Odpowiedzialność za zaległości podatkowe – art.

Firma budowlana z Mazowsza przestała regulować zobowiązania podatkowe w marcu. Urząd skarbowy wszczął postępowanie egzekucyjne wobec spółki w lipcu. We wrześniu okazało się, że egzekucja z majątku spółki jest bezskuteczna. Naczelnik urzędu skarbowego wydał decyzję o odpowiedzialności prezesa zarządu za zaległości VAT i CIT – łącznie ponad 380 000 zł. Prezes dowiedział się o tym z pisma doręczonego do domu.

Artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej nakłada na członków zarządu spółki z o.o. solidarną odpowiedzialność za zaległości podatkowe spółki – jeśli egzekucja z jej majątku okazała się bezskuteczna. Odpowiedzialność obejmuje całość zaległości, odsetek i kosztów egzekucyjnych. Jedyną skuteczną ochroną jest wykazanie, że wniosek o ogłoszenie upadłości złożono w terminie 30 dni od powstania stanu niewypłacalności, albo że brak szkody po stronie wierzyciela.

Ten przewodnik wyjaśnia – krok po kroku – jak działa mechanizm z art. 116 Ordynacji podatkowej, kiedy odpowiedzialność zarządu jest nieuchronna, a kiedy można się skutecznie bronić. Omawia też powiązanie z art. 299 k.s.h. i art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego oraz trzy scenariusze biznesowe, w których ta regulacja ma największe znaczenie praktyczne.

Jak działa art. 116 Ordynacji podatkowej – mechanizm odpowiedzialności?

Artykuł 116 § 1 Ordynacji podatkowej tworzy odpowiedzialność pochodną. Oznacza to, że organ podatkowy najpierw musi wykazać bezskuteczność egzekucji wobec samej spółki. Dopiero wtedy może wydać decyzję przenoszącej odpowiedzialność na członka zarządu. Organy podatkowe – Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) i urzędy skarbowe – korzystają z tego instrumentu coraz częściej od 2020 r.

Bezskuteczność egzekucji nie musi oznaczać formalnego umorzenia postępowania. Wystarczy, że organ wykaże brak wystarczającego majątku na zaspokojenie zaległości. Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) wielokrotnie potwierdzał, że samo stwierdzenie przez komornika skarbowego braku majątku spełnia ten warunek. W praktyce – wiele spółek nie zdaje sobie sprawy, że etap egzekucji jest już zamknięty i że organ przystępuje do postępowania wobec zarządu.

Decyzja o odpowiedzialności obejmuje zaległości główne, odsetki za zwłokę oraz koszty egzekucji. Łączna kwota może wielokrotnie przekraczać pierwotną zaległość. Termin przedawnienia do wydania takiej decyzji wynosi 5 lat od końca roku, w którym powstała zaległość – co oznacza, że odpowiedzialność może dosięgnąć zarządu długo po zakończeniu działalności spółki.

Równolegle działa art. 299 § 1 k.s.h. – mechanizm niemal identyczny w skutkach, ale stosowany przez wierzycieli cywilnych. Oba instrumenty mogą być uruchamiane jednocześnie. Zarząd może więc odpowiadać za te same zobowiązania na dwóch podstawach prawnych – podatkowej i cywilnej. To podwójne ryzyko jest często niedoceniane przez przedsiębiorców.

Kiedy członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności?

Ordynacja podatkowa przewiduje trzy przesłanki ekskulpacyjne. Wykazanie choćby jednej z nich wyłącza odpowiedzialność osobistą. Są to: złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie, wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego we właściwym czasie albo brak winy w niezłożeniu wniosku. Ciężar dowodu spoczywa na członku zarządu – nie na organie podatkowym.

Najważniejsza jest pierwsza przesłanka. Artykuł 21 ustęp 1 Prawa upadłościowego nakłada obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa upadłości. Termin ten jest bezwzględny. Spóźnienie o jeden dzień pozbawia zarząd możliwości powołania się na tę okoliczność. KAS i urzędy skarbowe sprawdzają daty złożenia wniosku w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) z chirurgiczną precyzją.

Druga przesłanka – postępowanie restrukturyzacyjne – wymaga wszczęcia jednego z czterech trybów przewidzianych w Prawie restrukturyzacyjnym: postępowania o zatwierdzenie układu, przyspieszonego postępowania układowego, postępowania układowego lub postępowania sanacyjnego. Więcej o dostępnych trybach restrukturyzacji wyjaśniamy w osobnym materiale: restrukturyzacja zapobiegawcza – cztery dostępne tryby.

Trzecia przesłanka – brak winy – jest najtrudniejsza do udowodnienia. NSA konsekwentnie przyjmuje, że sama choroba czy nieobecność w kraju nie wystarczą. Wymagane jest wykazanie obiektywnej niemożności działania. W praktyce ta droga obrony rzadko kończy się sukcesem.

