Firma budowlana z Mazowsza wygrała spór o zapłatę za roboty. Sąd zasądził należność główną – ale koszty postępowania przyznał tylko w części. Dlaczego? Bo pełnomocnik nie złożył spisu kosztów w terminie, a stawka wynagrodzenia adwokackiego przekroczyła limit przewidziany w rozporządzeniu. Kilkadziesiąt tysięcy złotych przepadło.

Zwrot kosztów postępowania cywilnego w Polsce reguluje przede wszystkim Kodeks postępowania cywilnego – zasada odpowiedzialności za wynik sprawy oznacza, że strona przegrywająca pokrywa koszty strony wygrywającej. Wysokość wynagrodzenia pełnomocnika limitują rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości, a sąd może przyznać stawkę wyższą niż minimalna tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Brak spisu kosztów złożonego przed zamknięciem rozprawy zamyka drogę do odzyskania wydatków nieujętych w aktach.

Poniżej omawiamy trzy zagadnienia, które w praktyce procesowej decydują o tym, ile rzeczywiście odzyska strona wygrywająca: zasady ogólne i wyjątki, pułapki proceduralne oraz sytuacje transgraniczne i alternatywne drogi dochodzenia roszczeń.

Kto płaci i ile – jak działa zasada odpowiedzialności za wynik?

Podstawowa reguła jest prosta: strona przegrywająca zwraca stronie wygrywającej poniesione koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw lub obrony. Sąd zasądza je na wniosek, a w przypadku cofnięcia pozwu lub zawarcia ugody – rozlicza proporcjonalnie. Opłata sądowa w sprawach gospodarczych wynosi 5% wartości przedmiotu sporu, zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Wynagrodzenie pełnomocnika procesowego podlega ograniczeniu. Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości określają stawki minimalne zależne od wartości przedmiotu sporu – w sprawach o 50 000 zł stawka minimalna wynosi 5 400 zł, w sprawach powyżej 200 000 zł – 10 800 zł. Sąd może przyznać wynagrodzenie wyższe, lecz nie przekraczające sześciokrotności stawki minimalnej. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – sądy rzadko orzekają powyżej stawki podstawowej bez wyraźnego uzasadnienia nakładu pracy.

Zasada odpowiedzialności za wynik ma istotne wyjątki. Przy częściowym uwzględnieniu żądania sąd stosuje stosunkowe rozdzielenie kosztów albo wzajemne ich zniesienie. Jeśli powód wygrał w 60%, odzyska 60% poniesionych kosztów – a 40% pokryje sam. Precyzyjne sformułowanie żądania pozwu bezpośrednio wpływa więc na ekonomikę całego sporu.

Warto też pamiętać o kosztach zabezpieczenia roszczeń. Zgodnie z art. 730 k.p.c., wniosek o zabezpieczenie można złożyć przed wszczęciem postępowania i w jego toku. Koszty udzielenia zabezpieczenia obciążają ostatecznie stronę przegrywającą – ale tylko wtedy, gdy powód ostatecznie wygra sprawę co do zasady.

Jakie błędy proceduralne pozbawiają strony zwrotu kosztów?

Utrata prawa do zwrotu kosztów następuje szybciej, niż większość przedsiębiorców przypuszcza. Trzy błędy pojawiają się najczęściej w sprawach prowadzonych przez kancelarie procesowe bez doświadczenia w sporach gospodarczych.

Pierwszy – brak spisu kosztów. Spis należy złożyć najpóźniej przed zamknięciem rozprawy bezpośrednio poprzedzającej wydanie orzeczenia. Jeśli strona go nie złoży, sąd uwzględnia tylko koszty znane z akt: opłatę sądową i stawkę minimalną pełnomocnika. Wydatki na tłumaczenia, opinie prywatne czy koszty podróży przepadają bezpowrotnie.

Drugi – błędne określenie wartości przedmiotu sporu. Zaniżenie wartości obniża opłatę sądową, ale jednocześnie redukuje stawkę minimalną pełnomocnika. Zawyżenie prowadzi do nadpłaty opłaty, którą sąd zwraca dopiero po uprawomocnieniu się orzeczenia – co oznacza zamrożenie środków nawet na 12–18 miesięcy.

Trzeci – zaniechanie wniosku o uzupełnienie wyroku. Jeśli sąd w wyroku nie orzekł o kosztach, strona ma 14 dni od doręczenia wyroku na złożenie wniosku o jego uzupełnienie. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do dochodzenia kosztów w tym postępowaniu. Jedynym wyjściem pozostaje wówczas odrębne powództwo – kosztowne i czasochłonne.

  • Złóż spis kosztów przed zamknięciem ostatniej rozprawy merytorycznej.
  • Zweryfikuj wartość przedmiotu sporu przed wniesieniem pozwu.
  • Monitoruj wyrok pod kątem rozstrzygnięcia o kosztach – termin na uzupełnienie to 14 dni.
  • W sprawach z elementem transgranicznym uwzględnij koszty tłumaczeń przysięgłych w spisie.

Spółka IT z Trójmiasta przegrała jesienią 2024 r. wniosek o uzupełnienie wyroku, bo złożyła go 16. dnia od doręczenia – dwa dni za późno. Koszty pełnomocnika w kwocie ok. 14 400 zł przepadły. Sąd odrzucił wniosek jako spóźniony bez merytorycznego rozpoznania.

