Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy – aktualny status

Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniająca kilkudziesięciu kierowców z Ukrainy stanęła przed dylematem w grudniu 2025 roku: czy ochrona tymczasowa ich pracowników wciąż obowiązuje, na jakich warunkach można przedłużać umowy i co zrobić, gdy status prawny pracownika zmienia się w trakcie trwania kontraktu. Odpowiedź na każde z tych pytań ma bezpośredni wpływ na ciągłość operacyjną firmy.

Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na decyzji wykonawczej Rady UE 2022/382 oraz polskiej ustawie z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy. Aktualny status ochrony tymczasowej – po kolejnych przedłużeniach przez Radę UE – obowiązuje do 4 marca 2026 roku. Osoby objęte ochroną mają prawo do pracy bez konieczności uzyskania odrębnego zezwolenia na pracę, jednak muszą spełniać określone warunki rejestracyjne w systemie PESEL UKR.

Przewodnik ten prowadzi przez pięć etapów: aktualny stan prawny i podstawy ochrony, procedury rejestracyjne i dokumentacyjne, zasady zatrudnienia i obowiązki pracodawcy, scenariusze dla różnych typów firm oraz najczęstsze błędy i pytania. Każdy etap zawiera konkretne terminy i progi, które decydują o legalności zatrudnienia.

Jaki jest aktualny status prawny ochrony tymczasowej?

Rada Unii Europejskiej przedłużyła ochronę tymczasową do 4 marca 2026 roku. Polska ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy dostosowała krajowe przepisy do tej decyzji. Podstawą pobytu i pracy jest wpis do rejestru PESEL UKR, prowadzonego przez gminy. Bez aktywnego wpisu pracodawca nie może legalnie powołać się na uproszczony tryb zatrudnienia.

Uproszczony tryb oznacza, że obywatel Ukrainy objęty ochroną tymczasową podejmuje pracę bez odrębnego zezwolenia na pracę ani oświadczenia o powierzeniu pracy. Pracodawca zgłasza jedynie fakt zatrudnienia do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy. Zgłoszenie to jest obowiązkowe – jego brak stanowi naruszenie przepisów, które może być stwierdzone przez Państwową Inspekcję Pracy lub Straż Graniczną.

Urząd ds. Cudzoziemców (UdSC) oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) prowadzą ewidencję osób korzystających z ochrony. ZUS weryfikuje tytuły ubezpieczenia podczas kontroli. Warto pamiętać, że ochrona tymczasowa nie zwalnia ani pracodawcy, ani pracownika z obowiązków wynikających z Kodeksu pracy – stosuje się pełne przepisy prawa pracy, w tym art. 36 § 1 k.p. dotyczący okresów wypowiedzenia.

Kwestia, co nastąpi po 4 marca 2026 roku, jest nierozstrzygnięta na poziomie UE. Komisja Europejska analizuje możliwość kolejnego przedłużenia. Pracodawcy zatrudniający osoby z Ukrainy powinni już teraz przygotować plan awaryjny zakładający przejście na standardowe zezwolenia na pracę lub Blue Card Polska w przypadku braku przedłużenia ochrony.

Jak przebiega procedura rejestracyjna krok po kroku?

Procedura rejestracyjna składa się z czterech etapów i powinna być zakończona przed pierwszym dniem pracy. Podstawowym dokumentem jest paszport ukraiński lub dowód osobisty. Rejestracja PESEL UKR trwa do 7 dni roboczych w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zamieszkania. Po uzyskaniu PESEL pracownik może legalnie podjąć zatrudnienie.

Etap pierwszy to złożenie wniosku o PESEL UKR w urzędzie gminy. Etap drugi to aktywacja profilu zaufanego lub e-dowodu, co umożliwia dostęp do e-usług publicznych. Etap trzeci to przekazanie pracodawcy numeru PESEL i kopii dokumentu tożsamości. Etap czwarty to zgłoszenie przez pracodawcę do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – obowiązek zgłoszenia do urzędu pracy ciąży wyłącznie na pracodawcy, nie na pracowniku. Brak terminowego zgłoszenia może skutkować mandatem do 30 000 zł nakładanym przez inspekcję pracy. Prawidłowe wykonanie tego obowiązku jest warunkiem korzystania z uproszczonego trybu zatrudnienia.

Osoby, które wcześniej uzyskały PESEL UKR, ale zmieniły miejsce zamieszkania w Polsce, powinny zaktualizować dane w urzędzie gminy. Nieaktualne dane adresowe mogą utrudnić weryfikację statusu przez ZUS lub urząd skarbowy. Szczegółowe informacje o procedurach zatrudnienia cudzoziemców znajdą Państwo w naszej praktyce prawa pracy dla Polski.

Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający osoby z ochroną tymczasową?