Warto też pamiętać o czwartej, rzadziej omawianej obronie: wykazaniu, że wierzyciel (organ podatkowy) nie poniósł szkody. Jeśli majątek spółki i tak nie wystarczyłby na zaspokojenie zaległości nawet przy terminowym wniosku upadłościowym, odpowiedzialność zarządu może być ograniczona. Ta linia obrony wymaga jednak dobrego przygotowania dowodowego – w tym często opinii biegłego sądowego, o której roli w postępowaniach piszemy szerzej tutaj: biegli sądowi w polskim postępowaniu.

Jak przebiega postępowanie – krok po kroku?

Postępowanie w sprawie odpowiedzialności członka zarządu składa się z kilku etapów. Ich znajomość pozwala zarządowi reagować na każdym z nich – i nie tracić szans na obronę przez bierność. Łączny czas od stwierdzenia bezskuteczności egzekucji do wydania ostatecznej decyzji wynosi zwykle od 6 do 18 miesięcy.

Etap pierwszy – stwierdzenie bezskuteczności egzekucji. Organ podatkowy dokumentuje brak majątku spółki. Może to być postanowienie o umorzeniu egzekucji lub protokół komornika skarbowego. Ten etap często przebiega bez wiedzy zarządu.

Etap drugi – wszczęcie postępowania wobec członka zarządu. Organ wydaje postanowienie o wszczęciu postępowania i doręcza je adresatowi. Od tego momentu biegną terminy procesowe. Zarząd ma prawo wglądu w akta i składania wyjaśnień.

Etap trzeci – zebranie dowodów i przesłuchanie. Organ bada, kiedy powstał stan niewypłacalności i czy wniosek upadłościowy złożono w terminie. Sprawdza dokumentację finansową spółki, w tym bilanse, rachunki wyników i deklaracje podatkowe. To najważniejszy etap dla przygotowania obrony.

Etap czwarty – wydanie decyzji. Organ wydaje decyzję o odpowiedzialności i określa jej zakres kwotowy. Od decyzji przysługuje odwołanie do dyrektora izby administracji skarbowej w terminie 14 dni. Następnie – skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) i ewentualnie skarga kasacyjna do NSA.

Trzy scenariusze biznesowe – gdzie ryzyko jest największe?

Odpowiedzialność z art. 116 Ordynacji podatkowej nie dotyka wszystkich spółek jednakowo. Ryzyko koncentruje się w trzech typach sytuacji. Ich wczesne rozpoznanie pozwala podjąć działania zanim organ podatkowy uruchomi postępowanie.

Scenariusz 1 – spółka produkcyjna z Małopolski. Firma zatrudniająca 45 osób traci głównego kontrahenta latem 2024 r. Zarząd przez kilka miesięcy próbuje restrukturyzować działalność samodzielnie, zaciągając nowe zobowiązania. Zaległości VAT narastają przez 8 miesięcy. Gdy zarząd wreszcie składa wniosek upadłościowy, mija już ponad 30 dni od dnia, gdy spółka przestała regulować zobowiązania. Prezes i wiceprezes odpowiadają solidarnie za zaległości przekraczające 240 000 zł.

Scenariusz 2 – spółka IT z Trójmiasta. Startup technologiczny korzysta z ulgi IP Box, ale popełnia błędy w dokumentacji kwalifikowanych praw IP. Korekty po kontroli KAS generują zaległość CIT za trzy lata wstecz – łącznie 190 000 zł. Spółka jest już w likwidacji. Zarząd nie złożył wniosku upadłościowego, bo uznał, że likwidacja jest wystarczająca. To błąd: likwidacja nie zastępuje postępowania upadłościowego i nie chroni przed art. 116 Ordynacji.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny przejmujący polską spółkę. Fundusz z Niemiec nabywa 100% udziałów w spółce dystrybucyjnej. Due diligence nie ujawniło zaległości podatkowych – bo postępowanie wymiarowe było dopiero w toku. Nowy zarząd, powołany po przejęciu, zostaje objęty decyzją o odpowiedzialności za zaległości poprzedniego okresu. Art. 116 Ordynacji podatkowej stosuje się do każdego, kto pełnił funkcję w czasie, gdy zaległość powstała – nie tylko do obecnego zarządu. Kupujący powinien był zadbać o odpowiednie klauzule w umowie nabycia udziałów.

Najczęstsze błędy zarządu i jak ich unikać?

Praktyka pokazuje, że większość spraw z art. 116 Ordynacji podatkowej można było ograniczyć lub uniknąć przy wcześniejszym działaniu. Czas działa przeciwko zarządowi. Każdy tydzień zwłoki z decyzją o restrukturyzacji lub upadłości to kolejne zaległości i kolejne odsetki.

Błąd pierwszy – mylenie likwidacji z upadłością. Likwidacja spółki jest procedurą dobrowolną i nie chroni zarządu przed odpowiedzialnością za zaległości podatkowe. Upadłość to odrębne postępowanie sądowe, które – złożone w terminie – daje skuteczną ochronę.

