed planowaną transakcją M&A zleciła audyt korporacyjny, odkryła 14 nieważnych uchwał i dwie umowy z członkami zarządu zawarte z naruszeniem art. 210 § 1 k.s.h. Naprawienie tych błędów zajęło sześć tygodni i pozwoliło zamknąć transakcję bez obniżenia ceny. Bez audytu – kupujący odkryłby te same błędy i wykorzystał je w negocjacjach.

Spółka technologiczna z Trójmiasta, która zaniedbała aktualizację KRS po zmianie zarządu, przez osiem miesięcy działała z nieaktualnym wpisem. Gdy wierzyciel złożył wniosek o zabezpieczenie, sąd miał trudności z ustaleniem aktualnego składu zarządu – co opóźniło postępowanie i wygenerowało dodatkowe koszty obsługi prawnej.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza jeśli planujecie wejście inwestora, refinansowanie lub restrukturyzację grupy – wymaga natychmiastowej oceny stanu dokumentacji korporacyjnej. Zaniedbania ujawnione przez zewnętrznego audytora działają na niekorzyść sprzedającego w sposób nieodwracalny.

Jeśli Państwa spółka zależna stoi przed transakcją M&A, przeglądem inwestorskim lub kontrolą KAS w ciągu najbliższych 6 miesięcy – przeprowadzimy przegląd korporacyjny, zidentyfikujemy luki i wdrożymy dokumentację naprawczą: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy spółka zależna z jedynym wspólnikiem musi przestrzegać tych samych wymogów korporacyjnych co spółka z kilkoma udziałowcami?

O: Tak. Przepisy Kodeksu spółek handlowych stosuje się do każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością niezależnie od liczby wspólników. Jedyny wspólnik podejmuje uchwały w formie pisemnych oświadczeń, ale obowiązek ich sporządzania i archiwizowania pozostaje taki sam. Brak protokołów z posiedzeń zarządu lub uchwał wspólników to luka korporacyjna widoczna w każdym due diligence.

P: Jakie są koszty i czas trwania audytu korporacyjnego spółki zależnej?

O: Standardowy audyt korporacyjny sp. z o.o. obejmuje przegląd dokumentacji za ostatnie 3 lata i trwa od 2 do 4 tygodni, w zależności od liczby transakcji i złożoności struktury. Koszt zależy od zakresu, ale jest wielokrotnie niższy niż obniżka wyceny w transakcji M&A wynikająca z wykrytych luk. Warto zlecić go co najmniej 3 miesiące przed planowaną transakcją.

P: Czy centrala zagranicznej grupy kapitałowej może ponosić odpowiedzialność za zaniedbania korporacyjne w polskiej spółce zależnej?

O: Bezpośrednia odpowiedzialność spoczywa na członkach zarządu polskiej spółki zależnej – na podstawie artykułu 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych. Centrala nie odpowiada automatycznie za długi spółki zależnej, ale może ponosić odpowiedzialność, jeśli udowodni się, że wydawała wiążące instrukcje zarządowi działającemu wyłącznie jako jej narzędzie. To ryzyko szczególnie istotne w strukturach, gdzie zarząd spółki zależnej jest jednocześnie pracownikiem centrali.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do ładu korporacyjnego, transakcji M&A i obsługi spółek zależnych grup kapitałowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.