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy z ochroną tymczasową ma takie same obowiązki jak przy zatrudnieniu obywatela polskiego – z jednym wyjątkiem: nie uzyskuje zezwolenia na pracę, lecz zgłasza zatrudnienie do urzędu pracy. Stosunek pracy podlega Kodeksowi pracy w całości. Oznacza to stosowanie art. 25(1) § 1 k.p.: łączny czas zatrudnienia na umowach terminowych nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech.

Pracodawca musi pamiętać o jednym: status ochrony tymczasowej wygasa automatycznie z upływem decyzji Rady UE. Jeśli pracownik nie uzyska innego tytułu pobytowego przed 4 marca 2026 roku, jego prawo do pracy ustaje. Pracodawca, który kontynuuje zatrudnienie bez ważnego tytułu pobytowego, naraża się na karę do 30 000 zł za powierzenie pracy cudzoziemcowi przebywającemu nielegalnie.

Obowiązki dokumentacyjne pracodawcy obejmują:

• weryfikację numeru PESEL UKR przed zawarciem umowy
• zgłoszenie zatrudnienia do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni
• przechowywanie kopii dokumentu tożsamości pracownika przez czas trwania umowy
• monitorowanie daty wygaśnięcia ochrony tymczasowej
• zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy

Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. – w mocy od 25 września 2024 r. – nakłada na pracodawców zatrudniających 50 lub więcej pracowników obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń, o którym mowa w art. 8 ustawy o sygnalistach. Dotyczy to również firm zatrudniających obywateli Ukrainy. Brak kanału grozi karą do 1 080 000 zł. Jeśli ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy dotyczy Państwa firmy i zatrudniają Państwo co najmniej 50 osób, ta kwestia wymaga pilnej weryfikacji.

Firma IT z Małopolski zatrudniająca 120 programistów, w tym 40 obywateli Ukrainy, wdrożyła wewnętrzny kanał zgłoszeń w październiku 2024 roku – bezpośrednio po wejściu w życie ustawy. Uniknęła tym samym ryzyka sankcji i zbudowała podstawy zgodności dla całego zespołu.

Trzy scenariusze biznesowe – co zrobić w konkretnej sytuacji?

Każda firma stoi przed innym wyzwaniem. Poniżej trzy typowe scenariusze z rekomendowaną ścieżką działania i orientacyjnymi terminami.

Scenariusz 1 – firma produkcyjna. Zakład produkcyjny z Dolnego Śląska zatrudnia 80 pracowników z Ukrainy na podstawie ochrony tymczasowej. Ochrona wygasa 4 marca 2026 roku. Firma powinna do 1 stycznia 2026 roku zidentyfikować pracowników, którzy nie posiadają innego tytułu pobytowego. Dla każdego z nich należy złożyć wniosek o zezwolenie na pracę typu A lub rozważyć Blue Card Polska, jeśli wynagrodzenie wynosi co najmniej 12 272,58 zł brutto miesięcznie. Termin złożenia wniosków: najpóźniej 4 tygodnie przed wygaśnięciem ochrony, aby urząd zdążył wydać decyzję.

Scenariusz 2 – firma IT. Spółka technologiczna zatrudnia 15 specjalistów z Ukrainy. Większość z nich spełnia próg wynagrodzenia Blue Card Polska. Rekomendowaną ścieżką jest złożenie wniosków o Blue Card najpóźniej w lutym 2026 roku. Blue Card daje prawo do pracy i pobytu na 3 lata, z możliwością przedłużenia. Alternatywnie pracownicy mogą ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (typ jednolity), który wydaje wojewoda właściwy dla miejsca zamieszkania cudzoziemca.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny. Dla inwestora z Niemiec wchodzącego na rynek polski z zakładem produkcyjnym ważne jest, że ochrona tymczasowa nie jest tytułem pobytowym przyznawanym przez Polskę jednostronnie – to instrument unijny. Planując strukturę zatrudnienia po 4 marca 2026 roku, inwestor powinien uwzględnić czas rozpatrywania wniosków o zezwolenia na pracę: od 4 do 12 tygodni w zależności od województwa i rodzaju zezwolenia. Więcej na temat aspektów spornych związanych z zatrudnieniem cudzoziemców – w tym kwestii kosztów procesowych – opisujemy w artykule o zasadach zwrotu kosztów w polskim postępowaniu cywilnym.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosków o alternatywne tytuły pobytowe z co najmniej 8-tygodniowym wyprzedzeniem przed datą wygaśnięcia ochrony. Procedury administracyjne bywają nieprzewidywalne, a brak decyzji w terminie naraża pracodawcę na przerwę w legalności zatrudnienia.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników, rodzaj umów, poziomy wynagrodzeń – wymaga indywidualnej oceny przed podjęciem decyzji o wyborze ścieżki. Nieodwracalną konsekwencją zwlekania jest utrata ciągłości legalnego zatrudnienia i ryzyko sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia obywateli Ukrainy na podstawie ochrony tymczasowej i zbliża się termin 4 marca 2026 roku – przeprowadzimy audyt dokumentacji pracowniczej, przygotujemy wnioski o właściwe zezwolenia i opracujemy harmonogram działań: info@kordeckipartners.com.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich uniknąć?