Błąd drugi – zbyt późne rozpoznanie stanu niewypłacalności. Zgodnie z art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego, domniemanie niewypłacalności powstaje już po 3 miesiącach opóźnienia w płatnościach. Zarząd często czeka na „lepsze czasy" znacznie dłużej. Termin 30-dniowy na złożenie wniosku biegnie od momentu powstania stanu niewypłacalności – nie od momentu, gdy zarząd uświadamia sobie jego istnienie.

Błąd trzeci – bierność w postępowaniu podatkowym. Wielu członków zarządu nie składa wyjaśnień, nie korzysta z prawa wglądu w akta i nie powołuje dowodów. Tymczasem etap przed organem podatkowym jest kluczowy. Argumenty, których nie podniesiono w postępowaniu administracyjnym, są trudniejsze do skutecznego podniesienia przed WSA.

Oto lista działań, które zarząd powinien podjąć niezwłocznie po stwierdzeniu problemów z płynnością:

Zlecenie analizy prawnej stanu wypłacalności spółki – ze wskazaniem daty powstania ewentualnej niewypłacalności.
Ocena, czy zaległości podatkowe przekraczają próg uzasadniający złożenie wniosku upadłościowego w terminie 30 dni.
Zbadanie, czy któryś z czterech trybów restrukturyzacyjnych jest dostępny i może zapewnić ochronę przed art. 116 Ordynacji.
Zabezpieczenie dokumentacji finansowej spółki – bilansów, deklaracji podatkowych, korespondencji z organami.
Konsultacja z doradcą restrukturyzacyjnym lub adwokatem przed złożeniem jakichkolwiek pism do urzędu skarbowego.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego niż czekanie na poprawę sytuacji. Postępowanie restrukturyzacyjne zawiesza egzekucję i daje realny czas na negocjacje z wierzycielami – w tym z organami podatkowymi.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej analizy. Bierność na tym etapie może mieć nieodwracalne skutki – odpowiedzialność osobista członka zarządu obejmuje całość zaległości, odsetek i kosztów, bez górnego limitu kwotowego.

Jeśli Państwa spółka ma zaległości podatkowe przekraczające 50 000 zł lub prowadzone jest wobec niej postępowanie egzekucyjne – przeprowadzimy analizę ryzyka z art. 116 Ordynacji, ocenimy dostępne przesłanki ekskulpacyjne i przygotujemy strategię obrony: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy odpowiedzialność z artykułu 116 Ordynacji podatkowej dotyczy tylko prezesa zarządu?

O: Nie. Odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie zarządu, którzy pełnili funkcję w czasie, gdy zaległość podatkowa powstała lub gdy upływał termin złożenia wniosku upadłościowego. Odpowiedzialność jest solidarna – organ podatkowy może skierować decyzję do każdego z nich lub do wszystkich łącznie. Rezygnacja z funkcji po powstaniu zaległości nie chroni przed odpowiedzialnością, jeśli rezygnacja nastąpiła po upływie terminu na złożenie wniosku upadłościowego.

P: Ile kosztuje obrona w postępowaniu z artykułu 116 Ordynacji i jak długo trwa?

O: Postępowanie administracyjne trwa od 6 do 18 miesięcy. Jeśli sprawa trafia do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, a następnie do Naczelnego Sądu Administracyjnego, całkowity czas może przekroczyć 4–5 lat. Koszty obsługi prawnej zależą od stopnia skomplikowania sprawy i wartości zaległości. Opłata sądowa od skargi do WSA wynosi 500 zł, a od skargi kasacyjnej do NSA – 100 zł. Inwestycja w doradztwo prawne na wczesnym etapie jest wielokrotnie niższa niż potencjalna odpowiedzialność osobista.

P: Czy można uniknąć odpowiedzialności, jeśli zarząd nie wiedział o zaległościach podatkowych?

O: To częste nieporozumienie. Nieznajomość stanu finansów spółki nie jest przesłanką ekskulpacyjną. Każdy członek zarządu ma obowiązek monitorowania sytuacji finansowej spółki i podejmowania działań przy pierwszych sygnałach problemów z płynnością. Sądy administracyjne konsekwentnie odrzucają argumenty o braku wiedzy jako podstawę zwolnienia od odpowiedzialności. Skuteczna obrona musi opierać się na jednej z trzech przesłanek wskazanych w artykule 116 paragraf 2 Ordynacji podatkowej.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, zanim organ podatkowy wyda decyzję. Decyzja ostateczna zamyka drogę do wielu instrumentów obronnych, które są dostępne wyłącznie na wcześniejszym etapie.

Jeśli Państwa spółka prowadzi spory z KAS lub otrzymała zawiadomienie o wszczęciu postępowania z artykułu 116 Ordynacji – przeprowadzimy przegląd dokumentacji, ocenimy przesłanki obrony i reprezentujemy Państwa w postępowaniu administracyjnym i sądowoadministracyjnym: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i obrony w sprawach karnych gospodarczych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Marcin Stolarz specjalizuje się w restrukturyzacji, prawie upadłościowym i obronie w sprawach karnych gospodarczych.