Maj 2026 roku. Pracodawca z Mazowsza zatrudniający kilkudziesięciu obywateli Ukrainy odkrywa, że część z nich straciła podstawę prawną pobytu – bez żadnego wcześniejszego ostrzeżenia z urzędu. Dokumenty wygasły, a firma nie zdążyła złożyć wniosków o zezwolenie na pracę w trybie zwykłym. Skutek: luka kadrowa i ryzyko kar za nielegalne zatrudnienie.

Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na decyzji wykonawczej Rady UE z marca 2022 r. oraz polskiej ustawie z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy. Status ochrony tymczasowej uprawnia do legalnego pobytu i pracy bez odrębnego zezwolenia na pracę. Polska przedłużyła ochronę tymczasową do 30 września 2026 r. – po tej dacie sytuacja prawna milionów osób może ulec zasadniczej zmianie.

Ten alert wyjaśnia trzy rzeczy: co się zmieniło w przepisach, kogo zmiany dotyczą bezpośrednio i jakie kroki należy podjąć teraz – zanim zamkną się okna proceduralne.

Co się zmieniło i kogo to dotyczy?

Ochrona tymczasowa była od początku rozwiązaniem tymczasowym – z założenia krótkoterminowym. Rada UE kolejnymi decyzjami przedłużała jej obowiązywanie. Aktualne przedłużenie obejmuje okres do 30 września 2026 r. Po tej dacie obywatele Ukrainy objęci ochroną tymczasową będą musieli uregulować swój pobyt na zasadach ogólnych – przez zezwolenie na pobyt czasowy, Blue Card Polska lub inny tytuł pobytowy.

Kogo to dotyczy bezpośrednio? Przede wszystkim osób, które wjechały do Polski po 24 lutego 2022 r. i nie uregulowały dotąd statusu pobytowego w inny sposób. Szacuje się, że w Polsce przebywa ponad 900 000 obywateli Ukrainy korzystających z ochrony tymczasowej. Dla pracodawców oznacza to konieczność weryfikacji dokumentów każdego pracownika z Ukrainy przed upływem terminu.

Zmienił się też kontekst regulacyjny po stronie pracodawców. Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r., w życie od 25 września 2024 r., nakłada na pracodawców zatrudniających 50 lub więcej pracowników obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Pracownicy ukraińscy korzystają z tej ochrony na równi z innymi – zgłoszenie nieprawidłowości przez pracownika objętego ochroną tymczasową podlega pełnej ochronie prawnej przed działaniami odwetowymi. Pracodawca, który nie wdroży kanału zgłoszeń, naraża się na karę do PLN 1 080 000.

Warto też pamiętać o limitach zatrudnienia terminowego. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Pracownicy ukraińscy zatrudnieni od wiosny 2022 r. mogą zbliżać się do tego limitu. Pracodawca, który tego nie monitoruje, naraża się na automatyczne przekształcenie umowy w bezterminową – z pełnymi konsekwencjami prawa pracy.

Jakie działania podjąć przed 30 września 2026 r.?

Czas na działanie jest krótszy niż się wydaje. Złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy w urzędzie wojewódzkim trwa średnio od 3 do 6 miesięcy. Przy obecnym obciążeniu urzędów – w niektórych województwach nawet dłużej. Wniosek złożony po 30 września 2026 r. nie będzie już korzystał z ochrony tymczasowej jako podstawy legalnego pobytu w trakcie oczekiwania na decyzję.

Co należy zrobić teraz:

  • Zweryfikować dokumenty wszystkich pracowników z Ukrainy – sprawdzić, czy posiadają inny tytuł pobytowy poza ochroną tymczasową.
  • Złożyć wnioski o zezwolenie na pobyt czasowy lub Blue Card Polska dla pracowników, którzy nie mają alternatywnego statusu – najlepiej do końca czerwca 2026 r.
  • Sprawdzić długość trwania umów na czas określony pod kątem limitu 33 miesięcy z art. 25(1) § 1 k.p.
  • Upewnić się, że wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów obejmuje pracowników ukraińskich i jest im znany w ich języku.
  • Skonsultować z kancelarią prawa pracy możliwość uzyskania zezwolenia na pracę w trybie zwykłym jako zabezpieczenia równoległego.