Najczęstszy błąd to założenie, że ochrona tymczasowa automatycznie się przedłuży. Każde przedłużenie wymaga odrębnej decyzji Rady UE. Pracodawca, który nie monitoruje statusu prawnego pracownika, ryzykuje powierzenie pracy cudzoziemcowi bez ważnego tytułu pobytowego – co grozi karą do 30 000 zł za każdego pracownika.

Drugi błąd to niezgłoszenie zatrudnienia do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni. W praktyce – szczególnie w sezonie jesiennym, gdy rotacja pracowników jest wysoka – działy HR pomijają ten obowiązek, traktując go jako formalność. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) kontroluje ten obowiązek rutynowo i nakłada mandaty.

Trzeci błąd dotyczy umów terminowych. Pracodawcy zawierają kolejne umowy na czas określony, nie licząc łącznego okresu zatrudnienia. Przekroczenie 33 miesięcy lub zawarcie czwartej umowy terminowej z tym samym pracownikiem powoduje – z mocy art. 25(1) § 1 k.p. – przekształcenie umowy w bezterminową. To nieodwracalna konsekwencja, której nie można cofnąć jednostronnym wypowiedzeniem.

Czwarty błąd to brak planu sukcesji tytułu pobytowego. Pracownik, który przez 2 lata był zatrudniony na podstawie ochrony tymczasowej, może nie mieć świadomości, że po jej wygaśnięciu potrzebuje innego dokumentu. Pracodawca powinien poinformować pracownika o konieczności złożenia wniosku o zezwolenie na pobyt i pracę z odpowiednim wyprzedzeniem – najlepiej 3 miesiące przed wygaśnięciem ochrony.

Checklista działań dla pracodawcy przed 4 marca 2026 roku:

• audyt listy pracowników z ochroną tymczasową – do 31 grudnia 2025 r.
• identyfikacja pracowników bez alternatywnego tytułu pobytowego
• złożenie wniosków o zezwolenia na pracę lub Blue Card z 8-tygodniowym wyprzedzeniem
• weryfikacja łącznego czasu trwania umów terminowych (próg 33 miesięcy)
• sprawdzenie, czy firma spełnia obowiązek kanału zgłoszeń sygnalistów (próg 50 pracowników)

Konkretna sytuacja Państwa firmy może ujawnić dodatkowe ryzyki, które nie są widoczne bez analizy dokumentacji. Nieodwracalnym skutkiem opóźnienia jest przerwa w legalności zatrudnienia i utrata wykwalifikowanych pracowników w kluczowym momencie operacyjnym.

Jeśli Państwa spółka planuje przejście pracowników z ochrony tymczasowej na standardowe tytuły pobytowe i potrzebuje wsparcia przy kompletowaniu dokumentacji – skontaktuj się z naszym zespołem: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z ochroną tymczasową może pracować bez żadnych dokumentów od pracodawcy?

O: Nie. Pracodawca ma obowiązek zgłosić fakt zatrudnienia do powiatowego urzędu pracy w ciągu 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Obowiązek ten wynika z ustawy z 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy. Brak zgłoszenia stanowi naruszenie przepisów i może skutkować mandatem do 30 000 złotych. Pracownik powinien też posiadać aktywny numer PESEL UKR przed pierwszym dniem pracy.

P: Co się stanie z pracownikami, jeśli ochrona tymczasowa nie zostanie przedłużona po 4 marca 2026 roku?

O: Pracownicy, którzy nie uzyskają innego tytułu pobytowego przed tą datą, utracą prawo do legalnej pracy w Polsce. Pracodawca, który kontynuuje ich zatrudnienie, naraża się na karę za powierzenie pracy cudzoziemcowi przebywającemu nielegalnie. Rekomendujemy złożenie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub Blue Card Polska najpóźniej na 8 tygodni przed wygaśnięciem ochrony. Postępowanie administracyjne w sprawie zezwolenia na pracę trwa od 4 do 12 tygodni w zależności od urzędu wojewódzkiego.

P: Czy przepisy o sygnalistach dotyczą firm zatrudniających głównie pracowników z Ukrainy?

O: Tak. Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku nie różnicuje pracowników według obywatelstwa. Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób – niezależnie od ich narodowości – musi prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń, o którym mowa w artykule 8 ustawy o sygnalistach. Brak kanału grozi grzywną do 1 080 000 złotych. Próg 50 pracowników liczy się według stanu na dany dzień, a nie według średniorocznego zatrudnienia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk – dedykowane struktury dla klientów z Ukrainy i krajów WNP. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorce

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.