Odrębną kategorię stanowią spory z zakresu zamówień publicznych. Odwołanie do KIO należy wnieść w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego. Koszty postępowania odwoławczego – wpis od odwołania oraz wynagrodzenie pełnomocnika – zasądza Izba w orzeczeniu kończącym postępowanie. Zasady są analogiczne do postępowania cywilnego, ale terminy są znacznie krótsze i bezwzględne.

Jeśli Państwa spółka prowadzi lub planuje spory sądowe, a kwestia odzyskania kosztów postępowania ma istotne znaczenie ekonomiczne – konkretna analiza sytuacji procesowej pozwoli uniknąć nieodwracalnej utraty należnych środków. Napisz do nas: info@kordeckipartners.com.

Co zrobić, gdy wyrok jest korzystny, ale egzekucja kosztów zawodzi?

Zasądzenie kosztów to jedno – ich faktyczne odzyskanie to drugie. Dłużnik może nie mieć majątku, ukrywać aktywa lub prowadzić działalność przez spółkę celową. W takich przypadkach wyrok w zakresie kosztów pozostaje papierowym zwycięstwem.

Pierwszym krokiem jest skierowanie tytułu wykonawczego do komornika w ciągu 3 lat od uprawomocnienia się orzeczenia – po tym terminie roszczenie o zwrot kosztów ulega przedawnieniu. Komornik może zająć rachunki bankowe, wierzytelności wobec kontrahentów oraz ruchomości dłużnika. Koszty egzekucji obciążają co do zasady dłużnika, ale zaliczkę na ich poczet uiszcza wierzyciel.

W sprawach z elementem zagranicznym sytuacja jest bardziej złożona. Jeśli dłużnik ma siedzibę w innym państwie UE, wyrok polskiego sądu podlega automatycznemu uznaniu na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis (Rozporządzenie UE 1215/2012) – bez potrzeby przeprowadzania postępowania exequatur. Oznacza to, że koszty zasądzone przez sąd w Warszawie można egzekwować bezpośrednio w Niemczech czy Francji. Więcej o wykonaniu orzeczeń w kontekście arbitrażu przeczytasz w naszym opracowaniu: wykonanie wyroku arbitrażowego w Polsce.

Alternatywą dla postępowania sądowego jest arbitraż. Zgodnie z art. 1154 k.p.c., zapis na sąd polubowny wymaga formy pisemnej. W postępowaniu arbitrażowym strony mają większą swobodę w kształtowaniu zasad rozliczenia kosztów – trybunał może zasądzić pełne wynagrodzenie pełnomocnika, nieograniczone stawkami ministerialnymi. To istotna przewaga w sporach o wysokie wartości, gdzie rzeczywiste koszty obsługi prawnej wielokrotnie przekraczają limity sądowe.

Warto też rozważyć zabezpieczenie roszczeń o zwrot kosztów jeszcze przed wszczęciem postępowania – szczególnie gdy istnieje ryzyko wyprowadzenia majątku przez dłużnika. Wniosek o zabezpieczenie na podstawie art. 730 k.p.c. można złożyć nawet przed wniesieniem pozwu. Więcej o procedurach pobytowych dla pracowników zagranicznych, których obecność w postępowaniu bywa konieczna jako świadków, znajdziesz pod adresem: zezwolenie na pobyt czasowy – harmonogram i wymagania.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy dostępne instrumenty procesowe – spis kosztów, wniosek o uzupełnienie wyroku, zabezpieczenie, egzekucja transgraniczna – zostały właściwie zastosowane. Zaniechanie któregokolwiek z nich może być nieodwracalne. Jeśli Państwa spółka prowadzi spory sądowe o wartości powyżej 50 000 zł i chce zoptymalizować odzyskiwanie kosztów procesowych – przeprowadzimy audyt procesowy i przygotujemy strategię egzekucji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy można odzyskać koszty prywatnej opinii biegłego poniesione przed procesem?

O: Tak, ale wyłącznie pod warunkiem ujęcia tych wydatków w spisie kosztów złożonym przed zamknięciem rozprawy. Sąd ocenia, czy koszt był niezbędny do celowego dochodzenia prawa. Opinia prywatna, która posłużyła jako podstawa do sformułowania żądania pozwu, ma szansę na uwzględnienie – jednak nie jest to automatyczne. Warto dołączyć do spisu krótkie uzasadnienie celowości wydatku.

P: Ile czasu zajmuje faktyczne odzyskanie zasądzonych kosztów od dłużnika?

O: W sprawach nieskomplikowanych, gdzie dłużnik ma majątek dostępny dla komornika, egzekucja trwa od 2 do 6 miesięcy od złożenia wniosku egzekucyjnego. Przy ukrytym majątku lub dłużniku zagranicznym czas ten wydłuża się znacząco – nawet do 18–24 miesięcy. Roszczenie o zwrot kosztów przedawnia się po 3 latach od uprawomocnienia się orzeczenia, więc zwlekanie z wszczęciem egzekucji jest kosztownym błędem.

P: Czy w postępowaniu arbitrażowym obowiązują te same limity wynagrodzenia pełnomocnika co w sądzie powszechnym?

O: Nie. W arbitrażu trybunał nie jest związany rozporządzeniami Ministra Sprawiedliwości i może zasądzić zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów obsługi prawnej. To jedna z praktycznych przewag arbitrażu w sporach o wysokie wartości. Zapis na sąd polubowny wymaga jednak formy pisemnej zgodnie z artykułem 1154 Kodeksu postępowania cywilnego – ustna umowa o arbitraż jest nieważna.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i egzekucji orzeczeń transgranicznych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.