Pracodawcy zatrudniający obywateli Ukrainy na stanowiskach wymagających kwalifikacji powinni rozważyć ścieżkę Blue Card. Minimalne wynagrodzenie dla posiadacza Blue Card w Polsce wynosi w 2026 r. PLN 12 272,58 miesięcznie. To próg, który wiele firm IT, produkcyjnych i usługowych jest w stanie spełnić – a Blue Card daje pracownikowi stabilniejszy status niż ochrona tymczasowa.

Dla firm działających w branżach objętych regulacjami sankcyjnymi – warto równolegle zweryfikować, czy żaden z pracowników lub kontrahentów ukraińskich nie figuruje na listach sankcyjnych. Polska ustawa sankcyjna z 2022 r. nakłada obowiązki, które dotyczą każdego podmiotu działającego na polskim rynku. Szczegóły dotyczące obowiązków i kar opisujemy w analizie polskiej ustawy sankcyjnej 2022.

Pracodawcy powinni też pamiętać, że obowiązki wobec pracowników ukraińskich w zakresie przeciwdziałania mobbingowi są identyczne jak wobec pozostałych pracowników. Zgodnie z art. 94(3) § 1–5 k.p. pracodawca odpowiada za mobbing nawet jeśli nie jest jego bezpośrednim sprawcą. Pracownicy w trudnej sytuacji pobytowej są szczególnie narażeni na nadużycia. Praktyczne obowiązki pracodawcy w tym zakresie opisujemy w artykule o mobbingu w miejscu pracy.

Okresy wypowiedzenia dla pracowników zatrudnionych powyżej 3 lat wynoszą 3 miesiące (art. 36 § 1 k.p.). Jeśli pracodawca planuje restrukturyzację zatrudnienia w związku ze zmianą statusu pobytowego pracowników, musi uwzględnić te terminy już teraz – nie we wrześniu.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny. Brak działania przed upływem terminu 30 września 2026 r. może nieodwracalnie pozbawić pracowników ukraińskich legalnej podstawy pobytu i pracy w Polsce – a pracodawcę narazić na kary za nielegalne zatrudnienie i spory pracownicze.

Jeśli Państwa firma zatrudnia obywateli Ukrainy i nie zweryfikowała jeszcze ich statusu pobytowego – przeprowadzimy audyt dokumentacji, przygotujemy wnioski pobytowe i wdrożymy procedury zgodne z prawem pracy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik ukrański może nadal pracować po 30 września 2026 r. bez zezwolenia na pracę?

O: Tylko jeśli posiada inny tytuł pobytowy uprawniający do pracy – np. zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, Blue Card lub status uchodźcy. Sama ochrona tymczasowa, jeśli nie zostanie przedłużona przez Radę UE, przestanie być podstawą legalnego zatrudnienia. Wniosek o nowy tytuł pobytowy należy złożyć z wyprzedzeniem co najmniej 3–6 miesięcy ze względu na czas oczekiwania w urzędach wojewódzkich.

P: Czy firma zatrudniająca 30 pracowników musi wdrożyć kanał sygnalistów dla pracowników ukraińskich?

O: Obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie artykułu 8 ustawy o sygnalistach dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Firma zatrudniająca 30 osób nie ma tego obowiązku ustawowego. Jednak powszechnym błędem jest przekonanie, że pracownicy ukraińscy są wyłączeni z ochrony sygnalistów – nie są. Jeśli firma dobrowolnie wdroży kanał, obejmuje on wszystkich pracowników niezależnie od obywatelstwa.

P: Ile kosztuje uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy dla pracownika ukraińskiego?

O: Opłata skarbowa za zezwolenie na pobyt czasowy wynosi 440 PLN. Do tego dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów, ewentualnie koszty obsługi prawnej przy kompleksowym przygotowaniu wniosku. Całkowity koszt obsługi jednego wniosku przez kancelarię prawa pracy zależy od złożoności sytuacji pracownika i zazwyczaj mieści się w przedziale kilkuset do kilku tysięcy złotych.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk – doradzamy pracodawcom przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy, uzyskiwaniu zezwoleń na pracę i pobyt oraz wdrażaniu procedur compliance. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.